财务管理制度 (四)

财务管理制度

第一章总则

第二章账簿的设置及管理制度

第三章财务收支审批、报销制度

第四章流动资金管理制度

第五章财产物资管理制度

第六章固定资产管理制度

第七章债权债务管理制度

第八章发票票据管理制度

第九章财务档案管理制度

第十章预算管理制度

第十一章库房管理制度

附一工作职责

附二《出差管理规定》

附三《收入、借款、报销、支出凭单具体审核操作要求》

附四发票开具操作程序

附五财务核算要求

附六流程图汇总

第一章总则

第一条为了适应公司经营进展的需要，规范本公司的财务行为，加强财

务管理和经济核算，制定本制度。

第二条公司财务部、公司所属分支机构财务部门的一切财务活动，

必需遵循《中华人民共和国会计法》以及财政部颁布的《企业财务通则》、《企

业会计准则》等有关财经法规，依法行使职权，设置和使用会计科目，建立健

全内部财务管理制度，做好财务管理基础工作，照实反映财务状况，依法计算

和缴纳国家税收，确保公司财产的安全完整和保值增值。

第二章账簿的设置及管理制度

第一条公司财务部、公司所属分支机构财务部门必需依据会计制度的规

定设置应有的账簿，并正确使用会计科目，不准以表代账、以单代账。

第二条账簿的登记必需遵守“两则”及会计工作规范，做到准时准确、

字迹清楚，不得跳页隔行，改错要符合规定，保持账面洁净，按规定记账、结

账，逐月有合计、累计。

第三条启用会计账簿应按以下规定执行：

（一）在账簿封面上写明单位名称和账簿名称；

（二）账簿扉页上应附《经管人员一览表》，内容包括单位名称、账簿

名称、账簿页数、启用日期、会计主管和记账人姓名，并加盖名章和单位公章,

经管或接管日期，移交日期；

（三）账簿第一页，应设置账户目录，内容包括：账户名称，并注明各

账户页次；

（四）启用订本式账簿，应按顺序页数使用，不得跳页、缺号；使用活

页式账页，应按账户顺序编号，并装订成册。年度终了再按实际使用的账页顺

序编定页数和建立账户目录。

第四条会计人员要依据审核无误的会计凭证登记会计账簿。

（一）填制记账凭证必需符合规范要求，附件齐全，制单人、记账、稽

核（或会计主管）等均须加盖名章;

（二）登记账簿时，应按记账凭证日期、编号、经济业务内容摘要、金

额等逐项记入账内，做到登记准确准时，书写清楚；

（三）结账前，必需将本期内发生的各项经济业务全部登记入账，属于

本期调整的账项也要按规定全部结转有关账簿；

（四）编制会计报表前，必需把总账和明细账登记齐全，试算平衡，不

准先出报表，后补记账簿和办理结账。

第五条必需坚持对账制度，做到账证、账账、账实相符。

（一）账证相符

月终创造账证不符，就要对账簿记录和会计凭证进行核对。

1.检查总账与记账凭证汇总表是否相符；

2.检查记账凭证汇总表与记账凭证是否相符；

3.检查明细账与记账凭证及所涉及的支票号及其他结算票据种类是否

相符。

（二）账账相符

1、检查总账资产类科目各账户与负债、全部者权益科目各账户的余额合

计数是否相符；

2、检查总账各账户与所辖明细账贝艮户的各项目之和是否相符；

3、检查会计部门的总账、明细账与有关职能部门的账、卡之间是否相符。

（三）账实相符

1、现金日记账的账面余额与现金实际库存数额每日核对并填写库存现金

核对状况报告单，作为记录。发生长短款，应即列作“待处理财产损溢”，待

查明原因，经批准后再进行处理。会计主管人员应经常检查。

2、银行存款日记账的账面余额与开户银行对账单核对。每收到一张银行

到账单，经管人应在三日内核对完毕，每月编制一次银行存款余额调整表，会

计主管人员每月至少检查一次，并写出书面意见。

3、有价证券账户应与单位实存有价证券（或收款单据）核对相符，每半

2、公司报销坚持“一支笔”的原则，除总经理审批权限外的全部的财务

支出必需由董事长最终签字才能支款，否则，财务部不予受理。董事长出差期

间，依据职务排序由董事长授权总经理，总经理出差或外出时授权副总经理临

时代行最终财务审批权，后报董事长补签，无声署长签竽的房据财务不寿人原。

3、项目管理中心业务

属于项目中心日常经营所需要的开支，借款人持填写完整的《借款单》经

所在部门经理、项目经理、公司财务部经理、总经理、董事长签字同意后到财

务部办理付款；项目管理处发生的费用或支付事项如属总部职能部门管理的，

还应经总部职能部门审批（如清洁卫生费、工程修理费用、环境绿化费、水电

气费等）。

4、分公司业务

借款人持填写完整的《借款单》经部门经理、主管副总、财务部经理、总

经理、董事长签字同意后交财务部办理付款。《借款单》“领用人签字”处必

需由借款实际使用人签字，任何人不得代签。领取借款时应由本人直接到财务

部领取，确需由他人代领的，代领人需在借款单及支票登记簿上签字并注明代

何人领用。

（三）财务出纳依据符合审批手续的《借款单》，支出现金或签发支票。

第三条费用报销审批程序：

（一）一切费用报销必需填写《支出凭单》并附原始凭证，原始发票各

项目应填写完整，“付款单位”处必需标有本公司名称的字样，经办人必需在

原始发票背面签字;

（二）经办人须持填写完整的《支出凭单》及原始凭证，经部门经理、

项目经理、主管副总签字后交财务部经理审核；

（三）财务部经理就原始凭证的合法性、票据数据的准确性、费用开支

的合理性审疙无误妻孕后鉴学看史总经理、董事长签字批准；

（四）财务出纳依据符合审批程序的《支出凭单》，进行复核合格后,

方可赐予报销;

