2020年度BEC中级写作应试技巧

BEC中级写作应试技巧

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第二部分:写作应试技巧

BECVantage写作考试共分为两部分，第一

部分要求考生写一篇40-50字左右的备忘录、便

条或简短电子邮件；第二部分要求考生写一封

120-140字左右的书信（电子邮件）或一份字数

相同的报告。以下是考试准备阶段应注意的问题

和应试技巧。

L了解写作原则:商务写作要求措辞得体、言

简意赅、思路清晰、内容准确和完整。如果遵守

以上几个原则，一般能够拿到高分。

2.熟悉各类型写作:考生要熟悉备忘录.商务

信函、报告的结构特点、写作技巧及常见句型、

套话等。比如了解各种书信及简历的结构特点和

写法；熟悉图表作文的具体要求:如何归纳信息,

如何用词简洁等。

3.掌握常见词句:平时能够背诵一些常见于

此类文章中的起、承.转、合结构的词（组），句

型以及各种书信（如求职信、申请信.邀请信、

道歉信等）中常见于开头或结尾的套话等。勤学

多练，熟能生巧。平时在阅读商务书信、报告以

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及做模拟题时，要注意积累常见词汇、表示法及

句型，分析文章的构思、组织方法，以便在写作

考试时能做到有条不紊，顺理成章。

4.背诵写作范文:在阅读范文前可根据所给

的作文题目及要求按自己的思路试写一下，然后

与范文对照找出差距，并有意识地背诵一些代表

性文章，储存多种信息，以防写作时无话可说。

5.熟悉应试技巧:如何识别题目中的关键词；

如何充分利用所给材料；如何描述图表内容，提

出相关问题并加以分析、说明；如何开头；如何

结尾等。

6.临场注意事项:考生在答题时应放松情绪,

一定要认真审题，并努力按照5c（见P23）的标准

进行构思和写作。选词要熟悉、简洁、具体及多

样化；文章主题明确，段落清晰，表示的内容能

让人一目了然；而且字迹要工整，卷面要保持整

洁，给阅卷人一个好印象。写完后仔细检查作文

中用词、句法方面有无不妥之处。

因此，想要在写作考试部分取得好成绩，不

但需要了解相应的考试要求.评分原则，掌握各

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种商务写作的要领，更需要考生平时打好基本功,

多读多写，加强实践。总而言之，熟能生巧

(Practicemakesperfect.),积少成多(Manya

littlemakesamiracle.)

写作第一部分应试技巧一便条.备忘录或简短电

子邮件

(一)题型介绍

写作第一部分要求考生写一篇40-50词的短文,

文体有便条、备忘录、简短电子邮件(一般为公

司内部通讯)等。写作时，考生首先要明白题自

赋予写作者的身份，然后确定写作中必须包含题

目指定的要求；再考虑语言是否流畅，是否有语

法错误、拼写错误等。

(二)解题技巧

商务英语的一大特点是简易化(plainEnglish)即:

措辞简单、短句居多。因此，考生在写作过程中

应使用简易英语，无需刻意使用难词，这样不但

符合现代商务英语的文体特征，同时也能大大减

少语法错误。考生在答题时特别应注意以下几

点：

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1.仔细审题，充分利用所给的材料。

2.备忘录或便条的内容必须包含题目中的每项

要点。

3.文章必须符合备忘录或便条的一般格式，使用

的体裁必须恰当。

4.措辞简洁，语意连贯。

5.切忌过多发挥，偏离主题。

6.尽量将字数控制在要求的范围内。

以下分别介绍一下便条、备忘录、简短电子邮件

（参见写作第二部分）的有关写作技巧：

1.便条NOTE:

商务便条属于公司内部上司与下属或员工

与员工之间的一种非正式书面沟通方式，一般是

一对一的书面沟通。便条内容包括三方面:称呼

（能够是正式的Dear十FamilyName,也能够是

直呼其名，取决于沟通双方的关系）；正文（便条

的内容）；著名。具体格式参见下面范例：

Robert,

ThetriptoJapanhasbeenconfirmedforthe15th

ofnextmonth.Tvedecidedtogoabroadwiththe

seminarsaswediscussed.

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,Thetopicsshecovers

.Shortdescriptionofeachtopic

.Whetheryouthinkweshoulduseherservicesor

lookforsomeoneelse

Wehaven'tmuchtime,sopleasedothisASAP

andalsochecktheavailabilityoftheexecutives

whowillbeinvolvedinthistraining.

