工厂采购管理制度

采购管理制度

第一节采购验收管理制度

1目的：规范公司的物资采购流程，明确采购职责及分工，确保各

项采购流程符合内部管理制度的要求。

2适用范围：适用于公司所有采购过程的管理。

3职责：

3.1工厂副经理负责采购计划的申报工作。

3.2工厂经理负责采购计划的审批工作。

3.3总工负责采购的执行工作。

4工作流程：

4.1办公用品的采购及验收：

4.1.1办公室负责办公用品的采购工作。

4.1.2办公用品采用集中式采购，分别于每年4月和7月集中采

购。

4.L3按规定的频次要求，各部门在办公室通知时间内，将办公用

品采购申请，报送到办公室进行汇总，提报申请，由工厂经理申报

公司领导审批后实施采购。

4.L4采购物品到货后，由申请部门验收合格后，库管办理入库相

关手续。

4.2化玻、检验仪器的采购及验收：

4.2.1质检科主任负责化玻、检验仪器的采购工作。

4.2.2化玻、检验仪器采用集中式采购，于每年6月集中采购一

次。

4.1.3每年6月份，由化验室报批当年的检验仪器、化玻采购申

请，经工厂经理审核公司领导审批后实施采购，到货后由使用人进

行验收合格，采购人办理入库验收相关手续。

4.3食堂物资的采购及验收：

4.3.1食堂物资采购按需求进行计划、采购、验收。办公室主任对

食堂库存情况进行验证后，提报物资采购申请。

4.3.2食堂管理员验收合格后，办理入库验收手续。

4.3.3每月300,办公室统计汇总食堂当月物资及费用明细。

4.4低值易耗品的采购与验收：

4.4.1总工负责低值易耗品的采购工作。

4.4.2各部门根据工作需求及费用预算安排，报送低值易耗品的采

购需求，由工厂副经理汇总申请后，提报工厂经理审核，公司领导

批准后，实施采购。

4.4.3采购的低值易耗品到货后，由申请采购部门进行验收，保管

根据批复的采购申请，办理入库、出库手续后，由申请部门领用。

4.5设备备品备件米购及验收：

4.5.1总工负责设备备品备件的采购工作。

4.5.2根据公司领导批复的备品备件采购计划，总工负责采购询

价、比价、合同评审、合同签订、资金申请等采购过程。

4.5.3计划外需临时采购的备品备件，由使用部门提报采购计划，

经工厂经理审核，公司领导批准后。由总工负责联系采购事宜。

4.5.4设备备品备件到货后，由总工、保管、使用部门进行到货验

收，验收合格后，由保管办理入库出库手续，申请部门或使用部门

进行领用。

5相关记录

《采购单》《采购材料比价表》《采购合同评审单》

第二节采购管理办法

1目的

加强采购业务工作管理，做到有章可循，预防采购过程中的各种弊

端，降低采购成本，提高采购业务的质量和经济效益，特制定本办

法。

2适用范围

适用于公司所有物资或劳务的采购。

3职责

3.1工厂副经理负责根据本年度的生产计划、设备运行状况以及生

产经营需要编制设备的采购、设备检修以及零星维修所用备品备件

采购计划。

3.2总工负责审核生产车间上报的采购计划，并与库存数量进行核

查后，报经工厂经理审核公司领导审批后实施采购。

3.3办公室负责编制劳保用品、办公用品的采购和办公用品日常维

修申请计划。

3.4各物品、劳务需要部门根据需求物品或劳务的性质和权属向工

厂副经理提交申请，经初审后交工厂领导审核公司领导批准。

3.5财务部负责日常采购的价格审查，工厂经理负责采购的价格抽

查。

3.6化验室负责原材料、辅料的验收；各使用岗位负责备品备件、

设备、监视和测量工具及维修等劳务的验收。

3.7采购经办人负责索要发票、办理结算，并对发票的真实性和合

法性负责。

4采购流程

4.1物资采购的计划、申请与审批。

4.1.1物料需求部门提前编制采购计划，经工厂副经理核查，工厂

经理审核，公司领导批准。

4.1.2编制采购计划应列明采购物品或劳务的名称、规格型号、数

量、质量技术要求、估计价值，交货日期、用途等。

4.2采购比价

4.2.1采购人员在提交采购计划或申请的同时，采购人应对新采购

物品提供至少3家以上的供应商报价和联系资料。

4.2.2价值在5千元以上的维修、服务等劳务、1万元以上的单台

（套）设备的采购需召集三家以上的供应商报价，进行比价；10万

元以上的必须采取招标方式采购。

4.2.3国家明码标价垄断经营的特殊商品采购以及政府有收费标准

的行政事业性服务收费不实行比价程序，物价审计只对采购物品或

劳务的价格、收费标准、数量、质量的真实性进行审查。

4.3采购实施及物资验收

4.3.1工厂的采购业务统一由总工负责办理，其他部门或人员不得

自行采购。

4.3.2使用部门根据工厂下达的原辅材料需用计划结合库存物资的

数量编制采购计划，报工厂经理审核后，公司领导批准执行。

4.3.3总工根据批准的采购计划组织采购，除零星采购外，批量采

购业务必须先与供货方签订采购合同，并与财务部、使用者等相关

部门进行会审，采购合同应包括品种、规格、数量、质量、价格、

交货日期、运费承担、结算方式及经济处罚等项条款。在采购合同

有限期内，若因市场行情发生较大变化时，经过公司领导批准可以

与供货商签订《调价协议》，并报财务部备案。

4.3.4采购物质运到工厂时，先由总工对照采购计划，经确认无误

后开具《到货通知单》交检验员或使用部门进行质量检验，保管点

数入库并办理入库手续，检验不合格的物质不得办理入库。

4.4结算

4.4.1单次采购金额在1000元以上集中采购金额在2000元以上的

采购项目必须索取增值税专用发票，不能取得的，必须报公司领导

审批后价格按扣除增值税后执行。

4.4.2无论是现款采购还是赊购，在结算付款时均需由采购人填写

《付款申请单》，连同有关凭证报财务部会审，并经公司领导批准

后，出纳人员方可付款。

4.4.3财务部在对采购物资结算付款时，应认真审核《采购单》

《采购合同》《采购计划》《付款申请单》《入库单》《发票》

《到货验收单》等有关单据，账目结算不清或未按合同规定期限付

款以及不符合税务制度规定的结算凭证财务部不得办理相关手续。

4.4.4财务部必须在接到经公司领导批准签字的付款申请手续才能

办理付款，付款时必须认真审核是否具备签章齐全的条件，对签章

不全的付款凭证不得办理付款手续。

5采购物资分类

5.1新改扩建项目采购分类

类别说明管理方式

公司成立项目招标小组，由项目招标小组制定招标实施方案，统一招

进口设备标确定供应商；签订合同，按清单进行验收、安装、调试、与供应商

共同验收合格后投入使用、付款。

公司成立项目招标小组，由项目招标小组制定国内配套设备招标实施

方案，组织相关技术人员成立招标小组（标准设备组、非标设备组、

国内设备

电气组、锅炉组、综合组等），统一招标确定入围供应商名单并对入

围供应商再次比价后签定合同、验收、安装、调试、付款。

公司成立项目招标小组，由项目招标小组统一招标确定招标代理单位

