电力变压器材料制造科技公司程序文件4-01文件控制程序

发放编号:

@安泰南瑞非晶科技

AT&M-NARI

安泰南瑞有限责任公司

文件控制程序

文件编号：QEH-ATNR/B-4-01

版本：A/0

编制：企业管理部

审核：______________________

审批：______________________

发布日期：年—月—日

实施日期：年月日

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版本/修改人/审核人/批准人/实施

修改内容概述

修改号日期日期日期日期

蔡艳王建韩欢庆

A/0新建2014.05.15

/2014.05.10/2014.05.12/2014.05.13

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1.目的

对公司一体化管理体系的体系文件进行控制，确保公司体系范围内的有关场所能够获得

并使用有效的文件。

2.适用范围

2.1适用于公司一体化管理体系中文件的控制管理。

2.2本程序为公司级文件，分公司可直接采用本程序作为自己的控制程序文件，也可在本程

序文件的基础卜编制自己的控制程序文件.

3.术语和定义

本程序文件采用GB/T19000-2008/IS09000：2005《质量管理体系基础和术语》、

GB/T24001-2004idtISO14001：2004《环境管理体系要求及使用指南》、GB/T28001-2011

《职业健康安全管理体系规范》中的术语和定义。

本程序文件还采用如下的术语和定义：

公司级管理体系文件：适用于整个公司的一体化管理体系文件。

分公司管理体系文件：适用于分公司的管理体系文件。

有效文件：一体化管理体系中适用的文件。

作废文件：一体化管理体系中不再适用的文件。

外来文件：公司对文件的编制、修改、批准等无法控制的文件。

4.职责

4.1企业管理部是公司一体化管理体系文件的归口管理部门，负责公司管理体系文件的策划

及公司管理体系文件控制过程有效性的评价，负责公司级有关体系文件的发放管理。

4.2公司各部门负责与其主管过程有关的文件的编制及控制管理。

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4.3分公司负责各自管理体系文件的控制管理。

4.3.1分公司应明确各自管理体系文件的归口管理部门，负责各自管理体系文件的策划及管理

体系文件控制过程有效性的评价，负责分公司管理体系文件的发放管理。

4.3.3分公司各部门负责与其主管过程有关的文件的编制及控制管理。

5.工作程序

5.1公司一体化管理体系文件包括：

1）管理体系方针、管理体系目标和指标；

2）管理手册；

3）程序文件，包括有关的法律法规、政府有关的部门的管理制度、公司制定的有关管理

制度、对特定产品和项目所作的质量计划、对重要环境因素和重大风险所制定的管理

方案及应急预案等文件。

4）作业文件包括作业指导书、操作规程、工艺规程、国家标准、企业标准、检验标准、

图纸、安全规程、环境作业文件等；

5）记录。

5.2公司的一体化管理体系文件分为两级：公司级管理体系文件和分公司管理体系文件（以

下简称公司级文件，分公司文件）。

5.2.1公司级文件对管理体系中通用的过程和要素规定控制的要求，分公司文件根据各自子体

系的实际情况，对各自特定的过程和要素规定控制要求。

5.2.2公司级文件是公司一体化管理体系运行的依据，适用时分公司文件可直接采用作为自己

的管理体系文件。

5.2.3分公司文件要服从公司级文件，不得与公司级文件的要求相矛盾。

5.3体系文件的编写和审批

5.3.1管理体系文件在发布前要经过授权人的批准，以确保文件的适宜性和充分性。

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5.3.2管理体系方针和管理体系目标

5.3.2.1公司总经理组织制定公司的管理体系方针，并由公司总经理批准发布。公司采用统一

的管理体系方针。

5.322公司企业管理部组织制定公司的管理体系目标，公司总经理批准发布。

公司各部门根据公司的管理体系目标，制定自己的目标和指标，由部门负责人批准。

分公司根据公司的管理体系目标，制定自己的目标和指标，由分公司最高管理者批准。

分公司的各部门、车间制定各自的目标和指标，由部门负责人批准。

5.3.3管理手册

5.3.3.1公司编制管理手册，作为公司•体化管理体系运行的纲领性文件。

公司管理手册由公司企业管理部组织编写，公司一体化管理体系管理者代表审核，公司

总经理批准，由公司企业管理部发放。

53.3.2分公司在公司级管理手册的基础上，对各自的组织结构、产品生产过程进行补充描述,

同时根据各自的实际情况，做出需要的补充说明后，形成管理手册附件。

分公司管理手册附件由各自的文件主管部门组织编写，各自的主管副总审核，分公司最

高管理者批准。

5.333公司管理手册及其附件由分公司体系归口管理部门二次发放至有关岗位。

5.3.4程序文件

5.3.4.1公司企业管理部组织编制《文件控制程序》、《记录控制程序》、《环境因素识别与评价

程序》、《危险源辨识、风险评价和控制策划程序》、《法律法规和其他要求管理程序》、《信息

交流管理程序》、《合同评审控制程序》、《内部审核控制程序》、《合规性评价控制程序》、《不

合格品控制程序》、《纠正和预防措施控制程序》、《管理评审控制程序》及《人力资源控制程

序》，其中《合同评审控制程序》由市场营销部部长审核，《人力资源控制程序》由总经理办

公室主任审核，其他程序文件由企业管理部部长审核，公司管理者代表批准后发放执行。上

述程序文件作为公司一体化管理体系中以上各过程和要素的控制依据。分公司根据各自的情