（五）因特殊状况无法准时归还的借款，借款人应以书面形式说明并注

明预期结款时间，报公司领导批准后方可延期还款。

（六）财务部出纳、会计应于每月20日对各项目当月尚未清款的借款以

书面形式进行催款，对超过10个工作日逾期未还且无书面批示的借款，财务

部将在借款人当月工资中扣除其所借款项，当月工资不足以抵扣的顺延至次月

直至全部扣回。

（七）公司统一报销时间为每周二，公司领导除有重大事情外，一般报

销日不外出，报销日如遇法定节假日，报销日顺延至节假日后第一个工作日，

非报销日一律不受理报销业务。

（八）费用的报销周期为一周,超过一周的费用财务有权不受理。借款

应在发生后的10个工作日内办完全部审批手续后到财务部报销。

（九）各分公司保安伙食费，允许每半个月预支一次，须由分公司财务

人员专人负责借款，自借款之日起20天内，到公司财务部报销已预支的实际

保安伙食费用，多退少补。

（十）公司选购、探望病人、支付员工或他人医药费用而发生的借款，

经办人（借款人）应于一周内持有效发票或就医收据到公司财务部报销冲账。

（十一）公司安排短期内到外埠出差、工作、学习，需要借款的人员，

应于工作、学习结束返回本岗位后7个工作日内到财务部冲账。

（十二）因工作需要，借支备用周转金的员工，应于本年度末12月20

日前将备用金交还（或报销冲抵）公司财务。来年需连续借用备用金时，应重

新办理审批手续。

第四条费用开支范围与标准：

（一）工资标准按国家有关规定及本公司工资体系中的级别工资执行，

由行政人事部制表上报总经理批准决定。公司财务部负责工资的发放和个人所

得税的代扣代缴。

（二）差旅费标准参照公司《出差管理规定》执行。

（三）业务款待费是公司、项目中心为业务经营的合理需要而发生的款

待费用，包括接待国内外来宾的宴请费、礼品费、款待用烟茶费、举办款待会

经费、开展国内外购销业务中必需的活动经费，以及公司负担的其他接待费用。

业务款待费原则上不超过公司年营业收入的千分之五。

（四）福利费是指依据国家规定提取的用于职工福利支出的费用，包括

职工福利费、工会经费和教育经费，计提标准分别为工资总额的14%、2%、1.5%;

