2023年8月腾讯视频会议公司商务接待方案设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1接待背景...............................................................................................................1

2接待目的...............................................................................................................1

3接待时间和地点...................................................................................................2

4接待对象...............................................................................................................2

5接待日程...............................................................................................................3

6接待流程...............................................................................................................3

6.1第一天接待流程........................................................................................3

6.1.1接机...............................................................................................3

6.1.2午餐安排.......................................................................................4

6.1.3第一天的考察...............................................................................4

6.1.4晚餐安排.......................................................................................5

6.1.5晚上时间.......................................................................................5

6.2第二天接待流程........................................................................................5

6.1.6考察前...........................................................................................5

6.1.7第二天的考察...............................................................................5

6.1.8考察后...........................................................................................6

6.1.9景点游览.......................................................................................6

6.1.10晚上安排.....................................................................................6

6.3第三天计划................................................................................................7

7接待准备...............................................................................................................7

8接待团人员组成...................................................................................................8

9费用预算...............................................................................................................9

10接待预案.............................................................................................................9

参考资料.................................................................................................................11

I

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2023年8月腾讯视频会议公司商务接待方案设计

1接待背景

美食行业是传统的服务行业，已经经历了很长时间的发展，中华饮食文化，

流传地域广阔，食用人口众多，烹饪工艺卓绝，文化底蕴深厚而享誉世界。在

改革开放的这些年里，社会在发展，美食行业更是在飞速发展，形成了特有的

形式，有着三千多种常用的，一万多种用到的烹饪原料，五百多种调味料制作

的中国菜品。在我国的美食文化上，菜系可分为八大菜系：鲁菜、川菜、粤菜、

苏菜、闽菜、浙菜、徽菜、湘菜。

2012年《舌尖上的中国》让人看到了中华美食的博大精深，而在这个人人

自诩为“吃货”的当下，美食综艺的卷土重来也为中国的综艺版图增添了一份

烟火气,那些美食综艺抓到了痛点——没有谁的生活可以离开“吃”，民以食为

天下，于是“下饭综艺”成为了美食综艺的另一个标签。人们越来越重视食品

安全、健康化、本土化。

腾讯视频将自制美食节目，为了挑选合适的节目赞助商，邀请统一企业来

节目录制地（步步高梅溪湖新天地）进行实地考察，目的在于双方能达成长期

合作，综艺节目能获得大额资金完成制作，品牌方能获得更多的曝光，传递品

牌理念，最终效果为1+1大于2，实现共赢。

统一企业考察团一行5人，5人中男士3位，女士2位，将于2023年8月

1日乘坐HO1123航班从台湾到达长沙黄花国际机场，准点到站时间为上午10：

10分，对方要求我方代订酒店，费用由对方支付，入住标间不定。8月2日上

午对方将进行实地考察、下午在长沙市内景点游览。对方指定景点有岳麓山、

橘子洲，游览景点过程中产生的费用，均由对方支付。8月3日统一企业考察团

5人返回台湾，航班班次CZ4756，时间为上午10：15分。

为表示对统一企业考察团的强烈欢迎，我方打算安排车辆和人员接站，并

安排组织部长沙本地人接待。

2接待目的

（1）让统一企业感到我方诚意，达成友好合作，实现双赢，让对方感受到

我方节目可给品牌带来无法估量的经济效益，赞助商能够享受综艺节目的播出

带来的流量及变现红利；

（2）品牌能有宣传及一定的曝光，传递产品理念，并且目前的综艺合作形

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式非常丰富，通过合适的合作形式，为品牌曝光提供了很好的介质；

