公司勤务办公事项管理制度

公司勤务办公事项管理制度第一章总则第一条为加强公司勤务办公事项的管理，提高工作效率和服务质量，依据《公司管理条例》及相关法律法规，订立本制度。第二条本制度适用于公司全部员工，包含全职员工、兼职员工及临时工，均应遵守本制度的规定。第三条公司勤务办公事项包含但不限于文件传递、文件归档、办公用品采购、设备维护、会议室管理等，全部员工应依照本制度的规定进行管理和操作。第二章文件管理第四条公司全部文件应依照文件管理分类规定进行归档和保管，凡涉及公司紧要机密的文件，应采取存储主管部门的授权，定期备份和加密的措施。文件管理分类如下：1.机密文件包含公司商业机密、项目计划、策划方案以及员工个人隐私等，需采取密码加密的方式存储，访问权限仅限于相关职工。2.紧要文件包含公司政策法规、管理制度、部门工作计划等，需依照规定的文件编号进行归档，由文件管理管理员负责存档和保管，并定期进行文件审核和整理。3.一般文件包含日常工作文件、通知公告等，应依照文件类型和日期进行分类归档，存放在指定的文件柜或档案室，并进行定期清理和整理。第五条文件的传递应采取书面形式，登记传递表，由相关人员签字确认。同时，为提高工作效率，可采用电子邮件、内部通讯等方式进行传递，但应遵守公司信息安全管理规定。第六条文件的保管期限应依据文件的性质和相关法律法规进行规定，过期文件应予以销毁或进行备份储存。销毁文件应在文件管理管理员的监督下进行，且应有文件销毁记录。第三章办公用品管理第七条办公用品包含但不限于纸张、笔类、文具、打印墨盒、耗材等，全部员工应依照合理、节省的原则使用办公用品，并及时向部门负责人报告需要增补的物品。第八条办公用品的采购应依照公司的采购流程进行，由负责采购的部门负责人统一进行采购，确保采购合规、适用，并与财务部门进行有关记录。第九条办公用品的领用应依照公司的领用流程进行，员工应及时填写领用单，并经相关审核后方可领取。领用后，应妥当保管和使用，不得私自挪用或挥霍。第十条办公用品的库存管理应每月进行盘点，确保库存数量准确无误。如发现有偷窃或损坏现象，应及时报告上级主管及保安部门，并搭配相关部门的调查和处理工作。第四章设备维护第十一条公司设备包含但不限于电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪等，全部员工应依照设备使用说明书和维护手册正确使用和维护设备。第十二条设备的维护和修理和保养应依照公司设备维护部门的规定进行，如发现设备显现故障或损坏的情况，应立刻向设备维护部门报告，并搭配维护和修理人员进行处理。第十三条设备的借用和归还应依照公司设备借用流程进行，借用人应填写设备借用单，并经相关审核后方可借用。借用期限届满或有其他需要时应及时归还。第十四条公司设备应定期进行巡检和保养，维护人员应依照设备保养计划进行，确保设备的正常运行和延长使用寿命。第五章会议室管理第十五条公司会议室的管理应依照公司会议室预定流程进行，会议室的预定应提前向相关部门进行申请，并经批准后方可使用。第十六条会议室的使用人员应定时使用、预定期限结束后及时清场，不得随便更改会议室布置和设备设置。如需要延长使用时间或有其他特殊需求，应提前向相关部门进行申请。第十七条会议室设备的使用应依照设备使用手册进行操作，使用完毕后应及时关闭设备及电源，妥当保管会议室设备，并向设备管理部门报告。第十八条会议室的清洁和环境卫生应由会议室使用人员负责，保持会议室的乾净和卫生。如发现会议室设备损坏或卫生问题应及时向设备管理部门或环境卫生部门报告。第六章罚则第十九条对于违反本制度的行为，依据违纪行为的严重性和后果，予以相应的纪律处分，并追究相关责任。第二十条员工如有私自擅用公司办公资产、有意损坏公司财物或有其他违法违规行为的，公司将依法追究其法律责任，并保存停止劳动合同的权利。第二十一条对于严重违纪违法行为，涉及到法律法规和公司商业机密的，公司将向相关部门报案，并搭配取证工作，同时保护举报人的合法权益。第七章附则第二十二条本制度的解释权归公司管理委员会全部，如有需要，经公司管理委员会讨论决议后可对本制度进行修改。第二十三条本