数据与文件存档管理制度

数据与文件存档管理制度第一章总则第一条目的和依据为了规范企业数据与文件的存档管理工作，保护企业数据与文件的安全性和完整性，提高数据管理水平，提高工作效率，订立本规章制度。本制度依据国家相关法律法规，结合企业实际，订立并执行。第二条适用范围本制度适用于企业全部部门、员工，包含内部员工和外聘人员。第三条定义数据：指企业的各类电子数据、文档、图像、音频、视频等形式的信息。文件：指企业的各类纸质文件、印刷品、合同、报告、备忘录、信件等。第二章数据存档管理第四条数据准确性和保密性企业员工在处理数据时应确保数据的准确性，不得有意隐瞒、窜改、删除数据。企业员工在处理数据时应严守保密义务，不得私自泄露、复制、窜改数据。对于涉及个人隐私的数据，员工应严格保密，谨防泄露。第五条数据备份企业将紧要数据进行定期备份，确保数据的安全性和可靠性。数据备份应存放在安全的存储设备中，避开受到损坏或丢失。备份数据应依照肯定的时限进行更新，以保证备份数据的及时性。第六条数据归档数据归档是指将长期不再使用但有商业、法律和历史价值的数据进行整理、转移、存储和管理的工作。企业员工应依照归档规定对数据进行分类、整理和打包，并填写认真的归档信息。归档数据应存放在特地的存档库中，确保数据的安全和可检索性。第七条数据清理数据清理是指将不再需要的数据进行删除或销毁的工作。企业员工应依照清理规定对数据进行分类、审查和确认，确保清理的数据真实有效。清理的数据应经过安全删除或销毁，以防止被他人恶意取得或滥用。第八条数据权限管理企业应设立合理的数据权限管理机制，调配不同级别的权限给不同的员工。员工应依照权限进行操作，不得擅自访问、修改、删除他人权限范围外的数据。第三章文件存档管理第九条文件分类存档企业应依据文件的性质、用途和紧要程度，将文件进行分类存档。文件存档应依照肯定的标准和格式进行，包含编号、日期、文件名等。存档文件应放置在封存的文件柜或专用存档室中，确保文件的安全和完整性。第十条文件索引和查询存档文件应建立认真的索引，包含文件的标识信息、所属部门、文件内容等。员工在需要查询存档文件时，应向文件管理人员供应相关信息进行查询，并遵守查询规定。第十一条文件借阅和归还员工在需要借阅存档文件时，应提出借阅申请，并得到文件管理人员的批准。借阅的存档文件应依照借阅规定进行管理，并定时归还。借阅存档文件的员工应妥当保管文件，不得私自复制、窜改、泄露文件内容。第十二条文件销毁企业应订立文件销毁的规定，对不再需要保存的文件进行销毁，防止泄密和滥用。文件销毁应经过相关部门的审批，并由专人进行操作，确保文件的彻底销毁。第四章监督与责任第十三条监督企业应设立特地的数据与文件存档管理人员，负责监督和管理数据与文件的存档工作。监督人员应定期对各部门的数据与文件存档情况进行检查，提出整改看法。第十四条违规责任对于违反数据存档管理制度的员工，将视情节轻重予以相应的纪律处分，甚至追究法律责任。违反数据存档管理制度造成的损失，由责任人承当相应的经济和法律责任。第五章附则第十五条有效期本规章制度自颁布之日起执行，有效期三年。如有需要，经修订后可连续执