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文档简介

集团企业邮箱管理制度企业邮箱管理规定第一章总则为了让我们公司在信息交流上更高效、更安全，特地制定了这份企业邮箱管理规定。邮箱不仅是我们日常工作的得力助手，也是我们与外界沟通的桥梁。搞好邮箱管理，能有效避免信息泄露，提升整体的工作效率。毕竟，信息安全可不是小事儿。第二章适用范围这份规定适用于我们公司所有员工，包括管理层和偶尔使用邮箱的外部人员。所有使用企业邮箱的朋友们都得遵守这些规定，确保在工作中能正常、安全地使用邮箱。第三章管理规范3.1邮箱申请与使用1.申请流程：新入职的同事在入职时需要填写《企业邮箱申请表》，然后交给部门主管审核，再提交给信息技术部。外部人员如果需要临时使用企业邮箱，得提前申请，并提供相关证明，经过信息技术部的审核才行。2.邮箱使用：企业邮箱只能用于工作相关的邮件，绝对不能拿来处理个人事务或从事任何非法活动。大家要好好保护自己的邮箱账号和密码，绝对不能随便分享给别人。3.2邮件内容管理1.邮件分类：所有邮件都要按照工作项目进行分类和存档，这样才能方便查找和确保信息的安全。重要的邮件记得标记为“重要”或“紧急”，这样能及时处理。2.邮件存档与删除：邮箱里的邮件要定期整理和存档，过期的邮件需要根据公司的规定进行删除。重要邮件要备份，确保信息不会丢失。3.3信息安全1.密码管理：大家应该定期更换邮箱密码，密码要包含字母、数字和特殊字符，长度至少要有8位。如果怀疑邮箱被盗用，务必要立刻改密并通知信息技术部。2.邮件安全：对于敏感信息，发送前应该使用加密工具处理一下。第四章操作流程4.1邮箱注册与激活1.信息技术部会负责创建和激活邮箱，确保用户的信息准确无误。2.用户收到激活邮件后，要按照指引完成首次登录并修改初始密码。4.2邮件发送1.发送邮件时，主题要明确，正文信息要表达清楚。2.如果需要抄送其他人，确保邮件内容和接收对象相关，避免信息冗余。4.3邮件接收与回复1.大家要定期查看邮箱，及时处理收到的工作邮件，保持信息流动的高效。2.需要回复的邮件，最好在24小时内给出反馈，如果有特殊情况，记得提前告知发件人。第五章监督机制5.1监督责任1.信息技术部负责日常的邮箱管理和维护，定期检查邮箱的使用情况，确保规定的有效实施。2.各部门的主管要对本部门员工的邮箱使用进行监督，发现问题及时纠正。5.2违规处理1.对于违反邮箱管理规定的行为，信息技术部可以根据情况给予警告或停用邮箱等处罚。2.情节严重的，将按照公司的相关纪律处分规定处理。5.3定期评估1.每季度进行一次邮箱管理规定的评估，听取员工的反馈，及时修订和完善规定。2.评估结果会形成书面报告，提交给公司管理层审议。第六章附则1.本规定由信息技术部负责解释和修订，自颁布之日起实施。2.如果需要修订，必须经过公司管理层审核通过后方可实施。第七章其他条款7.1生效日期本规定自颁布之日起生效，所有员工需在生效日期内了解并遵守。7.2附录附录中可以包括《企业邮箱申请表》、《邮件分类标准》、《密码管理指引》等文件，供员工参考

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