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文档简介
科研机构项目档案与信息管理制度第一章总则为规范科研机构项目的档案与信息管理，确保项目资料的有效保存、利用和安全，依据相关法律法规及行业标准，特制定本制度。项目档案是科研活动的重要组成部分，记录了项目的全过程，涵盖了项目立项、实施、评估及成果等信息，因此其管理工作必须做到规范、系统和高效。第二章适用范围本制度适用于本机构内所有科研项目的档案与信息管理工作，包括各类科研项目的立项、实施、变更、结题及后续评估等环节。所有参与项目管理的部门及人员均应遵守本制度。第三章档案管理任务项目档案管理的主要任务包括：项目资料的收集、整理、归档、保管、查阅及借用。通过建立科学的档案管理流程，提高项目档案的利用效率，确保项目相关信息的真实、完整和可追溯。第四章档案的收集与归档项目档案的收集应在项目立项之初开始，相关材料包括但不限于：项目申请书、立项通知书、合同协议、经费使用计划、研究进展报告、会议纪要、实验数据、成果报告及其他必要的支持文件。所有收集的材料应完整、清晰，符合归档标准。档案的归档工作由项目负责人负责，需在项目结束后一个月内完成归档，确保档案及时整理和存储。第五章档案的保管项目档案应由专人负责保管，存放于指定的档案室，档案室应具备防火、防潮、防盗等安全措施。所有档案须进行编号和登记，建立档案管理台账。每年定期对档案进行检查，确保档案的完整性和安全性。档案交接时应填写交接清单，并由交接双方签字确认。第六章档案的查阅与借用查阅项目档案的人员需填写查阅申请表，经过项目负责人或档案管理人员批准后方可查阅。项目档案原则上不外借，如需外借，需报请相关领导批准。查阅过程中不得对档案进行涂改、拆换或损毁，确保档案的原始状态。第七章信息管理科研项目的信息管理包括项目进展信息、财务信息、成果信息以及其他相关数据的整理和存储。项目负责人需定期更新项目信息，确保信息的准确性和时效性。信息应以电子文档形式存储，建立电子档案管理系统，便于检索和共享。第八章档案的转递项目档案在转递过程中应采取密封方式，确保档案的安全和完整。转递档案的人员需填写转递通知单，并在转递完成后及时进行登记。对转入的档案应进行核对，确保无误后办理接收手续。第九章监督与评估机制为确保本制度的有效实施，设立专门的监督小组，对档案与信息管理工作进行定期评估。评估内容包括档案的完整性、查阅效率、信息更新及时性等。评估结果将作为绩效考核的重要依据，推动档案管理工作的持续改进。第十章附则本制度由档案管理部门负责解释，自颁布之日起实施。根据实际情况和管理需要，定期对本制度进行修订和完善。第十一章其他事项所有参与项目档案及信息管理的人员应接受相关培训，提高档案管理意识，掌握档案管理的基本技能。各部门在日常工作中应积极配合档案管理部门的工作，确保档案管理的规范性和有效性。第十二章附件附加的相关表格和文档，包括查阅申请表、档案交接清单、转递通知单及其他必要的管理工具，将在本制度后附上，供相关人员使
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