（3）综艺节目是快速见效的方式之一，让流量“变现”，增加品牌方产品

的销量，提高统一企业在整个行业中的竞争力。

（4）给对方考察团留下美好且深刻的印象，促进双方达成合作，长期且友

好，并推动腾讯其他项目的顺利进行。

（5）增强企业形象：商务接待可以展示我方的诚信、专业和人性化形象，

提高我方企业美誉度和品牌价值，进而吸引更多合作伙伴。

3接待时间和地点

接待时间：2023年8月1日上午10：10——2023年8月3日上午10：15

接待地点：长沙

4接待对象

统一企业考察团5人（男士3位，女士2位）

市场总监张三：男，35岁。负责市场运营工作的高级管理人员，具备较强

的市场营销专业知识，能准确把握市场机会，制定合适企业发展的市场营销战

略，协调企业内外部关系，对企业市场营销战略计划的执行进行监督和控制，

是本次考察团的核心，决定项目是否有投资的必要。

产品技术部主管张茜：女，36岁。负责协助市场总监，策划、制定及组织

与实施市场推广和公关与促销活动等;具备品牌产品技术，全面了解市场各品牌

产品技术。

财务经理王琴：女，32岁。负责财务方面的把控，如合作的经济利益核算、

经济目标、资金赞助结算方式等，了解市场行业，随着双方报价的不断变动，

能迅速得出利益最大的合作价格。

法律顾问赵六：男，40岁。具有法律专业知识，负责整个考察过程中相关

的法律问题，熟悉相关法律法规，擅长与人沟通，了解对方的心理。

市场总监助理周启：男，25岁。负责查找相关资料，同时准确、快速、完

整、及时地记录考察过程中的重要内容，做好各类问题与意见的补充，调查项

目是否有投资的必要，即使向其他人汇报考察结果。

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5接待日程

表1接待日程表

时间第一天（2023年8第二天（2023年8第三天（2023年8

日期月1日）月2日）月3日）

8点00分考察

团出发前往考察地；8：30分由我

9：40分接机；

8：40分考察地考方专车接送至长沙

上午11：00分火宫殿用

察工作；11：30分黄花国际机场；9：

餐（坡子街总店）；

考察工作结束；12：20分到达机场

00分就地享用午餐

2：00分去节

目录制现场进行实2：00分去岳

地考察；2：30分考麓山；5：10分大夫

下午察开始；6：30分考第明清官宅进行晚

无

察结束；6：40分老餐；6：00出发前往

街鱼嘴巴（湘江中橘子洲游玩；

路总店）用餐

晚上考察团自行安排考察团自行安排

6接待流程

6.1第一天接待流程

6.1.1接机

2023年8月1日我方接待人员安排一辆专车于上午9：40分，到达长沙黄

花国际机场接机，确认接机对象信息并将其带至车上，统一企业考察团5人全

部上车后，将他们带至已经定好的酒店稍作整顿（到达时间大概需要50分钟，

休息整顿需要30分钟）。

6.1.2午餐安排

专车将于上午11：00到达酒店大门接考察团至火宫殿用餐（坡子街总

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店），节目制片领导（孙蕾）提早在此等候，用餐结束后考察团回到酒店。火