基建工程和设计单位，设计单位提供图纸后，招标代理单位进行招标确定施工

单位，项目小组洽谈确定价格后签订合同、监督施工、验收、付款。

核定需要外部安装的工程量，组织招标，确定安装单位，签定合同、

安装工程

监督施工、验收、付款。

公司成立项目招标小组，由项目招标小组统一招标确定施工单位，签

环保项目

订合同、监督施工、验收、付款。

5.2生产过程中日常采购分类

类别说明物资内容管理方式

番茄原料由原料科形成统一合同文本，与供应

原料番茄原料

商签订合同。

无菌袋、冷轧卷板、钢

由质检科负责组织与供应商洽谈、招标，形成

桶、托盘、衬袋、吨

包装物料统一合同文本；与供应商签订合同、验收、保

箱、打包带、纸垫、套

管、使用、付款，并组织合格供应商评价。

袋、标签、蓬布

2万元以下临时/紧急采购的国内设备、备

品、备件、外协加工件由总工确定供应商，与

供应商洽谈，签定合同、验收、保管、使用、

设备、备品、备件、通

生产设备付款。其他由公司领导负责组织与供应商洽

用标准件、外协加工

及物资谈、招标，确定入围供应商名单，总工形成统

件、化工类、煤等

一合同文本，与供应商再次定价签订合同并负

责验收、保管、使用、付款。并组织合格供应

商评价。

由公司领导与供应商洽谈、招标、统一合同文

产品仓储公路、铁路、海洋运输

本，并负责供货过程中的协调，签订合同，付

运输及站台/港口仓储卦

O

除上述之外的物资及服由实施单位自行组织采购、确定供应商，与供

其他

务项目应商签订合同、验货、保管、使用、付款。

5.3办公物资采购分类

类别说明物资内容管理方式

胶水、胶带、大头针、曲别针、橡皮、

办公室统一议标确定合格供应

笔记本、复写纸、园珠笔、订书钉、签

办公用品商，各部门上报购买需求，办公

字笔、白板笔、电池、打印纸、计算

室统一采购。

器、U盘等

办公家具桌椅、书柜、书架、沙发、保险柜、床办公室议标确定合格供应商，各

等部门上报购买需求，经公司领导

笔记本电脑、电脑、打印机、复印机、批准后由办公室统一采购。

办公设备

扫描仪、投影仪、电话、电视、空调等

办公印刷信封、信纸、纸袋、纸杯、记录、文件

品等

办公室统议标确定合格供应

工作服、工作鞋、毛巾、手套、洗衣粉

劳保用品商，各部门上报购买需求，办公

等

计算机耗

硒鼓、色带、墨粉等

材

宣传类宣传栏、标语牌、旗杆、旗帜等办公室确定供应商，并实施采购

第三节合同管理办法

1目的

为规范公司经济合同的管理，防范与控制合同风险，有效维护公司

的合法权益，制定本制度。

2适用范围

本制度适用于公司、所属各公司对外签订、履行的建立民事权利义

务关系的各类合同、协议等，包括买卖合同、借款合同、租赁合

同、加工承揽合同、运输合同、资产转让合同、仓储合同、服务合

同等。

3职责

3.1公司领导负责公司销售、采购合同及其他合同的审批；

3.2工厂经理负责公司各类合同的管理工作，具体职责是：

3.2.1负责制定销售、采购合同统一文本；

3.2.2负责对合同专用章、合同统一文本和管理；

3.2.3负责各部门提交的各类合同的合法性、可行性、有利性审

查；

3.2.4负责经济合同纠纷的处理；

3.2.5负责合同的档案管理；

3.2.6负责本制度的监督执行。

4编号规则

4.1采购合同编号由4组字符串组成DLSFQ-□□-□□

□-口口口。

4.2第1组DLSFQ为大罗素番茄的缩写。

4.3第2组□□字符表示采购物资类别，具体按物资分类标准分

为七大类的类别说明的拼音第一个字母缩小。新改扩建项目及办公

物资使用类别前两个字拼音的第一个字母大写，如：安装工程一AZ

4.4第3组口口□字符表示签订合同的年份如：2015

4.5第4组口口□数字为合同序号，以三位数表示，按合同签定

顺序排列，如001,002o

如：DLSFQ-YL-2015-001；表示大罗素工厂采购原料的合同，此合同

是第一个合同。

4.6合同编号应写在合同文本的右上角，第二行为合同签订时间，

第三行为合同签定地点，方式如下：

XXXX采购合同（字体为三号、黑体）。

合同编号：XKFQ-YL-2015-001签定日期：****年**月**日。

签定地点：（字体为宋体、五号、加粗）

合同内容：（字体为宋体、四号）

5合同的具体内容

5.1当事人的名称、住所：合同抬头、落款、公章以及对方当事人

提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。

5.2合同标的：合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同应详细

约定规格、型号、商标、产地、等级等内容；服务合同应约定详细

的服务内容及要求；对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合

同的附件。

5.3数量：合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数

量，常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式（如

电报、传真、送货单、发票等）。

5.4质量：有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约定所采

用标准的代号；化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标

要求（标准已涵盖的除外）；凭样品支付的应约定样品的产生方式

及样品存放地点。

5.5价款或报酬：价款或者报酬应在合同中明确，采用折扣形式的

应约定合同的实际价款；价款的支付方式如转帐支票、汇票（电

汇、票汇、信汇）、托收、信用证、现金等应予以明确；价款或报

酬的支付期限应约定确切口期或约定在一定条件成就后多少日内支

付。

5.6履行期限、地点和方式

履行期限应具体明确定，无法约定具体时间的，应在合同中约定履

行期间的方式；

合同履行地点应力争作对本方有利的约定，如买卖合同一般约定交

货地点为本公司仓库或本公司的住所地；约定具体地名的应明确至

市辖区或县一级；

买卖合同在合同中一般应约定交付的手续，即合同履行的标志，如

托运单、仓库保管员签单等。

5.7合同的担保

合同中对方事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的，

应结合具体情况根据《担保法》的要求办理相关手续。

5.8合同的解释

合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字

和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。

5.9保密条款

