2017版行政人事制度

2017版行政人事制度

行政人事

治理制度

治理级别：受控

版本：2017/01/001

颁布时刻：2017年9月1日

实施时刻：2017年9月1日

目录

第一章办公秩序治理制度3

第一节职员行为规范3

第二节工作服及工号牌治理规定12

第二章会议治理制度14

第一节会议治理制度14

第二节会议室治理制度19

第三章公文治理制度20

第四章工商档案治理制度25

第五章档案治理制度28

第一节公司文件、材料归档治理28

第六章合同治理制度38

第七章信息化网络安全治理制度42

第一节0A使用治理制度42

第二节网络治理制度44

第三节电脑操作规范治理制度44

第四节数据安全保密及备份制度45

第八章微信（公众平台）信息治理制度46

第九章资产治理制度49

第一节资产治理规定49

第二节办公设备使用治理规定53

第三节后勤仓库治理规定56

第十一章印章治理制度60

第十三章资金支出治理制度62

第十四章业务招待费治理制度64

第十五章考勤治理制度67

第十六章出差治理制度74

第十七章人力资源治理制度81

第一节人员聘请治理规定81

第二节用工治理规定83

第十八章奖惩治理制度91

第一节总则91

第二节行政奖励91

第三节惩处规定92

第四节奖惩权限94

第五节奖惩程序94

第六节奖惩治理与监督94

第十九章后勤治理制度95

第一节车辆治理制度95

第二节、车辆治理规定97

第三节用车规则98

第四节事故责任与违纪处理99

第五节职员宿舍治理制度100

第六节职员食堂治理制度103

第七节保安治理制度105

第八节保洁治理制度106

第二十章廉政建设治理制度108

第二十一章保密治理制度110

第二十二章罚则113

第二十三章附则118

第一章办公秩序治理制度

第一节职员行为规范

第一条仪容外表：

一、整体自然大方得体，符合工作需要及安全规则。精神奕奕，充满

活力，整齐清洁。

二、头发头发要经常梳洗，保持整齐清洁、自然色泽。

三、发型男职员：前发只是眉，侧发不盖耳，后发不触后衣领。不得

剃光头。女职员：发长只是肩，如留长发须束起或使用发髻。

四、面容脸、颈及耳朵绝对洁净，男职员每日剃刮胡须。女职员不得

浓妆艳抹和在办公区内化妆。

五、手保持指甲洁净，不留长指甲（不长于指头2毫米）及涂有色指

甲油。

六、躯体注意个人卫生，躯体、面部、手部保持清洁。勤洗澡，无品

味。上班前不吃异味食物，保持口腔清洁，上班时不在工作场所内吸烟，

不饮酒，以免散发烟味或酒气。

七、饰物领带平坦、端正，长度适中。领带夹夹在衬衣自上而下第四

个扣子处。注意各部细节，内衣不能外露等。上班时刻不佩带夸张的首饰

及饰物。

八、着装

(1)工作时刻内应着本岗位规定工作服，工作服应洁净、平坦，无明

显污迹、破旧。任何时候，在工作场所不得穿短裤、背心、拖鞋。

(2)工作服穿着按照公司治理规定执行，不可擅自改变降服的穿着形

式，私自增减饰物，不放开外衣、卷起裤脚、衣袖。

(3)降服外不得显露个人物品，衣、裤口袋整理平坦，勿显鼓起。

(4)西装降服按规范扣好，衬衣领、袖整洁，钮扣扣好，衬衣袖口可

长出西装外套袖口的0.5-lcmo

(5)未统一订制工作服的公司或部门职员，上班期间应着素色正装及

正装鞋，禁止穿着便装、休闲装或运动装上班，专门情形应取得有关负责

人同意。

1、裤子裤子要烫直，折痕清晰，长及鞋面。

2、鞋鞋底、鞋面、鞋侧保持清洁，鞋面要擦亮，以黑色为宜，无破

旧，勿钉金属掌。

3、袜男职员应穿黑色或深蓝色、不透亮的短中筒袜。女职员着裙装

须着肉色袜，禁止穿着带花边、通花的袜子，无破洞，袜筒根不可露在别

处。

第二条行为举止

一、整体姿势端正及自然大方，工作中做到：走路轻、讲话保持中速、

操作稳，尽量不发出物品相互碰撞的声音。

二、站姿以立姿工作的职员，应时刻保持标准的站立姿势：两腿直立,

两脚自然分开与肩同宽，两眼平视前方，两手自然下垂，挺胸、收腹。禁

止双手交叉抱胸或双手插兜、歪头驼背、依壁靠墙、东倒西歪等不良姿势。

三、坐姿以坐姿工作的职员，应时刻保持端正的姿势：大腿与上身成

90度，小腿与大腿成70至90度，两腿自然并拢。不盘腿、不脱鞋、头不

上扬下垂、背不前俯后仰、腿不搭座椅扶手。

四、走姿职员在工作中行走的正确姿势：平稳、和谐、精神，忌低头、

手臂不摆或摆幅过大、手脚不和谐、步子过大、过小或声响过大，在楼道

内行走不得奔驰。

第三条礼节礼貌

一、行走

1、职员在工作中行走一样须靠右行，勿走中间，与客户相遇时要稍稍

停步侧身立于右侧，点头微笑，主动让路。

2、客户同时进出门（厅、楼梯）时，应注意礼让客户先行，不与客人

抢道并行，有急事要超越客户，应先在口头致歉“对不起”，然后再加紧步

伐超越。

二、会见客人

1、人员来访时，应面带微笑起身，热情、主动咨询候：“您好，有什

么能够帮到您吗？"，并让座、倒水。

2、与人接触保持1.5米左右的距离，尽量少用手势，切勿用手指或手

中物品在客人面前比划、或直指客户。

3、时刻保持微笑的表情：笑容自然、适度、贴切庄重，保持自然的目

光与眼神，视线接触对方面部时刻占全部交谈时刻的30—60%、保持正视,

忌逼视、斜视、扫视、窥视。

4、自觉将手机拨到震动档，使用手机应注意回避。

5、没有挖鼻孔、掏耳朵、伸懒腰、打哈欠、抠指甲、搔皮肤、搓泥垢、

整理个人衣物等不良行为。幸免在客户面前咳嗽、打喷嚏，不得已时，应

以纸巾遮住口鼻，将头转向无人之侧处理，并及时道歉，讲“对不起”。

6、不在客户面前抽烟、吃东西、嚼香口胶、看书报等，不在客户面前

大声哼唱歌曲、吹口哨、谈笑、喧哗。

三、引导客人引导客户时，应保持在客人前方二至三步的距离，与客

户大约呈130度的角度，步伐与客户一致。

