合同管理系统更新后操作手册

合同管理系统更新公告

一、合同管理系统更新安排

1、CRP系统中合同上传、合同管理模块计划7月3日进行系统更新，现有

功能模块计划于7月2日晚8:30进行功能下线，预计7月4日可正常恢

复使用。

2、7月份新签约合同经沟通将按新流程进行操作，系统上线期间［7月1日

-7月3日］,所有新签约顾客的合同暂停上传，如有上传的审核人员将

进行统一驳回。

3、本次系统更新带来的操作变动如下：

变更内容更新前更新后

合同编号填写随意、不规范标准GT/BW+7位数字

凭证信息顾问填写，财务对账困难财务填写，顾问提交时绑定凭证

选校/专业数量无新增

合同金额细分无新增

代收代付费无新增

双拼操作规范1全程+1单申请1单签证+N单申请

资源加一规范没明确规则明确加一规则及OA流程

资源与合同关系一资源可上传多合同一资源只能上传一个合同

*本篇中的合同、双拼合同定义

1）合同，特指有合同编号及公司章的合同，附加条款如艺术指导、加校等情况

依附在主合同基础上，不算多份合同。

2）双拼合同，特指一个资源签约一份申请2个以上国家的合同，合同编号只有

一个。历史合同中的不规范操作，如欧洲［北欧］合同、一份单签证签约多

人、赠送签证这种情况也按此类处理。

二、纸质合同填写注意事项

1客户签名规范

顾问在填写纸质合同时首页与尾页必须有学生签名，如果未满18岁由法定代理

人签署合同。不得空白，否则将会被驳回。

2首页填写规范

纸质合同的首页顾问必须手写正楷，便于审核。

3、尾页填写规范

合同的尾页需要顾问、学生签名，签署日期，并加盖公章或者合同章和骑缝章

三、CRP合同提交规范［新］

1合同签约日期

1）CRP系统录入签约日期须按照学生填写的日期为准录入系统。

2）合同签约后须在三天内完成CRP系统录入，请认真完整的填写系统录入信

息。

3）顾问如未按要求在三天内提交系统的，从第四天开始，每晚一天提交由顾问

交纳违约金300元。违约金从顾问的签约金额中按月扣除。

2合同有效期［截止时间］

1）合同上所标明的合同有效期

3合同编号

1）按照合同上的编号滇写

4合同主体

1）按照签约合同的公司名称提交合同主体

5合同附件

1）请上传清晰完整的纸质合同，要求扫描上传PDF格式的附件。

2）如有补充协议请与合同一并上传，所有补充协议须由地区负责人或项目经理

签字确认，如无签字补充协议视为无效。

6其他附件

用于追加付款时其他附件上传

7学生姓名

1）顾问录入系统的姓名须与纸质合同中的名字一致。如需修改请在意向客户模

块中，对相应资源姓名进行编辑修改。

8申请国家

1）顾问根据客户所申请的国家选择相符的合同提交CRP系统，须与纸质合同一

致。如需修改请在意向客户模块中，对相应资源申请国家进行编辑修改。

9申请项目

1）顾问根据客户所申请的学历提交系统，须与纸质合同一致。如需修改请在意

向客户模块中，对相应资源申请项目进行编辑修改。

10服务类型

1）顾问在提交系统时按照纸质合同服务类型填写，须选择与合同相符的类型提

交。如遇到无法归类的合同，请先与运营管理部沟通合同归类后再上传。

11合同选校数量

1）填写主合同中的选校数量，第一次提交合同的实际选校数量需与纸质合同保

持一致。合同金额外加校数量不计入主合同选校数量中。

11合同选专业数量

1）填写主合同中的申请专业数量，第一次提交合同的实际申请专业数量需与纸

质合同保持一致。合同金额外另计的加专业数量不计入主合同选专业数量中。

12合同奖学金数量

1）填写主合同中的申请奖学金数量，第一次提交合同的实际奖学金专业数量需

与纸质合同保持一致。

13合同总金额

1）填写主合同签约实际金额，第一次提交合同的合同总金额需与纸质合同保持

一致。

2）一个合同只有一个合同金额，所有追加的加申金额、排名费金额等不计入合

同总金额中。

四、特殊合同及协议提交规则

1排名费附加协议、艺术指导补充协议、补充协议、延期协议的CRP提交规

则

1）排名费附加协议、补充协议、延期协议在提交时需要先保存基础合同，不需

要新建资源，在保存后的原合同处点击追加付款：金额按照实际填写，如无费

用变化，则合同金额和支付金额直接写零。

2）关于美国补充协议排名费规定两种情况：

第一种如果顾问报价采用的是“不分排名（一口价）二无论最终被录取结果如

何，都不参与退费的情况，合同总价可以写在主合同金额中，不用单独签署补