Peter

BECVantage考试中的便条一般较简短，字数在

40-50词之间，考生能够按照以上格式进行写

作。考生在写作过程中，应不断提醒自己，尽量

做到措辞得体、言简意赅、思路清晰，避免拖沓

冗长，但所写的内容又必须准确、完整，不可误

传信息或遗漏重要信息。

2.备忘录MEMO:

备忘录也属于公司内部上司与下属或员工

与员工之间的一种非正式书面沟通方式，能够是

一对一的书面沟通，也能够是一对多的公司内部

通函。备忘录比便条要正式，它有固定的写作格

式，一般包括以下几部分:写信人.收信人、写作

日期、写作主题、正文。如下例：

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MEMORANDUM

To:JonWright,ManagingDirector

FromJaneRice,ChiefAccountant

Date:18July,

Subject:ComplaintfromThriftyElectronics

Ihavecheckedmyrecordswithregardtothe

accountwithThriftyElectronicsandhavefound

outthattheyarestillwaitingfororderNo.43566

astheymentioned.

Asyouknow,wehavebeenexperiencinga

numberofproblemswiththenewtransport

company.Theprincipalproblemistheir

unreliability.MayIsuggestthatweaccept

responsibilityandassureMr.Leeofbetter

deliverydatesinfuture?

Ifyouwish,Icanarrangefortheoverdueorderto

bedeliveredpersonallybymessengerwithintwo

days.

和便条一样，备忘录写作的字数也在40一

50词之间，考生能够按照以上格式进行写作。但

与便条写作又有所不同。便条只需写三部分:称

呼、正文.署名；备忘录需要写五部分:写信人、

收信人、写作日期、写作主题、正文。

（四）考试范文

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1.便条

Friday,7thOctober

Dave,

HereisjustaquicknotetoletyouknowthatI'm

goingtoLondonnextmonth.Couldyouplease

bookaflighttoLondon1^11andthereturn1y11?

PleasemakeareservationattheStageHotelfor

me.

Thankyou,

Maria

2.备忘录

To:Allstaff

From:TheTrainingManager

Date:1March,

Subject:AForeignLanguageTrainingCourse

Iwasaskedtoorganizeaforeign-language

trainingcoursebecauseofthelargeexportorder

wereceivedrecently.ItwillstartonMarch15th.

Thosewhowilldealwithordersshouldattend

thecourse.