以及依据国家有关规定应当由企业负担的各项保险；以上费用参照国家规定的

比例提取、缴纳。

第五条备用金分为日常工作备用金（指各部门有关人员确因工作需要而

预借的作为零星开支的款项）和项目管理用备用金。为了把握这部分零星而分

散的支出（主要形式是现金）采纳先领后用，用后报销的方法。

（一）日常工作备用金

1、使用范围和标准

1）各分公司伙食补贴支出，一般为半月的伙食补贴。

2）司机备用金200元。

3）选购备用金2000元。

4）总经理备用金3000元。

5）董事长备用金20000元。

2、经办人在费用事项发生后应准时办理审批手续，一般在7个工作日

内到财务部报销，对于未支付的业务借款应在7个工作日内归还财务部，

定额备用金然年终清理归还。

3、对于给付外单位和个人的款项（包括押金），经办人有催收的责任

和义务，部门负责人负有连带责任。

（二）项目备用金

1、备用金标准

现行项目备用金标准分为三档，一档3000元，二档2000元，三档1000

元c以项目距公司总部的履离作为确定备用金标准的依据，距公司远的项目备

用金额度相对较高，距公司近的项目备用金额度相对低。

2、项目备用金使用范围

1）各项目日常单项金额不超过200元的零星选购和紧急选购。

2）因突发事件、临时检查等而产生的款待费。

3）其他因计划外事件发生而产生的费用支出。

3、项目备用金的管理

1）各项目备用金支取时须由项目负责人批准，同时以电话方式向公司

总经理请示批准后方可使用。使用范围应符合公司用款有关规定，不符

合的不予报销，并要求借款人以现金清偿。

2）借款人须在借支备用金后的7个工作日内向本项目收款员办理清款

报销手续，超过7个工作日收款员有权拒绝办理，并要求借款人以现金

清款。

3）各项目收款员在每月25日前应将当月发生的备用金借款全部结清，

保证库存备用金的数量。每年末12月20日前将备用金交回公司财务部，

来年需连续借用时重新办理审批手续。

4）当月25日未能完成报销手续的备用金借款，收款员应要求借款人

做出书面合理说明并说明估计可清款时间。无合理说明的，收款员应准

时上报公司财务部，由公司财务部在借款人当月工资中予以扣除。

5）各项目收款员在离职时应准时清还原领取的备用金，由接任收款员

重新办理备用金借款手续。

6）项目清算时，应准时将前借项目管理备用金交回公司财务。

（三）财务部应严格把握备用金的领用，备用金使用部门必需严格依据

备用金审批的用途使用。

（四）财务部门必需设立备用金明细账，按部门、使用人设立户头，以

便准时反映备用金的领用、开支和核销，各明细账余额必需定期与总账余额相

核对。

（五）财务部应按季与备用金使用部门核对备用金使用状况，对于长期

未使用的备用金（原则上为半年），应通知领用人准时进行核销。部门经理对

本部门备用金的安全使用负完全责任。（应由项目会计对备用金负责,按规定

借给使用人,并准时报销收回）

第六条人事部应协作财务部对离职人员借款及备用金的清查工作，未

能准时清还借款及备用金的员工不允许离职。（应改为全部员工的离职都至少

应经财务部签字确认无借款事项,方可办理离职手续Q）

第七条公司一切借款、费用报销的程序，必需遵守以上规定，任何人不

得违反规定，擅自扩大费用标准，否则财务部不予办理。

第四章流动资金管理制度

第一条为加强流动资金管理，合理运用流动资金，确保公司资金安全高

效运转，对流动资金（现金、银行存款）收支实行计划管理。（预算管理）

第二条财务部负责公司一切财务收支预算的管理、编制、执行工作。

（一）公司各部门必需于每年11月25日前上报本部门下年度的资金收

入与支出计划，由财务部依据各部门上报的资金计划进行汇总、调整，并结合

总公司下达的经济指标编制公司下年度财务收支预算，（经审计部审核）后于

12月15日前上报公司总经理审批同意后，由财务部执行实施。

（二）公司一切费用开支必需严格依据预算执行，由财务部将年度预算

按项目、部门分解，按月把握。

（三）各部门每月的费用支出原则上不得超过当月费用预算，要提前支

出的属于年度预算内开支需向财务部和《索讨飒说明状况，由部门经理、财

务经理、总经理、董事长批准后支付，财务部应适当调整该部门其他月份的预

算金额，该部门当年费用累计支出不得超过该部门当年费用预算总额。

（四）各部门如遇特殊状况确属公司经营所必需的预算外支出，应写出

紧急用款报告说明状况、原因及其必要性，经财务经理、总经理、董事长批准

后，由财务部安排筹集资金。

（五）为保证公司的利涧收入，各项目管理中心的费用开支不得超过当

年该项目管理中心收入总额的90%o

（六）公司所属各部门3页结合实际状况，认真编制资金收支计划，凡没

有上报用款计划或超计划用款，又未经董事长批准的费用支出，财务部一律不

予办理。

（（^）由审计部对预算和计划的实际执行状况进行检查、监督和考评。）

第三条现金的使用管理必需遵守《现金管理暂行条例》的规定。

（一）库存现金必需严格遵守银行核定的库存现金限额。

（二）在日常经济交往中，凡现金收付其原始单据上必需有收款人、经

办人签字，并加盖收讫、付讫章。

（三）现金的使用范围：

1、职工工资津贴；

2、个人劳务酬劳；

3、依据国家规定颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等各种奖金；

4、各种劳保福利费用，以及国家规定的对个人的其他支出；

5、向个人收购农副产品和其他物资的价款；

6、出差人员必需随身携带的差旅费；

7、结算起点（1000元）以下的零星支出；

8、中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。

（四）不得坐支现金，凡现金收入应于当日，最迟不超过第二天上午送

交银行。

（五）不得用任何方式套换现金。

（六）不得将公司部门的现金按个人存款方式存入个人储蓄户头。

（七）不得携带大量现金到外埠选购。

（八）现金管理必需建立现金账

目，使用订本式账簿，按时间顺序记账，逐笔记载现金收付，做到日清

月结，保证账款相符；不得白条顶现金库存。

（九）财务部必需设立现金出纳岗位专人负责现金管理，存入保险柜，

保守柜码的秘密；妥当保管印章，按规定用途使用。（应明确什么印章）。

（十）银行存取款必需乘专车（应改为存取金额在1万以上）,（金额

在5万以上）由财务部两人办理，款额大时须增加保护人数，确保现金安全。

（十一）各项目管理处必需配备专职或兼职的财务出纳，管理处经理一

律不得兼任财务人员，非财务人员不得办理财务业务。

第四条银行存款是企业存入银行和其他金融机构的货币资金。财务部设

立银行出纳岗位，负责银行存款的专职管理，其职责是遵守国家政策法规，按

公司管理制度和银行的要求，处理银行存款的收支事项，准时准确地记录与监

督存款的增减转变，保证存款的安全完整。

（一）银行账户的管理规定：

1、公司开设银行账户，由财务部主办，上报财务经理、总经理、董事长

审批。开设账户后，准时通知公司相关部门，严禁其他部门自行开设账户，对

未经财务部申力、，总经理、董事长批准的开户文件，一律不予加盖公章。

2、银行预留印鉴只设有一套，由财务部专人负责保管，预留人名印章，

