《计算机应用基础2》课件第06章

6.1公文的制作6.2请柬的制作6.3邮政编码查询表的制作6.4成批打印信件或发送电子邮件6.5员工情况信息表的制作6.6万年历的制作第6章办公管理应用案例分析6.1公 文 的 制 作

1．目的与要求

通过对公文案例制作过程的学习，掌握同类文档的制作。

2．案例分析与实现方法

在企事业单位工作的文秘职员，办公时可能会经常遇到处理公文之类的工作，这些文档往往有严格的格式要求，有时可能会感到比较棘手。本节以一个年终总结报告的编排方法与步骤为例，来阐述公文的制作。

1)完成《2006年度工作总结》的初稿、审稿、定稿

初稿由文秘来完成，审稿、定稿则由上级领导决定，由于这些均不在本书介绍之列，故省略。

2)合理设置页面、字体、字号

由于公文格式的特殊性，对纸型、页边距、文档网格以及标题、正文字体、字号等均有明确的规定，因此设置也带有一定的特殊性。打开Word文档(《2006年度工作总结》定稿)，首先选中文字，单击“格式”工具栏中的“字体”，打开“字体”对话框，在“字体”、“字号”下拉框中，分别对标题和正文字体进行设置，通常标题设置为黑体、小二号，正文设置为仿宋体、三号。在“文件”菜单中选择“页面设置”选项，打开如图6.1所示的“页面设置”对话框。

在“页边距”选项卡里将上、下、左、右值均设置为2.5厘米，方向设置为纵向；单击打开“纸张”选项卡，将纸型设置为16开(通常国际标准格式为A4纸，因在多数单位里仍旧使用16开纸型，故此文以16开纸型为例设置页面)；最后，进入“文档网格”选项卡，将每页行数设置为23行，点击“确定”按钮，完成第一步字体、字号以及页面的设置。

提示：如果经常从事公文制作，可将设置好的页面值保存为默认值。同样，也可将字体、字号设为默认值，在“格式”菜单中的选择“字体”选项，打开如图6.2所示的“字体”对话框，将中文字体设置为“仿宋GB2312”，字形设置为“常规”，字号设置为“三号”，单击对话框左下方的“默认”按钮，单击“确定”按钮即可。这样在以后编辑、制作公文时就不用重复进行字体、字号、页面的设置了。图6.1设定页边距图6.2将常用的字体、字号设为默认值

3)利用“边框和底纹”命令制作发文红线

公文通常分为上行文、下行文和平行文，简单地说上行文即请示、报告等文种，下行文即通知、指示等文种，平行文即函等文种，当然，上、下、平行文的格式也有所不同。这里我们以上行文为例进行介绍，在上行文公文格式中总少不了发文红线，制作发文红线的方法如下：

(1)在“格式”菜单中选择“边框和底纹”选项，打开如图6.3所示的“边框和底纹”对话框的“边框”选项卡，分别对线型、粗细、颜色、外部框线进行设置。图6.3“边框和底纹”对话框

(2)单击“横线”按钮，打开如图6.4所示的“横线”对话框，选择第一种线型，单击“确定”返回，在右键单击所画横线弹出的如图6.5所示的快捷菜单中，选择“设置横线格式”选项，在打开如图6.6所示的“设置横线格式”对话框的“高度”栏，将线型高度设为“1.5磅”；在“颜色”栏中选中“使用纯色(无底纹)”复选框，打开右侧颜色设置框的颜色面板，从中选择“红色”，效果如图6.7所示。图6.4“横线”对话框图6.5快捷菜单图6.6“设置横线格式”对话框图6.7发文红线

提示：由于每次输入六角括号都必须进入“符号”对话框中查找，相对麻烦，因此，为了加快行文速度，可将公文编号中的六角括号“〔〕”设置成快捷方式。具体办法是：在“插入”菜单中选择“符号”选项，打开如图6.8所示的“符号”对话框，找到并选中六角括号的左半边“﹝”，点击“快捷键”按钮。

打开如图6.9所示的“自定义键盘”对话框，将其快捷键设置为“Ctrl+1”，单击“指定”按钮，完成快捷键设置。图6.8“符号”对话框图6.9“自定义键盘”对话框依照此方法把六角括号的右半边“﹞”设置快捷键为“Ctrl+2”，这样以后每次处理公文时就不用进入“符号”对话框进行查找了，只用按“Ctrl+1”、“Ctrl+2”即可完成六角括号的输入(注：也可设置为你所熟悉的快捷键，更容易操作)。

4)利用“双行合一”命令制作公文落款中的单位名称

一般来说，单位发公文通常都会用正规的行文格式，而在正规的行文格式中总少不了单位落款一项。利用Word里的“双行合一”命令制作公文落款可谓方便、快捷，在工作中可以有效提高处理速度，大大节省时间。在“格式”菜单中选择“中文版式”菜单项中的“双行合一”选项，打开如图6.10“双行合一”对话框。输入单位名称(如：陕西省西安市网络技术研究所)，先输入需要合为一行的文字(陕西省西安市)，合理调整字符间距，查看预览效果，满意后点击“确定”。而后输入剩下的文字(网络技术研究所)，完成后可利用“Ctrl+[”和“Ctrl+]”快捷键合理调整两部分文字的字号大小，就会打开如图6.11所示的满意的公文落款。图6.10“双行合一”对话框图6.11应用“双行合一”功能制作的效果

提示：在文档编辑中，常常会用到一些符号，而键盘上并没有这些符号的按键，如：公文落款日期中用的标准零(○)等等。调出“符号栏”，可以加快落款中日期的处理速度。方法是：在“视图”菜单中选择“工具栏”菜单项中的“符号栏”选项，在Word文档的下面就会出现如图6.12所示的“符号”工具栏，在“符号栏”里面有很多常用的符号，最主要是方便落款中日期“○”的输入(注：落款日期中有一处“○”不同于阿拉伯数字中的“0”以及英文字母中的大、小写“O、o”，应注意区分)。图6.12“常用符号”栏

5)利用“小技巧”制作公文

我们知道，作为正规的公文，其落款通常包括发文单位、成文日期、主题词、报送单位、抄送单位、印制份数和发文日期等几部分组成，而主题词、报送单位、抄送单位、印制份数又分别由两条横线分割开来，如图6.13所示。图6.13落款中的横线制作如果用下划线或画笔来制作，效果会不佳，最主要的是不符合标准。我们完全可以利用上述画发文红线的方法，也可利用Word中的特殊功能来实现。制作粗横线的方法是：在英文输入状态下，按住Shift键不放，按“－”号(减号要连续输入直到合适为止)，然后按回车键，这样，一条粗横线就自动生成了。同样，细横线的制作方法是：先把输入法状态由英文切换成中文，按“－”号(减号要连续输入直到合适为止)，然后按回车键，一条细横线就会自动生成。

