学生顶岗实习管理工作台账及建档规范

学生顶岗实习管理工作台账及建档规范李作专高级讲师20161229目录一、顶岗实习的重要性认识二、技工院校学生顶岗实习台账及建案的重要性三、最新关于对学生顶岗实习台账及档案的文件要求四、顶岗实习档案的特点五、顶岗实习档案的收集内容-以机械技师学院为例六、顶岗实习档案的现状及存在问题七、顶岗实习档案管理措施及有效利用顶岗实习是培养学生职业技能与综合素质的重要途径；也是了解毕业生的职业技能与综合素质的主要窗口；顶岗实习是专业教育课程的重要组成部分，是不可或缺的实践教学；是学生步入社会的良好平台，是学生就业的敲门砖；它不仅与学生、学校相关，而且与实习单位、与社会相关，是一项系统工程。学校只有有效地运用台账及档案管理才能更好地服务于学生的顶岗实习，对学生的顶岗实习进行指导，提高学生顶岗实习的效果，为学生顺利就业打开绿色通道。一、顶岗实习的重要性认识二、技工院校学生顶岗实习台账及建案的重要性1、利于全面掌握学生顶岗实习期间的发展状况通过顶岗实习档案对学生的实习情况进行了详细的记录，对学生的知识、技能及各方面的素质情况进行了解，可以加深企业对学生的了解，便于毕业生顺利的进行就业。2、利于用人单位对人才的甄别和选拔顶岗实习建档可以从一定程度上反应出学生各项职业技能及相关的综合素质，用人单位可以较为全面地对学生的实习情况进行了解，在招聘的过程中企业不再需要从多方面进行测试，造成人力、财力及物力的浪费。3、利于技工院校顶岗实习的规范管理、规避风险顶岗实习涉及到教育教学管理、教师管理、及学生管理，一定程度上可以反映出技工院校的综合管理水平。高效规范的台账档案管理机制能有效的防范和应对学生顶岗实习期间易发多发的各类敏感问题。三、最新关于学生顶岗实习台账及档案的文件要求2016年4月，教育部等五部印发《职业学校学生实习管理规定》第四章第三十一条：职业学校应组织做好学生实习情况的立卷归档工作。实习材料包括：（1）实习协议（2）实习计划（3）学生实习报告（4）学生实习考核结果（5）实习日志（6）实习检查记录等（7）实习总结四、顶岗实习档案的特点1.专业性。顶岗实习是在学生针对所学专业对口的企业中进行的，根据其专业设置的岗位不尽相同，因此，其形成的档案也具有很强的专业性特点。2.成套性。学生去企业顶岗实习，首先，学校在教学的顶层设计上要有计划，各系部、就业指导中心对企业要有甄别，学生外出之前要“四有”---有动员和培训、有相关保险购买、有三方协议签订、有顶岗实习审批，顶岗实习期间要有检查和督导，顶岗实习过程要有记录、结束要有考核、结果要有反馈。由此可见，顶岗实习建档工作具有成套的系统性特点。3.分散性。因为学生所学专业不同，顶岗实习地点也是分散不一，即使是同一个专业，也有可能分散在不同的企业，即使在同一企业，也可能分配的岗位和工作内容不尽相同，因此，其档案形成具有明显的分散性的特点。五、顶岗实习档案的收集内容-以机械技师学院为例1.有关学校方面侧重的台账档案——以下资料由我院校企就业指导中心负责对每届顶岗实习学生资料进行整理归档序号内容序号内容1顶岗实习管理办法10自行联系实习单位申请书2各专业顶岗实习人才培养计划、课程设置、教学任务书11学生顶岗实习手册（实习流程表、实习责任承若书、实习单位变更申请表、实习月志、实习报告、实习鉴定等）3学生实习岗前教育记录、实习动员大会记录、就业讲座记录4实习教师指导情况汇总表12实习三方协议5实习作业指导书13实习跟踪记录表6学校为学生办理的保险及合同14实习指导教师走访企业及与学生沟通工作记录表、照片等资料7实习与就业推荐表15学生实习满意度调查表8实习生实习去向汇总表16学校实习质量调查报告、第三方实习质量调查报告9学生顶岗实习审批表第三方实习质量调查报告、某届学生顶岗实习档案资料顶岗实习三方协议、实习生顶岗实习手册2.有关企业方面侧重的台账档案（1）实习单位目录表、含单位简介、营业执照复印件、联系人基本信息（2）校企合作协议（3）学校聘请的企业实习指导教师信息登记表、（4）实习照片、实习成果、企业奖励的证明材料等（5）企业考核（6）企业满意度调查表…………….六、顶岗实习档案的现状及存在问题1.顶岗实习档案存在校企双方“两不管”的状态。顶岗实习的特殊性导致学生教育管理的缺失，容易造成“两不管”。由于顶岗实习学生分散在不同企业，学校鞭长莫及，难免放松了对学生的管理力度，企业认为学生还是学校的学生，因此，存在着都管都不管的情况，这无形中造成了顶岗实习档案的部分缺失。