1、引导客户上楼梯时，让客户走在前，下楼梯，让客户走在后。

2、引导客户乘电梯时应让客户先入，不得自己先行，电梯进门左侧为

上位。到达时请客户先步出电梯。

3、为客户开门时。向外开门时：（敲门）一开门一立于门旁一施礼。

向内开门时：（敲门）一自己先进一侧身立于门旁一施礼。

四、指引方向为客人指引方向或指点位置时手势得当，手指并拢用手

掌指向所指示方向，手臂微曲、低于肩部，躯体向所指示方向微微前倾。

五、进出办公室进入办公室、客人家中须先轻轻敲门（按门铃），得

到承诺后方可入内。若到里面去时门是关住的，出来时则应随手将门轻带

上。

六接听电话

1、电话机旁预备好纸、笔以便于随时进行记录。

2、所有来电，必须在铃响三声内接答。

3、拿起听筒先报单位名称。应讲“您好，华力康医疗科技

4、通话时，应与话筒保持适当的距离：耳朵紧贴听筒，嘴唇离约话筒

约5厘米处，尽量不使用免提键。

5、必要时应做好记录，并确认记录下的时刻、地点、对象和事件等重

要事项准确无误。

6、邻座无人时，主动在铃响三声内接听邻座的电话。

7、如拨错号码要道歉。

七、握手与人握手时，主人、年长者、身份地位高者、女性先伸手，

客户、年轻者、身份职位低者和男性见面时先咨询候，待对方伸手后，上

身前倾，两足立正，伸出右手，四指并拢，拇指张开，距离对方一步，双

目凝视对方，面带微笑，握手用力不宜过大。时刻不宜过长，一样3秒钟

左右即可。

八、介绍

1、做介绍时，受尊敬的一方有优先了解权，第一把年轻者、男性、资

历较浅者、未婚女子和儿童，介绍给年长者、女性、资历较深者、已婚女

子和成人。之后，再向另一方介绍。

2、自我介绍时要先面带微笑咨询好，得到回应后再向对方介绍自己的

姓名、身份和单位。当他人为您做介绍时，要面带微笑、点头致意，介绍

完毕后，握手并咨询候，可重复一下对方的姓名等称呼“您好，X先生/小

姐！

九、名片同意名片时，须起身双手同意，认真阅看，不可来回摆弄和

遗忘。递名片时由下级、访咨询方、被介绍方先递名片，用双手递上，齐

自己胸部，并做自我介绍，正面朝上，正对对方。互换名片时，右手拿自

己的名片，左手接对方的名片后用双手托住。

十、乘车

1、接送客人上车，要按先主宾后随员、先女宾后男宾的惯例，让客人

先行，如是贵宾，则应一手拉开车门，一手遮挡门框上沿（然而信仰伊斯

兰教和佛教的不能遮挡），到达目的地停车后，自己应先下车开门，再请客

户下车。

2、乘坐前后两排4个座位的小车时，司机后排右侧的座位为上位，司

机正后面的位置次之，司机旁边的位置为最低。上车时，应请客户从右侧

门上车，自己从车后绕到左侧门上车。坐飞机或火车，靠窗边和向着前进

方向的座位让给客人坐。

3、女士上小车时，开门后半蹲捋整裙摆顺势坐下，依靠手臂做支点腿

脚并拢抬高，脚平移至车内，调整躯体位置，坐端正后，关上车门。下车

时，躯体保持端坐状态，侧头，伸出靠近车门的手打开车门，略斜躯体把

车门推开，双脚膝盖并拢，抬起，同时移出车门外，躯体能够随转。双脚

膝盖并拢着地，一手撑座位，一手轻靠门框，躯体移近门边镇定从车身内

移出，起身后等直立躯体以后转身面向车门关门。

第四条培训或会议培训或会议期间，应主动关闭手机等通讯工具或

置于震动档，会议终止后主动拾捡办公区域内随手可及的垃圾。

第五条语言态度

一、咨询候

1、在任何工作场所，见到客人应主动咨询候。

2、与同事首次见面应主动咨询好。

3、称呼注意对客人的称呼礼仪：男性称呼“先生”、未婚女性呼“小

姐”、已婚女性“太太”，如无法确信对方婚否，则可称呼为“女士”。老年

人称呼视地区习惯（尊重和礼貌的方言）。对儿童可称呼为“小朋友”。

二、礼貌语言

1、使用10字礼貌语：您好、请、对不起、感谢、再见。

2、职员日常用语

1）咨询候语：您好！早上好！

2）祝贺语：节日好！节日欢乐！恭喜发财！祝您好运！万事如意！一

路顺风！

3）欢迎语：欢迎！欢迎光临！欢迎指导！

4）见面语：请进！请坐！请用茶！

5）致歉语：对不起！请原谅！请谅解！

6）祈请语：请关照！请指正！请稍候！请稍等！请留步！

7）致谢语：感谢！多谢关照！多谢指正！

8）辞别语：再见！拜拜！

3、同意别人的关心或赞扬，应及时致谢，因自身缘故给对方造成不便,

应及时致歉。

4、禁止用“喂”招呼客户，即使客人距离较远。

三、面对客户

1、面对客户发脾气时，应耐心忍让，友善劝解和讲明，注意语气亲切。

2、尊重客户，与客户意见发生分歧时，不予当面争辩，更不应讲客户

错、自已正确之类的言语。尊重同事，不因意见分岐而发生争吵。

3、客户有过激行为时，职员应巧妙地化解，不得与客户正面冲突，专

门幸免动用武力。

4、与客户交谈时，应态度诚恳，耐心倾听，不轻易打断别人的话语。

5、对客户的咨询和困难，应诚心关心解决，永久不讲“不明白”或“不

归我们管”、“这是上头的事”之类的言语。

四、面对投诉

1、对客户的投诉，应赶忙放下手头上的工作，第一时刻向客户致歉，

请客户入座，并全神贯注倾听投诉内容，以友善目光与投诉者接触，切勿

东张西望，敷衍了事，适当时做出简单的复述，以示了解咨询题所在。

2、如果无法处理投诉，应尽快转交上级或托付人员跟进，不管投诉跟

进情形如何，应给予客户初步回复及定期汇报跟进情形。

第六条其他

一、办公室环境

（一）应保持办公场所和公共区域的洁净整洁。不在办公室内乱摆乱

放，工作完成或下班后应及时整理桌面，重要文件、物品应妥善储存。

（二）讲究个人卫生，养成良好的个人习惯和爱护公共卫生的意识，

不随地吐痰、乱丢杂物。

（三）传染病多发季节，应经常开窗通风，保持室内空气清新。

（四）下班后应认真检查，关闭电源、电脑、照明灯、空调、饮水机

等电器设备，锁好门窗。

（五）如发觉有安全隐患和故障，应及时通知有关负责人排除故障。

不得擅自做主修理、排除故障，以幸免人身危险;