况可以直接采用这些程序文件，也可以在这些程序文件的基础上，根据各自的实际情况，进

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行补充，形成自己的程序文件。

534.2分公司自行编制各自的《不合格品控制程序》、《生产设备控制程序》、《环境、职业健

康安全管理运行控制程序》、《应急准备和响应控制程序》、《环境、职业健康安全监视和测量

控制程序》以及其他需要的过程和要素控制程序文件。分公司所需的程序文件由其各过程或

要素的主管部门组织编写，部门负责人审核，分公司有关过程的总经理批准，体系归口部门

发放。

5.3.43分公司组织编制各自所需的质量计划，授权人审核批准后执行。

分公司组织编制各自所需的管理方案以及应急预案，授权人审核批准后执行。

5.3.5作业文件

5.3.5.1公司企业管理部根据需要组织编制公司通用的有关过程或要素的作业文件，企业管理

部部长审核，部门主管副总批准后发放执行。

5.352分公司组织编制生产过程具体操作的作业指导书、操作规程、工艺规程、检验规程，

并确定有关的判定准则，经授权人审核批准后，体系归口管理部门发放。

分公司组织编制各自环境管理运行控制和职业健康安全管理运行控制所需的作业文件，

经授权人批准后，体系归口管理部门发放。

对于其它过程或要素具体操作的作业文件由分公司相应的主管部门组织编制，授权人审

核批准后，体系归口管理部门发放。

5.3.6外来文件

5.3.6.1对于环境管理和职业健康安全管理有关的法律、法规、政府有关部门的文件，公司企

业管理部和分公司主管部门分别确定其适用性后，发放到有关的部门、岗位。

对于产品的国家标准、行业标准等外来文件，由分公司技术部确定其适用性后，发放到

有关的部门、岗位。

53.6.2对于其它的外来文件，由相关部门审核确定其适用性后，发放到有关的部门、岗位。

5.4文件的发放

5.4.1公司的管理体系文件应按照批准的发放范围发放，确保各岗位能得到适用的文件。

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5.4.2公司的管理体系方针和管理体系目标随公司管理手册一同发放。

5.4.3程序文件和作业文件的发放范围由文件编制或审核部门负责人审批。

5.4.4外来文件的发放范围由文件审核部门负责人审批。

5.4.5公司级文件由企业管理部发放，分公司文件由分公司的体系管理部门发放。文件的发放

部门应保存文件的发放记录，以证实符合文件发放要求。

5.5文件的使用和保管

5.5.1公司管理体系文件分为“有效文件”和“作废文件”两种形式，在一体化管理体系中使

用的均应是有效文件。

5.5.2需要时，公司各部门和分公司编制各自所使用的《有效文件清单》，以明确各自在体系

的控制管理中所使用的文件。

5.5.3公司各业务管理部门及分公司应指定文件管理人员，负责本部门文件的领用、管理工作。

5.5.4文件持有者应妥善保管所使用的文件，不得涂改、不得复印、不得随意外借。若人员岗

位变动，应办理岗位文件的移交。

5.5.5若文件丢失，应及时向文件发放部门声明，申请办理补领手续，补发的文件给予新的发

放编号。若文件破损严重，影响使用时，应到文件发放部门办理更换，交回破损文件，更换

的文件其发放编号不变。文件发放部门应做好记录。

5.5.6需借阅文件的人员，应在文件管理人员处办理借阅手续，用毕及时归还。文件管理人员

应做好记录。公司程序文件、作业文件未经文件的审批人批准不得出借给公司以外的人员。

5.5.7在顾客或其它有关人员的要求下，可以向其提供公司的管理手册及其有关的附件。

5.5.8体系归口管理部门保存文件的正本，正本文件不得外借。

5.6文件的更改

5.6.1文件在使用中，各单位要及时对文件进行评审，以确保文件的适宜性。

5.6.2管理体系方针和管理体系目标

5.6.2.1经管理评审认为需对公司管理体系方针进行修改时，由公司总经理组织对体系方针进

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行修改，修改完成后，由公司总经理批准发布。公司企业管理部保存有关的记录。

5.6.2.2经管理评审认为需对公司管理体系目标进行修改时，由公司企业管理部组织依照有关

的决议对管理体系目标进行修改，修改完成后由公司总经理批准发布。公司企业管理部保存

有关的记录。

562.3由于公司体系目标的修改，公司各部门、分公司应评审各自管理体系目标和指标对公

司体系目标的适宜性，需要时对各自的目标和指标进行修改，由相应的审批人批准。各单位

保存各自修改有关的记录。

5.6.3管理手册、管理手册附件、程序文件、作业文件的修改由文件原编制部门组织进行，由

文件的原审批人审核批准，文件的修改部门保存有关的记录。

5.6.4文件修改后由文件发放部门发放，要在发放新文件的同时，收回作废文件。文件发放部

门保存有关的发放记录。

5.6.5在文件中应表明文件的现行版本和修改状态，并在文件的修订页中注明各次修改的内

谷。

5.7作废文件的管理

5.7.1作废的文件由文件发放部门按照发文记录收回，做出作废标识，交由体系归口管理部门

销毁。

5.7.2文件发放部门应保存作废文件的收回记录。

5.7.3需要保留的作废文件，应做出“作废保留”标识，作废文件的保存部门要严格防止在工作

中使用作废文件。

5.8公司的一件化管理体系文件统一编号，文件的编号方法参照公司《管理体系文件编写导

则》。

5.9公司企业管理部备案分公司的管理手册附件和所有的程序文件，需要时也可备案分公司

的其他管理体系文件。

5.10体系记录的管理参照公司《记录控制程序》执行。

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