会议组织与记录制度

会议组织与记录制度一、制度目的本制度的目的是规范和引导企业内部会议的组织和记录工作，确保会议高效、有序地进行，及时、准确地记录会议内容，提高决策的科学性和有效性。二、会议组织2.1会议类型依据会议的目的和内容，会议可分为以下几种类型：战略会议：旨在订立和调整企业的长期发展战略和目标；决策会议：处理企业重点决策事项，达成共识并确定方案；工作会议：讨论并解决日常工作中的问题，并布置任务和协调工作；培训会议：为员工供应培训和学习机会，提升工作本领；评审会议：对项目、方案、合同等进行评审，并做出决策；汇报会议：汇报工作进展、成绩、问题和下一步计划；信息共享会议：传递紧要信息，增长部门或团队之间的沟通和合作。2.2会议召集负责人或部门经理有权召集会议，并需提前通知参会人员，通知方式可采用口头通知、书面通知或电子邮件等形式；会议通知应明确会议目的、时间、地方、参会人员、议题及所需资料等信息；会议通知应提前发送，一般不得少于48小时，特殊情况下可酌情调整。2.3会议议程会议召集人应提前订立会议议程，明确会议的主题、议题、时间布置和估计讨论时间；会议议程应包含每个议题的简要说明和预期实现的目标；会议议程应在会议开始前分发给参会人员，以确保大家对会议内容有所了解。2.4会议场合和设备会议场合应依据会议规模选择合适的大小，并供应所需的设备和工具；会议设备可包含投影仪、音响设备、白板或黑板、笔记本电脑等，依据需要进行准备；负责人或行政人员应提前确认会议场合和设备的可用性，并进行必需的准备工作；若遇特殊需求，如外地出差会议，需提前进行统筹布置，保证会议顺利进行。2.5会议记录每个会议应有专人负责记录会议内容，确保记录准确、完整；会议记录可采用纸质记录或电子文档记录，确保记录的可追溯性和保管性；会议记录内容应包含会议日期、时间、地方、主持人、参会人员、议题、讨论过程、决策结果和下一步行动计划等；会议记录应在会议结束后及时整理和发送给相关人员，并存档备查。三、会议纪律与规范3.1按时出席会议参会人员应定时参加会议，不得迟到或早退，迟到超出15分钟的，需请假或向负责人请示；若因特殊原因无法按时出席，参会人员应提前通知负责人或行政人员。3.2讲话秩序会议期间，参会人员应遵守讲话秩序，相互敬重，不得相互打断或阻碍他人发言；对于重点问题或有争议的议题，参会人员可依照事先商定的程序提出看法和建议，以达成共识；主持人在维护会议秩序和主题上具有决议权，参会人员应乐观搭配。3.3会议时间掌控会议时间一般不超出2小时，特殊情况下可适量延长，但应提前通知参会人员；参会人员应依据会议议程和预定时间，掌控发言时间，尽量确保会议高效进行；若发现议题过多或时间不足，应在会议开始前调整议程。3.4会议决策和行动会议期间，参会人员应以合作和协商的态度，共同决策和解决问题；会议达成的决策和行动计划应明确、具体，并及时记录和通知相关人员；与会人员如需参加决策的，应提前准备相关料子和资料，以确保决策的科学性和可行性。3.5会议纪要和跟踪会议结束后，会议记录人应及时整理睬议纪要，并发送给参会人员，并抄送相关人员；会议纪要应包含会议的要点、决策结果、行动计划和责任人等信息；跟踪会议决策和行动的完成情况，定期向参会人员和相关人员进行汇报和追踪。四、制度改进与监督4.1会议评估对每个会议进行评估，收集参会人员看法和建议，及时改进会议组织和效果；可通过问卷调查、访谈等方式进行评估，并准备评估报告。4.2制度修订依据会议评估结果和实际需要，定期进行制度修订，完善会议组织和记录制度；修订过程中，应听取相关人员看法和建议，并确保修订后的制度能够更好地适应企业的实际情况。4.3监督执行负责人应对会议组织和记录制度的执行情况进行监督，确保制