6)给公文添加页码

经过上面数步之后，一份正规的公文就基本“出炉”了，在完成之前别忘了给公文加上页码，在“插入”菜单中选择“页码”选项，打开如图6.14所示的“页码”对话框，选择页码添加的位置为“页面底端(页脚)”，对齐方式选“居中”，并勾去“首页显示页码”复选框(公文格式规定首页不显示页码)，单击“确定”即可得到如图6.15所示的效果公文。图6.14“页码”对话框图6.15公文完成后的最终效果

6.2请 柬 的 制 作

1．目的与要求

通过该案例的制作过程的学习，掌握Word软件的文字、图形、艺术字等编辑技术。

2．案例分析与实现方法

从事文秘工作时，经常需要编辑和打印请柬、宣传稿、贺卡等文档。这些文档往往需要具有优美的外观，本节将综合利用办公软件技术制作如图6.16所示的请柬。图6.16请柬样张

1)页面设置

一般的请柬往往不使用普通大小的纸张(如：A4或B5纸)。下面我们首先定义请柬所使用的纸张。在“文件”菜单中选择“页面设置”选项，打开如图6.17所示的“页面设置”对话框，在“页边距”选项卡的“方向”栏中，单击“横向”单选框，将纸张方向定义为横向；单击打开如图6.18所示的“纸张”选项卡，单击“纸张大小”下拉列表，从中选择“自定义大小”选项，在“宽度”和“高度”文本框中输入请柬的宽度和高度数值，例如宽度为26 cm，高度为20 cm，如图6.18所示，对话框右面的预览区中给出了纸张的大概形状，单击“确定”按钮。为保证Word处于页面视图中，在“常用”工具栏的“显示比例”下拉列表里选择“整页”，我们就在工作区看到请柬页面的全部了。图6.17“页面设置”对话框图6.18“纸张”选项卡

2)边框的使用

在一张白纸上写请柬的内容过于平白，可以修饰一下纸张。在“格式”菜单中选择“边框和底纹”选项，打开如图6.19所示的“边框和底纹”对话框，在“页面边框”选项卡的设置区域中选择“方框”选项，在“艺术型”下拉列表中选择边框图案，单击“确定”按钮，如图6.19所示的预览区文档的页面就多了一个边框。为了实现请柬的折叠我们把页面分为两栏，以使请柬的文字分为左右两个部分。在“格式”菜单中选择“分栏”选项，打开如图6.20所示的“分栏”对话框，在“栏数”文本框中输入2或者在“预设”区域单击“两栏”选项，单击“确定”按钮，注意标尺的变化，现在标尺有了两段白色的部分，说明页面已经分成了左右两栏了。图6.19“边框和底纹”对话框图6.20“分栏”对话框

3)插入图形

为了使页面更加丰富多彩，插入图形是必不可少的，我们可以插入一个自己编辑的图形文件，也可以插入Office自带的剪贴画，还可以使用自选图形。

在“视图”菜单的“工具栏”菜单项中选择“绘图”选项，在Word窗口下面就会显示出“绘图”工具栏。单击“”矩形按钮，在页面上拖画出一个狭长的矩形，右键单击矩形，在弹出的快捷菜单中选择“设置自选图形格式”选项，打开如图6.21所示的“设置自选图形格式”对话框，在“颜色与线条”选项卡的“填充”区域的“颜色”下拉列表中，选择“填充效果”选项，打开如图6.22所示的“填充效果”对话框，在“渐变”选项卡的“颜色”区中，选择“单色”单选按钮，在“颜色”下拉列表中选择“绿色”。图6.21“设置自选图形格式”对话框图6.22“填充效果”对话框在“底纹样式”区域单击“垂直”，在“变形”框中选择第二排第一个效果，单击“确定”按钮；在图6.21所示的“设置自选图形格式”对话框中选择“线条颜色”为深灰色；单击“线形”下拉列表，选择最细的线型，单击“大小”选项卡，将宽度设置为0.2 cm，单击“确定”按钮。

这就出现了一个有突出效果的线条，实际上它只不过是一个有突出效果填充的矩形。用鼠标把它拖动到页面的中央，为了更细致地移动它，可按住“ctrl”键用上下左右键进行进一步的调整，直到满意为止。好了现在输入请柬的正文，设置具体的字体字号，并在右侧插入图片后效果如图6.23所示。

4)插入艺术字

很显然，现在页面的右下脚有太多的空白，可以在这一片空间里放一些贺词，不过不是简单地输入文字，而是使用艺术字体。这样有两个好处：一是可以设置文字的特殊效果，二是字的大小可以任意地调整。单击“绘图”工具栏上的“”插入艺术字按钮，在弹出如图6.24所示的“艺术字库”对话框中选择一种艺术字体式样，单击“确定”按钮；输入贺词“节日快乐，万事如意”，选择合适的字体，单击“确定”按钮。图6.23插入图片后效果图6.24“艺术字库”的对话框现在艺术字已经插入到页面中了，不过它的位置和大小还需要进一步调整，用鼠标拖动它到合适的位置，拖动艺术字体的四周控点改变它的大小，直到合适为止，在默认情况下随着艺术字体框的变大，字也会随着变大，效果如图6.25所示。图6.25插入艺术字后的效果

5)使用背景

现在的页面已经相当紧凑了，唯一的不足就是页面的背景不足以很好地配合文字。

在“插入”菜单的“文本框”菜单项中选择“横排”选项，在页面上拖画出整个页面大小的一个文本框，将光标移至文本框的边缘处，等光标变为四个方向的箭头时，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置文本框格式”选项，打开“设置文本框格式”对话框，在“颜色与线条”选项卡的“填充”区“颜色”选项的下拉列表中选择“填充效果”选项。打开如图6.26所示的“填充效果”对话框，单击“纹理”选项卡，在“纹理”区的样板中选择第一排第三个“羊皮纸”图案，单击“确定”按钮回到“设置文本框格式”对话框，在“线条”区“颜色”选项下拉列表中选择“无线条颜色”，取消文本框的边框线。在“版式”选项卡的“环绕方式”区中选择“衬于文字下方”选项，单击“确定”按钮即可。这样一来，整个页面就出现了一张类似羊皮纸的纹理底衬，最终效果如图6.27所示。

