东莞市臻豪光电科技有限公司财务收支审批流程设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1 公司简介 东莞市臻豪光电科技有限公司财务收支审批流程设计公司简介图1-1公司组织结构图东莞市臻豪光电科技有限公司于2016年成立，注册资金为500万元，2018年与新创立的东莞市臻鑫电子有限公司合并，员工人数为122人，2020年销售收入为7890万元，统一社会信用代码为91441900MA4X46571H。企业地址位于东莞市凤岗镇油甘埔村水心二路3号远峰工业园D栋5楼6楼，所属行业为计算机、通信和其他电子设备制造业，经营范围包含：研发和产销光电产品、光学玻璃制品、五金制品、塑胶制品，主要产品是手机屏幕防窥膜、手机屏幕防刮膜以及手机机身装饰膜。公司的组织结构图具体如下图1-1所示：图1-1公司组织结构图公司财务收支现状公司应收账款的现状东莞市臻豪光电科技有限公司作为制造企业成本高利润率低，公司主要跟老客户进行销售往来，应收账款所占比例逐年上涨，而销售成本占销售收入的比例约80%，公司2020年的销售收入因疫情的影响降低，与此同时应收账款所占比例也上升到了29.97%，如此发展下去会使企业资金周转不过来，影响企业的发展。

表STYLEREF1\s2SEQ表\*ARABIC\s11应收账款与销售收入的情况年份/项目2018年2019年2020年销售收入（万元）796081207890应收账款（万元）220823502365所占比例27.74%28.94%29.97%公司材料采购的现状东莞市臻豪光电科技有限公司的采购主要由采购部门主动联系老供应商，与供应商的长久合作有相对稳定的购价，省去了对其他供应商的询价过程，基于对供应商的信赖也省去了对货物质量的检查过程。大额采购将采购需求创建成采购订单后交由董事长审批签字确认，由采购部门直接发送订单给供应商，供应商送货上门材料入库，财务部付款。小额采购订单可以直接跳过部门管理人员和董事长，直接由需求部门工作人员自己掏钱购买再拿发票到财务部报销。具体的采购流程如下：发送订单给供应商供应商送货发送订单给供应商供应商送货财务付款采购部门创建订单需求部门提出采购需求公司工资现状东莞市臻豪光电科技有限公司平日里的考勤主要由部门管理人员记录和考勤机打卡记录，每月月末工资的编制先由各车间做好考勤记录月末汇总交给公司文员进行工资核算，后交给董事长审批由财务部发放工资。具体的工资分布表和工资发放流程图如下：表STYLEREF1\s2SEQ表\*ARABIC\s12平均月工资分布表部门人数（人）平均月工资（元）财务部24000工程部108500销售部38000采购部24500生产部1055500行政部54500图2-2工资发放流程图车间编制考勤记录行政部文员核算工资图2-2工资发放流程图车间编制考勤记录行政部文员核算工资董事长审批工资表财务部发放工资应收账款周转率低在市场经济的推动下，通过追求销量来增加营业利润成为大部分企业的发展趋势。东莞市臻豪光电科技有限公司主要和老客户合作，为了维持良好的合作关系会经常出现赊销或者货款拖延的情况，也没有实施相关的客户信用审批流程和建立客户信用管理体系，导致货款拖欠。公司生产成本高，应收账款长期占用了公司的资金，会使货款周转不过来。由下表可知东莞市臻豪光电科技有限公司应收账款所占比例大，应收账款周转率较低，如果持续下去可能会影响公司的运营。表STYLEREF1\s3SEQ表\*ARABIC\s11应收账款周转率情况表年份/项目2019年2020年应收账款（万元）期初期末期初期末2208235023502365销售收入（万元81207890应收账款周转率3.563.35材料采购审批缺乏有效的管理在东莞市臻豪光电科技有限公司原材料的采购主要包括：海川玻璃、磨头、切削液、磨粉、硝酸钾、清洗剂、油墨、AB胶。