须经总经理、董事长批准。（财务部经理保管财务专用章、出纳保管人名章）

3、公司银行账户，仅限本单位使用，不得出租、出借账户。

4、变更账户名称，撤消、合并账户时，均需报财务经理、总经理、董事

长批准，由财务部统一办理。

5、财务人员要定期对账户的使用状况进行清理，对于长期闲置不用的账

户，准时上报处理。

6、公司银行存款的开户状况，非工作需要不得透露给公司以外人员与单

位，确有必要供应的要经财务经理同意；同时，禁止财务部人员将公司存款状

况供应或透露给财务部以外人员（总经理、董事长除外）。

（二）银行存款收付的管理规定：

1、财务部收到转账支票时，应当检查其有效性；银行存款要准时入账，

明确原始单据日期，并通知相关部门。

2、银行存款支出，必需严格依据审批程序办理，财务人员需认真检查各

项手续是否完备，并将相关证明与银行凭证对比保存，确认填写日期，以备后

查c大额付款要自行复查，并经他人复核。

3、出纳人员要按时编制4艮行存款余颤调整表，检查账户存款余额，避开

发生透支现象，当存款余额过低时，要准时向主管经理报告。

（三）支票使用管理规定：

加强对支票的管理，严格支票领用制度。从银行领用的空白支票，必需指

定专人妥当保管。

1、领用支票必需依据审批程序的要求，填写《借款单》，写明领用用途、

估计金额、张数和支票号码，经有关负责人签字后，出纳人员方可签发支票。

2、签发支票时，必需填写签发日期、款项用途和金额，按预留银行的印

鉴盖好印章，能确定收款单位的应填写收款单位名称，金额难以确定的可暂不

填写金额，但必需填写规定限额。

3、不得签发空白支票、远期支票、空头支票和印章与银行预留印鉴不符

的支票。

4、依据工作需要，业务人员一次领取支票不得超过三张，限在规定用途

内使用，领用后应在10个工作日内向财务部报销，限期内不能报销者，对其

停止签发支票；长期未报支票又无特殊原因的，财务部将依据支票结算金额从

领用人工资中扣除。

5、凡签发的限额支票，领用人必需在规定的限额内使用，有确实需要的

超限额开支，必需事先经财务经理同意后方可支用。否则，因此造成的损失由

使用人担当，并取消其支票使用资格。

6、逾期未用的转账支票要准时交回财务部注销，对于填写错误的支票必

需加盖“作废”戳记，作废支票不准撕毁或丢失，注销后应与“存根”一起交

财务部门保存，订入记账凭证，妥当保管。

7、银行出纳人员必需严格按规定管理支票，监控支票的使用状况，准时

催报支票，随时将有关状况上报财务部经理，保证银行资金的安全运转。

第五章财产物资管理制度

第一条为保证公司财产物资的安全完整，加强财产物资的管理，规范

财产物资的选购、使用及保管行为，特指定本制度。

第二条公司财产物资主要划分为固定资产、低值易耗品、物料用品，

固定资产的管理按《固定资产管理制度》执行，本制度仅适用于低值易耗品、

物料用品、库存商品的管理。

第三条低值易耗品的管理规定

（一）低值易耗品是指使用年限在一年以下或单位价值在2000元以下

的不能作为固定资产核算的管理用具、办公家具、器具等。主要包括：手机、

寻呼机、电话机、办公家具、办公器具等。

1、行政部负责低值易耗品的实物管理，建立备查账，全面登记低值易耗

品的编号、名称、购入时间、使用部门、使用人，保证易耗品的安全完整。

2、财务部负责低值易耗品的建账、核算工作，低值易耗品的核算采纳一

次摊销法。

（二）低值易耗品的购置

1、由各部门依据需要填写《请购单》，写明所需品名、数量，交由选购

部统一选购。选购部本着“货比三家，择优选购”的原则，合理选择经销商进

行选购。因特殊状况或选购物品专业性较强，可由行政部指定有关部门人员共

同选购，各部门应予以协作。

2、《请购单》审批程序：

经办人凭填写完整的《请购单》经部门经理、项目经理、主管副总、财务

经理、总经理、董事长签字同意后，据以办理借款手续。

（三）低值易耗品的入库

1、购回的货物必需办理入库手续，由选购人员凭原始发票、货物清单经

库管员验收确认无误后填制《入库单》（一式三联），《入库单》上须有选购

人员、库管员同时签字。

2、办理入库手续后，将原始发票、《请购单》、《入库单》第二、三联

交选购人员据以办理财务报销手续。

（四）低值易耗品的领用

1、各部门需要领用的物品须填写《领用单》由领用人、部门经理、项目

经理或主管副总、库管员、财务经理签字后，据以办理领用出库手续。

2、库管员每月将《领用单》进行汇总，统一填制《月物料发生状况汇总

表》于25日前上交财务部作为结转成本费用依据。

（五）各部门经理负责对本部门使用的低值易耗品监督、管理，对易耗

品的丢失、毁损负连带责任。凡属个人原因，使用不当造成易耗品的毁损、丢

失、灭失的，由责任人担当赔偿责任。

第四条物料用品、库存商品的管理规定

（一）物料用品是单位价值较低，用于日常工程设备、电器，日常清

洁等工作中的器具、零件、电料及物品等。

（二）物料用品的购置、入库、领用程序参照低值易耗品的相关规定

执行。

（三）物料用品的核算

1、物料用品、库存商品购入时，财务部依据原始发票、《入库单》注明

的数量按实际价格核算成本。

2、物料用品领用时，财务部依据《月物料发生状况汇总表》（《领用单》

汇总）注明的数量按加权平均价格结转成本。

（四）库管员应尽保管职责，凡属个人原因，监管不当造成物料用品的

毁损、丢失、灭失的，由责任人担当赔偿责任。

第五条财产物资的清查、盘点制度

（一）公司所属财产物资实行定期清查盘点制度，确保其安全完整。

1、月末盘点：由库管员于每月末自行盘点，并在每月31日前填制《月末

盘存表》由库房主管签字后上报财务经理，财务经理签字确认后上报财务总监

并分送选购部、工程部备查。

2、半年盘点：由财务部经理组织会计主管、库房主管、库管员每半年进

行一次彻底清查、盘点工作，以核实物料用品、库存商品的真实状况，保证物

料用品账实相符。

（二）公司所属低值易耗品如通讯器材、办公家具、办公用具等贵重物

品，每半年进行一次彻底清查、盘点工作，由财务部、行政部共同负责，以核

实低值易耗品的真实状况，保证易耗品账实相符。

（三）盘点时间：

1、月末盘点：每月26日至29日

2、年中盘点：6月第三周

3、年终盘点：12月第三周

（四）各经管部门对于盘盈、盘亏、毁损以及报废的物资，要准时查明

原因，由经管人员、部门经理、项目经理、主管副总、财务经理签字后，上报

总经理、董事长同意，由财务部进行账务处理。

（六）各经管部门应协作做好对账工作，按时进行物资盘点，分清责任，

确保账账、账实相符。

第六条各经管部门应认真负责确保公司财产物资的安全完整，如属个

人原因，造成公司物资毁损、丢失，由责任人赔偿经济损失。

第六章固定资产制度

第一条、固定资产是公司资产的主要构成项目，必需规范其管理活动，

以保证公司全部的固定资产正常使用和完整存在，防止闲置和铺张，正确核算

固定资产，计提折旧费用。

第二条、我公司固定资产划分标准；使用期限在一年以上的房屋，建筑物、

机械设备、工具器具等资产；不属于经营活动主要设备的物品，单位价值在

2000元以上，并且使用期限超过两年的均作为固定资产核算管理。主要包括:

汽车、计算机及附属设备、手持电话、传真机、投影仪、电视机、摄像机、录

象机、照相机、工程修理设备、高档家具等。

第三条、固定资产实行分级归口管理

（一）财务部是公司固定资产的主管部门，负责建立公司固定资产明细分

类账，使用专用账页，按固定资产部门、种类、具体品名设户管理。

（二）行政部负责公司固定资产的监管，负责对公司全部固定资产的监督

管理。登记公司物品台账，统一对固定资产及低值易耗品进行编号，记载其类

别、名称、规格、数量、购进时间、附属设备和使用部门、具体负责人等项目，

依据编号为固定资产及低值易耗品统一做出标识，并将其中固定资产的编号报

财务部且负责对固定资产转移、调拨、完好状态进行监管。

（三）依据公司固定资产的类别，由使用部门负责归口管理，按各类固定

资产的使用层次，实行分级管理。房屋、交通工具、办公设备由行政部管理，

机器、动力设备等由工程部管理，保洁、绿化工具由保洁、绿化主管负责，业

主供应的财产由各项目管理。

（四）使用部门依据公司固定资产管理规定执行，做到谁使用谁负责，保

证固定资产的安全及正常使用。

第四条、固定资产的核算与管理应符合国家有关规定

（三）固定资产购置的管理

1、各部门应依据公司业务进展计划，依据实际需要，填写《请购单》，

按规定程序执行审批手续（请购固定资产必需供应三个或以上的报价）。

2、新购置的固定资产由选购部会同使用部门共同清点数量、检查质量、

核实造价、险收无误后报行政部进行编号，并将编号填制在《固定资产验收单》

（一式三联）上，《固定资产验收单》经三方共同进行确认，财务部、行政部、

使用部门各执一联。

（四）固定资产使用管理

1、按固定资产的使用部门对自用固定资产进行登记，实行谁用谁管，责

任分明。

2、各部门所使用的固定资产由固定资产监管部门调配管理，对固定资产

的增减变动和分布状况准时进行登记，对内部调拨、报废等准时将变更信息报

财务部进行财务处理，并经常与财务部核对。

3、使用部门应做好固定资产的日常管理，定期修理保养，防止机器设备

毁损、丢失零件等，努力提高设备完好率和利用率，成套设备不得任意拆件改

做他用，保证财产完好无缺。

4、财务部应对本公司固定资产建立台账，同时将行政部对固定资产的统

一编号标注在对应的《固定资产账》中作为备查资料。依据国家的规定正确计

提折旧，本公司固定资产计提折旧采纳平均年限法，折旧年限参照房地产开发

企业固定资产折旧相关规定执行。

5、固定资产调拨管理

为了使公司合理安排资金，减少铺张，固定资产变更使用部门，在部门之

间转移，应由固定资产转出部门填写《固定资产转移单》一式三联，经监管部

门、财务部、调出、调入项目经理或主管副总签字报总经理层核准后，一联退

还固定资产监管部门，据以更改固定资产使用部门，一联留存转出部门作为转

出依据，一联交财务部备案据以调整使用部门，几方同时登记台账。

6、固定资产报废的管理

A）需报废的固定资产，由使用部门填写《固定资产减损单》，要写明

报废原因、使用年限、已提折旧额等，并由部门经理签字后交到固定资产监管

部门。

B）由行政部及专业技术人员、财务人员组成鉴定小组，对申请报废的

固定资产进行技术鉴定和作价，并负责在《固定资产减损单》上签字，注明意

见，作为报废固定资产的依据。

C）总经理对注明意见后的《固定资产减损单》签字批准。

D）财务部依据总经理签字后的《固定资产减损单》，进行固定资产报

废账务处理。

E）相关部门依据审批完成的《固定资产减损单》进行登记。

8、固定资产有偿调出的管理

A）对有偿调出或变卖的固定资产，由使用部门填写《固定资产调拨单》。

B）由专职技术人员依据固定资产的新旧程度、所提折旧额，按质论价,

合理确定价格，经行政部、财务部，总经理、董事长批准签字后方可出售，任

何人不得私自作价出售。

C）任何部门不得擅自调出变卖公司的各种财产。

第五条、固定资产必需定期进行清查盘点。

1、行政部定期对各部门固定资产进行抽查，保证固定资产数量、存放地

点、使用状况与台账登记一致。财务部每年会同行政部对固定资产状况进行盘

占C

2、各使用部门应定期与行政部进行本部门固定资产的盘点，做到账账相

符、账实相符。

3、创造盘亏盘盈的固定资产，应认真查明原因，分清责任，以书面形式

上报固定资产监管部门，总经理、董事长，待批示后准时处理。

4、因使用保管不当而造成的固定资产损坏、丢失、减值，应查明原因，

追究使用部门及保管使用人的责任。

5、清查盘点时间为每年12月份的第三周。

第七章债权债务管理制度

第一条债权和债务管理本着专人负责，准时清理的原则。财务部核算应

收、应付账款必需按客户设置明细账，具体记录款项、内容、经办人、批准人

等内容，由经办部门负责落实专人催收、清理。

第二条跨年度应收、应付账款，财务部每年都要进行对账确认，核实准

确，并按客户逐笔结转次年（包括内容、发生时间等）。

第三条财务部必需设专人核算应收账款，按地区、单位、个人建立户头，

与经办部门每月认真核对，创造问题应准时查明原因，调整差异，并联系客户

单位财务部门，核对确认，保证应收账款客户余额数据的真实准确。

第四条应收票据由财务挈指定专人管理，经管人员须认真审核应收票据

的真实性、合法性，妥当保管准时办理兑付。

第五条预付账款应严格依据购货合同执行，经总经理、董事长批准后，

由财务部协同经办部门办理。

第六条其他应收款的核算应分清项目，按部门、按借款人设立明细账，

由专人负责清欠。

（一）公司员工差旅费借款，必需于回公司后五日内报账，不得长期占

用，年末一律结清；

（二）备用金借款依据《财务收支审批报销制度》中备用金相关规定执

行，由经办部门查对清理;

（三）银行退票应查明原因，由财务部和经办部门准时联系，共同负责

清欠;