对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承

诺与违反保密承诺时的违约责任。

5.10合同联系制度

履行期限长的重大经济合同应当约定合同双方联系制度。

5.11违约责任

根据《合同法》作适当约定，注意合同的公平性。

5.12解决争议的方式

解决争议的方式可选择仲裁或起诉，选择仲裁的应明确约定仲裁机

构的名称，双方对仲裁机构不能达成一致意见的，可选择第三地仲

裁机构。

6签订合同的工作程序

6.1签订合同前，总工或公司指定的其他谈判人员应按照本制度对

对方当事人的有关情况进行审查，并复印或拍照对方当事人的法人

营业执照及专业资格证书留存。

6.2采购合同，由主办采购人员与对方当事人商谈后拟好合同条

款，附合同会审表报公司领导审批，由公司领导编写合同编号并加

盖合同专用章。

6.3法律、行政法规规定应当办理批准登记手续的合同，合同成立

后由工厂经理依法及时办理。

7合同的变更、解除

7.1在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经

双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有

效。本方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定

的期限内作出书面答复。

7.2存在下列情形之一的，本方可以单方解除合同

7.2.1因不可抗力致使不能实现合同目的；

7.2.2在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明

不履行主要债务；

7.2.3对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；

7.2.4对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的；

7.2.5法律规定的其他情形。

7.2.6变更或解除经济的，应当采用书面形式（包括书信、电

报）；

7.4变更或解除经济合同的协议应按照合同签订程序报原审批人员

批准。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的，

应依法及时办理；

8合同的履行

8.1公司及所属公司应当按照合同约定全面履行自己的义务，并随

时督促对方当事人及时履行其义务。

8.2在合同履行过程中，对本公司的履行情况应及时做好记录并经

对方确认。

履行采购合同付款时应由对方当事人出具收款收据或收条，公司原

则上只开具限制性抬头的转账支票，不允许以现金形式支付。

8.3在履行合同过程中，经办人员若发现并有确切证据证明对方当

事人有下列情况之一的，应立即中止履行，并及时书面上报公司综

合部处理，并报总经理。

8.3.1经营状况严重恶化；

8.3.2转移财产，抽逃资金，以逃避债务；

8.3.3丧失商业信誉；

8.3.4有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形；

8.4债权债务的定期确认和发生重大变动时的确认；

8.4.1在常年合同特别是常年采购合同履行过程中，经办人员应

定期对帐，确认双方债权债务；

8.4.2在对方当事人发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事

项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时，应及时对

帐，确认合同效力及双方债权债务。

9经济合同纠纷的调解、仲裁和诉讼

9.1合同双方在履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是的原

则，平等协商解决；

9.2合同双方在一定期限（一般为一个月）内无法就纠纷的处理达

成一致意思或对方当事人无意协商解决的，经办人员应及时书面报

告工厂经理和公司领导，并拟定处理意见，报公司领导决定。

9.3公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及对方当事人起

诉的，相关部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情

况整理成书面材料连同有关证据报公司领导。

10合同的日常管理

10.1工厂经理全面负责公司的合同管理。

10.2公司领导负责合同专用章的管理。公司的空白合同、授权委

托书也由专人管理，业务人员不得随带合同专用章或已盖章的空白

授权委托书、空白合同出差，特殊情况，由公司领导批准。

合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书、（已签订的合同）遗

失的，应及时向当地公安机关报案，并登报。

10.3已签订的合同及送货回单，增值税发票收据以及业务往来传

真、信函、对帐单等资料.，采购部门的业务人员应自行保管好；重

要资料应将原件交公司财务部随合同保管。

10.4合同经办人员与本公司终止劳动关系前应把有关材料及空白

合同、名片、委托书移交完毕，经工厂经理和公司领导确认后方可

办理有关手续。

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B适用性调整

A20180402CFC首次发布

版次批准日期状态编制审核批准修改-说明

工程采购管理制度

文件类型：程序/制度密级：普密

工程有限公司出版

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本文件之产权属于工程有限公司。未获本公司书面许可，任何人不得擅自使用、复制、传递或传播该文

件。

程序会签单

工程采购管理程

程序名称版次A/0

序

文件编码状态

会签部门部门负责人签字日期

综合管理部

风控监审部

财务部

合同商务部

工程管理部

计划控制部

市场开发部

设计院

安全质量部

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文件修改页

版本批准日期页数章节修改内容

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目录

1目的...............................................................................6

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2适用范围....................................................................6