二、写作第二部分应试技巧一信函或电子邮件

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在探讨BECVantage商务信函或电子邮件的写作

之前，先来了解一下一般商务电于邮件的写作技

巧及有关注意事项：

(一)商务电子邮件写作简介

1.商务英语电子邮件一般写作原则

在撰写商务电子邮件时候应确保邮件信息明了

(Clear)内容完整(Complete准确无误

(Correct)、简明扼要(ConciseX礼貌周到

(Courteous),简称5C原则。具体内容如下：

A.信息明确:邮件要写得清清楚楚，毫无晦涩难

懂之处，以使收信人看了信后不会误解写信人的

意图。尽量做到邮件开头开门见山，直人正题。

B.内容完整:邮件的内容应力求完整全面，提供

所有读者所需的信息。若是邮件的回函，需回答

来信中所提出的所有问题。

.C,准确无误:正确性不但仅是指英语语法、标点

符号和拼写，更重要的是书信的内容要叙述得正

确，不要说过头，也不宜漏说略述。避免使用一

些语意模糊的词语或短语，如：

majority,ASAP等，以免引起不必要的纠纷。

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D.简明扼要:许多商人认为简洁是商务写作中最

重要的原则，一封拖沓冗长.措词复杂的书信不

但书写费时，对方阅读更浪费时间，有时干脆看

不懂。因此撰写商业信件时要避免锣嗦，用尽可

能简单的文字，完整、清楚地表示意思。

E.礼貌周到:写邮件时要注意礼节，语气要真诚、

善解人意以及考虑周全，不要i气凌人；避免使

用冒犯、伤害、贬低的短语，如:yourneglectful

attitude,impatience,wedenyyourclaim等；

为了做到礼貌得体，应多使用诸如〃Please”,

“yourkindinquiry","Iwouldappreciateitifyou

would…”等短语。

2.商务英语电子邮件格式范例

常见的商务英语电子格式如下：

3.商务英语电子邮件各个构成部分的写作

介绍

A.邮件的写信人电子邮件地址.收信人电子

邮件地址、抄送收信人电子邮件地址.密送收信

人电子邮件地址这四部分处理比一般信件要简

单得多，无需填写繁杂的邮政地址，只需填入相

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应的电子邮件地址即可，而且并非每一项都填,

若收信人只有一个，就不需填写抄送收信人电子

邮件地址。当填写密送收信人电子邮件地址时,

写信人将邮件发给收信人的同时，还将邮件秘密

发给了其它人，而收信人却不知道这一事实。

B.主题摘要（Subject）:邮件的标题应当意思

明确、信息具体。邮件标题是邮件内容的浓缩，也

是读者浏览信箱时决定是否读邮件的根据。邮件

标题选择合适与否也影响读者处理信箱中信件

的效率。因此，为了确保收信人及时阅读邮件,

邮件的标题不但要弓｝人注目，而且应该意思明

确，避免模糊笼统。另外，还应注意标题应该是

名词短语或动名词短语。如：

"A:'Thisisveryimportant!Read

Immediately!'

B:zMeeting?

C/QuestionsaboutMeeting/

D/MonthlySalesMeetings"，等四个标题中A

项既不是名词短语，也没有体现邮件的主_旨,

B和C过于笼统，只有D项最为妥当，信息明确,

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一目了然。

C.称呼（Salutation）:每封邮件开头称呼语

应礼貌得体，符合商务写作习惯。

a）下属写给上司或双方关系较为正式时一

般用“DearMr./Mrs./Miss/Ms.+Surname（姓）”

作为称呼，如："DearMr.Jackson,DearMrs.

w其中.用于已婚

Anniston,DearMissJones,oMrs

妇女,Miss用于未婚女子,Ms.作为未知婚否的女

子礼节尊称，相当于中文里的〃女士〃。

b）若不知道对方的姓名却知道对方的商务

头衔，可用“Dear+Title,”作为称呼，如:"Dear

CreditManager,DearSalesManager,DearHuman

ResourcesManager,”这些称呼比“Dear

Sir。：Madam,〃要更清楚、更可取。

c）若知道对方姓和名却无法识别对方的性

别时，不应冒险乱猜测对方的性别，可〃Dear+

Firstname+Surname,”作为称呼，如:"Dear

ImranJawed,DearMoiraGedding,

d）若邮件是一份通函，同时发给几个人收

时，可用Dearall,作为邮件称呼。

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e）若双方关系较亲近，可用"Dear+First

name,"或"Hi+FirstName,”作为称呼，后者在

美国英语中尤为i行，如:"DearJack,HiMike,"

等。

F）称呼后面一定要用逗号（，）与邮件的正

文隔开。美国、加拿大等国的正式商务电子邮件

中，还可能会用冒号,DearMr.Jones:

D.开头（Beginning）：万事开头难，商务邮

件更是如此，不过一旦掌握邮件开头的写作规律

及实用句型，这部分写作也就不难了。邮件的开

头因邮件内容的不同而有所变化，但无论何种商

务邮件，开头一般都需表明写信的缘由或主旨,

常见开头句型如下：

a)Iamwritingbecause...

b)Iamwritinginconnectionwith...o)Iam

writingabout...

d)OnSaturday,3rdMarch,IboughtaBMX

Mountainbikefromyourshop.Sincethen

Ihavehadtoreturniteighttimesforrepairs.

e)1wouldliketobuy2ticketsfortheMozart

concertonSeptember9th•

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f）Thenoisemadebytheworkmeninyour

apartmentiscausingmeconsiderableis

comfort.

若是回函或写信前与收信人已经联系过（如:

经过电话等），开头应确认已收到对方的邮件或

提及这一联系，常见开头句型如下：

a）ThankyouforyouremailofMay12thin

whichyouaskedforinformationabout

holidaysinThailand.

bfurthertoourtelephonecallthismorning,

Iamattachinganapplicationformforyouto

complete.

c）FurthertoourmeetinglastTuesday,Iam

sendingyoutheamendmentstothecontract

asweagreed.

E,正文（Body）:信的正文是信函主体，是

最重要的部分。这一部分的好坏决定了整篇信函

的水平和质量。写作时应牢记“5C”原则。另外，正

文写好之后应进行编排，确保其结构清晰，便于

读者阅读。为了达到这一目的，以下几点值得参

考：

a）使用小段落，尽量做到每个小话题都用一

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个段落来阐述；

b）段落与段落之间空一行；

c）提供段落的刁标题；

d）使用列举符号罗列具体信息；

E）使用星号或下划线强调重点内容。

以下为一份邮件的两种形式，毋庸置疑，右

边比左边的内容更清楚，一目了然。

DearMr.White,

Furthertoourtelephone,conversation

yesterday,wewouldlike,toconfirmyour

additionalrequestsandarepleasedtoprovide

thefollowingservicesforyou.Wewillprovide

tworoomsfromMarch15thtothe17th,anden'

tablesforeachroom,andaTVandDVDinone

room.Wewillservelunchonthe16th.We

guaranteethatyouwillenjoyourexcellent

service:Ifyouhaveanyotherquestions,please

feelfreetocontactus.