（四）其他应收款项参照以上条款办理。

第七条应付账款、其他应付款，须查明业务内容，由各经办部门负责人

签字，并供应牢靠的证据或经济合同书，由财务部核实后，经总经理批准，按

期付款。

第八条债权、债务时间过长经努力后确实无法清理的，应查明原因，写

出报告，经部门负责人签字，报总经理批签后，由财务部进行账务处理。

第八章发票票据管理制度

第一条发票的使用管理应遵守《中华人民共和国发票管理方法》及《北

京市发票管理暂行方法》的规定。

第二条财务部设专人负责发票的购买、登记、领用、管理。

（一）发票的购进，必需做到有计划购买，购买发票要先进行检查，创

造缺张少页等问题的，不能使用，应马上与税务机关更换；

（二）发票购进后，必需由专人负责保管，并登记造册；

（三）发票领用要严格执行领用制度，设立发票使用登记簿，领用时必

需按发票号码顺序登记，领用人必需签章；

（四）凡发票领用部门，都要建立发票领用登记簿，定期与财务部门核

对，领用人必需按发票号码顺序使用，各联复写，逐栏照实填写清楚。

第三条发票的使用必需依据分类使用的要求，对不同性质的经济业务，

必需依据规定的专用发票办理。

（一）开具发票应当依据规定的时限、顺序、逐栏、全部联次一次性照

实开具，并加盖单位财务专用章或发票专用章；

（二）开票人员务必按规定认真填制发票，并妥当保管增值税票及票据

存根。执行“谁领用、谁保管、谁负责”的原则，如有丢失，马上报告财务办

理挂失，并担当全部责任；

（三）填写错的发票，应加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得

销毁，用完的发票存根联要准时交回财务部登记，不得缺页。

第四条任何部门和个人不得转借、转让、代开发票；未经税务机关批准，

不得拆本使用发票，不得自行扩大业务使用范围。

第五条依据税务机关的要求，公司发票的使用状况要定期上报，已经开

具的发票存根联和《发票登记簿》，应保存五年，保存期满，报经税务机关查

验后，由税务机关集中销毁。

第九章财务档案管理制度

第一条会计档案是指会让凭证、会计账簿和会计报表等会计核算资料，

它是记载和反映经济业务的重要史料和证据。

第二条会计档案的范围：

（一）会计凭证：包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、

记账凭证、记账凭证汇总表、银行存款对账单及余额调整表等。原始凭证是进

行会计核算的基础，平常无论在任何部门保管，年度终了，都必需依据规定归

档C

（二）会计账•簿：包括总账、明细账、日记账、各种帮助登记簿等。

（三）财务报告：包括《会计制度》规定和主管部门临时通知编报的主

要财务指标快报，月、季、年度会计报表，报表附注及财务状况说明书。上级

主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告也包括在内。

（四）其他会计核算资料：凡与会计核算紧密相关的，由会计部门负责

办理的有参考价值的数据资料。实行会计电算化单位的软件数据资料、程序资

料及存储于磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计资料均应视同会计档

案一并管理。

第三条会计档案的整理立卷

会计年度终了后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档

案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺

序编号。

第四条会计档案的归档保管

（一）当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，

期满后原则上应由财务部门移交给公司的档案部门保管。移交时开列清册，同

时要填写交接清单，并在账簿启用表移交日期栏填写工年12月31日，移交日

后的签章项由账簿经管人签章，次行经管人员姓名项由会计档案保管人员签

章,

（二）会计电算档案中，由计算机打印输出的凭证、账簿、报表，其保

存期限与手工方式完全一致。存储于磁性介质上的会计资料在未打印成书面资

料前要妥当保管。同时，财务部门应明确复制备份数据的时间间隔，以及清除

数据的时间间隔。会计数据的备份应分别存于两个或以上不同的存储空间或磁

盘内。（记帐凭证每月打印终了后15日内打印装订完毕,帐簿年度终了后30

日内打印装订完毕,每天进行赊套备份）

（三）财务部门应指定专人负责会计档案管理工作，负责全部会计档案

的整理、立卷、保管调阅销毁等一系列工作。

（四）保存会计档案资料应做到防盗、防火、防潮、防虫，磁性介质还

要留意防尘、防热、防冻，要有相应的安全措施。

（五）机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人

员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。

第五条会计档案的借阅使用

（一）会计档案在财务部门管理的，除填写《会计档案案卷目录》以外，

还应分别建立会计档案清册和借阅登记清册，即应将历至的会计档案的内容、

保管期限、存放地点等状况登记清楚。使用会计档案借阅登记清册即将借阅人

姓名、单位、日期、数量、内容、归期等状况登记清楚。

（二）外单位借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经总经理和财

务总监批准后，方可办理借阅手续。

（三）公司内部人员借阅会计档案，应经财务部经理批准后，办理借阅

手续。

（四）借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不

得抽换。

（五）借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，特殊状况，必需

经财务总监批准。需要复制会计档案的，也应经财务经理批准后才能进行复制。

（六）经批准借阅会计档案，应限定期限，并由会计档案管理人员按期

收回。

第六条会计档案的保管期限应依据《会计档案管理方法》执行。规定的

保管期限，应从会计年度终了后的第一天算起。

（一）年度会计报表要永久保存。

（二）各种账簿和会计凭证至少要保存十年。

1、总分类账、银行存款日记账、现金日记账保存十五年。

2、涉及外事、对私改造等重要账簿凭证要长期保存。

（三）月份、季度会计报表要保存三至五年。

第七条会计档案的销毁

（一）会计档案保管期满，需要销毁时，由本公司档案部门提出销毁意

见，会同财务部门共同鉴定，严格审查，编制《会计档案销毁清册》。经总经

理审查，报经主管部门批准后销毁。对其中未了结的债权债务的原始凭证，应

单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止。

（二）公司按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财务部门共同派员

监销。

（三）监销人在销毁会计档案之前，应当按会计档案销毁清册所列项目

逐一清查核对；销毁后，要在“销毁清册”上签章，并将监销状况以书面形式

报告总经理。

（四）会计档案销毁后，经办人也要在“销毁清册”上签章，归入档案

备查。

第十章预算管理制度

第一条、目的

1、计划性：将公司在下一个预算期内的经营目标以货币和量化的形式表

现出来。

2、管理把握：通过预算数和实际执行数进行比较而实施管理把握。

3、授权与激励：将已确定的预算作为对各责任中心（包括：各部门、项

目中心、子公司及分公司）管理人员在预算规定的水平内获取资源，担当开支

和聘请新员工的授权，预算通过向员工制定严格可行的业绩目标而成为对员工

及责任中心管理人员的激励手段。

第二条、机构设置

1、领导机构：由物业公司总经理、副总经理、财务经理构成“预算委员

会”领导公司系统的预算工作。（应加审计负责人）

1-1预算委员会的职能：

（1）在民主集中的基础下，审定各部门、项目中心、子公司、分公司及

公司整体预算方案，呈董事长批准。

（2）组织预算修改工作。

（3）监督预算的执行状况，定期对预算执行状况与预算目标进行比较（日

常工作由财务部进行），对重大差异提出质询，并提交预算执行状况报

告，以供公司领导决策之用。

1-2预算委员会的会议时间

(1)每年11月30日,由预算委员会提出要求，要求各责任中心编制各

责任中心下年度的预算草案，并于10月25日之前上报到总部财务部。

(2)预算委员会于应为72力破9召开年度预算会议，审定各项目中心、

子公司、分公司整体预算。

2、机构：财务部负责预算的编制具体安排、各部门资料收集与汇总，日

常执行的监督与分析工作。

3、行机构：各责任中心为自身预算的执行机构，对其执行效果负责。

第三条、预算标准

1、同标准：公司与外单位之间资金收付所签订的明确的合同规定，可作

为预算的重要标准。

2、开支标准：公司针对工资、差旅费等开支所订立的严格的开支标准，可

作为预算编制及执行的重要标准。

3、历史标准：行业惯例或公司历史资料亦可成为预算编制及执行的指南。

4、其他标准：与预算指标有关的其他标准。

第四条、预算的核准

“年度预算书”最终报董事会批准后执行。(具体核准与决定权限见下表)