3编制依据....................................................................6

4定义........................................................................6

5程序管理....................................................................7

6职责........................................................................7

6.1合同商务部职责.........................................................7

6.2设计院职责.......................................................7

6.3工程管理部职责.....................................................7

6.4计划控制部职责.....................................................8

6・5财务部职责.............................................................8

6.6风控监审部职责.......................................................8

7采购工作程序................................................................8

7.1采购方式的选择........................................................8

7.1.1邀请招标采购....................................................8

7.1.2询比价采购......................................................9

7.1.3单一来源采购....................................................9

7.1.4竞争性谈判采购..................................................9

7.2招标采购工作程序....................................................9

7.2.1组织机构.........................................................9

7.2.2招标依据........................................................10

7.2.3拟定招标计划书..................................................10

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7.2.4招标文件的编制..................................................11

7.2.5开标前准备工作..................................................13

7.2.6开标............................................................14

7.2.7评标............................................................14

7.2.8定标............................................................15

7.2.9发中标通知书....................................................15

7.3询比价采购工作程序....................................................15

7.4单一来源采购工作程序..................................................16

7.4.1单一来源采购供应商选择..........................................16

7.4.2谈判流程.......................................................16

7.5竞争性谈判采购工作程序................................................16

7.5.1竞争性谈判文件编制.............................................16

7.5.2竞争性谈判供应商选择...........................................16

7.5.3谈判流程.......................................................16

8记录及相关联文件...........................................................18

9附录/附件..................................................................18

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1目的

为规范1有为工程有限公司（以下简称“公司”）的工程采购管理工作，建立责权明

晰、分工明确、全程受控的采购管理机制，确保采购工作顺利进行，特制定本制度。

2适用范围

本程序适用于公司的工程项目（以下简称“项目”）。

项目是指工程以及与工程建设有关的货物、服务。工程是指建设工程，包括建筑物和构

筑物的新建、改建、扩建及其相关的装修、拆除、修缮等；所称与工程建设有关的货物，是

指构成工程不可分割的组成部分，且为实现工程基本功能所必需的设备、材料等；所称与工

程建设有关的服务，是指为完成工程所需的勘察、设计、监理、检测、财务及法务的第三方

尽职调查等服务。

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有为集团有限公司(以下简称"集团”)自建及公司自主开发项目，由集团供应链管理