2.顶岗实习档案存在着收集不全的情况。由于校方和企业方各司其职，只注重自己方面的档案材料，缺乏有效的沟通和互补，给学校的顶岗实习档案的收集带来不便，造成档案收集不全的情况。3.顶岗实习档案存在着沟通不畅交接不到位的情况。学校与企业在顶岗实习档案收集保管上侧重点不明，有些档案是重复的，有些档案又都没有保留，学生在企业顶岗实习档案没有专人负责，责任不明，收集难度大，交接不到位。4.顶岗实习资料建档难度关键在各方面思想不够重视、制度不够健全。各学校大多是迫于检查和规避责任的需要，被动的对相关资料进行收集。同时，对于哪些该收集，什么时候收集，不按时收集的怎么办？没有健全的制度机制。七、顶岗实习档案管理措施及有效利用2016年4月，教育部等五部印发《职业学校学生实习管理规定》第三章第十一条：职业学校应对实习工作和学生实习过程进行监管。鼓励有条件的职业学校充分运用现代信息技术，构建实习信息化管理平台，与实习单位共同加强实习过程管理。第三章第二十五条：鼓励各地职业学校主管部门建立学生实习综合服务平台，协调相关职能部门、行业企业、有关社会组织，为学生实习提供信息服务。所以顶岗实习台账档案信息化平台管理是未来一个大趋势，如何做到信息化平台与传统管理的有效结合也是我们下一步将研究的课题。1.运用现代信息技术，构建顶岗实习信息化管理平台。档案收集分门别类，数量繁多，要及时收齐并入档全校学生的资料是一项量特别大的工作，我们本着就业指导中心统筹，各部门分工合作的原则，明确哪些资料归系部负责，哪些归学生科负责，哪些归教务负责，哪些由就业指导中心负责。在一定时间内不能统计上缴的将追究相关部门责任，（如停发班主任费、年度台账检查时开出不完成项等）2、建立档案收集分工负责制，形成合力序号内容序号内容1顶岗实习管理办法D10自行联系实习单位申请书B2各专业顶岗实习人才培养计划、课程设置、教学任务书AC11学生顶岗实习手册（实习流程表、实习责任承若书、实习单位变更申请表、实习月志、实习报告、实习鉴定等）D3学生实习岗前教育记录、实习动员大会记录、就业讲座记录AD12实习三方协议BD4实习教师指导情况汇总表A5实习作业指导书A13实习跟踪记录表B6学校为学生办理的保险合同D14实习指导教师走访企业及与学生沟通工作记录表、照片A7实习与就业推荐表D15学生实习满意度调查表D8实习生实习去向汇总表B16学校实习质量调查报告、第三方实习质量调查报告(外包)9学生顶岗实习审批表D各部门负责工作一览表A：系部负责，B：学生科负责，C：教务负责，D：就业指导中心负责3.提高档案管理人员的归档意识，并积极参与到学生实习的全过程，确保档案收集完整齐全。因为在顶岗实习档案收集过程中，存在着实习指导老师由于教学工作任务繁重，不能够及时移交学生档案的情况，而且有的企业还让学生自己将实习档案带回学校，这都造成实习档案收集工作的脱节。因此，只有档案管理人员主动参与到动态的学生实习过程中，才能使实习档案材料及时归档。4.增加实习档案管理人员，确保实习档案收集质量。由于学生顶岗实习的地点多、远、分散，学校应该加派档案管理人手，使他们能够有足够的时间和精力来完成实习档案的收集和归档工作，从而提高实习档案归档的质量及完整性。5、规范相关表格的收集、完善相关的内容和条款

在种类繁多的表格中，要有统一的设计和标识，比如学校的徽标和统一的色调等，不能五花八门，避免每个系交上来的不同，每个学生交来的又不同。在相关协议条款中，内容要完善，要保证学生利益最大化，要有专业人士如律师等的认可，如学生到实习单位顶岗实习前，学校、实习单位、学生应签订三方顶岗实习协议，要明确各自责任、权利和义务。并要求学生应及时将协议内容告知家长。对于未满18周岁的学生，应由学校、实习单位、学生与法定监护人（家长）共同签订。顶岗实习协议应当包括以下内容：（1）学校和实习单位的名称、地址和法定代表人或者主要负责人，实习单位接收学生实习工作负责人和实习指导教师的姓名，实习学生和家长的姓名、专业班组、注册学号及实习期间住址；（2）实习期限；（3）实习内容和实习地点；（4）实习时间、休息休假；（5）实习劳动保护；（6）实习报酬；（7）实习责任保险、工伤保险和其它保险；（8）实习纪律；（9）实习终止条件；（10）学校和实习单位双方认为需要约定的其他事项。

总之，顶岗实习需要一支