Wearelookingforwardtomeetingyousoon.

Sincerely

BushJacksonOfficer

ArrowheadConferenceCenter

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DearMr.White,

Furthertoourtelephoneconversationyesterday,

wewouldliketoconfirmyouradditionalrequests

andarepleasedtoprovidethefollowingservices

foryou.

,ProvidetworoomsfromMarch15thtothe

17th.

・Providetentablesforeachroom.

.ProvideAVandDVDinoneroom.

・Servelunchonthe16th.

Weguaranteethatyouwillenjoyourexcellent

service.Ifyouhaveanyotherquestions,please

feelfreetocontactus.

Wearelookingforwardtomeetingyousoon.

Sincerely,

BushJacksonOfficer

ArrowheadConferenceCenter

F,结尾（Ending）:邮件的结尾部分一般指明写信

人将采取的行动或写信人希望收信人采取某种

行动或反应。这部分避免画蛇添足，造成累赘感。

同时也应注意措词礼貌得体，语调积极乐观，给

收信人留下良好的印象。常见句型如下：

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a)Ilookforwardtohearingfromyousoon.

b)Iamlookingforwardtomeetingyousoon.

c)Thankyouforyourcooperation.Wewishto

takeyouasourregularcustomer.

d)Iwouldappreciateitifyoucouldconfirmthe

orderbytheendofthismonth.

e)Wewouldbegratefulifyoucouldmakethe

paymentbytheendofthemonth.

f)Ifyourequirefurthercopiesofthecontract,

pleasecontactmeandIwillarrangeforthemto

besenttoyou.

G.礼貌结束语(ComplimentaryClose):一般信函

礼貌结束语有几种，在英国"Yoursfaithfully,"是

正规用法，在美国常见"Sincerelyyours,”,两种

作为电子邮件的礼貌结束语都过于冗长.陈旧。

一般来说，正式邮件用“Sincerely,〃，双方熟悉、

亲近用“Regards,注意结尾客套语的第一个词

的头一个字母要大写，后面要加逗号。

H.写信人全名(Writer'sFullName):在礼貌结束

语空一行处写信人应写上名和姓。若收信人是关

系比较亲近的同事或商业伙伴，可不加〃姓〃。中

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国人的姓名就按照汉语拼音写，姓和名第一字母

都要大写。若是双名，其汉语拼音应作为一个整

体，不能分开而且第一字母需大写。另外应注意

的是无需将姓和名颠倒，如:"HeDongling"属于

正确的写法，而“DonglingHe","HeDongLing”则

不妥。

I.写信人职务及所属部门(Writer'sTitleand

Department):.增加这部分信息主要是为了便

于收信人了解写信人的身份，以便在回邮件的时

候采取恰当的称呼和写作语气。

J.写信人所属公司和其它信息:这部分可能包括

写信人公司的名称、标志.地址、电话号码、传

真号码、网址等。

4.商务英语电子邮件写作的其它注意事项

和一般商务信函相比，商务电子邮件除了有

自己习惯格式以外，其最大的特点是它经过因特

网这一媒介传送，其传送的速度比一般信函要快,

正因为这一特点，才受到越来越多人的青睐。然

而，人们在享受这一快捷服务的同时，也应根据

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网络的特征注意以下几点:

A.了解收信人和抄送收信人的区别。一般,

写信人不期望抄送收信人的回复或采取某种行

动。

B.选择一个职业化的邮箱地址。诸如“Sexy

Girl,CoolCat,Ladykiller"等过于随意,不利于正

式商务沟通。

C.不要发送对方不需要的邮件（即垃圾邮

件），以免浪费对方的宝贵时间。

D.邮件若携带附件，应在邮件中加以说明。

传递附件时，应当注意尽量减少附件的数量；若

附件容量较大，还应对其进行压缩，以便收信人

减少下载时间。

E写邮件时应心平气和，切莫在生气时发邮

件，以免写出一些对商务沟通不利的言语。写一

般邮件时，有足够的时间斟酌、思考，甚至在寄

信的路上还能够反悔，将信撕毁。然而，电子邮

件的传送速度惊人，一旦点击"end”，一切不该

说的话已覆水难收。

F.避免过度使用缩略语。诸如"Plz,Immed,

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low,RGDS,FYR,FTF,Thks〃等属于网络聊天缩略