二、办公室检查标准

序项目标准扣实际减分

标准及检查内容

号名称分值分得分讲明

烟灰缸洁净、里面烟蒂不可多于5根以上3

1办公室无吃零食现象3

办公室无异味3

2盆栽盆栽叶面没有污渍2

地面保持清洁3

无垃圾3

3

地面

杂物3

无污物3

污水3

4通道保证通道通畅，无堆积物3

5吊顶吊顶没有破旧、吊杂物、蜘蛛网3

6墙面墙面无擅自悬挂物品3

门、窗及玻璃保持明亮洁净3

7

门窗窗帘保持整洁3

窗台上无随意摆放物3

禁止在办公室使用烤火器等高功率电器3

电器插座、开关保持安全状态良好、洁净、无安全隐

8电器/线3

患，各类电线走线合理规范

工作终止后，电器设备需切断电源，保持安全状态，

人走灯关，节约能源3

办公桌、椅摆放整齐，并保持洁净4

桌面物品：电脑、台历、水杯、电话等需明确定位摆

4

9办公桌放，无灰尘，并保持洁净整洁

办公桌茶几、抽屉内物品摆设整齐、不凌乱，桌下无

4

堆积物，最下面一格抽屉用于存放私人物品

文件柜标识清晰3

文件柜

10柜内物品、资料分区放置并有名目4

文件柜

柜顶无灰尘3

11文件夹按照规定、分类放置，文件夹资料分区放置并有名目3

12沙发沙发定期擦洗无灰尘4

13垃圾桶垃圾不能超过垃圾桶、纸篓筐的1/34

14日用品毛巾、抹布、拖把等必须摆放整齐，保持洁净4

工作场所佩戴胸牌5

15服装

服装应存放规定位置，不能显现披于椅背及堆放于桌

5

面现象

合计

(-)公司设定卫生评比：

评选检查以办公环境卫生为主。行政部将依据标准进行每周对办公室

环境卫生不定期检查，每月汇总检查分数，平均分最高者给予200元/办公

室的奖励，若平均分低于90分以下则给予200元/办公室的处罚。

三、使用订书机订书针应订在资料的左上方，横拿或竖拿都比较方便,

也比较容易存档。

四、使用运算机、传真机

1、使用运算机完毕后，应将新打开的程序或文档关闭，回到初始状态。

2、在制作重要文件时，要小心处理，以免泄密，文件存档时应注意存

放地点，并作好登记工作，磁盘应通过病毒检查后方可在他人运算机上使

用。

3、使用传真机时做好登记，要注明收件人全名、传真号及发件人的全

名、传真号，注明传真件页码，顺序，传真件发完后须确认。

五、使用复印机使用前确认纸张大小、方向，墨色的浓淡（以免白费

纸张），复印后机器还原，复印件上注明来源，以便于日后查询。

六、文件及资料的收发与传递

1、当接到顾客发送传真资料时，需有礼貌地向顾客明确：发送地址、

传真号码、收件人、联系电话，并与收件方电话予以确认，同时在作好有

关登记工作。

2、收到内、外部需转交代送的文件、资料、物品等，需尽快转交给物

品接收人，并作好有关登记工作。

七、办公秩序

1、工作时刻内不应无故离岗、打卡后外出吃早餐，不得闲聊、吃零食、

大声喧哗，确保办公环境的安静有序。

2、职员间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室、接待室）

或通过公司内线电话联系，如需在个人工作区域内进行谈话的，时刻一样

不应超过三分钟（专门情形除外），在办公室沟通交流要注意语言声调，以

免阻碍他人办公，专门是通过办公区域更不得大声喧哗；时刻保持与公司

的联系：公司所有职员必须在7:30-00:30保证在公司登记的移动电话开通并

能正常联系；以外时刻要有同直截了当上级保持联系的方式，确保公司有

紧急公务时能取得联系。

3、办公人员做好外出登记，用公车需由行政部派车。

4、不准用公司电话打私人电话或信息电话，不准占用公司电话谈论与

工作无关的事除业务有关人员需上网外其余正常上班时刻不得用本部电脑

上网谈天。

5、公司职员必须自觉遵守劳动纪律，按时上下班，不迟到，不早退，

工作时刻不得擅自离开工作岗位，外出办理业务前，须经本部门负责人同

,三O

6、所有职员要勤俭节约，杜绝白费，努力降低消耗和办公赛用。

八、办公室文印治理规定

1、所有文印人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司

保密事项。打印正式文件，必须按文件签发规定由总经理签署意见，送行

政部打印，各部门草拟的文件、合同、资料等，由各部门自行打印文件、

发传真均需逐项登记，以备查验。

2、文印人员必须按时、按质、按量完成各项打字、传真、复印任务，

不得积压延误。工作任务繁忙时，应加班完成。办理中如遇不清晰的地点,

应及时与有关人员校对清晰。

3、文件、传真等应及时发送给有关人员。因积压延误而致工作失误或

造成缺失的，追究当事人的责任。严禁擅自为私人打印复印材料，违犯者

视情节轻重给予罚款处理

第二节工作服及工号牌治理规定

第一条工作服的申购与验收

（一）申购

1、工作服的使用年限一样为二年。期满确需更换新工作服时，应按照

申购程序提早向公司申请；

2、工作服申购应按公司实际情形拟写《预算内降服申购单》，上报公

司领导审批；

3、请示经批准后，按照实际人员名单，由公司行政部与采购部门对接

采购或联系制作。

（二）工作服的验收

工作服制作好后，由公司行政部会同制作单位进行工作服的检验，有

质量咨询题，应拒绝接收。

第二条工作服的扣款与还款

工作服采买后，由公司先垫付费用；从工作服下发至职员时运算，如

未满3个月离职者自行承担费用，满3个月的按月计提折旧（以12个月为

依据，自购满1年后全额返款，且工作服所有权归职员所有）。

第三条工作服的领取与使用

（一）新职员工作服领取规定

1、行政部为转正后的职员购买工作服，新职员应在转正后，到行政部

办理工作服领取登记手续；

2、行政部按照职员身材，在库存工作服中给予领取。若无合适的，能

够登记后另行制作；

3、试穿合适后，在工作服领取表格上职员签字处签字确认。

（二）职员工作服使用规定

1、工作服要妥善保管，不得随意摆放或借他人使用；工作服污损应尽

快处理，保证工作服的整洁、洁净；

2、工作服在使用期间显现损坏，按照制装合同的约定应由制作单位修