说明：如果不使用文本框而直接采用“背景”填充，则背景会无法打印出来。图6.26“填充效果”对话框图6.27请柬内封最终效果

6)制作封面

前面我们完成的都是请柬里面的内容，但对于一个正规的请柬来说，还应该有一个封面，下面我们就来完成它。

用Ctrl+End键把光标切换到文档的结尾处，在“插入”菜单中选择“分隔符”选项，弹出如图6.28所示的“分隔符”对话框；选中“分页符”单选按钮，单击“确定”按钮，插入一个新的页面。首先插入一幅图片作为背景，再用艺术字作为封面的标题，如图6.29所示。

从图6.29可以看出，背景图片的颜色太鲜艳，页面不大协调，所以要对它做一些调整。

单击选中图片，在“图片”工具栏上连续单击“”减小对比度按钮，直到整个封面谐调为止。图6.28“分隔符”对话框图6.29封面效果

7)请柬的打印

我们编辑的两个页面实际上是一张纸的两面，由于在打印完一面后要将纸翻过来打印另外一面，所以第二页的“请柬”二字是放在右面的，这样在纸翻过来打印封面时才可以保证方向正确。那么怎么打印呢？在“文件”菜单中选择“打印”选项，打开如图6.30所示的“打印”对话框，在“页面范围”选择区域单击“页码范围”单选项，并在文本框中输入打印份数，此处为“1”。图6.30“打印”对话框单击“属性”按钮，打开“打印属性”对话框，在“基本”选项卡的“打印方向”区中选择“横排”单选按钮，在“纸张”选项卡的“所有页”区单击“自定义”按钮，打开“自定义纸张尺寸”对话框，在“尺寸”区将“宽度”设为“200.0”mm，高度设为“260.0”mm，单击“保存”按钮和“关闭”按钮，回到“打印属性”对话框，再单击“确定”按钮，回到“打印”对话框，单击“确定”按钮，打印第1页。

在打印完第一页之后要将纸翻过来，并将纸的上缘送入打印机的进纸口，同时在“页面范围”选择区域单击“页码范围”单选项，在文本框中输入2再打印第二页，这样，才不会把纸的方向搞反。

6.3邮政编码查询表的制作

1．目的与要求

通过该案例制作过程的学习，掌握利用Excel软件的工作表编辑、函数等技术。

2．案例分析与实现方法

公司因业务需要，经常要向外界发送大量信函，因此查找邮政编码就成了一件非常头疼的事。如果利用电脑制作一个简单的查询表，查询起来就会很方便。下面就综合利用办公软件技术来进行制作。

(1)启动Excel软件，建立“邮政编码”工作簿。

(2)切换到Sheet2工作表中，在A列单元格中输入“省市名称”，在B单元格中输入省市下属的“区、市、县名称”，在C列单元格中输入与B列相对应的“邮政编码”，区、市、县名称和相应的邮政编码可在“中国邮政电子商务网()”上查询到，将其复制粘贴到Excel相应的单元格中，并将各省市的名称复制粘贴到E列，效果如图6.31所示。图6.31邮政编码表

(3)选中B1至B10单元格(即北京市所有地名所在的单元格区域)，然后将鼠标定位在左上侧“名称框”中，输入“北京市”字样，并按“Enter”键进行确认。

(4)仿照上面的操作，对其他省、市、自治区所在的单元格区域进行命名。

提示：命名的名称与A列的省、市、自治区的名称保持一致。

(5)选中E1至E31单元格区域，在“名称框”中输入“省市”，将其命名为“省市”(命名为其他名称也可)。

(6)切换到Sheet1工作表中，输入“选择省市”等相关固定的字符，如图6.32所示。图6.32“选择省市”工作表

(7)选中B5单元格，在“数据”菜单中选择“有效性”选项，打开如图6.33所示的“数据有效性”对话框，单击“允许”右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选择“序列”项，然后在“来源”下面的方框中输入“=省市”，单击“确定”返回。

(8)选中C5单元格，在“数据”菜单中选择“有效性”选项，打开如图6.33所示的“数据有效性”对话框，单击“允许”右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选择“序列”项，然后在“来源”下面的方框中输入“=INDIRECT(B5)”，单击“确定”返回。

(9)选中D5单元格，输入公式“=IF(ISERROR(VLOOKUP(C5,SHEET2!B1:C375,2,FALSE)),",VLOOKUP(C5,

SHEET2!B1:C375,2,FALSE))”。

(10)以后需要查询邮政编码时，可以按以下步骤操作：

①选中B5单元格，此时在该单元格右侧会出现一个下拉箭头，单击此下拉箭头，在随后出现的下拉列表中，选择对应的名称(如“安徽省”)；

②选中C5单元格，选择对应的市、县名称，相应的邮政编码就会立刻出现在D5单元格中，效果如图6.34所示。

提示：也可以直接在C5单元格中输入相应市县的名称来查询其邮政编码。图6.33“数据有效性”对话框图6.34“数据有效性”设置效果

6.4成批打印信件或发送电子邮件

1．目的与要求

通过该案例制作过程的学习，掌握利用邮件合并技术实现成批信件的自动打印。

2．案例分析与实现方法

在文秘工作中，有时候需要向许多不同的客户发送邀请函等形式的信函，这些信函的内容除了姓名、地址等少数项目以外，其他都完全一样。要寄出这些成批的邀请信，有以下两种选择方案：一是把内容打印出来，然后手工填写收信人；二是在Word里制作一个内容相同但是收信人不同的文档，然后将每个收信人复制上去，最后再统一将其打印出来。但这些都不是最好的方法，Word中的邮件合并功能为这种情况提供了完美的解决方案。

本案例主要针对这种需要成批打印信件或发送电子邮件的情况，介绍Word中的邮件合并功能。邮件合并可将邮件中的某些位置用变量来表示，然后依次替换这些变量，生成大量信件。使用Word中的发送邮件功能，可以直接将邀请函发送出去，本实例效果如图6.35所示。图6.35邀请书实例效果