语或手机短信使用语言，不宜用在商务邮件中。

它们相应的正确写法为:"Please,Immediately,In

otherwords,Regards,Foryourreference,faceto

face,Thanks"。当然，类似于“Mr.,Mrs.”等缩略语

早已成为正式的表示，其全拼写反而不妥。

G.一般邮件中都自动生成写信日期。若要加

日期，能够放在邮件的底部，但写法要规范。如

“10/1/"这一写法容易产生歧义，在英国指的是

12月10日；而在美国是指10月12日。规范写

法为：

10thDecember（英，10December（英）

October12th,（美，October12,（美）

H.在点击“Send（发送）〃之前，应当仔细阅读

邮件确保信息、语法及拼写正确。一封含有语法

错误的邮件会有损公司的形象，也会令人费解；

一封邮件若出现信息错误，轻则导致沟通失败,

重则带来经济损失。

电子邮件的普及往往让人忽视了其应有的

规范和格式，以上写作原则、格式以及注意事项

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的介绍，正是要唤醒人们的注意。要知道，在商

务场合中，一封准确、规范的英语电子邮件不但

反映写信人的英语水平，更重要的是能够看出写

信人的为人处世的态度和风格。

(二)BECVantage商务信函或电子邮件写作题

型介绍

BECVANTAGE写作第二部分要求考生写一

篇篇幅为120-140字的商务信函或电子邮件。要

求考生根据所提供的短文，如书信、便函■传真、

便条等，起草一封书信或电子邮件。一般只要求

考生书写信件的正文部分。考生要熟悉有关投

诉、道歉.解释、询问等商务信写法，写信时要

注意信和邮件的格式，一般一个主题成一段。文

章的字数最好按要求在120-140个词之间，稍微

多几个或少几个影响不大。考生写作时，务必充

分理解题目要求，明白写作者的身份，看懂所提

供的信息。

(=)BECVantage商务信函或电子邮件写作技

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巧考生在答题时应注意以下几点：

1.仔细阅读考题提供的原始商务书信或其

它形式的信息。

2.在吃透原文的基础上充分利用原文的信

息。

3.如考题中要求考生提供方案解决某一问

题，一定要仔细斟酌，切忌轻易提笔。

4.文章必须符合商务信函或邮件的一般格

式。

5.文章主题明确.结构清晰、用词恰当。

6.不要遗漏任何要点，也不要添油加醋、画

蛇添足。

（四）BECVantage商务信函或电子邮件写作步

骤考生可按以下步骤进行这部分写作：

1.看题构思:下笔之前，应先将所给的材料

理解透彻，看清写作要求，然后充分利用试

卷空白处进行构思（outline）,以便在答题

纸上一气呵成。一般来说，写作部分应该没

有时间打草稿，也不提倡打草稿。考生平时

应勤练习，养成不打草稿的习惯。

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2.借鉴利用:在写作过程中可充分借鉴所给

的材料，利用其中原句，转为己用，但不可

全盘抄袭或出现误抄。考生不必过分追求字

数精确，稍稍超过或少几个词不会导致扣

分。

3.校对修改:写完以后，考生还要通读全文,

检查是否有语法错误.拼写错误.标点符号

错误等。由于这部分是用铅笔答题，故修改

较为方便。最后要强调的是考生应做到字迹

清楚.卷面整洁。

（五）考试范文

1.电子邮件

To:Ms.JaneBrown

Subject:RequestingInformationaboutNew

Premises

DearMs.Brown,

Inreferencetoyouradvertisementinthelocal

newspaper,wewouldliketohavemore

informationabouttheabove.

Couldyoutelluswhichotherfirmsareinthearea,

andwhichsizesofunitsareavailableforrent?

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Aboutthefinancialhelpmentioned,couldyou

informuswhowouldqualifyforitandhowto

apply.

Anotherpointtoclarifyistheskilled-laborcosts

comparedwithotherareas.

Finally,wewouldbegratefulifyoucouldsendus

theinformationpacktoouraddress.

Welookforwardtohearingfromyousoon.