补的，由行政部统一登记收集,联系制作单位修补。若为职员个人行为损坏

的，由职员本人承担有关修理或制作费用；

3、使用者不得通过再加工，私自改变工作服样式；

4、工作服在工作期间，因工作缘故造成损坏，应填写报废单，经其部

门经理核实，行政部经理审核后，方可更换或制作新装。

第四条职员岗位或职位变动工作服治理

（一）岗位变动工作服治理

1、职员岗位变动时应带其调动单至公司行政部治理员处办理工作服领

取登记手续；

2、调换岗位的职员应将再次购买适合该岗位的工作服，而之前岗位的

工作服则需办理退还手续；

3、工作服购买及扣款返款依据本制度第二条执行；

4、工作服购买完成后，职员需于工作服领取表格上签字确认。

（二）职位变动工作服治理

1、职位变动职员应带其调动单至公司行政部治理员处办理工作服领取

登记手续；

2、职位变动职员应将再次购买适合该职位的工作服，而之前职位的工

作服则需办理退还手续；

3、工作服购买及扣款返款依据本制度第二条执行；

4、工作服购买完成后，职员需在工作服领取表格上签字确认。

第五条职员佩戴工号牌

（-）佩戴工号牌的要求

1、除节假日外，其余时刻必须佩戴工号牌；

2、工号牌必须佩戴于左胸偏上部位，并使工号牌差不多保持水平，不

得佩戴于其他地点，不得以外衣遮盖。

第二章会议治理制度

第一节会议治理制度

第一条总则

（一）为更好地完成各项打算目标，保证公司业务顺利开展，加大目

标责任治理，规范会议组织工作、提升会议效率、特制定本制度。

（二）本制度适用于公司董事长（总经理）办公会议，经营考核会议,

每周例会，专题会议。

第二条会议类型及规范

（一）董事长办公会议

1、会议召集及主持：董事长；

2、与会人员：董事长、总经理、各部门经理；

3、召集时刻及会议议项：每月许多于一次，不定期召开；凡遇公司重

大事项、重要人事任免等重要决策，必须通过董事长会议决议；

4、会议记录：董事办指派专人，在规定时限形成《会议纪要》并分发

有关人员。

（二）总经理办公会议

1、会议召集及主持：总经理；

2、与会人员：总经理、各部门责任人及下属公司负责人；

3、召集时刻及会议议项：每月许多于一次，不定期召开；

4、会议记录：总经办指派专人，在规定时限形成《会议纪要》并分发

有关人员。

（三）经营考核会

1、会议召集及主持：董事长；

2、与会人员：董事长、总经理、各部门负责人、下属公司负责人；

3、召集时刻：每月月初3日之前择日召开，以具体通知时刻为准；

4、会议议项：公司除董事长、总经理外，所有部门及下属公司负责人

都应进行月度工作总结，检查月度工作完成情形，对各部门（公司）及部

门（公司）职员月度工作完成情形进行考核；部署、制定、讨论、并通过

各部门（公司）负责人下月工作打算；

5、会议记录：由行政部专人进行会议纪录，会议纪要于1个工作日内

下发。

第三条每周例会

1、会议召集及主持：总经理；因故无法召集及主持，可授权公司其他

治理人员负责；

2、与会人员：各部门负责人参加，若无法参加，须报总经理请假同意

后，行政部进行备案，并安排部门其他人员参加；

3、召集时刻：每周一上午8：15分；

4、会议议项：对各部门（公司）工作进行分解、落实，和谐工作、解

决咨询题，询查上周工作完成情形，部署本周工作，要求必须有完成时刻、

责任人，以便下周例会进行询查，有效达成月度工作目标；

5、会议记录：行政部指派专人，形成《会议纪要》在2个工作日内下

发。

第四条专题会议

1、会议召集及主持：会议组织者须请示分管领导同意后由分管领导通

知行政部备案，行政部发起会议通知，并预备会议物资。

2、与会人员：涉及此次专题讨论的有关人员；

3、召集时刻：按照需求召开，以具体通知为准；

4、会议议项：为某一专题而组织召开的临时行政会议，通过会议得出

结论；

5、会议记录：由会议组织者指派专人，在规定时限形成《会议纪要》

并分发有关人员。

第五条每周工作报表规定

1、报表提交时刻：每周五下午16：30往常交到行政部，统一汇总打

印；

3、工作报表中上周完成工作各项内容需与打算相对应，若有增加的工

作应填写至新增工作栏；

4、工作报表中本周工作打算安排要合理到位，可量化的，要有量化和

具体完成时刻；

5、工作报表中上周公司领导会议指出完成情形必须按照上周会议纪要

做逐项清晰汇报并详细讲明具体执行方法或改进措施；

6、工作报表中近期工作重点、工作中存在的咨询题及给公司领导的建

议，如有的可填写，没有则不用填写；

7、工作报表中未完成的工作必须注明缘故；

8、工作报表不管上报者是部门或公司，填报人处必须落负责人姓名；

9、工作报表撰写要认真审核，确保语句通顺，无错别字。

第六条会议主持人须知

1、主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情形，做好会

前预备；

2、主持人一样应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决咨询题

及达成目标、议程推进中应注意的咨询题等，进行必要的讲明；

3、会议进行中，主持人应按照会议进行中的实际情形，对议程进行适

时、必要的操纵，并有权限定发言时刻和中止与议题无关的发言，以确保

议程顺利推进及会议效率；

4、属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集

体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人员所表明的意见；对未

议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见；

5、主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成

标准和时刻等会后跟进安排向与会人明确。

第七条参会者须知

1、参会者应将会议的目的、宗旨、议题及有关资料、个人需要提交的

