建筑公司档案管理制度例文（2篇）

建筑公司档案管理制度例文一、总则本规定旨在规范建筑公司的档案管理，以确保档案的完整性、准确性和安全性，提升管理效率，保障公司运营的有序进行。本制度旨在保护公司及客户权益，维护公司声誉。二、适用范围本制度适用于公司所有部门及员工，涵盖内部各类档案及与业务相关的合作伙伴档案。三、档案管理责任1.公司董事会对档案管理工作负总责，确保档案管理制度的有效执行。2.档案管理部门为管理工作的主导部门，负责制度的制定与完善，以及对公司各部门的监督和指导。3.各部门负责人承担本部门档案管理责任，需按照制度要求组织和管理档案。4.档案管理员负责具体操作，包括档案的存储、整理、检索和销毁等。四、档案管理流程1.档案收集1.1各部门应按规定的格式和要求整理归档文件资料，并确保准确性和完整性。1.2档案移交给档案管理部门，需填写正确的移交单。2.档案存放2.1档案管理部门为所有档案设定统一编号，制定存档目录。2.2档案应按分类和排序原则存放在指定区域，保持存放环境的安全整洁。3.档案检索3.1需查询档案时，填写查询申请表，由档案管理员进行检索，并在规定时间内提供结果。3.2常用档案可采用电子系统管理，便于查询和管理。4.档案销毁4.1档案管理部门依据法规设定保存期限，定期对超期档案进行销毁。4.2档案销毁需遵循正式手续，包括销毁申请表的填写、签字和盖章等。五、档案安全管理1.公司应制定档案安全制度，明确管理责任和安全措施。2.档案管理部门需确保存储区域安全，采取防火、防水和防盗措施。3.定期检查存储区域，防止档案受损。4.档案管理员应遵守保密规定，对涉密档案实施严格访问控制。六、档案转移与借阅1.需转移档案时，填写转移申请表，经档案管理部门批准后进行。2.涉密档案转移应遵循国家保密法规，必要时需主管部门批准。3.借阅档案需填写申请表，提供充分理由，由档案管理部门审批。4.档案管理部门应根据申请的合法性和合理性审批借阅。七、档案电子化管理1.公司推行电子化管理，配备相应系统和硬件设备。2.档案管理部门负责电子档案分类、归档和检索，确保安全和完整性。3.定期对电子档案进行备份和存档，保证数据可靠性和可恢复性。八、档案培训与宣传1.对档案管理员进行专业培训，提升管理能力和意识。2.定期组织档案管理宣传活动，提高全体员工的重视度和意识。3.邀请专业机构或专家进行讲座和培训，提升档案管理水平。九、违规处理对于违反本制度的档案管理行为，公司将依据纪律规定进行相应处罚。十、制度监督与修订1.董事会负责制度监督，根据实际情况修订和完善。2.内部审计部门负责定期或不定期审计，确保制度执行。3.各部门负责人定期召开档案管理会议，检查总结工作，提出改进建议。总结本档案管理制度详细规定了管理流程和责任，明确了各项要求。通过执行本制度，建筑公司可提升档案管理的规范性和科学性，确保档案安全有效使用，提高运营效率和竞争力。建筑公司档案管理制度例文（二）一、总则1.1目的与依据为了规范和有效管理建筑公司的档案工作，提高档案管理水平，保护和利用档案信息资源，制定本档案管理制度。1.2适用范围本制度适用于建筑公司及其下属各部门和项目单位的档案管理工作。1.3定义（1）档案：指任何形式的记录、信息或数据，无论是纸质、电子或其他媒体形式。（2）档案管理：指对档案进行组织、保存、利用和处置的一系列管理活动。（3）保管期限：指档案应保存的时间期限。（4）密级：指档案根据其内容的重要程度和保密性质进行分类，并标识出来的等级。（5）档案管理机构：指建筑公司设立的专门负责档案管理工作的机构或部门。二、档案管理机构2.1设立原则建筑公司应设立档案管理机构，统一负责公司范围内的档案管理工作。2.2职责与权限（1）档案管理机构负责制定、推广和监督执行档案管理制度。（2）档案管理机构有权对公司各部门和项目单位的档案工作进行检查和指导，并提供必要的技术支持。（3）档案管理机构负责档案的归档、检索、调阅、销毁以及电子档案的管理工作。（4）档案管理机构有权建立和维护档案管理系统，并保障档案管理信息的安全和完整性。三、档案的归档与检索3.1归档要求（1）档案应按照统一规定的分类体系进行归类，并编制相应的档案目录。（2）归档文件应进行登记，登记内容包括档案的文件编号、标题、日期、责任人等。（3）归档文件应进行盖章、签名等固定，以确保档案的真实性和完整性。3.2档案检索（1）档案管理机构应提供有效的档案检索系统，便于用户查询所需档案。（2）档案检索应采用标准化的检索方式，例如关键词检索、文件编号检索等。（3）档案检索应及时反馈查询结果，并确保查询结果的准确性和可靠性。四、档案的保存与借阅4.1保存期限（1）根据国家和行业有关规定，建筑公司应制定档案保管期限表。（2）档案保管期限表应明确各类档案的保存时间，包括永久保存、长期保存和短期保存等。4.2保存环境（1）建筑公司应提供适宜的档案保存环境，包括温度、湿度、光照等条件的控制。（2）归档文件应妥善保管，防止损坏、遗失或被盗。4.3档案借阅（1）除非特殊情况，档案管理机构应允许合法用户进行档案借阅。（2）借阅者应填写借阅申请表，并出示有效的借阅证明文件。（3）借阅者应在规定的时间内归还所借档案，并保证档案的安全与完好。五、档案的销毁与转移5.1销毁程序（1）档案管理机构应按照统一程序进行档案销毁，包括鉴定、审批、执行等环节。（2）档案销毁应严格执行销毁期限和销毁要求，避免误销毁或滞销的情况发生。5.2档案转移（1）档案管理机构应定期对档案进行整理和清理，确保档案的及时转移。（2）档案转移应填写档案移交登记表，明确转移的档案名称、数量和接收单位等信息。六、档案管理系统6.1系统建设（1）档案管理机构应建立和维护适应公司需要的档案管理系统。（2）档案管理系统应具备档案的鉴定、归档、检索、借阅、销毁和转移等功能。6.2信息安全（1）档案管理系统应具备完善的安全机制，包括权限管理、备份与恢复、防火墙等措施。（2）档案管理系统应定期进行信息安全检查和漏洞修补，以确保系统安全和稳定性。七、档案管理人员7.1人员要求（1）档案管理人员应具备相关专业知识和技能，熟悉档案管理工作流程和相关法规政策。（2）档案管理人员应具备良好的沟通能力和团队合作精神，能够有效完成档案管理工作。7.2培训与考核（1）公司应注重对档案管理人员的培训和学习，提高其档案管理理论和实践能力。（2）对档案管理人员进行定期考核，评估其工作绩效和能力水平。八、违规处理8.1违规行为（1）违反档案管理制度的规定；（2）私自销毁、篡改或隐藏档案；（3）非法调阅或使用档案；（4）泄露或故意损坏档案。8