会议管理制度

会议管理制度第一章总则的会议组织和相关管理工作，提高会议效率，做好会议议定事项的落实，结合公司实际，特制定本制度。第二章适用范围第二条适用范围本办法适用于公司的会务管理。第三章职责分工（一）股东会、执委会、公司年度/季度/月度/周度工作例会、论坛等由综合管理部运营岗归口管理。（二）绩效考评会、新人入职培训会、专业技能培训会、管理能力培训会等由综合管理部人力资源岗归口管理；涉及各部门专业的培训会，由人力资源统筹，各部门自行准备培训资料并执（三）专项汇报会议，由会议组织部门归口管理。（四）部门专题会议、部门例会、部门临时性会议由会议组织部门归口管理。第四条职责分工组织和综合协调工作，具体包括：收集提出会议议题、指定参会人员范围、制定会议方案、指定主持人、下发会议通知、准备会（二）综合管理部行政岗负责协同营销招商部设计席卡、投影背景，由工程管理部弱电工程师负责调试多媒体设备；若参会范围涉及职级，则综合管理部人力资源岗负责提供参会人员详细（三）综合管理部行政岗承办会议，落实具体会务工作，包场内席卡、水果、点心、茶水等）、会中服务、嘉宾接待、车辆第四章会议实施第一节会议计划和统筹（一）决策会议：股东会、执委会；（二）经营会议：年度/季度/月度/周度例会；（三）专项会议：业务专项汇报会议、管理专项汇报会议、各类共创研讨会议、业务及管理培训会议、新员工培训会议、党组织会议等。第六条会议实施原则要精简会议召开频次、参会范围。能不开的会议坚决不开，可以合并开的合并召开，减少会议召开频次。各类会议尽量压缩规模，减少参会人员。要秉承务实原则，注重会议实际效果。会议要切实解决工作中存在的问题，做到主题鲜明、重点突出，对于会议召开的必要性要严格审核把关，所有走过场、无主题、无目的的会议要（三）高效要提高会议效率，尽量压缩会议时长。所有会议要准备充分、安排有序，合理设置议程，围绕主题展开；发言人员的汇报需避免探讨细枝末节，做到逻辑清楚、要点得当。要管控会议经费支出，反对铺张浪费。对于内部会议，提倡参会人员自行携带水杯；春夏时节一般不安排热茶水；提倡无纸化办会，尽量采用幻灯片进行讲解演示。对于外部会议，有特殊原因请假、不参加会议的，需及时通知会务组进行备案调整。第七条会议计划和统筹（一）由综合管理部运营岗归口管理的会议，需提前向运营岗预约，预约会议的内容包括会议主题、申请部门、事项描述、作为附件发送至运营岗。综合管理部根据预约内容协调时间后，传达告知会议安排。（二）对于3个及以上部门参加的跨部门会议，由会议归口管理部门与其他部门协商确认会议议程。必要时综合管理部按照“精简、务实、高效、节约”的会议原则做会议支持。与综合管理部运营岗确定会议时间即可，参会人员为汇报议题涉及的相关领导及员工。（四）凡列入计划的会议如需改期或遇特殊情况临时调整的会议，由综合管理部统筹确定调整后的会议时间。（一）通知形式与内容通知格式详见附件1。2.其他会议通知交由综合管理部运营岗在企业微信群统一会人员范围、记录人、注意事项（如有）。第三节会议准备、布置（一）会议议题执委会议题由各部门申请，分管领导审核，董事长决定是否上会；其他会议议题由各部门提出，分管领导审核并决定是否上（二）会议材料会议归口管理部门应认真准备会议材料，分管领导负责审核。行论证协调，充分交换意见，力求达成一致。（一）茶水准备股东会会议、接待会议需准备茶水，茶水一般在会议开始前30分钟准备，准备好茶品（瓷杯、茶叶、托盘），提前泡好准备杯的7/10）。项目公司内部会议自带水杯。（二）席卡印制股东会会议，接待会议，公司年度、季度、月度会议等大型会议需摆放席卡，会议归口管理部门负责提供座次安排表，行政印制席卡，并按照座次安排表正确摆放席卡。（三）夏日空调温度设置为26-27摄氏度，冬日为22-24摄（四）布置标准为保证服务质量，会议物资的摆放需固定地点，具体位置如（五）视频会议及电脑投影会议需连接视频的，由会议归口管理部门提前10分钟连接视频，并测试无误；会议需要使用电脑和投影仪的，由会议归口管理部门提前10分钟调试电脑和投影。第十一条会议纪律会议归口管理部门负责监督会议纪律的执行，综合管理部负责监督考勤纪律的执行。综合管理部负责共享基金的管理。（一）参会人员提前5分钟到达会场。（二）公司年度/季度/月度会议、接待会议及培训，凡涉及（三）会议或培训期间应把手机调整静音或振动，不得接打（四）参会人员不得无故缺席，股东会会议、年度/季度/月度会议、接待会议及培训，需通过邮件形式提前提出请假申请，相关领导回复审批后交由会议归口管理部门备案（基层员工请假由部门负责人审核，分管领导审批；中层及以上员工请假由项目直接上级批复后方可请假。（一）会议进行期间，会议组织部门需与综合管理部做好对综合管理部根据需求做好会务支持。（二）会议有安排茶水的，会议组织部门应适时提醒行政添加茶水，一般情况下每隔40分钟续水一次，续水礼仪及标准详（一）会场清理1.会议归口管理部门负责清理会场。清理会场要求：拆除临时布置、清点设备用具，将搬动过的桌椅恢复原样，会场地面门窗桌子清扫干净，关闭投影仪、灯光、空调，归还设备器材，离开会议室时及时关好门窗。对于会议室的清理，综合管理部行政定期进行检查；（二）会议纪要会议纪要用于记载会议的主要情况及议定事项，具有较强的时效性。会议纪要由会议归口管理部门负责整理，须准确概括会议精神和决议内容。跨部门决策会议，在会后2个工作日内（不含当日）完成会议纪要，参会人签字后，由会议归口部门以邮件形式下发。综合管理会议纪要以红头文件形式记录下发，详见附件3，其他会议以表格文件形式记录下发，详见附件4。2.公司周工作例会会议纪要、各部门周工作例会、各部门工作推进会等会议，在会后1个工作日内（不含当日）完成会议纪要，参会人签字后由归口管理部门扫描发至会议群。公司周工作例会会议纪要由综合管理部行政岗存档，其他会议纪要由各部门各自存档。会议纪要以表格文件形式记录下发，详见附件4。会议涉及的会议材料，包括会议通知、议题材料、发言稿、会议纪要、影音资料等，须在会议结束后2个工作日内由会议归口管理部门汇总整理并妥善保