宫殿（坡子街总店）这是一家以湘菜为主的餐厅，餐厅环境很好，服务很到位，

菜品多样，价格合适。地址为芙蓉区五一大道868号。

6.1.3第一天的考察

下午2：00分在酒店门口集合坐专车去节目录制地进行现场考察。考察及

会议时间：2023年8月1日下午2：30分开始，考察完毕后，双方进行会议，

结束时间大概是下午6：30分，预计所用时长为4个半小时。

礼品安排。如来访客人准备了礼物，则应做到礼尚往来，适当的时候安排

交换礼物。事前需了解客人礼物的特点设置价格信息，以此准备相应规格的礼

物；

考察围绕一个中心“项目是否具有投资的价值，节目是否能为企业带来利

益”。信息对接人负责告知节目制片等参加会议人员本次会议的目的，来访人

员，职位信息。总制片人对会议室提前预定，及通知物业安保，茶水点心等准

备工作。会议材料由信息对接部门准备，公司简介、本综艺节目信息提前准备，

根据情况安排摄影摄像。

实地考察期间，参加会议各成员（我方及对方考察团）将同行，对方考察

团在考察途中发现问题会立马指出。

这次考察的具体内容有：（1）导演、监制、编导等工作人员的专业能力，

对网络综艺节目的运作模式的熟悉程度；（2）导演和制片人对大众偏好的变化

的敏感程度；（3）节目录制场地是否适合进行该类节目的录制；（4）节目组

的摄影、麦克风等设备是否齐全；（5）节目的拟邀嘉宾和主持人是否有过不良

发言和引起大众不适的行为，拟邀嘉宾当下的热度是否能给节目带来流量，并

且给品牌带来曝光和企业产品的销量；（6）考察该节目的收视率、口碑等方面

的评价，以了解该类型节目在大众中的影响力和受欢迎程度；（7）根据品牌的

目标人群，考察该综艺节目的主要受众是否符合企业产品的需求。

双方针对上述考察内容进行会议，双方为达成友好合作进行谈判，双方派

人做好会议记录及考察中重要内容的拍摄。

6.1.4晚餐安排

然后带至老街鱼嘴巴（湘江中路总店）用餐，时间需要2个小时左右。老

街鱼嘴巴（湘江中路总店）是一家主打湘菜的餐厅，上菜速度很快，分量足，

味道鲜美，位于长沙市天心区湘江中路二段69号人民西路口。

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6.1.5晚上时间（晚饭后）

考察团自行安排（如考察团成员需要去某地，可与接待团沟通安排车辆），

也可为第二天地考察及会议做准备。

6.2第二天接待流程

6.1.6考察前

到达考察地前：早上8点00分考察团于餐厅集合吃早餐，专车接送至考察

地（步步高梅溪湖新天地），大概需要30分钟。

到达考察地后：节目领导欢迎考察团，双方检查拍摄等设施，确认考察资

料、会议所需资料。

6.1.7第二天的考察

考察流程如下

提前到达酒店，将考察团接送至步步高新天地（考察地）。

考察及会议时间：2023年8月2日上午8：40分开始，考察完毕后，双方

进行会议，结束时间大概是11：30分。

第二天的考察具体内容有：（1）广告空间：考察综艺节目中给赞助商留下

的广告空间是否足够，同时还要评估广告位对公司的转化和销售具有多大的潜

在影响；（2）考察统一企业与综艺节目合作的具体方式；（3）平台能力：考

察综艺节目所在的平台（腾讯视频），看是否具有广告运营能力，包括导流、

转化等能力；（4）考察综艺节目的调性，判断是否与统一企业的企业文化相符

合，并且符合创造品牌印象和企业形象。

双方针对上述考察内容及昨天的考察会议未解决的的问题，再一次开会讨

论，双方派人做会议要点记录及考察中内容的拍摄。

综合评估：综合考虑以上各个方面（第一天考察和第二天考察），评估该

节目是否值得赞助。同时，评估赞助活动对企业造成的投资回报率，以及在竞

争市场中的表现和差异化优势。预测如果赞助本综艺节目，是否会对企业造成

商业风险，以及造成的风险企业是否能承受。

总结会议：安排助理人员全程记录会议进程与重要内容，并做好总结，复

盘会议内容（达到双方满意条件，签订合约）。

拍照：从进入考察地点开始到考察结束，安排两名摄像人员进行全程拍照。

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同时该工作人员在考察团考察过程中，进行摄像和录像。

6.1.8考察后

会议结束后，我方将事先准备好的礼物送出；

双方在节目录制地就餐，节目组邀请的厨师精心制作饭菜点心；

就餐安排：中午12：00考察完毕准备就餐；

用餐结束，专车送考察团回到酒店休息。

6.1.9景点游览（下午安排）

下午2：00分在酒店门口集合坐专车去岳麓山，指定导游（接待团成员郭

小毅）讲解所看景点，根据考察团每个人的想法，体验不同的娱乐项目。预计

使用时长为3个小时。（岳麓山风景名胜区是国家级重点风景名胜区。麓山景

区是核心景区，景区内有岳麓书院、爱晚亭、麓山寺、云麓宫、新民主学会景

点等。规划开放的景区有：天马山、桃花岭、石佳岭及土城头景点等，总面积

达36平方公里。天工造物，人间奇景，长沙之大观。）

而后在大夫第明清官宅（饭馆）进行晚餐，预计所用时长为1个小时。考

察团由专车带回酒店。大夫第明清官宅（饭馆）是位于湖南省长沙市岳麓区爱

民路100号(近新民路)的一家湘菜馆，菜量足，服务不错，菜品质量好，色香

味俱佳。

下午6：00从饭店出发前往橘子洲游玩、拍照打卡、体验娱乐项目，时间

需要3个小时左右；（橘子洲，位于湖南省长沙市岳麓区的湘江中心，是湘江

下游众多冲积沙洲中面积最大的沙洲，被誉为“中国第一洲”，形状是一个长

岛。橘子洲有毛泽东青年艺术雕塑、问天台等景点，史载橘子洲生成于晋惠帝