部安排专人负责，执行集团相关的制度，公司合同商务部配合。

公司总部内办公用品等物资采购不适用于本制度。

3编制依据

-《中华人民共和国招标投标法》

-《中华人民共和国招标投标法实施条例》

-《工程建设项目施工招标投标办法》

-《工程建设项目招标范围和规模标准规定》

-《文件编制管理程序》

4定义

(1)采购：指公司在一定条件下从外部市场获取资源，保证公司正常运营的一项管理

活动，包括物资采购、工程采购和服务采购。

(2)招标采购：为某项工程建设或大宗商品买卖，采购人邀请不少于三家供应商出价

以从中选择承包者或交易者的采购方式。

(3)竞争性谈判采购：采购人邀请特定的不少于三家的潜在供应商谈判，并允许谈判

对象多次报价的采购方式。

(4)单一来源采购：采购人与一家供应商直接谈判确定合同的实质性内容的采购方

式。

(5)询比价采购：采购人邀请特定的不少于三家的潜在供应商进行比价的采购方式。

(6)零星采购：指一些金额小，零散的采购行为，所购买的物品商品单价较低，用量

单一，多为一次性购买商品，没必要经集中采购的庞大流程来制约价格。

5程序管理

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本程序管理归口合同商务部，并具有以下签名：

一编制：编制人；

一审核：合同商务部主管领导；

一跨组织审核：工程管理部、市场开发部、综合管理部、财务部、设计院；

一符合性审核：安全质量部、计划控制部；

一批准：公司总经理。

6职责

6.1合同商务部职责

（1）负责制定公司工程采购管理制度，编制完善和维护公司的工程采购管理程序；

（2）负责公司采购的管理工作，收集汇总工程采购需求计划，制定工程采购方案并报

请审批；

（3）负责执行工程采购方案，落实工程采购相关工作；

（4）负责招标文件中商务部分的编制，负责职责范围内的招标澄清答疑工作，根据需

要参与开标、评标并提出评标意见，负责报告编制及定标流程的报请审批；

（5）履行公司规定的应承担的责任。

6.2设计院职责

（1）参与公司的工程采购工作，提报工程采购设备与技术服务类需求计划及技术规范

要求；

（2）负责招标文件中技术规范要求的编写，负责审核投标文件中的技术内容，负责职

责范围内的招标澄清答疑工作，根据需要，参与开标、评标，提出评标意见。

（3）履行公司规定的应承担的责任。

6.3工程管理部职责

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(1)参与公司的工程采购工作，提报工程采购建安工程与监理类需求计划；

(2)负责编制招标文件的建安工程要求部分，负责职责范围内的招标澄清答疑工作，

根据需要，参与开标、评标，提出评标意见；

(3)履行公司规定的应承担的责任。

6.4计划控制部职责

(1)参与公司的工程采购工作，提供项目工程进度计划；

(2)负责编制招标文件的进度要求部分，根据需要审核投标文件的开竣工日期、工程进

度内容部分，负责职责范围内的招标澄清答疑工作，根据需要参与开标、评标，提出评标意

见，招标结束后及时将招标过程文件整理归档；

(3)履行公司规定的应承担的责任。

6.5财务部职责

(1)参与公司的工程采购工作，负责对相关支付及税务内容的评审，必要时参加合同

谈判;

(2)负责办理招标过程中收款退款手续，包括办理各种保证金、保函等，负责职责范

围内的招标澄清答疑工作，根据需要参加开标、评标，提出评标意见。

(3)履行公司规定的应承担的责任。

6.6风控监审部职责

(1)负责监督工程采购的公平公正，杜绝违纪行为发生，及时更新有关表格并负责监

督资料的填写、上报。

(2)参加招标文件审核、发放和过程决议，竞标和非竞争性报价决议；

(3)履行公司规定的应承担的责任。

7采购工作程序

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合同商务部负责与建设项目相关的所有服务、建安工程、设备类及零星采购在2万元以