有关工作总结打算认真地予以研究和预备，并预备好提出意见、询咨询事

项和汇报工作；

2、参会者必须签到登记，须严格遵守会议时刻，准时出席。

3、参会者一律把手机调至静音或震动；不得在会场上接听电话，有十

分重要的来电能够到会场外接听；不得频繁出入会场，阻碍会议进程；

4、发言力求简要明确，注意发言时机，紧扣要点，节约时刻，提升会

议效率；

5、只要有利于公司整体利益，应毫不保留地发表意见；凡与会议主题

无关的话题，应尽量幸免；

6、在反对他人意见时，应注意态度和语言；不能顶撞上级或因细节咨

询题争吵不休；

7、注意不要长篇大论，喋喋不休，应让他人也有发表机会；

8、应服从多数人的决定。

第八条会议的预备工作

（-）会议通知

1、董事长办公会议、经营考核会议由行政部发出会议通知并通知到与

会人员；会议通知需确定会议时刻、地点、与会人员及会议议题；

2、总经理办公会由行政部发出会议通知并通知到与会人员；会议通知

需确定会议时刻、地点、与会人员及会议议题；

3、每周例会行政部不再通知各部门（公司）负责人、职员（除专门情

形外），行政部负责短信通知公司高层治理人员；

4、专题会议由会议组织部门请示分管领导同意后，分管领导通知行政

部进行备案，行政部发起会议通知；会议通知需确定会议时刻、地点、与

会人员及会议议题；

5、各部门起草会议通知时，必须事先知会行政部，按规范格式起草；

6、会议通知过程中，遇被通知人出差的，会议通知人应在《参会人员

签到表》备注一栏中作详细讲明；遇未能与被通知人及时取得电话联系的,

会议通知人应通过其他方式（短信）告知，并做好备注；

（二）会议组织部门需租用公司场因此外的会场及有接待需求的，应

填写会议接待工作安排事项向行政部书面提出，由行政部统筹安排，会议

组织部门应会同行政部在会前对会场及接待工作具体安排情形进行最后确

认；

（三）会议组织部门负责会议资料的预备、分发；

（四）除专题会议由会议组织部门负责参会人员登记签到外，其他会

议由行政部指定专人负责参会人员登记签到。

第九条会议的进行时期

1、会议主持人对会议中显现冲突、意见分歧等现象进行处理和和谐；

2、若是外事会议，则应由专人引导与会人员有秩序出入会场，对迟到

者迅速引导落座；

3、行政部或会议组织部门应做好会议的服务工作。

第十条会后的处理工作

1、会议组织部门负责做好会议资料的回收处理工作；

2、会议记录人员认真做好记录工作，明确记录会议部署的工作、工作

责任人、工作完成时限等形成《会议纪要》；会议纪要初稿在会后1个工作

日（如遇周末顺延至下周第一个工作日）内须送交会议主持人及有关负责

人审核；多个单位参加的，会议纪要应先通过各与会单位会签，并按审核

意见修改好后才能定稿，在定稿后1个工作日内下发；

3、参会人员应及时向下辖部门（公司）成员传达会议精神；

4、进行会务总结，对会议的安排工作、会议费用等做合理程序评判；

5、如有非本地职员与会，行政部、会议组织部门应安排好外地与会人

员的接待工作。

第二节会议室治理制度

第一条为合理配置会议室资源，为参会者提供整洁、舒服的开会环境,

制定本制度。

第二条本制度仅指公司会议室，由行政部负责治理。

第三条会议室使用遵循先全局性会议后各部门会议，先紧急性会议后

一样性会议的原则。

第四条会议室是召开会议、研讨工作、培训、学习的地点，未经承诺,

不可挪作他用。

第五条会议室使用要求：

一、公司各部门需使用会议室时，需提早向行政部预约，填写《会议

室使用申请表》，写明使用时刻、期限、人数、要求等情形，由行政部统一

安排，以免使用时发生冲突。

二、会议室钥匙由行政部统一保管。约定使用会议室时，到行政部领

取钥匙，会议终止后，由会议部门向行政部进行交接，交接要素为会议室

物品的完好性及卫生清洁情形，符合交接条件后，钥匙归还行政部；如会

议室钥匙遗失、物品遗失、损坏由使用部门负责赔偿。

三、会议室配备有视频设备、音响设备、投影仪、白板等会议设备，

均固定摆放在会议室指定位置。使用时，请按使用规范操作。使用中显现

任何咨询题，需及时报行政部解决，严禁私自修理或拆卸，违者，由当事

人承担一切责任。

四、会议服务由各会议部门自行安排，包括会前、会中、会后的服务。

五、会议室内的日常卫生由行政部安排，每天至少清洁一次；遇有会

议时，一次一清洁。会议终止后，由行政部对会议室的卫生进行清洁，由

行政部进行验收。

六、使用会议室期间，使用部门及与会人员需爱护室内物品及花卉，

保持室内清沽。

七、每次会议之前，会议服务人员应检查电源、卫生情形，预备茶、

水、会议设备等事项。

八、会议室的一切物品未经行政部许可，不得随意搬离会议室和私自

转借他人使用。

九、会议终止后，行政部应及时清洁办公室卫生，检查安全，做到会

散、人走、电源关、门上锁。

十、会议室内严禁大声喧哗。

第三章公文治理制度

第一条为规范和加大公司公文治理工作，使公司的公文处理工作更

加规范化、制度化和合理化，确保公司各单位对内、对外文件格式统一、

规范、严谨，结合公司公文处理的工作实际，制定本制度。

第二条本制度适用于公司各部门及各分子公司。

第三条公文：是公司各单位在行政治理过程中所形成的具有法定效

力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第四条公文的种类：

一、公司常用的7个公文种类（通知、通报、决定、报告、请示、函、

会议纪要）：

（一）通知：传达上级的指示，要求下级办理或指导事项，批转的公文或

转发上级、同级和不相隶属公司的公文。

（二）通报：适用于表彰先进、批判错误，传达重要精神或者情形。

（三）决定：适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位或

人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（四）报告：向上级汇报工作，反映情形，答复查询，请示备案，陈述意

