非营利组织用印流程及管理制度

非营利组织用印流程及管理制度第一章总则为规范非营利组织内部用印管理，保障用印的合法性、准确性和安全性，依据相关法律法规及组织内部规章制度，制定本制度。用印是非营利组织日常运作中重要的环节，涉及合同、协议、公告、报告等多方面内容，确保用印流程的科学合理，有助于提升组织的公信力和管理效率。第二章适用范围本制度适用于本组织所有用印事项，包括但不限于各类合同、项目申请、资金拨付、对外文件、宣传材料等。所有部门和员工在进行用印时均需遵循本制度，确保用印行为符合相关规定。第三章用印管理职责用印管理由专门的行政管理部门负责，具体职责包括：1.负责用印申请的审核和记录，确保所有用印事项均有明确的申请依据。2.定期对用印流程进行评估和优化，提升管理效率。3.负责对用印印章的保管和使用情况进行监督，防止印章滥用和遗失。4.组织相关培训，提高员工对用印规范的认识和理解。第四章用印流程用印流程包括申请、审核、印章使用和记录等环节，具体步骤如下：1.用印申请任何部门需用印时，须填写《用印申请表》，详细说明用印事项、用途及文件内容，附上相关证明材料。申请表需由部门负责人签字确认。2.审核环节行政管理部门在收到用印申请后，应对申请内容进行审核，确保相关文件的合法性和合规性。审核时，应核对以下内容：文件的完整性和清晰度。相关审批流程是否已完成。用印事项是否符合组织的工作目标和方向。3.使用印章审核通过后，行政管理部门方可将印章交予申请部门进行印章使用。使用印章时，应严格遵循以下原则：不得私自携带印章出组织办公场所。用印过程中应保持印章的完整，避免损坏。使用后应及时将印章归还至专门的保管处，并进行记录。4.记录管理所有用印事项均需进行详细记录，记录内容包括：用印日期、用印部门、用印文件名称、审批人和用印人姓名等。记录应妥善保存，便于日后查阅和审计。第五章印章的保管与使用印章的管理直接关系到组织的法律风险与公信力，故应严格遵循以下管理规定：1.印章保管所有印章应由行政管理部门专人负责保管，存放于安全的印章柜中，确保防火、防潮、防盗。印章柜应设置密码锁或其他安全措施，非保管人员不得随意接触。2.印章使用登记每次使用印章后，使用人需在印章使用登记簿中进行记录，登记内容应包括：用印时间、用印文件、用印人、审批人等信息，确保可追溯性。3.印章的审计与检查行政管理部门应定期对印章的使用情况进行审计，检查印章使用是否符合规定，防止滥用和失控。审计结果应形成书面报告，提出改进建议。第六章监督与责任为确保用印管理的有效实施，需建立相应的监督机制，明确责任分工：1.监督机制组织内部可设立用印管理小组，定期对用印流程及管理制度进行检查和评估。管理小组可由行政管理部门、财务部门及相关业务部门共同组成，共同负责监督用印管理的执行情况。2.责任追究对于未按照制度规定进行用印的行为，管理小组应及时进行调查，并根据情节轻重对相关责任人进行处理。处理措施可包括警告、罚款或其他适当的纪律处分。第七章附则本制度的解释权归属行政管理部门，自发布之日起实施。为确保制度的有效性和适应性，组织可根据实际情况对本制度进行定期修订。修订程序应包括内部讨论、征求意见