1)基础知识

(1)邮件合并的三个元素。在任何邮件合并中，都将处理三个不同的元素：开始时使用的主文档，为主文档提供信息的数据源，已完成的文档集(合并文档)。

①主文档：主文档是开始文档，其中包含了每个副本中相同的所有信息(常量)，例如套用信函的正文；它还包含每个副本中不同信息的占位符(变量)，例如在套用信函中，每个副本中的地址块和姓名等。②数据源：数据源是一个文件，它包含了在合并文档各个副本中不相同的数据(即变量的值)，例如要在邮件合并中使用的名称和地址列表。该数据源可以是MicrosoftWord表格、MicrosoftExcel工作表、MicrosoftOutlook联系人列表或MicrosoftAccess数据库等。

③已完成的文档集：已完成的文档集是一系列主文档的副本，在这些文档中，有些文本在所有副本中都是相同的，而有些会随着文档的不同而发生变化。

(2)“邮件合并”功能可以创建的文件类型。利用“邮件合并”功能可以创建的文件类型有信函、电子邮件、信封、标签和目录，这几种形式的文档大同小异，分别用于下列场合：

①信函——将信函发送给一组人。

②电子邮件——将电子邮件发送给一组人。

③信封——打印成组邮件的带地址信封。

④标签——打印成组邮件的地址标签。

⑤目录——创建包含目录和地址打印列表的单个文档。

(3)邮件合并的三个过程。不管选择什么样的文档类型，整个合并大致包括如下三个过程：

①创建邮件合并的主文档。

②建立合并用的数据文档。

③通过邮件合并将建立的数据文档合并进入主文档。

2)邀请函的制作

本案例中以向公司合作伙伴们发出一封会议邀请函为例，介绍邮件合并功能的一般使用方法。

创建主文档——会议邀请函。首先制作信函的主文档——会议邀请函，具体操作步骤如下：

①在Word中新建一个“空白文档”。

②设置纸张大小为“letter”。③首先在文档中键入邀请函的内容，并设置标题字体为“宋体”、“二号”，字间距为“10磅”，段间距为“2行”；正文字体为“宋体”，“小四”，“1.5倍”行距。

④在正文落款前插入如图6.36所示的图片，设置为浮于文字上方。

⑤在页眉输入文字“新世纪网络科技有限责任公司”，设置为“宋体”、“小二”、“红色”、“加粗”，右对齐。

⑥在页眉插入如图6.37所示的图片，大小缩放48%，浮于文字上方，置于页眉左边。图6.36正文图片图6.37页眉图片⑦在页脚依次输入公司的地址、邮编、电话等内容，并设置“宋体”、“11磅”、“加粗”、“红色”。

⑧通过设置边框和底纹，在页脚文字上添加一条横线。

⑨以文件名“会议邀请函”保存。

提示：在编辑页眉后，页眉区下会自动出现一条横线，按删除、退格键都无法去掉它，此时，我们可以通过取消页眉的段落边框来实现横线删除。

3)准备数据源文件

创建通讯录，文件类型可以是Excel工作簿、Word文档，也可以是Access数据库，该通讯录包含有如下记录：

4)邮件合并

(1)打开主文档，在“工具”菜单的“信函与邮件”菜单项中选择“邮件合并”选项，打开如图6.38所示的“邮件合并”任务窗格。

图6.38“邮件合并”窗格

(2)在“选择文档类型”选项区中选择“信函”单选项，然后在窗格的底部单击“下一步：正在启动文档”进入向导的下一步。

(3)在图6.39所示的任务窗格的“选择开始文档”选择区中选择“使用当前文档”选项，然后单击“下一步：选取收件人”，进入向导的下一步。图6.39“选择开始文档”窗格

(4)在图6.40所示的任务窗格的“选择收件人”选择区中，首先选择要合并的数据源文件，这里我们选择“使用现有列表”，然后单击“浏览”按钮，在选取数据源对话框中选择并打开要合并的数据源文件(也就是前面我们创建的通讯录文件)。

图6.40“选择收件人”窗格

提示：除了可以选择事先创建好的数据源文件外，我们还可以选择Outlook的联系人通讯录或者根据向导创建新的列表。

(5)选择了源文件后，Word自动进入如图6.41所示的选择“邮件合并收件人”对话框，选择在本次邮件合并中要使用到的具体收件人，在对应选项前的复选框中单击即可选中或取消选中，然后单击“确定”按钮。图6.41“邮件合并收件人”对话框此时在“邮件合并”任务窗格中显示出当前的收件人地址列表的来源，单击“下一步：撰写信函”，进入下一步骤。

(6)在如图6.42所示的主文档中将光标移动到姓名所在位置，然后在任务窗格中单击“其他项目”选项，打开“插入合并域”对话框，在“域”选择区的列表中选择“姓名”项目插入文档中，完成后关闭“插入合并域”对话框，并在“邮件合并”任务窗格中单击“下一步：预览信函”，进入下一步骤。图6.42“插入合并域”对话框

提示：在主文档中，凡带有书名号“《》”的内容，为插入的合并域(变量)，其余内容为固定的文本(常量)，可以像编辑普通文本一样设置格式和版面以及插入图片。

(7)在如图6.43所示的“邮件合并”任务窗格中单击“收件人”左右两个方向的按钮，可以预览所生成的多封信函，同时也可以单击“编辑收件人列表”来重新编辑收件人名单，预览无误后，单击“下一步：完成合并”生成合并文档。Word会按照预览的效果为每一个收件人生成一份文档，按收件人的顺序放在文档中。图6.43“预览信函”窗格

(8)在如图6.44所示的“完成合并”任务窗格中选择“编辑个人信函”选项，打开如图6.45所示的“合并到新文档”对话框，选择要合并记录的范围。

如果仅需要编辑当前记录，则单击“合并到新文档”对话框中的“当前记录”按钮，如果仅需要编辑连续的几条记录，则在“合并到新文档”对话框中输入起始记录号和终止记录号。图6.44“完成合并”任务窗格图6.45“合并到新文档”对话框

(9)选择好要加入合并文档的记录，单击“确定”按钮，Word将建立一个新的文档，其中包含了所选定的多封信函。这是一个完全独立的Word文档，用户可以为每封信函根据需要做一些其他的改动，也可以保存起来，同时要注意保存主文档。

提示：综上所述，在邮件合并步骤中，有很多分支选项，在本例中所做的选择只是许多可选项中的一种。读者可以尝试在邮件合并向导的帮助下，选取其他类型的选项，观察所生成的文档效果。