有关预算管理的核决权限明细表

表1

负责人3事总经理副总公司财务项目或子分公部门

项；

长经理部(索才司负责人经理

部)

一、年度预算的编制

1.项目中心/分公司决联/垓联核拟

/子公司预算

3.汇总年度预算书决联核拟

二、预算调整知决联1成拟草拟

三、预算执行监督知知监督执行执行

四、奖惩决决

（重

大）

第五条、预算要求

1、预算数据应与业务相吻合。公司预算与业务开展相适应，各责任中心

在编制预算之前应有具体的工作安排，并在此基础上编制预算。

2、预算应具有可执行性。预算作为公司行动之标准，应当是可执行的，

否则无法达到预制的目标或降低公司效率，预算要求应尽量切合实际。

3、预算应具可控性。预算分解由各责任中心执行，即成为各责任中心的

责任。各责任中心的责任应在其“能力”所能把握的范围之内，预算分解应遵

循可控性原则，不能向各责任中心强加不现实的目标。

4、预算应考虑不定因素。公司将来经营往往具有很大的不确定性，同时

又是公司所不能把握的。在编制预算时在合理范围内应尽可能的考虑到不定因

素对预算的影响。

5、预算的准时调整。当预算所形成的客观条件转变时（如机构重组、物

价上涨、国家法律规定），预算须进行调整，以适应新形势的需要。

6、预算应具有可协商性。各责任中心依据物业公司确立的整体经营目标

及预算编制要求编制预算草案，财务部同时亦对各责任中心测定的目标汇总编

制整体分项预算及物业公司整体预算，提交预算委员会，通过协商确定各项预

算指标。

7、准时反馈信息。财务部应建立预算执行记录与报告制度，准时将各责

任中心执行预算进度状况反馈给各责任中心负责人及总经理，以便准时创造不

足，寻求改进措施。

8、事后分析考核。年度结束后，应就预算目标与实际执行结果进行比较,

分析其差异原因，对属于责任人的责任者，应列入业绩考核范围。视情节赐予

奖惩。

第六条、预算构成与编制

（一）预算的构成

1、预算是公司的短期（一年和一年以下）通常可以用来把握将来年度（或

月份）之业务。按时间分为年度预算、季度预算和月度预算。本公司除编制年

度预算外，还需按月编制资金计划（具体见“资金管理规定”），一般不编制

季度预算。

2、公司预算年度及月份划分以公历制为准。

（二）预算的编制

1、每年77力庶，由预算委员会提出要求，要求各部门、项目中心子公司

及分公司编制各责任中心下年度的预算草案，安排预算编制事宜。

2、各责任中心于12月15日之前将各自的预算草案及文字报告上报到公

司财务部。

2-1预算草案内容及编制依据包括：（预算草案表样后附）

•支出预算

（1）人员薪资福利

（1）-1人员薪资：包括1）工资：按各责任中心下年度人员构

成参照公司制定的人员薪资等级标准，按年13个月核算制订。

（第13个月工资一般在第二年的1或2月预算中体现）2）其他

费用：包含各种奖励、加班工资以及劳务费支出。加班工资以基

本工资作为计算基数。

（1）-2餐费：以各责任中心人员构成数按人均一天一餐3元标

准，月22天计°视各责任中心具体状况，而相关补助的责任中

心不做此项预算。

（1）-3保险福利：包括：养老20%、大病10%、失业1.5%、X

伤0.4%、生育0.8%等险种的单位应缴部分以及财务核算中预提

的福利费14%。以各责任中心人员月工资总额为基数，按25%标

准计算提取。

(1)-4工服折旧费：按管理层420元/套/人/2年、文员250

元/套/人/2年、工程人员80元/人/套/2年标准，以12个月为

折旧期，年终无残值。

(2)行政费用

(2)-1交通费：包括：1)市内交通费：核算各部门在公司无

公车状况下因公外出而发生的交通费用。

(2)-2差旅费：核算各部门员工因公外出的差旅费。

(2)-3汽车费用：核算公司全部车辆发生的油耗费用、车辆保

养修理费、养路费、车船使用税等。

(2)-4办公费：包括：1)办公室租金/管理费：核算因管理需

要而租用的办公用房及公司规定负担的外派人员住宿用房发生

的租金及管理费。2)办公室水电杂费：核算因管理需要租用办

公用房而产生水电等费用。3)办公用品/资料费：核算公司购买

办公用品及因办公而产生的资料费用。4)办公设备修理费：核

算因修理在用办公设备设施发生的费用：5)其他：核算公司因

人才聘请、培训、会议、印刷、邮寄、订阅报刊杂志等日常办公

行为而发生的费用。

(2)-5通讯费：核算各部门因公发生的市话座机费、手机费的

费用。座机费以历史发生数据做参考，手机费按公司相关规定执

行。

(2)-6公关款待费：因公业务而发生的宴请费用。

(2)-1固定资产折旧费：因公采买的固定资产按年提取的折旧

费。

(2)-8其他：包括应在行政费用中核算的以上项目未包含的内

容。

（3）公共耗能（此类指标由工程部统一核算）

（3）7电费：包括管理范围内公共照明用电、公共机电用电、公共区域发生

的电费。应按不同标准分区域计算。

（3）-2水费：包括管理范围内公共区域或办公区域发生的全部

水费。包括：冷水费、排污费。应按不同标准分区域计算。

（3）-3天燃气费：包括管理范围内公共区域或办公区域发生的

全部天燃气费。应按不同标准分区域计算。

（3）-4供暖/冷费用：核算管理范围内因供暖或供冷形成的费

用。应按不同标准分区域计算。其中包括1）供暖/冷用电2）供

暖/冷用水3）供暖/冷用气/煤4）其他

（3）-5其他：包括管理范围内发生的其他性质的能源耗费。（如：

柴油等）

（4）自行修理：包括电梯系统、供配电系统、照明系统、消防系

统、供排水系统、防盗/监控系统、暖通/供冷系统、土建系统、

通讯系统、擦窗机系统、其他系统内发生的由自有修理力量承接

的修理任务而发生的费用及购入的自行修理用材料费。（此类指

标由工程部统一核算）

（5）外包修理：由外单位承接的对我公司及各项目管理范围内的

公共设施、机器设备的运行、保养、维护而发生的费用。（此

类指标由工程部统一核算）包括：

（5）-1电梯检测；（5）-2电梯维保；（5）-3消防系统维保;