Yourssincerely,

JennyLee

2.信件

DearMrs.Geddings,

Iamwritingaboutatrainingcourseonhealthand

safetywhichIattended27November.WhenI

signedupforthiscourse,Ichoseyourcompanyas

itcamehighlyrecommendedandthecourses

seemedtoheofahighstandard.!promisedan

experiencedtrainerbutunfortunatelyhewassick

andthereplacementwasnotasgoodas

expected.

Regardingtheinformationpacksthesewereonly

apileofloosephotocopies,whichwasnot

promised.Theclasswassupposedtobeabout8

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peoplebutinminetherewereabout15.

Finally,Ishouldmakeitclearthattheclass

started1hourlater,andthelunchthatserved

wascoldiTmsureyoucanunderstandmy

disappointment.Iwouldthereforebegladifyou

couldinvestigatethismatter.

Ilookforwardtohearingfromyou.

Yourssincerely,

PeterJackson

三.写作第二部分应试技巧一简短商务报告

在探讨BECVantage简短商务报告写作之前,

先来了解一下一般商务报告写作的技巧及有关

注意事项：

(一)商务报告写作简介1.商务报告的常见类

型

商务英语报告是以英语撰写的商务报告。按

种类划分，常见的有:事件调查报告(Investigative

Reports).意见调查报告(SurveyReports).周报

告(WeeklyReports)、月度报告(Monthly

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Reports）、进展报告（ProgressReports/市场调

查报告（MarketResearchReports）、可行性研究

报告（FeasibilityReports）等。尽管这些报告都有

自身的特点，但它们都遵循商务英语报告总体写

作原则。

2.商务英语报告写作的总体原则

在撰写商务英语报告时，应确保报告内容准

确无误（Accurate\简明扼要（Brief）,结构清

晰（Clear）,建议明确果断（6eeisive）,故简称

ABCD原则。具体内容如下：

.内容准确无误:报告的正确性不但仅是指英语

语法、标点符号和拼写，更重要的是其内容要叙

述得正确。报告的事实陈述部分既不能因哗众取

宠而夸大其词，也不能因其涉及令人不愉快的消

息而低调陈述。实事求是■准确无误是报告写作

的重要原则。

.内容简明扼要:报告的长短一般取决于报告的

内容及其正式程度。正式报告篇幅一般较长，而

非正式报告则较短。不论何种报告，报告的语言

必须简洁■流畅，切忌陈词滥调。一份拖沓冗长

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的报告不但写时费力，对方阅读更浪费时间。撰

写商务英语报告时要尽量避免哆嗦，用尽可能少

的文字，完整.清楚地表示需要表示的意思。

.结构清晰明了:用数字、符号标明段落、层次、

要点等，加强逻辑性，使读者一目了然。

.建议明确果断:多数报告都有结论和建议部分,

这是报告的核心。撰写时，应确保报告的结论和

建议是经过充分论证而得出，而且应明确果断,

切忌模棱两可。

3.商务英语报告的四步写作法

在撰写报告之前，应做好充分的准备。因此,

撰写者不妨应先回答以下几个问题：.报告的目

的:为什么写这份报告？

.报告的读者:谁是报告的读者？她（们）

知道什么信息？她（们）需要什么信息？。报告

的素材才巽写这份报告需要收集哪些信息？到哪

里收集这些信息？

.报告的结构:如何构思报告？如何做到报

告结构清晰，便于读者阅读？是否需要自己设计

报告的格式还是公司有现成的格式能够参照？

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.报告的写作期限根告何时须上交？

回答完以上问题后，能够按照以下四个步骤

进行运作：

A.收集信息(Collectinginformation):收集信息能

够采取口头或书面形式。口头形式包括面对面沟

通或、电话沟通获取信息等；书面形式指的是用

办公室便函(Memos\电子邮件(Emails\问

卷调查(Questionnaires)等方法向公司内部或外

部索取信息。另外，查阅公司的相关材料(如产

品目录、价格单等)也属于书面收集信息形式。

B.谋篇布局(Planningthestructure):确定报告写

作的目的，对收集到的信息进行整理.分类，删

除无关信息。然后按照信息的重要程度进行合理

排列，列成提纲。若需要摆放插图或图表，也应

在这一阶段确定其在报告中的位置。

C.撰写草稿(Writingthedraft):撰写报告的各

个部分，各部分的具体内容在本文第四部分详细

讲解。

D,校对编辑(Proofreadingandediting上校对编

辑是报告写作的最后一个过程也是极其重要的

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一个过程，很遗憾这一过程往往被人忽视。撰写

人写完草稿后应对报告进行全面检直，检查的具

体内容包括两方面:一是语言，包括语法、拼写;

标点符号.语言风格等；二是信息，包括数据.