永兴二年（305年），为激流回旋冲积、沙石堆积而成。景区内生长着数千种花

草藤蔓植物，其中名贵植物就有143种。还有鸥、狐、獾等许多珍稀动物。）

游玩结束将考察团带回酒店。

6.1.10晚上安排

考察团自行安排（如考察团成员需要去某地，可与接待团沟通安排车辆）。

6.3第三天计划

考察团的航班班次为CZ4756，于上午10：15分由长沙黄花国际机场飞往

台湾。考察团自行决定早餐，上午8：30分在酒店大厅集合，由我方专车接送

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至长沙黄花国际机场，车程大约50分钟。

7接待准备

（1）提前确定对方的考察团人员组成，了解成员基本信息、职位及喜好，

有利于接待方案的制定，商务接待时，把费用控制在一个合理的范围内，同时

不会影响对考察团的服务质量。

（2）提前联系对方考察团沟通了解其航班班次HO1123及到站时间2023

年8月1日上午10：10分、返回航班班次CZ4756及时间8月3日上午10：15

分，确保我方提前准备，以免耽误接待工作的进行。

（3）提前预定入住酒店（梅溪湖国际酒店：一间欧式大床房和两间双床

房），与酒店前台联系说明入住人员的基本信息，告知大概2023年8月1号上

午10：30分入住，酒店做好准备：选择该酒店的原因是酒店位置离考察地近，

节约去考察时在路上的时间成本；酒店距长沙市汽车西站也只需3分钟车程，

交通便利，地理位置优越；设施齐备高档，风格典雅温馨，环境舒适自由，所

有客房均设有中央空调、冷热饮设备、电话留言系统、卫星闭路电视、国际国

内直拨电话，多媒体宽带网络、迷你吧、电子门匙系统等。

（4）提供合适的饮品、食物和舒适的环境等服务细致、周到，结合对方成

员的喜好和要求，确定游览景点及用餐地点，合理安排时间：提前预定火宫殿

用餐（坡子街总店），与其沟通用餐人数，大概用餐时间，预定位置：看戏，

拜神，热热闹闹的，像商品自助式的，多选点品种，而且量很足。

（5）提前与大夫第明清官宅（饭馆）预定位置，与其沟通用餐人数和大概

用餐时间：是湖南长沙的一家湘菜馆，装潢很有特点，环境很好，地理位置优

越，地处千年学府岳麓书院下。

（6）提前与老街鱼嘴巴（湘江中路总店）预定位置，与其沟通用餐人数和

大概用餐时间：很气派的中式装修风，古色古香又干净整洁，有大戏台和荧幕，

提供国服装和道具，还有一个免费自拍馆，特色菜有口鱼嘴巴、广辣椒炒肉、□

仔油姜炒鸡。

（7）对方指定游览景点岳麓山、橘子洲，在节目制作的所有的部门挑选对

长沙很熟悉（长期居住），在不打扰节目正常制作的前提下，组成接待团：观

光游览岳麓山，提前做好爬山和旅游攻略，准备部分补给；观光游览橘子洲，

提前做好游览路线及娱乐攻略，拍照打卡合影留恋。

（8）挑选接待人员应该遵循：能够掌握好时间，不能让对方等待过长时间，

应该恰当安排每个环节的时间；继续接待的人员具备优秀的沟通技巧，能够与

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客户有效的交流，处理各种突发事件。

（9）做好对对方企业的调查：评估企业的实力、信誉和质量保证等因素，

确保商业合作的稳定性和安全性。

8接待团人员组成

总制片、监制孙蕾：女，37岁。确定节目定位，指导导演工作，统筹安排

节目录制和播出，督促各项工作的进度和质量，与相关部门协调各项专业性工

作。具备丰富的专业知识，了解综艺市场及市场的变化，明白现在大众想要看

什么。本次接待团的主要负责人（接待团团长），为接待团其他成员分配任务。

本节目总导演肖校：男，48岁。协调与沟通制作过程中的相关各环节。根

据节目定位要求，组织拍摄与录制，负责现场的调度与控制；跟进后期制作，

督促及配合后期工作，监控制作全过程，保证节目质量，协助制片人进行成本

控制。

实习导演郭小毅：男，25岁。对接节目录制者行程，并落实其行程，了解

现场动线，cue选手流程。节目录制时，要提前核对出场嘉宾的姓名、资料、座

位顺序等相关信息，解决可能发生的所有突发情况，协调各部门的工作，协助

导演完成项目制作，有统揽全局的把控能力。在本次接待工作中，与曾锦一起，

负责收集接待团成员信息，预定餐厅位置，预定接待团入住酒店，安排专车等。

（湖南长沙人，自小在长沙长大，对长沙有旅游景点和一些饭店都有一定的了

解）

节目编导林小瑶：女，35岁。挖掘选题，收集整理节目素材，把握节目风

格，撰写脚本，有过硬的专业知识，熟悉网络综艺节目的运作模式，深刻领会

节目宗旨，负责外拍项目的前期策划，拍摄脚本，分镜头撰写等工作，跟进后

期制作，督促及配合后期团队工作。

节目实习编导曾锦：男，23岁。根据节目定位要求，挖掘选题，帮忙主编

完成节目前期策划，掌握节目风格，提炼节目精彩亮点，撰写台本，节目流程

以及配音词，安排拍照与录制，担任现场的调度与控制。在本次接待工作中，

与郭小毅一起，负责收集接待团成员信息，预定餐厅位置，预定接待团入住酒

店，安排专车等。（湖南长沙人，自小在长沙长大，对长沙有旅游景点和一些

饭店都有一定的了解）

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9费用预算

表2费用预算表

事件第一天（2023第二天（2023第三天（2023

总计

时间年8月1日）年8月2日）年8月3日）

专车300元300元150元

800元：

600元：

火宫殿（坡子

食材购买；大

用餐（用餐地点）街总店）；老

夫第明清官

街鱼嘴巴（湘

宅（饭馆）

江中路总店）