企业内部小金额采购可以由员工先掏钱购买后到财务报销，容易出现员工虚假多报的情况，导致材料成本虚增。因为材料采购审批缺乏有效的管理，大额采购直接越过总经理只由董事长一人审批，类似于职位虚设。因为各部门间缺少配合，易出现多位员工同时购买或者没有与仓库核对现有库存而出现重复采购的状况，造成过多的积压浪费。每次购买前没有制订明确的采购计划，不能及时补足原材料，影响产品的生产，小金额报销还会出现忽视低值易耗品采购的情况，影响成本核算的准确性，不能进行合理的成本控制。表STYLEREF1\s3SEQ表\*ARABIC\s12销售收入和销售成本的情况表年份/项目2018年2019年2020年销售收入（万元）796081207890销售成本（万元）629064206250成本所占比例79.02%79.06%79.21%图3-1收入、费用和利润分布情况工资发放不及时东莞市臻豪光电科技有限公司规章制度明确规定员工每月工资在当月月末组织发放，但是因为从工资考勤记录汇总到工资发放要经过多个部门的流转，经常出现工资考勤记录和产能记录不能在月末当天上报、工资核算或相关责任人审批不及时等问题，导致工资不能按时发放。2020年下半年工资具体的发放时间如图所示：表STYLEREF1\s3SEQ表\*ARABIC\s13公司2020年下半年各月工资发放时间月份7月8月9月10月11月12月发放日期8月5日9月7日10月9日11月6日12月8日1月7日由上表可知：公司在2020年下半年的工资都延迟到了次月发放，而工资作为员工收入的主要来源，延迟发放可能会影响员工日常生活开支（如：交付房租、按时归还信用卡等），如果公司不制定固定合理的发放工资日期按时发放工资，将会引起员工的高度不满，影响员工工作积极性，容易造成人员流失和企业管理混乱。公司财务收支审批流程设计针对公司应收账款周转率低、材料采购审批缺乏有效管理、工资发放不及时的问题，实施相关的事前防范、事中控制和事后管理；在审核过程中要明确相关人员的责任以及相关流程的完成期限，制定合理、严格的审批流程。应收账款审批流程设计应收账款作为企业的运营资金，应收账款周转率将会影响企业的生存和发展，加上2020年新冠肺炎疫情对各行各业的冲击，经济压力更加的紧张，甚至有些企业面临着倒闭的风险。倘若东莞市臻豪光电科技有限公司想要减少经济危机带来的冲击就要提高应收账款的回收率，避免坏账，加速资金的回笼，为今后公司的发展提供资金条件。事前防范审批流程面对高比例的应收账款，东莞市臻豪光电科技有限公司应该在事前收集客户信用资料、调查企业资产状况、生产经营状况和信用记录情况，完善信用评价制度。拜访新客户和回访老客户，进行市场调研和收集市场资料择优选择客户。与此同时，要求销售部对客户需求进行合理预期，在公司资金紧张的情况下，为防范资金回笼慢，可以通过为客户提供1/10、0.5/30、N/40的信用折扣，激励客户提前付款。在草拟合同中明确货款支付时间、可计算的违约罚则以及诉讼或者仲裁最终争议处理方式等。各部门也要严格遵守审批流程，具体的审批流程如下图所示：图4-1选择客户审批流程客户表明合作意向图4-1选择客户审批流程客户表明合作意向销售人员收集客户全面资料草拟销售合同销售部内部评审财务部估算销售金额总经理审批草拟合同销售人员与客户谈判事中控制审批流程公司在审批控制上应先由销售管理人员审核合同，再将签订的合同交由财务人员进行复核，最后合同金额超过50万元的由董事长审批签字同意，50万元以下的由总经理审批签字同意。在销售人员签订与客户签订合同后要明确人员分工，财务部门要及时定期梳理分析应收账款的动态信息，及时提醒相关责任人员进行追账。建立销售回款责任制度，让销售业绩不仅仅体现在在销售业绩上，对个人销售形成的应收账款积极催收、及早提醒。对于信用因审核不严格、催款不及时之类的主观原因造成坏账损失的情况要制定相应的罚则来提高员工的催款积极性。