人事档案代保管服务协议

合同编号：__________人事档案代保管服务协议甲方（委托方）：__________乙方（受托方）：__________根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国档案法》等相关法律法规的规定，甲乙双方在平等、自愿、公平、诚实信用的原则基础上，就甲方将其员工的人事档案委托乙方代为保管的事宜，达成如下协议：一、人事档案的代保管范围及内容1.1甲方同意将员工的人事档案（包括但不限于身份证明、学历证明、工作经历证明、奖惩记录、劳动合同等）委托乙方代为保管。1.2乙方负责对甲方提供的人事档案进行安全、保密、有序的保管，确保档案的真实性、完整性、合法性。1.3乙方应按照甲方的要求，及时、准确地提供所需的人事档案信息。二、人事档案的代保管期限2.1本协议自双方签订之日起生效，有效期为____年。2.2有效期届满前，双方如需续签，应提前____个月协商一致并签订书面续签协议。2.3在本协议有效期内，如甲乙双方任一方提前终止协议，应提前____个月书面通知对方，并按照双方约定的方式处理人事档案的交接事宜。三、人事档案的代保管费用3.1乙方按照甲方提供的档案数量和保管难度，向甲方收取人事档案代保管服务费，具体收费标准双方协商确定，并在协议中予以明确。3.2甲方应按照约定时间向乙方支付代保管服务费。乙方开具正规发票。四、人事档案的代保管要求和保障4.1乙方应建立完善的人事档案保管制度，确保档案的安全、保密、防火、防盗、防潮、防虫蛀、防霉变。4.2乙方应指定专门人员进行人事档案的管理和维护，确保档案的准确性和及时更新。4.3乙方对甲方提供的人事档案负有保密义务，不得泄露给第三方，不得用于与甲方无关的目的。4.4如有特殊情况需要查询、使用甲方人事档案，乙方应提前向甲方报告，并按照甲方的要求进行配合。4.5如遇档案遗失、损坏等情况，乙方应立即通知甲方，并采取有效措施进行补救。五、违约责任5.1任何一方违反本协议的约定，导致协议无法履行或者造成对方损失的，应承担违约责任，向对方支付违约金，并赔偿因此给对方造成的损失。5.2如乙方未按照约定保管好甲方人事档案，导致档案遗失、损坏、泄露等，乙方应承担相应的法律责任。六、争议解决6.1本协议的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。6.2双方在履行本协议过程中发生的争议，应通过友好协商解决；协商不成的，可以向有管辖权的人民法院提起诉讼。七、其他约定7.1本协议一式两份，甲乙双方各执一份。7.2本协议自甲乙双方签字（或盖章）之日起生效。甲方（盖章）：__________乙方（盖章）：__________签订日期：__________注意事项：1.甲方应确保提供给乙方的人事档案材料的真实性和完整性，如有虚假或遗漏，甲方应承担相应法律责任。2.乙方应严格按照协议约定保管甲方的人事档案，确保档案的安全和保密性。3.双方应按照约定时间支付和收取服务费用，如有逾期，应承担违约责任。4.如遇档案遗失、损坏等情况，乙方应立即通知甲方，并采取有效措施进行补救。5.双方应遵守相关法律法规，确保协议的合法性和有效性。解决办法：1.双方应通过友好协商解决履行过程中的争议，协商不成的，可以向有管辖权的人民法院提起诉讼。2.如乙方未按照约定保管好甲方人事档案，导致档案遗失、损坏、泄露等，乙方应承担相应的法律责任。3.双方应严格遵守协议的约定，如有一方违约，应承担违约责任，向对方支付违约金，并赔偿因此给对方造成的损失。4.双方应共同维护协议的履行，如发现协议内容不适应实际情况，可协商修改，达成一致后签订书面修改协议。特殊应用场合：1.员工调动：当员工在公司内部调动时，原部门需要将员工的人事档案交接给新部门，并通知乙方进行档案更新。2.员工离职：当员工离职时，原部门需要将员工的人事档案移交给乙方，并办理档案转出手续。3.员工退休：当员工退休时，原部门需要将员工的人事档案移交给乙方，并办理档案封存手续。4.档案查询：当公司需要查询员工的人事档案时，乙方应根据甲方的要求提供相关档案信息。5.档案归还：当公司不需要代保管员工人事档案时，乙方应将档案归还给甲方，并办理档案交接手续。补充条款：1.员工调动：甲方应在员工调动前，将员工的人事档案整理好并交给乙方，以便乙方进行档案更新。2.员工离职：甲方应在员工离职后，将员工的人事档案整理好并交给乙方，以便乙方进行档案转出。3.员工退休：甲方应在员工退休后，将员工的人事档案整理好并交给乙方，以便乙方进行档案封存。4.档案查询：甲方查询员工人事档案时，应向乙方提供员工的姓名、工号等相关信息，乙方根据信息提供相关档案资料。5.档案归还：当甲方不需要代保管员工人