总裁办公室秘书制度

总裁办公室秘书制度1.前言为了提高总裁办公室的工作效率，确保信息的流通和保密，规范总裁办公室秘书的工作行为，特订立本制度。2.职责与权力2.1.总裁办公室秘书的职责包含但不限于：布置总裁日程，帮助处理各类会议、洽谈和活动布置；负责总裁会议记录、报告、表格等文件的起草和整理；负责总裁办公厅的日常管理，包含会议室预定、接待工作等；帮助总裁处理来往文书、文件和邮件，保证信息的快捷准确传递；维护总裁信函和文件的保密性；及时收集和整理与公司业务相关的内外部信息，供应参考看法；帮助总裁处理突发事件和紧急情况。2.2.总裁办公室秘书的权力包含但不限于：依据总裁的授权，代表总裁处理一些日常事务，并及时反馈工作情况；参加会议和活动筹办工作，并提出建议和改进看法；参加总裁办公室人员的招聘和培训工作。3.工作流程3.1.日程布置秘书应当充分了解总裁的工作布置和重点，依据工作要求合理布置总裁的日程布置；秘书应当提前为总裁的会议、活动做好准备工作，包含会议料子的准备、与参会人员的协调等；秘书应当保持高度的责任心和敏锐的洞察力，敏捷应对总裁日程中的更改。3.2.文件处理秘书应当及时处理来往文书、文件和邮件，并准确转达总裁的指示；秘书应当细心核对文件的准确性和完整性，确保总裁收到的文件没有遗漏和错误；秘书应当保护文件的机密性，严禁泄露与公司业务相关的信息。3.3.会议帮助秘书应当确认会议的时间、地方和参会人员，并提前准备会议料子；秘书应当记录会议的相关内容，包含紧要决策、行动计划和责任人；秘书应当及时向与会人员发出会议纪要，并跟踪会议决策的执行情况。3.4.紧急事件处理秘书应当具备处理突发事件和紧急情况的应急本领；秘书应当及时向总裁汇报突发事件和紧急情况，并帮助总裁做出应对决策；秘书应当保持冷静和高效，协调各部门和人员的工作，确保及时解决问题。4.工作准则4.1.保密准则秘书应当严守保密准则，严禁泄露与公司业务相关的信息；秘书应当妥当保管与总裁工作相关的文件和资料，确保信息的安全性；秘书应当在离职或调离岗位时做好交接工作，保证信息的连续性。4.2.专业素养秘书应当具备良好的文字表达和沟通本领，准确转达总裁的意图；秘书应当不绝提升本身的业务水平和知识素养，为总裁供应更好的支持；秘书应当具备快速学习和适应新事物的本领，敏捷处理各种工作挑战。4.3.团队合作秘书应当乐观自动与总裁办公室的其他成员进行协作，形成良好的工作氛围；秘书应当与其他部门和人员建立良好的沟通渠道，协调解决工作中的问题；秘书应当敬重他人并能够有效地与各级别的员工进行沟通和协商。4.4.自我管理秘书应当有良好的时间管理和优先级设置本领，合理布置工作计划；秘书应当具备较强的应变本领和抗压本领，能够在紧张的工作环境中保持冷静；秘书应当不绝进行自我反思和自我提升，不绝努力探求杰出。5.违纪和惩罚对于违反本制度的行为，将依照公司规定进行处理，包含但不限于口头警告、书面警告、工资扣款、停职、解雇等惩罚。6.结束语本制度的订立旨在优化总裁办公室秘书的工作流程，并确保信息的安全和保密。各秘书应当认真遵守本制度，发挥乐观作用，为公司的发展做出贡献。注意：本制度经总裁办公室审批通过，