《审核员培训教材》课件

审核员培训教材本培训教材旨在为新晋审核员提供全面的知识培训,帮助他们掌握审核工作的基本流程、要求和技巧,以确保审核工作的专业性和有效性。培训目标提升专业能力通过系统的培训,帮助审核人员掌握专业的审核知识和技能,提高执行审核的能力。规范审核行为培养审核人员的独立客观性和职业操守,确保审核过程公正公开、符合相关标准。促进持续改进培养审核人员持续改进的意识和能力,帮助组织不断优化管理体系,提高业务绩效。增强团队协作培养审核人员的沟通协作技能,提高审核团队的协调配合,增强组织的整体管理水平。审核概述审核是一个系统的、独立的、有文件记录的过程,用于获取和评价客观证据,以确定某一事物是否符合既定的标准、规范或要求。其目的是确保质量体系的有效性、适宜性和一致性。审核是实现持续改进的关键手段,能帮助组织全面了解内部管理现状,识别问题并提出改进措施。审核的定义系统性检查审核是对组织的体系、流程或产品进行系统性检查和评价的过程。确认合规性审核旨在确认组织是否符合相关标准、法规或内部要求。持续改进审核结果可以帮助组织识别优势和改进机会,推动持续改进。审核的目的提高组织绩效审核能够帮助企业识别问题、提出改进建议,从而提高整体运营效率和管理水平。促进持续改进审核结果可以作为管理评审的输入,推动企业持续优化管理体系,实现持续进步。确保合规性审核可以评估企业是否遵守相关法律法规和标准要求,确保合规性。审核的原则客观公正审核要客观中立,不受任何内外部因素的影响,公正公平地评估管理体系的有效性。依据证据审核结论必须以客观可靠的证据为依据,而不是简单的主观判断。沟通交流审核过程中需要与被审核方保持良好的沟通,互相交流信息和意见。促进改进审核的最终目的是发现问题,提出建议,促进被审核方的持续改进。审核的分类审核过程根据审核对象和目的的不同可以分为三大类:1内部审核由组织内部人员对自身管理体系的有效性进行评价和验证。2外部审核由组织外部独立第三方对组织管理体系的合规性进行评估。3认证审核由权威认证机构对组织管理体系是否符合标准要求进行评估和审核。内部审核1组织内部资源内部审核由组织内部人员自行执行,利用公司现有的人力、财力、物力等资源开展审核活动。2检查内部管理内部审核旨在评估和改进公司的内部控制、风险管理和治理过程的有效性。3促进持续改进内部审核结果可为公司提供有价值的建议,推动组织不断优化管理和业务流程。4增强体系认知参与内部审核的员工能更深入地了解公司的管理体系和运作机制。外部审核独立性外部审核由独立于被审核方的审核员进行,确保公正性和客观性。专业性外部审核通常由具有丰富行业经验和专业素质的审核专家执行。权威性外部审核结果具有较高的公信力,可作为监管部门和利益相关方的依据。认证审核第三方认证由独立的第三方机构对组织的管理体系进行审核认证,以确保其符合相关标准要求。客观公正认证审核以公正、客观的态度进行,确保评判结果的公信力和公正性。全面性和系统性认证审核从整体上评估管理体系的有效性,涵盖各个关键环节和关键要素。持续改进认证结果为组织确定持续改进的方向,推动管理体系的持续优化和升级。审核的流程审核是一个有序的过程,涵盖多个关键步骤,确保审核活动高效执行并达成预期目标。审核计划制定1确定审核目标根据管理体系要求确定审核目的和预期结果2分析审核范围确定需要审核的部门、流程、文件等3制定审核方案包括审核时间、人员、现场访谈计划等4评审审核计划与相关方确认计划并获得支持审核计划的制定是审核工作的关键环节,需要明确审核的目标和范围,制定详细的审核方案,并与相关方进行评审和确认,确保审核工作的顺利开展。文件审查文件收集收集与审核相关的所有文件,包括程序、标准、表格等。内容核查仔细阅读和检查文件内容是否完整、准确、符合要求。逻辑评估分析文件之间的逻辑关系,确保其互相协调一致。现场审核1现场查看审核员需要到现场实地观察和调查相关活动,以了解实际操作情况。2现场访谈审核员会与相关人员进行交流,听取他们的意见和反馈,全面了解审核对象的情况。3现场记录审核员需要对现场观察和访谈的情况进行详细记录,为后续的分析和报告提供依据。不符合项处理1问题确认识别和确认存在的不符合项2原因分析分析造成不符合项的根本原因3制定措施针对根源制定有效的纠正和预防措施4跟踪验证实施措施并验证其有效性不符合项处理是审核工作的重中之重。在发现问题的基础上,深入分析根源,制定切实可行的纠正和预防措施,并跟踪验证其效果,是确保管理体系持续改进的关键所在。审核报告编写审核目标确定明确审核的主要目标和预期结果,为报告编写奠定基础。重点问题收集整理审核过程中发现的主要问题和不合规项,为报告提供依据。分析评价与建议对问题进行深入分析,提出合理的改进建议,为管理层决策提供依据。报告格式规范严格按照要求编制报告,确保内容完整、逻辑清晰、语言规范。审核人角色与能力审核人是审核过程中的关键角色,必须具备专业的能力和素质才能胜任审核工作。专业胜任能力专业知识审核人应掌握审核标准、方法和技术等专业知识,并持续学习跟进新的发展。审计技能审核人需具备采集证据、进行信息分析和报告撰写等审核操作技能,以确保审核过程高效顺畅。