上（含）的采购工作，零星采购金额在2万元以下的采购事项由需求部门自行询价并上报合

同商务部，经需求部门主管领导、合同商务部负责人及其公司主管领导审批同意后，由需求

部门自行进行采购；

7.1采购方式的选择

7.1.1邀请招标采购：

供应商或分包商在三家及以上需组织技术和商务开展澄清质询需单独签订技术协议的，

或标的预算金额人民币50万元以上（含），原则上采用邀请招标方式。

7.1.2询比价采购：

对于通用设备、材料、生产消耗性原辅料、备品备件、信息网络设备、工器具、劳保用

品、办公用品、生活用品、办公自动化设备及耗材、家用电器、家具等无需签订技术协议，

技术标准单一的产品供应商在三家及以上无需分技术和商务分别评审，或标的预算金额在

50万元以下的，可采用询比价方式。

7.1.3单一来源采购：

属于技术垄断、单一来源供应商、政府部门指定、首次制造等的情形，或由于公司经营

需要、受工程项目工期等条件限制的，由采购需求部门提出合理说明，经批准后可以采用单

一来源采购方式定向议标。

7.1.4竞争性谈判采购：

技术复杂或性质特殊、不能规定详细规格或者具体要求的、采用招标所需时间不能满足

采购紧急需要的、不能事先计算出价格总额的项目可采用竞争性谈判采购方式。

7.2招标采购工作程序

7.2.1组织机构

招标工作由公司招标管理委员会统一领导，合同商务部或各有关部门协作完成，公司招

标工作的组织机构如图1所示：

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招标管理委员会

招标工作组评标工作组监标工作组

图1招标工作组织机构图

7.2.1.1招标管理委员会

招标管理委员会是招标工作的领导决策机构，主任由公司总经理担任，副主任由分管采

购业务副总经理担任，成员由总工和其它分管副总经理担任。负责审批招标关键事项及招标

结果，包括如下内容：

（1）审批供应商入围短名单；

（2）审批招标方案、邀请单位名单、招标文件、评标细则；

（3）审批评标工作组成员名单；

（4）审批招评标工作报告并审定评标结果；

（5）批准二次报价；

（6）批准中标价格及中标单位。

7.2.1.2招标工作组

招标工作组负责发标、开标、评标过程的组织工作。招标工作组组长一般由公司合同商

务部负责人担任，其他成员由合同商务部和各有关部门派出，名单由招标管理委员会审定。

招标工作组主要负责以下工作内容：

（1）对潜在供应商的技术、商务、质保能力进行评审，向潜在供应商发邀请函；

（2）拟定招标方式、编制招标文件、评标方法等相关文件；

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（3）组织开标、评标；

（4）汇报招标工作情况、评标情况；

（5）定标后负责合同谈判等活动，并完成相关文件和报审材料。

7.2.1.3评标工作组

评标工作组由合同商务部负责牵头组建，其成员包括有关技术、经济等方面的专家或具

有同等业务能力的人员组成（可由各职能部门推荐），成员人数为五人（含）以上单数（含

组长1名）。评标工作组主要负责以下工作内容：

（1）根据招标文件规定的评标办法制定评标细则；

（2）采用二阶段评标时，进行质询工作；

（3）公平、合理的评审，出具评标报告文件，评标报告文件应由评标小组所有成员签

字。

7.2.1.4监标工作组

负责对开、评标过程的合规性进行监督。公司风控监审部派人进行监标。监标组成员名

单由招标管理委员会审定。

7.2.2招标依据

经公司领导批准的《采购需求计划》、《采购规划方案》等。设备类招标需提供批准完

毕的《技术规范书》、建安工程类招标需提供批准完毕的《招标文件（含工程量清单）》。

7.2.3拟定招标计划书

（1）合同商务部负责编制招标计划书。招标计划书包括以下基本内容：

①项目名称、标的名称；

②招议标方式、报价方式；

③标的预算金额、投标保证金的收取金额；

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④合同形式、付款方式；

⑤开标地点、评标日程安排；

⑥推荐评委名单及拟邀请的投标人名单。

（2）招标方式、报价方式、标的预算金额、投标保证金的收取金额、合同形式、付款

方式等由合同商务部提报方案，评委名单由各部门负责人推荐，拟邀请的投标人名单从公司

合格供方名单中选录（总包合同约定的供方除外）。新增投标人应当审核资质合格并经公司

领导批准。

（3）招标计划书由合同商务部发起，各相关部门会签，公司分管领导审定，报公司招

标管理委员会批准实施。

7.2.4招标文件的编制

根据《设备材料采购需求计划》、《计划外设备材料请购单》、《工程分包招标申请

书》、《招标申请书》或请示的要求，及时编制和提供招标文件。

（1）招标文件编号规则：

****-ZB-XXXX-*补##

①②③④⑤⑥⑦顺序码

流水码

年份

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其中标的类别分为：设备类-SB、工程类-GC、服务类-FW。

（2）招标文件的编写

招标均需编制采购招标文件。采购招标文件由商务部分和技术规范部分组成。

表1招标文件编写负责成员构成表

标书类别

商务部分编写技术规范部分编写

设备、技术服务类合同商务部设计院

建安工程、监理类合同商务部工程管理部、计划控制部

招标由合同商务部牵头制作《招标文件》并提报审批。《招标文件》应包括但不局限于

以下内容：

①投标报价书：是要求投标方按照对投标总价、付款、工期、担保函、结算原则等的

回复要求，为固定格式，要求投标方单独密封；（商务标书内容）

②本次招标的项目概况：包括工程的名称、工程的地点，并让投标方了解发标项目与

公司的关系；（技术规范书内容）

③本次招标的范围和内容（技术规范书内容）：图纸范围要求、招标范围在图中的界

定、上述范围内的具体工作内容；

©资质要求；

⑤承包方式：标明本项目招标采用承包方式；（商务标书内容）

⑥计价方式：工程量清单招标或总价包干、单价包干、包干总价加固定单价、其他方

式等；（商务标书内容）

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⑦材料、设备要求（技术规范书内容）：材料设备清单及品牌范围短名单、技术的响