充协议排名费；

第二种如果顾问采用“基础费用+排名费”式报价，如最终被录取结果需要按

照补充协议内容进行金额补差，则要求排名费协议内容单独签署，分离于主合

同签约金额（主合同只写基础费用），并且上传CRP系统时要求主合同和补充

协议分开上传合同。例:合同总金额3万元，在签署合同时基础合同金额处填写

2万元，排名费补充协议金额处填写1万元。

3）艺术指导补充协议在提交时需要先保存基础合同，并在保存后的原合同处点

击追加付款，上传艺术指导合同补充协议附件，金额按照合同金额填写。

2双拼、尊享X+Y、语培、尊享美研课程等CRP提交规则

基于系统原则：每个资源ID下，遵从合同号唯一性原则，即每个资源ID下只

有唯一的合同号。双拼、尊享X+Y、语培、尊享美研课程等几类合同，上传合

同时候，需要联系技术同事创建新资源。

3双拼合同CRP系统录入操作如

1）资源录入：原资源的跟进运营顾问提交新建资源0A系统，请黄安琪协助增

加录入资源，双拼合同需要拆分成3条资源录入（2个单申请，1个单签证），

并分配给签约顾问。

大运营顾问不得自行录入资源，以改变资源属性为老客户推荐或者自带资源。

一经查出，将处以双倍处罚。

2）.合同上传

CRP中3条资源分别操作，进行同一份合同上传，合同号传填写双拼合同+1,

以此类推。

3）合同金额录入

一个合同编号只有一个合同金额，追加付款对合同金额无影响

4）签证服务费归属确认

客户最终确认去哪个国家，就将签证最终确认为哪个国家。

4加校费、加专业费、加文书费的提交规则

1）加申请在提交时需要先保存基础合同，并在保存后的合同处追加付款加校费

用。

2）费用类别为“加校费/加专业费/加文书费”。

五、合同审核流程

1审核人员变动

由财务部同事改为运营管理部王丽娜

2审核时间

根据合同的数量审核时间是3-5个工作日。

3月底核算返款时间安排

月底核算返款时根据CFO所发的邮件截止时间提交合同，并审核通过的合同都

作为本月的返款金额。

4特殊情况处理办法

以上类型的合同，在上传时如遇到其他特殊情况，请顾问老师提前与运营部王

丽娜取得联系进行报备，运营管理部会协助您进行最便捷的上传。

五、CRP合同提交操作指南［新］

1新增合同

1.1确认资源已签约。

操作指南：意向客户页面点击“确认签约”按钮，补充相关信息后确认资源为

“已签约”

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1.2提交合同

1）调整内容

提及合同功能，收据凭证相关内容由填写改为绑定财务凭证，新增合同诜校数

量、合同选专业数量、合同奖学金数量填写，新增服务费拆分细项要求。

线交合同

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2）操作方法

填写合同编号后，系统会自动推送该合同编号下相应的财务凭证。

注：如录入合同编号后，仍无凭证显示，请确认合同编号是否填写正确，如无

误，请联系财务确认收费凭证开具信息是否正确。

II交合同

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选中相应凭证后，对服务费具体金额进行分摊说明。

注：

1)有且仅当待分配服务费金额为0时，凭证付款金额说明才能保存。

2)当选择加校服务费、加专业服务费时，需要填写相应加申数量。

提交合同

凭证付款金额说明

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确认凭证付款金额说明时，如合同编号与历史合同有重复，且通过OA流程联

系黄安琪进行资源加一处理的，系统显示弹窗如下：

则需确认是否为双拼合同，如确认为双拼且通过审核，系统会自动为合同号码

增加后缀-N,用于区分双拼合同。

注：

如系统中存在相同合同编号的历史数据，但历史资源与当前合同资源无绑定关

系，系统默认为合同编号录入错误，合同数据无法提交。

2追加付款

该功能会自动带出当前合同的相关信息，与新增合同操作流程一致。

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当前合同信息如上,点击追加付款后，展示如下：

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