5)打印信函

如果要将邮件合并完成的信函合并到打印机，可以将信函直接输出到打印机，其操作步骤如下：

(1)在“邮件合并”任务窗格的步骤(8)(“完成合并”)中，单击“打印”。

(2)在“合并到打印机”对话框中，设置要打印的范围，再单击“确定”按钮。

6)通过电子邮件发送邀请函

将邀请函进行了邮件合并后，还可以通过电子邮件发送出去，具体操作步骤如下：

(1)在“工具”菜单的“信函与邮件”菜单项中选择“显示邮件合并工具栏”选项，打开如图6.46所示的“邮件合并”工具栏。图6.46“邮件合并”工具栏

(2)单击“邮件合并”工具栏上的“”合并到电子邮件按钮，打开如图6.47所示的“合并到电子邮件”对话框。

(3)在“邮件选项”区域中的“收件人”下拉列表中选择“联络邮件”；在“主题行”文本框中输入电子邮件的主题，如“会议邀请函”；在“邮件格式”下拉列表中选择“HTML”；在“发送记录”选项区中指定电子邮件的范围，这里选择“全部”。图6.47“合并到电子邮件”对话框

(4)单击“确定”按钮即可向电子邮件中合并数据源，此时在页面底部信息栏中将显示合并的条目数，如图6.48所示。

(5)当系统完成邮件合并工作后，会弹出邮件编辑窗口，此时单击工具栏上的“发送”按钮即可完成选定范围内收件人电子邮件的发送。图6.48“合并记录”提示条

7)制作统一信封

制作好给客户的信函后，还需要打印信封。这项工作可以使用邮件合并中专门的信封制作向导来完成，具体操作步骤如下：

(1)在“工具”菜单的“信函与邮件”菜单项中选择“中文信封向导”选项，打开如图6.49所示的“信封制作向导”开始对话框。

(2)单击对话框中的“下一步”按钮，进入如图6.50所示的“信封制作向导”样式对话框。图6.49“信封制作向导”开始对话框图6.50“信封制作向导”样式对话框

(3)在对话框中的“信封样式”栏的下拉列表中选择一种信封样式。

(4)单击对话框中的“下一步”按钮，打开如图6.51所示的“信封制作向导”生成选项对话框。

(5)选择对话框中的“以此信封为模板，生成多个信封”单选按钮，在使用预定义的地址簿下拉列表中选择“MicrosoftWord”，再选择“打印邮政编码边框”复选框。

(6)单击对话框中的“下一步”按钮，打开如图6.52所示的“信封制作向导”完成对话框，单击对话框中的“完成”按钮，系统自动生成信封模板。图6.51“信封制作向导”生成选项对话框图6.52“信封制作向导”完成对话框

(7)根据需要对信封进行一定的修改。将“收信人地址二”、“发信人姓名”和“发信人职务”删除，然后把“发信人地址”和“发信人邮编”放在同一个文本框内。

(8)将收信人信息文本框中的字体设置为“宋体”、“小三”、“加粗”显示；将发信人文本框中的字体设置为“宋体”、“小四”显示。

(9)将发信人的地址和邮编占位符删除，输入发信人的地址“西安市未央大学园区陕西科技大学内”和邮编“710021”。修改后的信封效果如图6.53所示。图6.53修改后的信封效果

(10)单击“邮件合并”工具栏中的“”打开数据源按钮，打开如图6.54所示的“选取数据源”对话框。

(11)在对话框中选择Word地址簿文件(即前面我们创建的通讯录文件)，单击对话框中的“打开”按钮，返回到Word。图6.54“选取数据源”对话框

(12)单击“邮件合并”工具栏中的“”收件人按钮，打开如图6.55所示的“邮件合并收件人”对话框，在此显示的就是刚才选择的数据源列表，这里列出了邮件合并的数据源中的所有数据，可以通过该对话框对数据进行修改、排序和删除等操作，还可以在左边的复选框中去掉对勾以排除不需要打印的地址列表，然后单击“确定”按钮返回到信封编辑页面。图6.55“邮件合并收件人”对话框

(13)将“收件人地址一”占位符选中，单击“邮件合并”工具栏上的“”插入域按钮，打开如图6.56所示的“插入合并域”对话框。

(14)在“域”列表中选择“联络地址”，然后单击“插入”按钮即可将地址域插入替换到文档中。

使用同样的方法，将信封上的其他信息都插入到相应的数据域，最后完成的信封如图6.57所示。图6.56“插入合并域”对话框图6.57插入相应数据域的信封效果

(15)单击如图6.46所示的“邮件合并”工具栏中的“”合并到新文档按钮，打开如图6.47所示的“合并到电子邮件”对话框，单击“确定”按钮，结果即完成信封制作，如图6.58所示。

至此，统一格式的信封就制作完成了，用户可以直接打印信封或保存信封信息。图6.58信封的最终效果

8)实例总结

邮件合并应用的场合主要是当要处理一批信函时，信函中有相同的公共部分，但是又有变化的部分。在日常工作中，邮件合并除了可以批量处理信函、信封等与邮件有关的文档外，还可以轻松地批量制作标签、工资条、学生成绩通知单、商品报价单等等。

邮件合并功能实际上就是在普通的Word文档中增加了一些域，域中的内容相当于程序设计中的变量，这些变量在后续的工作过程中可以用其可能的值来代替，于是由一个模板可以自动生成许多不同的信函，利用这一特点，还可以生成许多类似的函件。有关域的更多内容，读者可参阅相关的书籍，本案例不再详述。

6.5员工情况信息表的制作

1．目的与要求

通过该案例的制作过程的学习，掌握Excel工作簿的建立、打开、保存和打印，数据在工作表中的输入以及如何格式化单元格等的使用技术与技巧。

2．案例分析与实现方法

员工情况信息表是公司和企业内部经常使用的一类电子表格，它管理着员工的各种基本信息(如员工编号、姓名、出生日期、部门、职务、联系电话、家庭地址等)，有很强的通用性。与它相类似的表格有通讯录、客户名单和商品报价单等。

本案例中的员工情况信息表，不仅给管理员工的各种基本信息提供了一个良好的界面，而且通过对单元格进行修饰，使其更清淅美观，便于查阅与打印。本案例文档效果如图6.59所示。图6.59员工情况信息表工作表本身就是一个二维表格，因此使用Excel来制作表格，很适宜对数据的管理。本案例的制作展示了一个完整的电子表格的制作流程。

1)新建文档

启动Excel2003，Excel会默认建立一个空白的Excel工作簿，并定位在此工作簿的第一张工作表“Sheet1”中，如图6.60所示。

图6.60新建Excel文档

2)输入数据

Excel允许用户向工作表的单元格中输入中文、英文文本、数字、公式等数据。在工作表中输入数据，首先用鼠标单击单元格，然后直接用键盘输入内容或在编辑栏中输入。

(1)选定单元格A1，然后输入表头标题“员工情况信息表”。依次在A3至I3单元格中输入列标题“编号”、“姓名”、“性别”、“出生日期”、“部门”、“职务”、“联系电话”、“家庭地址”、“Email”，如图6.61所示。图6.61输入表头和列标题

