办公室会议费管理制度范本

办公室会议费管理制度范本第一章总则

第一条目的与依据：为加强办公室会议费管理，提高会议效率，确保会议资源合理利用，根据《中华人民共和国预算法》、《中华人民共和国政府采购法》及公司相关规定，特制定本制度。

第二条适用范围：本制度适用于公司办公室召开的各类会议，包括但不限于工作例会、专题协调会、项目评审会等。

第三条会议分类：会议分为定期会议和临时会议。定期会议是指按照一定周期或频率召开的会议；临时会议是指根据工作需要临时决定召开的会议。

第四条会议原则：

1.精简、高效原则：提倡精简、高效的会议组织与管理，减少不必要会议，严格控制会议规模和时间；

2.节约、环保原则：合理利用会议资源，提倡无纸化办公，降低会议成本；

3.公开、透明原则：会议费用支出应当公开透明，接受监督。

第五条责任主体：

1.会议组织部门负责会议的筹备、组织和实施；

2.财务部门负责会议费用的预算编制、报销审核和支付；

3.各参会部门负责遵守会议纪律，按时提交会议材料。

第六条会议费预算管理：会议组织部门应按照公司财务预算管理要求，编制会议费用预算，经审批后方可执行。

第七条违规处理：违反本制度的，将按照公司相关规定进行处理，情节严重的，追究法律责任。

第二章会议流程

第一条会议筹备：

1.确定会议主题和目标：会议组织部门应根据工作需要，明确会议主题和预期目标，制定会议议程。

2.选择会议时间：合理选择会议时间，尽量避免影响正常工作。定期会议应提前通知，临时会议视情况而定。

3.确定会议地点：根据会议规模、参会人员等因素选择合适的会议室，并确保会议设备设施齐全。

4.发送会议通知：会议组织部门应在会议召开前，向参会人员发送会议通知，包括会议主题、时间、地点、议程等内容。

5.准备会议材料：会议组织部门应提前准备会议所需材料，包括会议议程、报告、讨论稿等，并发送至各参会部门。

第二条会议召开：

1.会议签到：参会人员应在会议开始前签到，会议组织部门负责统计参会人员。

2.会议主持：会议主持人负责引导会议进程，确保会议按议程进行。

3.会议记录：指定专人负责记录会议内容，包括会议讨论、决策、任务分配等。

4.会议发言：参会人员应依次发言，表达自己的观点和建议，注意发言时间控制。

第三条会议决策与任务分配：

1.会议决策：根据会议讨论情况，形成会议决策，明确责任部门和完成时间。

2.任务分配：会议主持人根据会议决策，向各参会部门分配任务，并明确责任人。

3.决策公示：会议决策和任务分配结果应在会议结束后及时公示，以便各相关部门了解并执行。

第四条会议总结与反馈：

1.会议总结：会议组织部门应在会议结束后，对会议内容进行总结，提炼关键信息，形成会议纪要。

2.反馈意见：会议纪要发送至各参会部门，各部门应在规定时间内反馈意见，如有异议，可提出修改建议。

3.确认会议纪要：会议组织部门根据反馈意见，对会议纪要进行调整，并再次发送至各参会部门确认。

第五条会议归档：

1.会议纪要归档：会议纪要经确认无误后，由会议组织部门进行归档，以备查阅。

2.会议材料归档：会议组织部门应对会议相关材料进行归档，包括会议通知、会议议程、发言稿等。

3.归档管理：会议归档材料应按照公司档案管理规定进行管理，确保信息安全。

第三章会议纪要的跟踪落实

第一条会议纪要的发布与传达：

1.会议纪要应在会议结束后尽快整理完成，并由会议主持人或指定责任人进行审核。

2.审核无误后，会议纪要应以书面形式发布，同时通过电子邮件、公司内部通讯系统等方式传达给所有参会人员及相关部门。

3.会议纪要应明确记录会议决策、任务分配、责任人和完成时限等信息。

第二条任务执行与监督：

1.各责任部门应根据会议纪要中的任务分配，制定详细的执行计划，并立即着手实施。

2.会议组织部门应设立监督机制，对会议决策的执行情况进行定期跟踪和督促。

3.对于执行过程中出现的问题和困难，责任人应及时上报，会议组织部门应协助解决或调整计划。

第三条进度报告与评估：

1.责任部门应在规定的时间节点向会议组织部门提交任务执行进度报告。

2.会议组织部门应定期组织评估会议，对任务执行情况进行评估，确保会议决策得到有效落实。

3.评估结果应记录在案，作为对相关部门和责任人绩效考核的依据。

第四条变更管理：

1.如因特殊情况需对会议决策进行变更，责任部门应提出书面申请，说明变更原因和方案。

2.会议组织部门应对变更申请进行审核，必要时召开临时会议进行讨论决策。

3.变更决策应重新发布会议纪要，并通知所有相关方。

第五条反馈与持续改进：

1.会议组织部门应建立反馈机制，收集参会人员对会议纪要执行情况的意见和建议。

2.根据反馈信息，会议组织部门应不断完善会议管理制度，提高会议效率和决策执行力。

3.定期对会议纪要的执行情况进行回顾总结，为今后的会议管理提供经验和参考。

第六条归档与查阅：

1.会议纪要及其执行情况报告应作为重要文件归档保存。

2.归档的会议纪要应便于查阅，确保公司内部人员在需要时能够快速获取相关信息。

第四章会议室管理规定

第一条会议室预订：

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织部门或参会人员提前向行政管理部门提出申请。

2.预订时应提供会议主题、参会人数、会议时间等信息，以便行政管理部门合理分配会议室资源。

3.行政管理部门应及时回复预订申请，确认会议室安排，并在公司内部通讯系统上公示会议室使用情况。

第二条会议室配置：

1.行政管理部门应根据会议室大小和功能需求，配备必要的会议设备，如投影仪、音响系统、白板等。

2.会议室应保持清洁、整洁，设施设备完好，确保会议顺利进行。

第三条会议室使用规范：

1.会议召开前，参会人员应提前进入会议室，自觉维护会场秩序。

2.会议期间，参会人员应关闭手机或将其调至静音状态，避免影响会议进行。

3.严禁在会议室吸烟、乱丢杂物，保持会议室环境整洁。

第四条会议室安全管理：

1.会议室使用期间，参会人员应遵守公司安全规定，注意防火、防盗、防泄密。

2.会议结束后，责任人应确保关闭会议室内的电源、水源、投影仪等设备，防止事故发生。

第五条会议室维护与保养：

1.行政管理部门应定期检查会议室设备设施，发现问题及时报修，确保设备正常运行。

2.对于高损耗设备，应制定更换和升级计划，提高会议室使用效率。

第六条会议室资源优化：

1.行政管理部门应不断优化会议室资源配置，提高利用率，减少空置现象。

2.鼓励采用视频会议、电话会议等远程会议形式，节省会议室资源。

第七条违规处理：

1.对于违反会议室管理规定的行为，行政管理部门有权予以制止，并依据公司规定进行处理。

2.情节严重者，将追究相关责任人责任，直至移交司法机关处理。

第五章