公司档案管理制度范文（2篇）

公司档案管理制度范文第一章总则第一条为规范公司档案管理，确保档案的安全与有效利用，提升工作效率和服务品质，特制定本规定。第二条档案管理涵盖档案的收集、整理、归档、保存、使用及销毁等流程。第三条公司档案以纸质和电子两种形式保存，其中纸质档案为主，电子档案为辅。第二章档案管理责任与权限第四条公司档案管理部门全面负责档案管理工作，其主要职责包括：（一）组织、协调及督导全公司的档案管理工作；（二）制定和修订档案管理制度和标准；（三）保管档案，确保其安全与完整；（四）提供档案查询、复制及服务；（五）执行档案的整理、归档和分类工作；（六）指导各部门、分支的档案管理工作；（七）建立和执行电子档案管理系统。第五条各部门、分支应遵循档案管理部门的规定，负责本部门、本机构的档案管理，并指定专人负责档案的管理与保存。第三章档案分类与归档第六条档案分类基于文件内容、形式和功能，归档规范相应制定。第七条在归档前，应对档案进行整理和编目，以保证其准确性和完整性。第八条归档档案应按指定位置存放，禁止擅自改动或移动。第九条归档档案需配备详细目录和编号，便于检索和使用。第四章档案保管与利用第十条档案应按规定的保存期限保管，并采取适当措施防止丢失、损坏或泄密。第十一条保管人员应定期检查和整理档案，确保档案的安全与完整。第十二条档案的使用应遵循既定程序，不得擅自取用或外借。第十三条档案复制及服务应按规程进行，以维护档案的安全和机密性。第五章档案的销毁与移交第十四条档案销毁需经过相关程序审批，由相关部门确认。第十五条档案移交需经过确认，双方应签署移交协议，并存档备查。第六章附则第十六条公司档案管理部门有权对各部门、分支的档案管理工作进行检查和监督。第十七条对违反本制度的人员，公司将进行纪律处分，并依法追究法律责任。第十八条本制度自发布之日起实施，由公司档案管理部门负责解释和修订。公司档案管理制度范文（二）一、目的与背景为确保公司档案资料的有效管理与维护，规范档案管理流程，进一步保护公司信息安全及知识产权，特制定本档案管理制度。二、适用范围本档案管理制度全面覆盖公司全体员工及实习生，涵盖电子档案与纸质档案两大类。三、档案管理职责1.公司领导层需承担档案管理的总体规划与决策职责。2.档案管理部门则负责档案的收集、整理、存储及借阅等具体工作。3.各部门需自行负责其内部档案的归档与管理。4.全体员工及实习生均负有保护档案资料安全的责任。四、档案归档流程1.档案管理部门负责将公司各类档案资料进行细致分类、整理、编目，并最终归档。2.归档过程中，需确保档案依据文件编号、名称、日期等信息进行有序排列，以便于检索。3.档案应分类存放于专用档案室，保持环境整洁、干燥，以防潮损。4.归档后，需及时做好档案备份，并定期开展档案检查工作，确保档案的完整与安全。五、档案借阅规定1.各部门或个人如需借阅档案资料，需提前向档案管理部门提交申请，并填写借阅登记表。2.借阅期限一般限定为____个工作日内，如有特殊需求需延长借阅时间，需再次向档案管理部门提出申请并说明理由。3.借阅期满后，借阅人需按时归还档案资料。4.借阅人需对借阅的档案资料严格保密，严禁复制、泄露或损毁。六、档案销毁流程1.档案管理部门需定期审查并清查过期档案资料。2.过期档案如需销毁，需经公司领导层审批同意后方可进行。3.档案销毁过程需严格遵守相关法律法规及公司规定，确保安全销毁并保护公司信息安全与知识产权。七、档案安全管理1.全体员工及实习生需严格遵守保密原则，严禁将档案资料外传。2.档案室需加强安全管理措施，防止非授权人员进入。3.电子档案需设置密码及权限控制机制，确保仅授权人员可访问及修改。4.对于重要及机密档案资料，需采取加密等保密措施以确保信息安全。八、违规处理措施对于违反本档案管理制度的行为，公司将依据相关法律法规及公司规定进行严肃处理包括但不限于警告、停职、辞退等处罚措施。九、其他条款1.员工可就档案管理