见用“报告”，对职员宣布某一事项时，用“通告”。

（五）请示：请上级指示和批准。

（六）函：不相隶属单位之间商洽工作，询咨询和答复咨询题，要求批准

和答复审批事项。

（七）会议纪要：记载、传达会议情形和议定事项，要求有关部门共同遵

守执行。

二、其他公文种类：制度、联系函、工作周报等。

（一）制度：要求成员共同遵守的、按一定程序办事的规程或行动准则。

（二）工作联系函：为幸免使用口头上、QQ上等简单的联系方式，导致

工作上衔接不力、沟通无据可依等情形的显现，为进一步强化公司对内与

对外工作上的沟通与联系而采纳的公文。

（三）工作周报：为更有打算地开展工作，全体职员须按照其月度工作

打算制定本周工作打算及描述上周的工作完成情形，并于每周五下午16：0

0分前将其传给行政部。

第五条公文格式

一、红头文件主体包括：标题、主送单位、编号、正文、附件、成文

日期、印章；文尾包括：主题词、主送、抄送、拟稿、审核、签批，详见

《红头文件格式》。

（一）标题：位于红色横隔线下空1行的位置，使用三号宋体加粗，可分

一行或多行居中排布，呈''倒三角形"，幸免显现上下长度一样的方形或者

上下长、中间短的沙漏形：回行时做到合理断行掐句、词意完整、排列对

称、长短适宜。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一样不用标点

符号。

（二）编号：位于红色横隔线上，用五号宋体字，以公司名称简写+年度

编号（四位数）+流水号（用3位阿拉伯数字表示），如华力康公司hlk（201

7）001.表示华力康公司2017年下发的第一号红头文件。

（三）正文：用四号宋体字，数字用阿拉伯数字标识；每自然段左空2字，

回行顶格。数字、年份不能回行，行首无标点符号。文中结构层次序数，

第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1."，第四层为“（1）”。文

字一律从左至右横写横排。

（四）成文日期：以文件负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单

位负责人的签发日期为准。日期以汉字将年、月、日标全（如，二零一六

年一月一日），用四号宋体字。

（五）附件：在完结的正文下空1行，左空2个字位置，用五号宋体字标

识“附件”，后标全角冒号和名称；附件的序号和名称前后标识一致。公文

如有附注，用五号宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。

（六）印章：应上距正文1行之内，当印章下弧无文字时，采纳下套方式，

即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采纳中套方式.即印

章中心线压在成文日期上。当公文排版后所剩空白处不能奋下印章位置时，

应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得

采取标识“此页无正文”的方法解决。一样情形下，公司内行文，仅红头

性质文件需使用印章。

（七）主题词：用三号宋体字加秋，居左顶格标识，后标全角冒号。词句

用三号宋体字，词句之间空1字。主题词标引顺序为：业务大类-业务予类-

具体对象或动作-一文种，每份公文最多不超过5个主题词。

（八）主送：在主题词栏下一行，使用小四号宋体字并加下划线，后标全

角冒号。

（九）抄送：在主送栏下一行，使用小四号宋体字并加下划线，后标全角

胃号。

（十）拟稿、审核、签批：位于抄送单位之下（无抄送单位在呈报单位

之下），用小四号宋体字，占一行，分散排列。

二、上（下）行文主体包括：页数、编号、日期、发文单位、呈报单位

（上行文）、送达部门（下行文）、文件名称、正文、附件；文尾包括：呈

报、抄送、拟稿、审核、批准字样，均用五号宋体，详见《上行文》《下行

文》格式。

（一）编号：在公司公文格式指定位置填写，用五号宋体字，以公司代码

（见附件）+部门代码+年度编号（四位数）｛流水号（用3位数阿拉伯数字

表示），如XBJ（2016）001,表示公司行政部2016年下发的第一份文件。

（二）附件等其他主体应用及文尾应用：参考红头文件规范。

三、制度主体包括：标题、正文、表格、流程图。

（一）标题：应当准确、简要地概括公文的要紧内容，使用小三号宋体字

加粗。

（二）正文：使用小五号宋体字。

（三）表格、流程图：表头使用小三号宋体字加+;表格内容使用五号宋

体字。

第六条行文规则

一、行文应当确有必要，注重效用。

二、行文关系按照隶属关系和职权范畴确定，一样不得越级请示和报

告。

三、“请示”应当一文一事；一样只写一个主送单位，如需同时送其他

单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。“报告”不得夹带请示

事项。

第七条发文规则

一、发文：以公司或部门名义发出的文件，由经办部门按公文治理制

度要求拟定文稿及办理发文审批。拟稿人必须对文件的错别字、语法表达

等方面把关，保证公文质量。

二、发文程序：编制-审核-签批-签字与盖章（针对红头文件或重要文

件）-发文。

（三）签批，公文签批由拟稿人按公文性质逐级报批，严禁越级报批。

（四）签字与盖章：

1、红头文件加盖公章后为生效文件。

2、上行文由文件受理人签批后为生效文件。

3、下行文由发文部门的分管领导签批后为生效文件。

4、《会议纪要》由会议主持人审核签字后为生效文件。

5、文件签批栏、签批人签字确认并签署日期。

（五）页面要求、页码、打印（印刷）及装订

1、页面要求：页边距上下2.54厘米，左右为3.17厘米（专门情形可