风险意识审核人要对被审组织的运营风险有深入认知,从而准确识别问题根源,提出有效纠正措施。创新思维审核人应具备开放创新的思维,能够因势而变,灵活应对各种审核情况。独立客观性独立性审核员需要保持独立于被审核对象,不受任何内部或外部影响,确保审核结果的公信力和公正性。客观性审核员应该秉持客观中立的态度,用事实和证据为依归,避免主观判断和偏见影响审核结果。专业判断审核员需要运用专业知识和能力,做出公正合理的评判和决策,体现其独立性和客观性。沟通技巧倾听沟通审核人应该专注于倾听对方,充分了解对方的想法和需求。善于提问并深入探讨,以建立互信的工作关系。表达清晰审核人应该用简明易懂的语言表达自己的观点和要求,避免使用专业术语或冗长的表述。将复杂问题简单化,让对方能够很好地理解。注意态度态度友善、亲和,体现专业素质。尊重他人,平等对待每一位被审核人,营造良好的沟通氛围。充分反馈及时、客观地反馈审核结果,说明存在的问题并提出改进建议。确保被审核人充分理解审核结论。文件控制有效的文件管理对于组织的运营和持续改进至关重要。文件控制涵盖了文件的编制、发布和修订等关键环节。文件编制确定文件需求根据组织的活动、流程和职责确定编制文件的需求。明确文件的目的、适用范围和内容。分析文件结构确定文件的结构和格式,包括标题、章节、段落等,使之简明清晰且易于理解。撰写文件内容使用简洁明了的语言编写文件内容,确保信息准确、完整。文字措辞要严谨,符合相关标准。审核文件质量通过内部审核确保文件内容的正确性、完整性和适当性,满足组织的需求。文件发布统一发布管理所有文件在正式发布前需经过审核批准，由专人负责统一管理和发布。多渠道发布将文件发布到企业内网、办公系统等多个平台,确保所有相关人员能及时获取最新文件。版本追踪管理建立文件版本管理机制,记录文件的修订历程,便于后续查询和追溯。文件修订1修订评估评估文件是否需要进行修订,根据业务变化、法规要求等因素进行判断。2修订审批经评估需要修订的文件,应当由有权审批的管理者进行审批。3版本控制对文件修订后,应当及时更新版本号并对历史版本进行管控。4发布与沟通修订后的文件应当及时发布并告知相关人员,确保他们了解最新版本。记录管理记录对于审核活动的开展至关重要。审核过程中产生的各类记录需要进行有效管理,确保记录的可检索性和追溯性。记录的定义什么是记录记录是指为证明某一活动的发生或结果而保留的客观数据。它们为组织的运作和管理提供了重要的证据依据。记录的特点记录必须是真实、准确、完整和可检索的。它们能反映某个过程或决策的全过程和结果。记录的作用记录是组织运作的重要支撑,能够提供完整的证据,确保决策的合法性和问责制。记录的保存文件归档建立完善的文件归档制度，确保重要记录被妥善保管和存储。时间管控根据法规要求和业务需求，制定合理的记录保存期限，并定期清理过期文件。备份保护建立电子文件的备份机制，确保记录免遭丢失或损坏。记录的检索1建立索引建立有效的索引系统,按照记录的类型、日期、编号等进行分类和编号,便于快速检索。2信息化管理利用电子文件管理系统,将记录数字化存储,并设置关键词搜索功能,提高检索效率。3使用者准入根据不同人员的职责权限,设置相应的记录查阅和修改权限,确保记录的安全性。4定期回顾定期检查记录存储情况,及时清理无用记录,保证记录管理的有效性。纠正措施审核过程中发现的问题,需要及时进行分析并采取纠正措施。这对于持续改进系统非常重要,确保问题不会再次发生。问题及原因分析根本原因分析采用5Why分析法,深挖问题的根源,找到导致不符合项的根本原因。数据分析利用数据统计、图表等手段,全面分析问题情况,为制定改进措施提供依据。小组讨论召集相关人员开会讨论,通过头脑风暴等方式,找出多方面的原因分析。纠正措施制定确定根本原因通过深入分析问题产生的根源,找到导致不合格的真正原因。制定解决方案根据根本原因,提出针对性的纠正措施,从源头解决问题。明确责任和时间明确各项纠正措施的执行负责人和完成期限,确保措施落实到位。审核验证跟踪检查纠正措施的实施情况,确认问题已经得到有效解决。效果评价评审依据结合既定的审核标准和流程,对纠正措施的实施效果进行系统性评估。持续改进分析评估结果,找出问题根源,提出持续改善的措施,进一步提升管理绩效。记录留存将评估过程和结果形成文件记录,为下一次审核和持续改进提供依据。持续改进持续改进是保证企业质量管理体系持续有效的关键要素。通过实施管理评审、绩效目标跟踪和改进机制,企业可以不断优化管理流程,提高整体运营效率。管理评审定期评审管理层定期评审审核体系的适宜性、充分性和有效性,并决定采取必要的改善措施。过程改进针对审核发现的问题,分析根本原因并制定有效的纠正和预防措施,持续推进管理体系的改进。审核输入管理评审的输入包括审核结果、客户反馈、过程表现等,为持续改进提供依据。目标绩效跟踪定期评估定期对目标指标进行评估和跟踪,确保目标的实现情况。及时识别问题并采取纠正措施。数据驱动收集和分析相关数据,根据数据洞见调整目标和改进措施,确保目标的可行性和有效性。激励机制将目标绩效与奖惩措施挂钩,激发员工积极性,推动目标的高效实现。持续优化通过持续的反馈和改进,不断优化目标设定和跟踪方法,提高管理效率。持续改进机制管理评审定期评审管理