(2)选定单元格A4，然后输入第一个员工编号“‘0001”。

在单元格中输入数字型文本，如输入编号“0001”时，可先输入英文单引号“’”，再输入数字“0001”，这样系统默认“‘”后输入的数字是文本形式；否则如果仅输入“0001”，系统将默认为数字形式1。

(3)使用自动填充快速输入其他员工编号。选定已输入编号“’0001”的单元格A4，将鼠标指向单元格右下角的小黑方块(填充柄)，在指针变为“”黑十字时，用鼠标拖动填充柄至单元格A8，然后释放鼠标按键，则鼠标经过的单元格A5至A8将自动填充序列“0002”～“0005”，如图6.62所示。

(4)依次输入具体的员工信息。如图6.63所示。图6.62使用自动填充功能输入数据图6.63输入具体的员工信息

3)格式设置

工作表数据内容录入完后，还要对工作表进行必要的修饰美化，即格式化工作表。基本的格式设置包括字体格式、对齐方式、数据格式、行高列宽、单元格边框和底纹等。

(1)设置单元格字体：

①选定单元格A1，在“格式”菜单中选择“单元格”选项。

②打开如图6.64所示的“单元格格式”对话框，选择“字体”选项卡，设置“字体”为“黑体”，“字形”为“加粗”，“字号”为“18”号。

③单击“确定”按钮，返回工作表。

④用鼠标单击单元格A3，拖动鼠标到I3单元格，以选定全部列标题(即单元格区域A3:I3)，设置“字形”为“加粗”。

(2)设置单元格对齐方式：

①用鼠标单击单元格A3，再按住Shift键，用鼠标单击单元格I8，选定所有员工记录(即单元格区域A3:I8)，然后在“格式”菜单中选择“单元格”选项。

②打开如图6.64所示的“单元格格式”对话框，在如图6.65所示“对齐”选项卡的“文本对齐方式”区，从“水平对齐”下拉列表中选择“居中”，从“垂直对齐”下拉列表中选择“居中”。图6.64设置单元格字体图6.65设置单元格对齐方式③单击“确定”按钮，返回工作表。

④选定单元格区域A1:I2，然后在“文本对齐方式”区中设置对齐方式：水平和垂直都为“居中”，同时在文本控制选项中勾选“合并单元格”，则原单元格区域A1:I2合并成一个单元格A1，实现表头标题跨列居中，如图6.66所示。

提示：当要合并的单元格区域中有多个单元格包含有数据时，会弹出如图6.67所示的提示窗，询问是否要合并，如合并则只保留单元格区域中最左上角的数据。图6.66标题设置跨列居中图6.67合并提示窗

(3)设置数字格式：

单元格中的数据默认是常规格式，即工作表中的出生日期是“1968-12-28”的格式，这不符合我们中文的习惯，可通过设置数字格式来改变单元格中数据的显示格式。

①选定单元格区域D4:D8，然后在“格式”菜单中选中“单元格”选项。

②打开如图6.68所示的“单元格格式”对话框，选择“数字”选项卡，在“分类”列表中选择“日期”，在“区域设置(国家/地区)”下拉列表中选择“中文(中国)”，在“类型”列表中选择“2001年3月14日”。图6.68设置数字格式③单击“确定”按钮，返回工作表，则出生日期以“1968年12月28日”的格式显示。

提示：单元格中的数字格式决定了工作表中数字的显示方式，表6.1列出了Excel2003中的数据类型。表6.1Excel2003中的数据类型

(4)调整行高列宽：

在工作表中，列宽的默认值为6.38，用户可以根据实际需要设置每列的宽度。

①把光标放置在A列列标上，光标变为“”，然后拖动鼠标到G列列标上，释放鼠标左键，此时即选定了A至G列。

②将光标置于选定列的任一列标右边界，光标变为“”，然后双击鼠标左键，将自动设置所选列的宽度为最适合的宽度(即每列中最宽项的宽度)，如图6.69所示。图6.69最适合的列宽③此时整个表格的宽度过宽，可以考虑减少某些列的宽度。这里通过手工调整减少“家庭地址”列的宽度，把光标置于H列列标右边界，光标变为“”，按住鼠标左键，在光标旁将显示当前列的宽度值，然后拖动鼠标到适合的宽度(21.25)，释放鼠标左键，就可以手动改变列的宽度了。

提示：还可以在“格式”菜单的“列”菜单项中选择“列宽”选项，来精确设置选定列的宽度值。而对于工作表的行来说，行高是根据输入字体的大小来自动调整高度的，用户同样可以根据实际情况，使用类似的方法来设置行的高度。④手动减少H列列宽后，会发现由于单元格宽度不够，有些单元格里的内容不能完全显示出来，这时可通过设置单元格内文字“自动换行”使得数据能完全显示。首先选定H列，然后在“格式”菜单中选择“单元格”选项，或在右键单击弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”选项，打开“单元格格式”对话框，在“对齐”选项卡中的“文本控制”区选中“自动换行”选项，最后单击“确定”返回工作表，此时H列中不能完全显示的内容将会自动换行显示出来，如图6.70所示。图6.70自动换行效果

(5)为单元格设置底纹：

为了使员工记录显示更清楚明了，增强工作表的视觉效果，可以为单元格添加底纹图案，具体的操作步骤如下：

①选定列标题，在“格式”菜单中选择“单元格”选项。

②打开如图6.71所示的“单元格格式”对话框，在“图案”选项卡的“颜色”选项中选择“天蓝色”，然后从“图案”下拉列表中选择“6.25%灰色”图案。图6.71设置单元格图案③单击“确定”按钮，返回工作表，则看到设置区域已经添加上了底纹。

④选定第一条员工记录(单元格区域A4:I4)，设置图案“颜色”为“浅青绿”。

⑤选定第二条员工记录(单元格区域A5:I5)，设置图案“颜色”为“浅绿”。

⑥选定第一、二条员工记录(单元格区域A4:I5)，使用自动填充，拖动填充柄至最后一条员工记录，释放鼠标按键，此时填充柄经过的区域全部被填充成第一、二条记录(说明这是一个连带格式的复制粘贴过程)，效果如图6.72所示。图6.72使用自动填充复制底纹格式⑦单击填充柄右下角出现的“”复制粘贴智能按钮，在弹出的下拉菜单中选择“仅填充格式”，此时填充柄经过的区域又还原为原来的记录内容，只是保留了已设置的格式，效果如图6.73所示。如此表格实现了隔行添加相同颜色的底纹，使员工记录明显区分开。