按照需要适当调整页边距）；行间距设置为1.5倍。

2、页码：除信函式公文首页不标页码外，其他公文单页码居右空1字.双

页码居左空1字。

3、扣印（印刷）及装订：公文应当双面印刷,使用60g—80gA4纸，

在左侧装订。

三、内部行文规定

（一）公司人事任免决定和重要文件以统一格式的红头文件形式发放，由

公司行政部统一编号。

（二）公司内部公文，分上行文、下行文及会议纪要等类型，按公司公文

格式发放。

1、上行文：下级单位向上级单位上报审批的文件，例如报告、请示。

2、下行文：由发文部门发起要求遵照执行的文件，例如通知。

3、会议纪要：会议组织部门将会议情形和议定事项如实记录，并以统

一格式整理并传达的文件。

第八条公文归档及其他

一、公文办理完毕后，应按《公司档案治理制度》规范及时整理（立

卷）、归档。个人不得储存应当归档的公文。

二、公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位证明章。

三、公文被撤销，视作自始不产生效力：公文被废止，自废止之日起

不产生效力。

四、公文治理人员调离工作时，应当将本人暂存、借用的公文按照有

关规定移交、清退。

五、不按本制度执行而擅自发文者，发文无效。

第四章工商档案治理制度

第一条为加大公司工商档案治理规范及完整性，结合实际，制订本制

度。

第二条本制度适用干公司及各分子公司。

第三条本制度所指的工商档案包括但不限于：

一、三证合一的“营业执照”等。

二、公司名称预核申请书、公司名称核准通知书、公司成立申请书、

公司变更申请书、验资报告、公司注销申请书、准予通知书、股东会决议、

董事长决议、股权转址协议、章程（或章程修订稿、章程修正案）、董事会

任命文件、租房协议、产权证等。

第四条档案存档规范：

一、以公司为单位成册、分类保管。档案盒盒背注明公司名称及成立

日期。

二、封面：每项业务按先后顺序逐一装订成册，封面注明公司名称、

内容分类、业务办理人、归档人、存档日期。

工商档案分类储存曰录及明细

公司成立公司变更公司注销公司年检

1公司名称预核申请1、准予变更通知书：1准予注销通知书：1公司年检报告

书；2公司变更登记申请2公司注销登记申请书；

2公司名称核准通知书；书：2上一年度会计

书；3股东出资隋况表3股东会决议：报表：

3准予设置通知书；4法人身份证复印件；4董事会决议；3指定代表或共

4公司设置登记申请5经理及监事身份汪5清算报告；同托付代理人的

书；复印件；6洋销公告报样：证明；

5般东出资情形表6股东会决议：7公司备案申请书；4其他。

6法人身份证复印7.:董事会决议；8指定代表或共同托

件：8章程修正案或章程付代理人的证明：

7经理及监事身份证修订稿：9其他。

复印件：9验资报告：

8股东会决议：10租房协议或自有住

9董事会决议：房证明；

10公司章程：11房屋产权证复印

11验资报告：件；

12租房协议或自有12经营场所证明文

住房证明；件：

13房屋产权证复印13指定代表或共同托

件；付代理人的证明；

14经营场所证明文14其他。

件；

15指定代表或共同

托付代理人的证明：

16其他。

1、涉及到股东出资情形表的，按照股东性质预备营业执照副本复印件（法人股）或自

然人身份证复印件。

2、公司变更时.需按照变更事项预备不同资料。

3、工商档案的保管期限为永久性，即使公司注销，其档案仍需连续储存。

第五条工商档案保管人员职责：

一、及时把握国家最新的工商法规。

二、按规范建立档案名目及存档明细，包括电子档案，以便及时查找。

三、工商业务发生时（如注册成立、公司变更、公司注销、证照年检）,

需在业务办理完成后的一个工作日内将档案分类储存，将纸质文件扫描存

档。

四、负责工商档案的日常治理，保证档案完好无损，防止任何情形下

的遗失、损坏。

五、负责工商证照的申办（设置）、变更、年检、延期等工作。

第六条注意事项：

一、申请人通过0A系统填报《领用借阅档案审批表》，待流程签批通

过后方可办理证照使用。

二、证照保管人收到经签批同意的《领用证照（资料）审批表》方可

办理领用。专门情形下，须得到签批人口头同意并致电证照保管人员后方

可办理。同时由申请人负责补办手续。

三、工商档案原件，原则上，需在当日办理归还。借用工商档案复印

件，必须在复印件上注明用途、有效期及再次复印无效字样。

第五章档案治理制度

公司文件、材料归档治理

第一条：总则

（一）档案包括各单位各部门在各项经营治理活动中形成的具有参考

价值的文件、材料、凭证及电子数据。

（二）四川华力康医疗科技有限公司档案治理工作的差不多原则是：

集中治理与分散治理相结合，以集中治理为主。四川华力康医疗科技

有限公司收发的各类文件、资料、财务资料由行政部档案室统一治理；各

部门、各公司在各项活动中形成的文件、资料由承办单位、主办人或人事

治理机构归档储存。

（三）四川华力康医疗科技有限公司及各区域应当设置档案室，各公

司有条件的也应当设置档案室，各部门按照需要安排专人负责档案治理工

作。各类档案依据其所涉范畴、密级不同分别由不同级别的档案室储存。

第二条公司在筹备、成立、经营、治理及产权变动过程中形成的具

有储存价值的文件材料均列入归档范畴。

（-）综合类：要紧包括政府企业、行政治理部门在工作中形成的文

件材料。

（二）房产档案：要紧包括涉及公司产权产籍的房屋的图纸、合同、

证件等文件材料。

（三）工程档案：要紧包括公司的厂区建设及后期治理中形成的图纸、

函件、联络单、招（投）标文件、合同等文件材料。

（四）经营档案；

（五）财务档案和人事档案由财务部和行政部单独归档。