（5）-4空调主机维保；（5）-5水箱清洗；（5）-6循环水处

理；（5）-7擦窗机维保；（5）-8监控系统维保；（5）-9楼

宇自控系统维保；（5）-10旋转门系统维保；（5）71石材修

理；（5）-12通讯系统维保；（5）-13强检费用：包括因高压

用具检测、避雷检测、仪器仪表检测、水箱化验、污水检测、

锅炉年检、消防系统检测等强制检测项目而发生的费用。(5)

-14锅炉热泵修理(5)-15其他：核算以上未包括的应计入外

包修理的费用。

(6)清洁绿化费

(6)-1保洁工资：由我单位自行管理公共区域清洁、绿化工作所产生的人员

工资。

(6)-2保洁餐费：由我单位自行管理公共区域清洁、绿化工作

所产生的人员餐费，餐费标准各责任中心依具体状况核定。

(6)-3保洁保险福利：养老20%、大病10%、失业1.5%、工伤

0.4%、生育0.8%等险种的单位应缴部分以及财务核算中预提的

福利费14%。以各责任中心人员月工资总额为基数，按25%标准

计算提取。

(6)-4保洁工服：核算保洁及绿化人员的工服支出。标准为80

元/套/2年。

(6)-5清洁耗材：对各项目管理范围内区域或设施进行清洁而

发生购买用具的费用。

(6)-6园艺绿化：在属于我公司各项目管理范围内的公共区域

或办公区域发生的绿化、园艺及因此而发生的机器设备、能耗支

出。

(6)-7节日装饰：因公司物业管理项目而发生的节日装饰费用。

(6)-8外墙清洗：因对属于我公司各项目管理范围内的建筑物

进行外墙清洗业务而发生的各项费用。

(6)-9灭虫灭鼠：因在属于我公司各项目管理范围内进行灭虫

灭鼠活动而发生的费用。

(6)-11垃圾清运：因对属于我公司各项目管理范围内进行垃

圾清除业务而发生的各项费用。

(6)-12客户联谊费：因与本管理范围内客户进行联谊活动而

发生的费用。

(7)保安费用(此类指标只限于保安部核算)

(8)其他费用

(8)-1审计：公司各类审计而发生的费用。

(8)-2公司保险：因公司及各项目管理需要而向保险公司投保

的各项保险费用。包括：财产险、机损险、责任险。

(8)-3各项认证：经公司领导批准而申请加入某类专业协会或

质量标准而发生的认证、审核、检查、入会费用。

(8)-4其他：其他相关费用。

(9)不行预见费：不属于以上各项的超出计划外的费用支出。按(1)

-(9)项总额的0.2%计算。

(10)税金：因公司经营而发生的各项税费。(此指标核算依据为公司

及各项目供应的年收入总额的5.5%)

•收入预算

(1)收入1：oooooooo

(美金按1:8.27换算)

(2)收入2。OOOOOO

(3)其他收入：其他非物业管理产生的收入；

•其他预算

全部经营活动中产生的其他形成的收入和支出，均应由各项目另行制

表对收入及支出状况进行预算，表格格式可参照上表。

2-2文字报告内容包括：

(1)各项目人员架构设置、编制成及工资标准明细、岗位职能说明

(2)各项预算指标编制依据、取费标准

(3)下年度之业务目标及重大事项安排

(4)下年度经营收入的总体及分项猜想

(5)其他预算中数据的具体说明

2-3预算均以月为单位，按年汇总并计算出各项目占全年预算的比例。

3.财务部对各责任中心预算草案审核后，于11月15日前编制汇总预算草

案，附上各部门、项目中心、子公司扩分公司预算草案及文字报告，向预算委

员会提交。

4.预算委员会于11月下旬召开年度预算会议，审定各项目中心、子公司、

分公司整体预算。

5.预算委员会将协商修改后的预算经总经理批准后，报请董事长批准。

6.预算一经批准即具有强制效力，各责任中心务必遵循。

第七条、预算的执行与监督

1.各责任中心等为预算的具体执行部门。

1-1安排到各责任中心的预算目标成为各责任中心的责任，应在可行的

权限内对责任的完成担当义务。

1-2由于各责任中心的业务不同，各责任中心担当的责任内容不一样。

2.各责任中心按月上报月预算资金需求状况表，于每月25日前报至财务

部，由财务部相关人员对月资金预算进行核实，结合全年预算对资金进行合理

把握，报副总经理、董事长批准后成为各责任中心次月可用资金额度的标准。

3.为保证预算目标的实现，应制定有效的把握监督系统。财务部为公司

系统的信息中心，应对各个责任中心预算执行状况进行有效记录，并按月分析

预算执行进度，准时将信息反馈到公司领导层及各责任中心。

3.财务部应就监督过程中创造的问题反馈到有关责任中心负责人，由责

任中心负责人提出改进意见，重大问题应向总经理、董事长呈报。

第八条、预算的调整

1.预算调整的基础：预算形成的客观条件的转变(如机构重组、物价上

涨、国家法律规定）构成预算调整的基础。一切主观因素不构成预算调整原因。

2.调整程序

2-1各责任中心在执行预算过程中，应随时分析客观条件状况，并对客

观条件影响程序进行分析，测定调整方案，向预算委员会提出调整申请。

2-2预算委员会依据各责任中心提出的调整方案进行争辩，经总经理、

董事长批准。

2-3财务部依据批准的责任中心的调整方案，编制调整预算。

第九条、预算纪律措施

1.奖惩方案：按绩效考核