归档和档案管理制度

归档和档案管理制度1.前言对企业而言，档案是紧要的信息资源和资产，对于提高工作效率、保护企业利益具有紧要意义。为了科学、规范地管理档案事务，提高企业档案管理水平，订立本制度。2.目的和适用范围2.1目的本制度的目的是确保企业档案的合法性、可靠性、完整性和及时性，提高档案资源的利用率，保护企业信息资产和知识产权。2.2适用范围本制度适用于企业内全部档案的归档、管理和保管工作，包含纸质档案和电子档案。3.基本原则3.1法律合规原则企业档案管理必需遵守国家有关法律法规和规定，确保档案管理工作合法合规。3.2统一管理原则企业档案应实行统一管理，确保档案的归档、检索和利用具有集中性、一体化和全面性。3.3安全保密原则企业档案必需进行安全保密管理，确保档案的机密性、完整性和可靠性。3.4规范操作原则档案工作人员必需依照相关工作规范进行操作，提高档案管理的规范性和效率。3.5制度连续改进原则企业档案管理制度应随着时代和技术的发展进行不绝修订和改进，确保制度的科学性和适应性。4.档案管理职责和权限4.1档案管理部门职责负责订立和修订档案管理制度和相关规范。组织实施档案管理工作，对档案进行归档、整理、检索和利用。监督和检查各部门档案管理工作的执行情况。开展档案信息咨询服务，供应档案服务支持。4.2部门负责人职责负责本部门档案的整理、归档和保管。审查档案文件的合法性和完整性。确保档案的安全保密，防止档案遗失和泄露。搭配档案管理部门进行档案管理工作的相关工作。4.3员工职责依照相关规定和工作流程正确处理文件和资料。及时归档文件和资料，确保档案的完整性和可靠性。严格遵守档案管理制度和保密规定。乐观参加档案与信息技术的综合应用。4.4档案权限管理依据工作需要，公司设定不同层级的档案权限，确保档案的安全性和合规性。5.档案保管和归档5.1档案分类和编目依据档案特点和用途，对档案进行合理分类和编目，确保档案的规范管理和便捷检索。5.2档案保管档案保管室应定期检查保管环境，确保温度、湿度等环境参数符合要求。对于纸质档案，应采用防潮、防尘、防火等措施进行保护。对于电子档案，应采取网络安全措施，加密存储和备份。5.3档案归档档案接收后应先进行检查，并填写相关登记表。对于纸质档案，应依照分类和编目的要求进行整理和归档。对于电子档案，应依据分类和编目建立相应的目录和文件夹。6.档案查询和调阅6.1档案查询档案管理部门应定期对档案进行清点和整理，确保档案的准确性和完整性。档案管理系统应供应方便快捷的检索功能，支持关键词检索和目录导航。6.2档案调阅档案调阅必需经过相关审批和登记，并按规定的流程进行。调阅档案的人员必需填写调阅申请表，并凭有效身份证件进行认证。档案管理人员应依据调阅申请，及时供应所需档案，并记录调阅信息。7.档案保密和备份7.1档案保密档案管理人员必需严格遵守保密规定，妥当保管保密文件和资料。档案管理室应设立安全警示标识，限制外人入内，并安装安全监控设备。7.2档案备份对于电子档案，应定期进行数据备份，确保档案的可靠性和安全性。备份数据存储应采用多层次、多地方的方式，以防止显现数据丢失或损坏情况。8.档案销毁和移交8.1档案销毁档案管理部门应定期对无效、过时的档案进行清理和销毁。档案销毁必需经过相关审批，并按规定的程序进行，确保档案的安全销毁。8.2档案移交档案管理部门应将有关档案移交给国家档案馆或指定的档案机构。档案移交应按相关协议和程序进行，确保档案移交的完整性和准确性。9.绩效考核和培训9.1绩效考核对档案管理部门和人员进行定期考核，评估其工作质量和效率。考核结果作为激励和奖惩的依据，提高档案管理工作的乐观性和责任感。9.2培训对新员工进行档案管理相关培训，提高其档案管