（六）归档的文件材料包括纸质、电子文档、照（胶）片、录像（录

音）带等各种载体形式。

第三条文件材料的归档要求：

（-）公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交档案室

集中治理，任何人不得拒绝归档。

（二）归档文件材料必须齐全、完整、准确，不符合者档案室可拒收;

（三）归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营治

理等各项活动的真实内容和历史面貌。

（四）归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷

内文件材料的有机联系。

（五）归档的文件材料必须为正本（原件），本公司编制的文件应附发

文稿纸，归档的合同必须附有合同会签表及会签过程当中产生的修改版（会

签流程及表格，发文统计表格）。

（六）归档的具有永久、长期储存价值的电子文件应有相应的纸质文

件材料一并归档储存，并有备份文件。

（七）非纸质文件材料应与其文字讲明一并归档。

（A）外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归

档，无译文的要译出标题后归档。

（九）为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面

清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨

水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整，图像、字迹清晰。

第四条归档时刻

公司各部门档案应及时归档，幸免显现拖延。

第五条凡由公司与其他单位协作、合资完成的项目，公司必须储存

一整套档案。

（-）送交材料的部门，要填写《文件归档登记表》一式两份，接交

双方签字，履行交接手续。任何部门与个人不得以任何理由积压、滞留应

归档的材料。

第六条归档文件留存

（-）因涉及合同履行，经办部门自留合同复印件一份（要在合同移

交时备注），合同履行过程中涉及的其他部门由经办部门各送合同复印件一

份；

（二）与政府、企业、业务单位之间的函件、联系单等由经办部门视

情形自留复印件（要在移交时备注）。

第七条档案保管期限

（一）保管期限分为永久、长期、短期

永久：凡是反映公司要紧职能活动差不多历史面貌、对公司有长远利

用价值的档案，列为永久保管。

长期：凡是反映公司的一样工作活动，在较长时刻内对公司有查考利

用价值的档案，列为长期保管。保管期限为10至30年。

短期：凡是在较短时刻内对公司有查考利用价值的档案，列为短期保

管。

具体请参照（附表一各类文件储存期限一览表；附表二会计档案

保管期限表移交档案材料登记表；附表三财政总预算、行政单位、事业

单位和税收会计档案保管期限表；附表四档案分类名目讲明）

第八条档案密级

（二）以上文件，借阅、查看必须严格按照借阅流程填写借阅审批表,

逐级审批后，方可到档案室办理借阅。

（三）档案治理员在办完归档登记后，应及时填写档案分类评定审批

表，严格按照审批流程进行审批。（见附表七档案鉴定审批表；附表十三

档案鉴定工作流程图）

第九条档案分类与编号

（一）所有应归档储存的文件资料，均应按照收发文时刻、发文单位、

公文类别、关键词等因素，划分名目级别，确定各级别名称，形成名目体

系。

（二）档案分类确定后，应建立档案类别库，所有档案分类归档。同

一名目级别下的文件较多时，能够在同一级别名目下设分卷、分册治理。

（三）按照档案名目体系，将所有名目按照根名目、子名目的顺序依

次编号，编制''档案分类编号表”，编号使用公司简称代码、产生年份、根

名目代码、子名目序号、案卷自然顺序号。如：HLK-2017-XZ-04-«）001,

案卷自然顺序号，将按照年份和自然流水号进行编制。

（四）每卷册档案盒（夹）背脊或表面应贴有本卷册编号，卷册内首

页应为本卷册档案名目索引。名目索引应包括自然序号、时期（年月）、发

文机关（政府单位、公司、部门）、文件标题、归档人（经办人）、归档时

刻、储存期、密级、性质、数量（份数、页数等）、合同应有（签订和终止

日期）等要素。

第十条档案室治理

（-）档案室应制订科学合理的档案分类方案，对档案进行分类、编

号、排架；

（二）档案室应对全年档案的收进和移出、案卷数量、档案的利用等

情形进行统计；

（三）公司除财务档案和人事档案外的所有档案由档案室统一保管，

任何部门或个人不得占为己有。

（四）非档案室工作人员，未经承诺，不得随意进入档案室。

（五）保证档案的绝对安全，注意爱护档案室内的清洁卫生，禁止吸

烟，严禁易燃、易爆物品及其他杂物，做好防火、防盗、防虫、防有害气

体、防光、防高温、防潮、防霉等工作，门窗箱柜的钥匙要妥善保管，随

时注意关闭上锁。

（六）档案室对己破旧和字迹褪色的档案，应及时修复和复制。

（七）档案室对保管期限己满的档案，应严格按照销毁审批流程，申

报销毁；任何人未经审批不得擅自销毁档案资料。（见附表六档案销毁审

批表；附表十五档案销毁流程）

（A）档案室对所存档案和资料的保管情形定期检查，遇有专门情形,

应赶忙向董事会及总经理报告，及时处理。

（九）电子档案应比照文字档案进行建库、分类、编目、整理归档和

调阅。

（十）所有有密级限制的档案均应当设置相应访咨询权限及爱护密码,

且为防止因系统崩溃造成的缺失，所有电子档案均应进行有效备份。

（十一）对已上架摆放好的档案，应编制档案存放地点索引或排列示

意图，以便快速、准确的查找案卷，方便利用。

第十