应的表格（需包含材料设备型号、配置、品牌、产地、材质使用的寿命、技术性能）、检验

及验收要求；

⑧报价要求说明（商务标书内容）：总体报价要求及说明、主材及设备的报价要求、

投标报价中包括的各项费用的说明、汇总方式；

⑨结算原则（商务标书内容）：承包范围内的结算原则、设计变更结算原则、招标范

围外结算原则（设计变更及现场签证）、乙供主材替换的结算原则等；

⑩付款方式；（商务标书内容）

⑪履约担保；（商务标书内容）

⑫质量等级审核及验收规范；（技术规范书内容）

⑬特殊部位的检验及验收（如有）；（技术规范书内容）

⑭工期要求；（技术规范书内容）

⑮投标资料要求（技术规范书和商务标书内容）：商务投标书，包括法人证明书及法

人委托书原件、营业执照及资质证书、主要工程业绩（同类型）、其他资料、投标报价书、

报价清单、报价特别说明、单价分析表；技术投标书，包括管理组织架构、施工组织设计方

案、质量保证措施、人员设备配置、工期安排、其他；

⑯资料密封要求；

©评标方法：

⑱招标时间安排：包括发标、答疑、投标截止时间；

⑲投标注意事项：主要对废标和其他情况的说明；

⑳投标附件：图纸（含设计变更、审图意见）；报价格式和清单；投标报价书；合同

文本。

（3）招标文件编制完成后，合同商务部填写《招标文件审批表》，经招标工作组组

长、招标管理委员会主任（副主任）批准后，发出邀请函。

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（4）标书费的收取：

①建安工程分包标的（含施工、安装、调试等），标的金额达到100万元整的，一律

收取2000元或2000元以下的标书费。

②设备招标，标的金额达到100万元整的，一律收取2000元或2000元以下的标书

费。

③其他类招标，标的金额达到100万元整的，一律收取2000元或2000元以下的标书

费。

④标书费收取金额须与商务部、财务部商议写入招标文件，由财务部统一办理。

7.2.5开标前准备工作

（1）合同商务部根据审批后的招标计划书要求向邀请的投标单位发出标书，并明确告

之开标时间、地点。

（2）招标人发标后须向所有的拟邀请投标人电话核实是否收到最终版本的招标文件及

其完整性。招标联络人收集拟投标人对招标文件需要澄清的问题，属共性问题汇总后向所有

的拟投标人发出统一的答疑表（不说明问题来源），以保证所有投标人获取一致的招标文件

信息。答疑表作为招标文件的有效组成部分应作为评标文件的组成部分。

（3）合同商务部针对招标标的类型安排落实评委邀请、招标会务安排、费用申请等招

标准备事宜。

（4）关于投标保证金的收取。

投标保证金的收取范围只针对重大、重要的标的，具体由招标委员会确定。投标人应在

提交投标文件之前缴纳投标保证金。投标保证金通常为预算金额的2%,由招标人规定具体

金额统一收取，但最高不超过80万。投标保证金可以是银行保函、银行汇票或提前电汇，

银行保函有效期一般为投标有效期后30天。

发生以下情况之一者，投标保证金将予以没收。

①投标人在投标有效期内撤回其投标；

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②投标人在投标截止日期后对投标文件作实质性修改；

③投标人被通知中标后，拒绝按投标承诺签订合同；

④投标人不接受招标文件的规定或不按规定提交履约保证金；

⑤投标人被发现有串标、行贿或投标文件中含有故意的虚假陈述。

如发生应该没收投标保证金的情形，招标人应及时将情况报公司领导审批，收到批复后

由招标联络人拟函，招标人的法务人员审核后致函给相关投标人。

中标人的投标保证金，将在签订合同后转为履约保证金。落标人的投标保证金，将在中

标人与招标人签订合同后3个月内予以无息退还。

7.2.6开标

(1)开标工作由招标工作组组织，招标联络人、招标工作组及财务人员应于投标截止

时间前一小时到开标现场办理投标登记、收取投标保证金(如有)。

(2)在规定的投标截止时间之前到达的投标文件是有效的投标文件；在投标截止时间

之后到达的，按废标处理。

(3)对于邀请参加投标的投标单位，不参加我公司招标的，应书面阐明弃标理由通知

我方。

(4)邀请招标的，投标人应将投标文件密封递交至开标现场，在需求部门、风控监审

部共同参与下开标、唱标。采用两阶段开标的，价格标递交后由风控监审部暂时保管，待商

务、技术评审及澄清完毕后，组织投标人开启价格标。

7.2.7评标

(1)评标方法划分

①最低价法

②综合评价法

(2)评标方法适用范围

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①最低价法适用于同规格、型号的材料和设备采购项目、EPC总包及施工总承包采

购，该类项目根据投标报价最低者为中标单位，最低价评标法采用两阶段开标。

②综合评价法适用于工程类设备较多、施工复杂及其他特殊需要的EPC总包及施工总

承包采购项目，综合评分越高越符合中标条件。

（4）评标环节按照相应的评标细则给出评价意见，评价的记录应予以保存。

①商务评标部分由合同商务部主导；

②设备及技术服务类的技术评标部分由设计院主导；

③建安工程及监理的技术评标部分由工程管理部主导。

（5）评标报告文件由评标工作组组长组织成员进行编写，签字后交招标工作组。

（6）如果招标组织过程中有重大问题的，招标工作组应及时报告招标管理委员会。

7.2.8定标

（1）招标工作组负责组织召开定标会议，根据公司招标管理委员会要求通知相关人员

参加。

（2）评标工作组长就评标报告向招标管理委员会汇报。

（3）招标管理委员会根据评标情况择优选择，明确定标意见，由合同商务部将定标意

见补充进综合评标报告，报招标管理委员会副主任、主任签字审批。

（4）招标工作组将定标意见书面传达给有关部门。

7.2.9发中标通知书

合同商务部接到书面定标意见后向中标方发出中标通知书，并明确告之合同谈判时间、

地点。原则上中标通知书以书面的方式进行，并确认回复。

7.3询比价采购工作程序

（1）采用询比价方式时，由需求部门提报需求计划并提供相应的技术规范书等资料给

合同商务部。

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(2)采购需求计划经审批后，合同商务部组织询价工作，通知潜在供应商将报价文件