是销售人员签订销售合同是销售人员签订销售合同销售部管理人员审核财务部门复核>50万？董事长审批总经理审批否事后管理审批流程财务部门根据应收账款的动态信息在合同双方约定的期限快到期前提醒销售部门人员，相关的责任人员应该积极的采取措施对赊销货款实行追债，除此之外，相关责任人员也应该时刻关注客户的经营情况包括进货周期、结账周期，及时了解客户财务信息防范坏账风险。对于已经拖欠货款的客户，应该根据客户不同的情况采取不同的措施，具体措施如下：表STYLEREF1\s4SEQ表\*ARABIC\s11催收货款处理方法提供销售折让多次催款意愿仍不明显，坏账损失风险比回收成本大的客户递送催款公函、律师函不占道德优势，不愿对簿公堂付出额外人力财力的客户应收账款转让公司现金流量不足急需通过应收账款及时回笼来提高资金流动性时提起仲裁、诉讼其他催款方式不奏效，时效期未满，催款成本大于催款收益的客户公司完成从销售到回款业务循环后，要对特定客户的信用级别进行维持、调增或调减，对不同级别的客户采取不同的销售条件，具体如下：表STYLEREF1\s4SEQ表\*ARABIC\s12销售条件定位信用级别高、付款及时的客户放宽信用销售条件，加大合作，争取更大订单付款拖延、催款费力的客户慎重给予赊销额度和付款期限赖账不还的客户拉入“黑名单”或坚持先款后货原则材料采购审批流程设计事前采购计划审批流程需求部门提出采购申请仓管员确定采购数量需求部门提出采购申请仓管员确定采购数量采购部门制作采购计划部门管理人员和财务部门进行复核小于50万总经理审批大于50万董事长审批图4-3材料采购计划审批流程事中采购合同审批流程在采购事中避免一味的选择老供应商进行采购，采购人员要到市场上进行询价、比价和议价，择优选择供应商进行采购，与供应商进行采购谈判后起草采购合同，经需求部门管理人员审批财务部门复核其付款时间和付款方式再由总经理进行审批，最后签订销售合同。公司要合理制定相应的采购审批流程防范公司内部其他部门人员小金额采购出现先采购后虚假报销的行为。总经理审批总经理审批选择供应商并进行评议进行采购谈判采购部门起草采购合同需求部门管理人员审批财务部复核签订采购合同图4-4材料采购合同审批流程事后付款审批流程是采购部门填写付款申请是采购部门填写付款申请需求部门管理人员审核财务部门复核>50万？董事长审批总经理审批否图4-5材料采购付款审批流程工资审批流程设计考勤记录审批流程各部门汇总考勤和产能数据月末对员工进行公示核对各部门汇总考勤和产能数据月末对员工进行公示核对部门管理人员审批行政部文员进行工资核算图4-6考勤记录审批流程工资核算审批流程在次月6号前行政部文员应该根据公司的规章制度和现有的工资核算方法在核算好工资后由行政部主管审批交给财务部进行审核，财务部会计应该根据工资表和原始资料进行审核，再将审核无误的工资表和原始资料转回行政部。具体行政部文员核算工资表行政主管审批行政部文员核算工资表行政主管审批财务部会计审核转回行政部图4-7工资核算审批流程工资发放审批流程制作工资条发放给员工董事长审批工资表制作工资条发放给员工董事长审批工资表财务部出纳发放工资图4-8工资发放审批流程小结针对东莞市臻豪光电科技有限公司应收账款周转率低、材料采购审批缺乏有效的管理以及工资发放不及时三个方面存在的问题，我提出的解决措施是：一、事前对应收账款采取完善信用评价制度、市场调研和收集客户资料择优选择客户，必要时采取信用折扣的防范措施；事中采取建立销售回款责任制度，严格执行销售合同审批流程的控制措施；事后根据客户不同的还款态度制定不同的催款方式来管理公司应收账款。二、针对材料采购存在的问题制定事前采购计划审批流程、事中采购合同审批流程和事后付款审批流程来完善公司材料采购制度，合理利用公司的资金。三、根据公司工资发放不及时问题对考勤记录审批流程、工资核算审批流程和工资发放审批流程工资流程限定完成期限，提高工资发放效率，保障员工合法权益。通过完善