特种设备档案资料管理制度模版（2篇）

特种设备档案资料管理制度模版一、目的本制度的制定旨在对特种设备档案资料进行规范化管理，保障档案资料的安全性、完整性及便捷性，从而提高管理工作的效率和质量。二、适用范围本制度适用于我单位内部所有特种设备档案资料的管理与使用工作。三、管理责任分配1.总务部门负责对特种设备档案资料进行综合管理和监督工作；2.各部门应负责本部门所涉及的特种设备档案资料的组织、整理和储存工作；3.全体职工应严格遵守档案管理制度，保障档案资料的安全与完整。四、档案分类与命名1.档案分类：根据设备类型、设备编号、设备名称等标准对档案进行分类，各类设备应建立独立的档案；2.命名规则：由设备类型代码、设备编号和设备名称组合而成，例如：HVAC-001-空调机组。五、档案整理与保管1.档案整理：应依照既定分类和命名规则对档案进行整理，卷宗应置于文件夹中，文件夹需标明设备名称、设备编号及建档日期；2.档案保管：应将档案存放于专用档案柜中，并在柜体上标明档案分类和涵盖范围。档案柜需采取防火、防潮、防盗等安全措施，并定期进行检查和维护。六、档案借阅与归还1.借阅申请：员工在需求借阅档案时，须填写借阅申请表，明确借阅目的和期限，并提交上级主管审批；2.档案归还：借阅者在借阅期满或达成借阅目的后，应及时归还档案，并填写归还申请表，经上级主管核实后方可完成归还。七、档案查阅与复制1.查阅申请：员工在需求查阅档案时，须填写查阅申请表，明确查阅目的和预计时间，提交上级主管批准；2.档案复制：员工在需求复制档案资料时，须填写复制申请表，明确复制目的和数量。复制工作须获得上级主管批准，并由专人负责操作。八、档案的保存期限与销毁1.保存期限：特种设备档案的保存期限应遵守相关规定，并在文件夹上标注。过期档案应按规定程序进行整理和归档；2.销毁程序：档案在保存期限内不得随意销毁，需经审批程序，由专门的组织进行销毁，并记录销毁情况。九、档案的安全管理1.保密措施：特种设备档案涉及公司机密，应实施相应的保密措施，确保档案安全性；2.防火措施：档案柜应置于防火区域，并定期检查消防设备和防火设施的有效性；3.防潮措施：档案室应配备防潮、除湿设备，如空调、除湿机等，并定期检查设备运行状况；4.防盗措施：档案室应有安全门禁系统，并安装报警装置，定期检查和维护。十、档案的转递与移交1.档案转递：转递档案时，应填写转递单，明确档案名称、目的、转递人和接收人，并由双方签字确认；2.档案移交：移交档案时，应编制移交文书，详细列出移交的档案资料，并由双方签字确认。十一、解释与修订本制度由总务部门负责解释和修订，各部门应严格遵循本制度规定。如有违反，将依照公司相关规定予以处理。十二、附则本制度作为特种设备档案资料管理的基本模板，各部门应结合实际情况进行适宜的调整和补充。特种设备档案资料管理制度模版（二）特种设备档案资料管理制度第一章总则1.1目的本制度旨在规范和强化特种设备档案资料的管理，保障档案资料的完整性、准确性及安全性，为特种设备的安全管理工作提供必要的支撑和法定依据。1.2适用范围本制度适用于本单位所有特种设备档案资料的管理工作及相关人员的职责。1.3定义特种设备：指符合国家法律、法规及标准规定，需经特种设备安全监督管理部门审查批准，并获得使用许可证方可运行的设备。档案资料：包括特种设备的所有档案、记录及相关文件和信息。第二章档案资料的建立与归档2.1建立原则特种设备档案资料应在设备投入使用前，依照相关法律、法规及标准要求建立，并依照规定程序归档。2.2归档责任特种设备档案资料的归档工作由安全管理部门负责，具体执行者指定为设备管理员。2.3归档内容归档内容应包括但不限于：法定代表人授权委托书；设备投入使用申请及批准文件；设计、制造、安装及验收相关文件；日常维护、保养及检修记录；事故及故障记录与处理结果；培训及检测资料，包括人员培训证书与检测报告；其他与特种设备安全管理相关的资料。2.4档案材料的整理与归档档案材料应按时间顺序整理归档，确保连续性与准确性。归档时应依照分类及编号体系进行标识，便于检索与管理。2.5档案资料的保密特种设备档案资料属于机密信息，任何单位或个人不得泄露、篡改或损坏档案资料。档案资料应存放在安全柜中，并实施适当的管理措施与权限控制。第三章档案资料的维护与更新3.1维护责任设备管理员负责维护档案资料的完整性、准确性及安全性。3.2维护内容维护内容应包括但不限于：定期检查档案材料完整性及准确性，并及时补充修正；更新档案资料以反映设备事故或故障情况；建立档案资料备份，确保安全性与可靠性；定期审查整理档案，清除无效或重复资料，保持档案整洁有序。3.3更新要求档案资料应在以下情况下更新：设备安装、改造或调整；设备维修、检修或更换；设备事故或故障发生；相关法律、法规及标准变更。第四章档案资料的查询与借阅4.1查询权限查询权限由设备管理员管理，根据职责需要进行分配。4.2查询方式结合纸质查询与电子查询，确保准确性与便捷性。4.3借阅管理档案资料借阅需填写申请表，并在规定时间内归还。未经批准，不得将档案资料带离借阅地点。第五章档案资料的保存与销毁5.1保存期限档案资料应根据相关法律、法规及标准规定保存，通常为设备全寿命周期。5.2保存方式采取电子与纸质相结合的保存方式，确保安全、完整、可靠。5.3销毁程序销毁程序包括：编制销毁清单，列