在规定时间内发送至公司合同商务部专用指定邮箱。

(3)组织相关部门对报价文件进行工程量清单的数量和价格审核或对供应商提供的材

料材质和规格、材料设备清单进行技术审核。

(4)报价文件审核后，按照报价由低到高对供应商排名并编写《询价报告单》，经相

关部门会签，领导批准后确定。

(5)确定后，由合同商务部发出中标通知书，并明确告之合同谈判时间、地点。原则

上中标通知书以邮件的方式进行，并确认回复。同时应口头或邮件通知未中标单位感谢其参

与。

7.4单一来源采购工作程序

7.4.1单一来源采购供应商选择

商品的来源渠道单一，或属专利、首次制造、合同追加、原有采购项目的后续扩充和发

生了不可预见紧急情况不能从其他供应商处采购等情况，由需求部门提报需求计划，由合同

商务部根据《合格供应商管理制度》要求供应商提供相关资料，经公司领导审批后进入采购

流程。

7.4.2谈判流程

(1)由需求部门提供相应的技术规范书等资料；

(2)由合同商务部根据采购计划以及供应商审批情况发出邀请函；

(3)合同商务部会同相关部门组成谈判小组按已确定的谈判方案，同单一供应商进行

直接谈判(供应商可多次报价)，在保证采购项目性能、质量标准的前提下，合理商定合同

价格及有关合同条件；

(4)谈判完成后编写《谈判报告》由谈判小组签字，经提报领导审批；

(5)审批完成后由合同商务部发出中标通知书；

(6)如单一供应商的报价经谈判仍超过采购目标成本，谈判活动终止；终止后，合同

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商务部需要采取调整采购目标成本或项目配置标准等，如采取其他采购方式的，应当在采购

活动开始前按照新的采购流程进行审批。

7.5竞争性谈判采购工作程序

7.5.1竞争性谈判文件编制

(1)竞争性谈判文件除以上7.2.4招标文件内容外还应该包括谈判须知、谈判文件递

交截止时间、地点、谈判需求、技术要求、谈判顺序确定方法、谈判程序、成交标准等，并

载明确定符合采购需求、质量和服务相等的方法和标准。

(2)竞争性谈判文件编制完成后，合同商务部填写《招标计划书》，经部门会签、领

导审批后发《邀请函》。

7.5.2竞争性谈判供应商选择

合同商务部在《合格供应商名录》内选取相应供应商参与竞争性谈判，采用邮寄、邮

件、传真等形式发出邀请函。

7.5.3谈判流程

7.5.3.1第一轮谈判

合同商务部会同相关部门组成谈判小组按已确定的谈判顺序，与供应商分别就将符合采

购需求、质量和服务等进行谈判，并了解其报价组成情况。

谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信

息。采购小组对谈判过程和重要谈判内容进行记录，谈判双方在记录上签字确认。

谈判小组一致确定响应供应商符合谈判文件要求的，按谈判文件设定的方法和标准确定

成交候选人。在第一轮谈判中采购小组来能确定成交候选人的，对谈判文件修正后进行第二

轮谈判。

7.5.3.2谈判文件修正

第一轮谈判结束后，谈判小组进行合议。根据第一轮谈判掌握的情况，可以对谈判文件

进行修改，确定采购内容的详细规格或具体要求，优化采购方案。

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谈判小组通知响应供应商集中，谈判小组强调调整后的采购要求，将谈判文件的修改结

果以书面形式通知响应供应商，给响应供应商提供较充分的修正时间。

响应供应商根据第一轮谈判情况和谈判文件修改书面通知，对原响应文件进行修正，并

将修正文件签字（盖章）后密封送交谈判小组。逾时不交的，视同放弃谈判。修正文件与响

应文件同具法律效力。

7.5.3.3第二轮谈判

谈判小组就修正后的响应文件与响应供应商分别进行谈判。谈判小组对谈判过程和谈判

内容进行记录，谈判双方在记录上签字确认。谈判小组按谈判文件设定的方法和标准确定成

交候选人。

第二轮谈判，未能确定成交候选人的，对谈判文件修止后进行第三轮谈判。以此类推。

7.5.3.4最后报价

成交候选人作最后报价，密封递交谈判小组。谈判小组按报价从低到高排序，推荐成交

候选人顺序。

响应供应商的报价均超过了采购目标成本，谈判活动终止；终止后，合同商务部需要采

取调整采购目标成本或项目配置标准等。如采取其他采购方式的，应当在采购活动开始前按

照新的采购流程进行审批。

谈判过程由谈判小组指定专人负责记录，并存档备查。

7.5.3.5确定成交供应商

谈判小组在谈判结束编制《谈判记录》，根据谈判记录原则上推荐成交候选人按报价最

低的确定为成交供应商。谈判完成后编写《谈判报告》由谈判小组签字，经提报领导审批。

7.5.3.6发出中标通知书

审批完成后由合同商务部发出《中标通知书》，同时应及时向未中标单位发放未中标通

知书，感谢其参与，并退还投标保证金（如果有）。

8记录及相关联文件

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-《合同管理程序》

-《供应商管理程序》

9附录/附件

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附件1工程采购流程图

工程采购流程图

〈工歌购流程〉