图表.观点等。检直后，应对报告进行编辑，尽

量做到报告便于读者阅读。

4.商务英语报告的写作语气

一般而言，报告大多由下属写给上司，使用的语

言比较正式。另外，报告的内容和篇幅也决定了

其写作语气比商务信函要正式得多。在撰写商务

英语报告的过程中，能够适当多使用一些能提高

语言正式度的英语语法结构。具体而言如下：

•使用被动语态，如:Thee-Sourcemessagewillbe

deliveredtothetargetaudiencemultipletimes

throughmultipleavenues.

•使用复杂词汇，如:Thetrainingprogram

incorporates(includes)manyvisualaids.

•使用长句子，如:Thecontentandmessageofthe

kitwillbesimilartothatsenttoconventional

outlets,butwillbetailoredtoelectronicmedia

andwilleitherbee-mailedtotheWebmasteror

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sentinhardcopyandonadiskette.

•使用名词短语，如:Therectificationofthis

problemcanbeachievedbyinsertionofawedge.

•使用非人物主语，in：Puttingacopyofthis

CD-ROMinthehandsofeditorsoftargeted

publicationswillallowthemtoseefor

themselvesthefeaturesoftheStateComputer

Store.

•使用分词短语，-Armedwiththisinformation,

ourcustomerswillbeabletoidentifytrendsand

makestrategicdecisionsinaccordancewiththeir

agency'sgoals.

•使用动词不定式，如:tostreamlinetheinternal

approvalprocess,wecane-mailourquotetoour

purchasingagentforbudgetapproval.

.使用介词短语，如:Withconvenientaccessto

WebServicesinouronlineElectronicProductand

PricingCatalog&OrderTrackingandStatus

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5.商务英语报告各构成部分写作介绍

一般来说，商务英语报告的常见构成部分有:

摘要（ExecutiveSummary\标题（Title\导言

资料仅供参考

(Introduction/TermsofReference\材料收集方

法(Methodology/Proceedings)、调查结果

(Findings)、结论(Conclusions)、建议

(Recommendations\附录(Appendices)等。

以下就各个部分的内容及其写作方法分别讲解。

A.摘要(ExecutiveSummary)

一份正式且篇幅较长的报告一般在报告的

前面加上摘要。摘要一般不超过一页，是报告的

导言、调查结果.结论和建议的内容总结。这部

分一般是在整篇报告写好以后再写。非正式或篇

幅较短的报告则无需写报告摘要。写摘要时，应

注意以下几点：

.尽量限制段落的数量，一般可用三段式:报告的

目的、报告的调查结果和结论、报告的建议。

.摘要写作的时态用一般现在时，因为报告已经

存在。如"Thisreportshows…”属于正确表示，而

“Thisreportwillshow…”贝!J不妥。

.报告摘要中无需引用具体数据。可用"byand

large,thevastmajority,onlyafew”等语言表示大

概的数据或趋势。

资料仅供参考

B.标题(Title)

报告的标题应尽可能概括报告的内容，因为

它是整篇报告的信息浓缩，而且标题应该准确、

客观，不应像报刊文章标题那样为了吸引读者的

注意力而别出心裁。另外，标题应该是名词短语

或动名词短语。如以下几例："Reporton

ImprovingtheTrainingMethodsofHDC,Report

ontheProposedIncentiveScheme,Reportonthe

AdoptionofFlex-timeWorkingSystems”。

C.导言(Introduction/TermsofReference)

在导言部分，扼要地说明一下报告的写作背

景和主旨。另外，还应该注明报告提交给何人、

何时提交等。如果是事件调宜报告应先说明事件

的经过，包括事件发生的日期、时间、地点、情

况叙述等。以下是导言部分写作的常见句型：

.Thereportexamines/explains...

・Thepurposeofthisreportisto

investigate/evaIuate/study....Theobjectiveofthis

reportistorecommend/analyze/give.,,・The

aimofthisreportistoestimate/assess../

・Enclosedisareportabout...

资料仅供参考

D,材料收集方法(Methodology/Proceedings)

报告的这部分应说明收集信息或资料的方

法和步骤。在报告中注明提供这一信息能够增强

报告的真实性和客观性，特别是意见调查报告。

当然并不是所有的报告都需要收集资料，因此,

并非每一种报告都需要提供这部分内容。这部分

内容在整篇报告所占篇幅较短，能够写成一个段

落。以下是该部分写作的常见句型：

・Asampleofworkerswereindividuallyaskedfor

theiropinions.

