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文档简介

非营利组织电子档案管理规范第一章总则为提高非营利组织电子档案管理水平，确保档案的安全性、完整性和有效性，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本规范。电子档案是记录组织活动及其成果的重要凭证，合理的管理制度能够有效促进组织的信息化建设和信息资源的合理利用。第二章适用范围本规范适用于本组织所有电子档案的产生、收集、整理、存储、使用及销毁等全过程。涵盖各类电子文件，包括但不限于会议记录、项目计划、财务报表、宣传材料、邮件通信等。所有部门及员工在日常工作中需遵循本规范，确保电子档案的规范化管理。第三章电子档案的分类与编码电子档案应根据内容和用途进行分类，常见的分类包括行政档案、财务档案、项目档案、宣传档案等。每类档案需设定独立的编码规则，以便于查找和管理。编码由档案管理部门负责制定，确保分类明确、编码规范，便于后续的检索和使用。第四章电子档案的收集与整理电子档案的收集应由相关责任人负责，确保收集的档案材料真实、完整。档案管理部门负责对收集的电子档案进行整理，整理流程包括：对档案进行格式统一，确保文件命名规范；对电子文档进行审核，确保内容的准确性；对已整理的档案进行分类存储，便于后续查阅。第五章电子档案的存储电子档案须存储于组织指定的电子档案管理系统中，确保数据的安全性和可靠性。存储系统应具备备份功能，每月至少进行一次数据备份，以防数据丢失。存储位置应定期检查，确保系统运行正常，及时更新和维护存储设备，防止因设备故障导致数据损失。第六章电子档案的使用与查阅所有员工在使用电子档案时，应遵循保密原则，非授权人员不得随意查阅。查阅档案需填写申请表，经档案管理部门审核批准后方可进行。查阅结束后，使用人需对档案进行妥善归还，确保档案不被更改或损毁。所有查阅记录应由档案管理部门进行登记，便于追溯。第七章电子档案的保密与安全电子档案涉及的敏感信息应采取加密措施，确保档案不被未授权访问。组织应定期开展安全培训，提高员工的保密意识和安全操作能力。对外部人员访问档案的申请，需经相关领导审批，避免因信息泄露造成不良影响。同时，设定档案访问权限，确保只有必要人员才能访问相关资料。第八章电子档案的销毁电子档案的销毁应遵循合法合规原则。对于超过保存期限的档案，需由档案管理部门进行审核，确认无继续保存的必要后，方可进行销毁。销毁过程应由专人负责，确保档案被彻底删除，避免泄露。所有销毁记录应妥善保存，以备后续检查。第九章监督与评估机制为确保本规范的实施效果，组织应建立监督与评估机制。档案管理部门需定期对电子档案的管理情况进行检查，评估档案的完整性和安全性。评估结果应形成书面报告，向管理层反馈，必要时提出改进建议。组织可定期召开档案管理工作会议，总结经验，分享最佳实践。附则本规范由档案管理部门负责解释，自发布之日起实施。非营利组织应根据实际情况，定期对本规范进行审查与修订，确保其适应性与实用性。组织鼓励员工对规范提出意见与建议，以持续改善档案管理

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