提示：自动填充功能不但能以序列方式填充，还能以复制粘贴的方式填充，甚至可以仅仅复制粘贴格式。图6.73添加底纹后效果

(6)为单元格设置边框：

Excel工作表中默认的网格线并不是真正意义的表格线，仅是编辑时的参考依据，在预览及打印时均不能显示出来。如果希望有表格线，就要为表格设置边框，具体操作步骤如下：

①选定所有的员工记录(单元格区域A3:I8)，在“格式”菜单栏中选择“单元格”选项。

②打开如图6.74所示的“单元格格式”对话框，选择“边框”选项卡。

③在“线条”区“样式”列表中，选择倒数第三行第二列的“线条”样式，从“颜色”下拉列表中选择线条颜色“自动”，然后单击“预置”区的“”外边框按钮，为整个表格添加外部边框，从预览草图上可以查看设置效果。图6.74设置边框④在“线条”区“样式”列表框中，选择第一列倒数第一行的“线条”样式，然后单击“预置”区的“”内部按钮，为表格添加内部边框。

⑤设置完毕后单击“确定”按钮，返回工作表，此时整个表格已添加上一外粗内细的边框。⑥选定表头标题(单元格A1)，在如图6.74所示的“单元格格式”对话框的“边框”选项卡中，选择倒数第一行第二列的“线条”样式，单击“边框”区的“”下边框按钮，为表头标题添加双下边框，如图6.75所示。单击“确定”按钮，返回工作表，此时出现一双划线分隔开表头标题与表格数据主体。

提示：若要删除所有边框，请单击“预置”区下面的“”无边框按钮，就可以删除所选定区域的边框线。图6.75设置下边框

4)命名工作表

在Excel工作簿中，工作表默认的名称是“Sheet1”、“Sheet2”、“Sheet3”等，在工作表中输入了数据以后，就应该给工作表重新命名一个相应的名称，以方便标别。在这里，把“Sheet1”工作表命名为“员工情况信息表”，具体操作步骤如下。

(1)在Excel窗口下面的工作表标签区中，单击选中要重命名的工作表标签。

(2)在“格式”菜单的“工作表”菜单项中选择“重命名”选项，此时当前工作表标签被反相选中，如图6.76所示。图6.76工作表标签

(3)在工作表标签中直接键入新名称覆盖当前名称，回车确认，就可以重命名工作表了。这里输入“员工情况信息表”，如图6.77所示。

图6.77重命名工作表

5)删除多余的工作表

在一个新建的Excel工作簿中，默认有三个工作表，我们可以根据需要来添加、删除工作表。删除多余的工作表具体操作步骤如下：

(1)在Excel窗口下面的工作表标签区中，单击选中要删除的工作表标签，按住Ctrl键单击可选中多个工作表标签，这里选中工作表“Sheet2”和“Sheet3”。

(2)在“编辑”菜单中选择“删除工作表”选项，此时当前被选中的工作表被删除，如图6.78所示。图6.78删除工作表

6)冻结窗格

当信息表中的记录很多时，随着滚动条的滚动，列标题往往会被屏幕隐藏起来，这就给数据的浏览和输入带来很大的不便。通过Excel提供的“冻结窗格”，可以把工作表区域分为不同的区域(窗格)，并冻结上窗格或左窗格，使得始终要保持可见的列标题或行标题在滚动时不会移动，具体操作步骤如下：

(1)单击选中第一条记录的C4单元格，在“窗口”菜单中选择“冻结窗格”选项。

(2)此时C4单元格上边的“行”与左边的“列”就被冻结，不管再怎样滚动工作表，冻结的部分不会作任何的移动，如图6.79所示。图6.79冻结窗格

7)隐藏工作表中的网格线

当表格制作完成后，可以把工作表中的网格线隐藏起来，使得整个工作表视图更清楚，具体操作步骤如下：

(1)在“工具”菜单中选择“选项”选项，打开如图6.80所示的“选项”对话框。

(2)在“视图”选项卡的“窗口选项”区中取消“网格线”的勾选，单击“确定”按钮退回工作表。此时当前工作表(仅对当前工作表)的网格线就被隐藏起来了，如图6.81所示。图6.80“选项”对话框图6.81取消“网格线”后的效果

8)打印工作表

在制作好员工情况信息表后，为方便查看和传阅，可以将工作表打印出来，在打印前需要对工作表进行必要的页面设置及打印设置。

(1)页面设置。要将员工情况信息表打印到纸张上，必须首先设置纸张的页面大小、打印边距、页眉/页脚等，有时还要进行一些与工作表相关的特殊设置，比如当要在每页顶部都打印出标题信息时，就要设置打印标题，具体操作步骤如下：①在“文件”菜单中选择“页面设置”选项，打开如图6.82所示的“页面设置”对话框。

②选择“页面”选项卡，在“纸张大小”下拉列表中选择“A4”，在“方向”选项区中选择“横向”。

③选择“页边距”选项卡，如图6.83所示，分别调节“上”、“下”边距为2.5，“左”、“右”边距为1.9；在“居中方式”选项中选择“水平”选项，则工作表在打印纸张上始终是水平居中对齐。图6.82“页面设置”对话框图6.83设置“页边距”④选择“页眉/页脚”选项卡，如图6.84所示。首先单击“自定义页眉”按钮，打开如图6.85所示的“页眉”对话框，在右文本框中输入页眉文字“陕西科技大学”并选定，然后单击“”字体按钮，在弹出的“字体”对话框中设置“字体”为“隶书”，“大小”为“11”，“下划线”为“单下划线”，单击“确定”按钮退出“字体”对话框，再单击“确定”按钮退出“页眉”对话框，此时自定义的页眉将出现在“页眉”下拉列表中。图6.84“页眉/页脚”选项卡图6.85“自定义页眉”⑤在“页脚”下拉列表中选择内置的页脚样式“第1页，共?页”，设置的结果会在预览框中显示，如图6.86所示。