.Aquestionnairewascompletedbythosewho

weresurveyedinthisproject*

,Theinformationwasmainlyobtainedwitha

numberoftelephonecallstomanufacturers*

E.调查结果(Findings)

报告的调查结果部分是报告建议的依据，其

内容应当准确无误，结构清晰，语言流畅、衔接。

这部分内容的每一个段落都应当有一个明确的

主题句，一般放在段首，这样便于读者摄取这部

分的信息。以下是这部分主题句写作的常见句

资料仅供参考

型：

.Thefindingsoftheinvestigationindicatethat...

.Itwasproposed/found/felt/discovered

that....Itwasgenerallythecasethat...

・Mostpeoplethought/suggestedthat....A

numberofpeoplementionedthat....Several

changeswereputforward.

.Severalstaffmembersexpressedtheviewthat...

若报告中需提供图表统计数据或描述行情走势,

撰写人应当熟悉这方面写作的常见句型，以下就

是该方面写作的一些典型句子结构：

・Thetable/chart/graph/diagram/figure/statistics

show(勺)/describe(s)/illustrate(s)that...

・Ascanbeseenfromthetable/chart/figure...

・Itisclear/apparentfromthe

table/chart/graph/diagram/figure/statistics

that...

・Thenumberof...increased/jumped/rose

suddenly/rapidly/dramaticallyfrom...to...

Jhenumberof...decreased/dropped/fellgreatly

/significantly/sharplyfrom...to...

Thenumberof...fluctuatedslowly/slightly

资料仅供参考

between...to...

.Thenumberof...remainedsteady/stable

(stayedthesame)between...to

・Therewasa.(very)sudden/rapid/dramatic

/significantincrease/jump/riseinthenumber

of...from...to...

・Therewasa(very)

sharp/steep/steady/gradual/slow/slight

decrease/drop/fallinthenumberof...from...to...

・Themonthlyprofit/figurespeakedinDecember

at10%.

・Themonthlyprofit/figuresreachedapeak/a

high(point)inDecemberat10%»

・Themonthlyprofit/figuresbottomedoutin

Decemberat10%.

・Saleswitnessedagreatrise/increase/drop/fa11

from...to...

F,结论(Conclusions)

报告的结论部分是写报告的人在报告调查

结果的基础上是对调查结果进行总结和解释。同

一调查结果会因为撰写者的不同而得出不同的

结论，但这部分不应当包括报告前文中没有提到

资料仅供参考

的新的信息。

G.建议(Recommendations)

建议往往是许多商务报告写作的最重要部

分。一份报告有效程度常常取决于报告中所提供

建议的质量高低。建议部分主要内容为报告撰写

人在经过充分的论证后认为应当采取的措施或

行动。报告人有时也会描述采取措施后可能出现

的后果或情形。

H.附录(Appendices)

正式的商务报告为了增强报告的说服力或

真实性往往会有一些附加材料，因其篇幅较长不

宜放在报告当中，只能选择放在附录中。这部分

内容包括图表统计数据.实验室报告.问卷调查

等。当然，简短报告若无此需要则不需增加附录

部分。

6.如何提高商务英语报告的可读性

许多人在写完报告之后往往会遗忘或忽视

报告写作的最后一个过程:对报告进行编辑排版,

使之结构清晰，内容便于读者阅读。报告中所增

加的一些信息或符号如同公路上路标指引这司

资料仅供参考

机开车，为读者降低阅读难度，加快阅读速度,

这一点对争分夺秒的商业人士来说尤为重要。以

下是一些提供报告可读性的常见手段：

.为报告提供小标题；

.使用小段落，尽量做到每个小话题都用一个段

落来阐述段落与段落之间空一行；

.提供段落的小标题；

.使用列举符号罗列具体信息；

.使用星号或下划线强调重点内容。

下面为一份非正式报告的两种形式，毋庸置

疑，右边经过编辑后的版本结构清晰.层次分明,

内容清楚.一目了然，其格式不论是对写正式报

告还是非正式报告都值得借鉴.

ProposedIncentiveScheme

Mr.JohnSmith,OfficeManager,hasasked

metowritethisreportonaproposedincentive

schemeofferingrewards,possiblyfinancial,

tomembersofstaffformoney-savingideasor

waystoimproveworkpractices.

资料仅供参考

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