在“自定义页眉/页脚”对话框中，通过其提供的一系列快捷工具按钮可以对页眉/页脚进行快速设置，这些快捷工具按钮的功能如表6.2(从左至右)所示。图6.86设置页脚表6.2快捷工具按钮⑥当员工记录很多需要多页打印时，为了能在每页上都打印有顶端标题行信息，可在如图6.87所示的“工作表”选项卡中，单击“顶端标题行”选项框右边的按钮，此时切换到工作表选择视图状态，然后使用鼠标在工作表中选择标题行，这里选择第1至第3行，这时在浮动的“页面设置—顶端标题行”对话框出现了选定的标题行区域“$1:$3”，如图6.88所示。图6.87“工作表”选项卡图6.88选择“顶端标题行”⑦单击“”按钮，返回“页面设置”对话框。单击“确定”按钮，完成所有的页面设置，返回工作表。

(2)打印预览。表格的页面设置效果如何，在工作表编辑状态下是无法看到的，只有在“打印预览”或打印到纸张上才能看到。通过“打印预览”可以模拟显示打印的效果，还可以在预览状态直接修改页面设置，具体操作步骤如下：

①在“文件”菜单中选择“打印预览”选项，或单击“常用”工具栏中的“”打印预览按钮，进入“打印预览”窗口，打印预览效果如图6.89所示图6.89打印预览效果②预览窗口中显示的效果与打印出来的真实效果完全相同，还可以通过预览窗口上方相应的快捷工具按钮缩放预览效果、打印及重新设置页面参数等。

③预览结束后单击“关闭”按钮退出预览状态，返回工作表编辑状态。

(3)打印员工情况信息表。通过打印预览查看没有问题后，就可以进行打印了，具体操作步骤如下：

①在“文件”菜单中选择“打印”选项，打开如图6.90所示的“打印内容”对话框。

②在“打印内容”对话框中设置打印参数，然后单击“确定”按钮完成打印。图6.90打印内容设置

9)实例总结

本案例的制作几乎包括了Excel2003各种最基本的操作，从工作簿的创建到保存，从数据的录入到设置单元格格式，从设置行高列宽到页面的设置及打印，都是Excel2003应用中必须要掌握的，很适合初学者的学习。

6.6万年历的制作

1．目的与要求

通过该案例的制作过程的学习，掌握Excel2003函数的使用方法与技巧。

2．案例分析与实现方法

通过本案例介绍用Excel制作万年历的方法。这个万年历可以显示当月的月历，还可以随意查阅任何日期所属的月历，非常方便。具体制作步骤如下

(1)启动Excel2003，新建一个工作表，取名保存为“万年历.xls”，并在相应的单元格中，输入如图6.91所示的文本。图6.91输入数据样本

(2)同时选中B1、C1、D1单元格，按“格式”工具栏上的

“”合并及居中按钮，将其合并成一个单元格，并输入公式：“=TODAY()”。

选中B1(合并后的)单元格，在“格式”菜单中选择“单元格”选项，打开如图6.92所示的“单元格格式”对话框，在“数字”标签中的“分类”列表中选中“日期”选项，再在右侧“类型”列表中选中“二○○一年三月十四日”选项，单击“确定”退出，即将日期设置成了中文形式。

注意：TODAY()函数用于提取当前系统日期，请将系统日期调整准确。

(3)选中F1单元格，输入公式：“=IF(WEEKDAY(B1,2)=7,”日“,WEEKDAY(B1,2))”；选中H1单元格，输入公式：“=NOW()”。

选中F1单元格，打开如图6.92所示的“单元格格式”对话框，在“数字”标签的“分类”列表中选中“特殊”选项，再在右侧“类型”列表中选择“中文小写数字”选项，单击“确定”退出，即将“星期数”设置成了中文小写形式，如图6.93所示；选中H1单元格，打开如图6.92所示的“单元格格式”对话框，在“数字”标签中的“分类”列表中选中“时间”选项，再在右侧“类型”列表中选中一款时间格式，单击“确定”退出。效果如图6.94所示。图6.92“单元格格式”对话框图6.93“中文小写数字”设置图6.94设置效果

注意：

①上述F1单元格的公式含义是：如果(IF)当前日期(B1)是星期“7”(WEEKDAY(B1,2)=7)，则在F1单元格中显示“日”；否则，直接显示出星期的数值(WEEKDAY(B1,2))。

②上述第二个函数(NOW())用于提取当前系统日期和时间，也请将系统日期和时间调整准确。

(4)在I1、I2单元格分别输入1900、1901，然后同时选中I1、I2单元格，用“填充柄”向下拖拉至I151单元格，输入1900～2050年份序列。

用同样的方法，在J1至J12单元格中输入1～12月份序列。

(5)选中D13单元格，在“数据”菜单中选择“有效性”选项，打开如图6.95所示的“数据有效性”对话框，按“允许”右侧的下拉按钮，选中“序列”选项，在“来源”下面的方框中输入：“=$I$1:$I$151”，或拖动选择“I1：I151”单元格区域，单击“确定”退出。

用同样的操作，将F13单元格数据有效性设置为“=$J$1:$J$12”序列。图6.95所示的“数据有效性”对话框

注意：经过这样的设置以后，当我们选中D13(或F13)单元格时，在单元格右侧出现一个下拉按钮，按此下拉按钮，即可选择年份(或月份)数值，快速输入需要查询的年、月值。

(6)选中A2单元格(不一定非得是A2)，输入公式：“=IF(F13=2, IF(OR(D13/400=INT(D13/400),AND(D13/4=INT(D13/4),D13/100<>INT(D13/100))),29,28),IF(OR(F13=4,F13=6,F13=9,F13=11),30,31))”，用于获取查询“月份”所对应的天数(28、29、30、31)。

注意：上述函数的含义是：如果查询“月份”为“2月”(F13=2)时，并且“年份”数能被400整除[D13/400=

INT(D13/400)]，或者(OR)“年份”能被4整除，但不能被100整除[AND(D13/4=INT(D13/4),D13/100<>INT(D13/100))]，则该月为29天(也就是我们通常所说的“闰年”)，否则为28天。如果“月份”不是2月，而是“4、6、9、11”月，则该月天数为30天，其他月份天数为31天。

(7)选中B2单元格，输入公式：“=IF(WEEKDAY(DATE

($D$13,$F$13,1),2)=B3,1,0)”。再次选中B2单元格，用“填充柄”将上述公式复制到C2～H2单元格中。

注意：

①上述B2公式的含义是：如果“查询年月”的第1天是星期“7”WEEKDAY(DATE($D$13,$F$13,1),2)=B3）时，在该单元格显示“1”，