Project2003 简易操作手册

Projecl2003简易操作手册（实用）

一、操作步骤

1、确定产出物：

利用Project制作工作文件，并用Word对工作进行描述（让阅读者明白项目进度安

排、项目资源分配情况、项目的优化过程、项目的跟踪过程、项目的报表信息）

2、确定项目：

以04开发为案例制定项目工作范围。

3、新建项目

项目管理的第一步，应该是设置项目信息，包括开始日期等

4、建立工作日历

任^可工作都要有一个工作日历，这一步就是确定工作日历,注意把将设置的日历作用

于项目（在项目信息里处理）

5、制定初步项目进度计划：

录入任务列表，包括任务名、任务层次、任务关系、任务工期（这里最好利用逐步求

精的方式，先建立摘要任务，再建立具体任务），对于周期性任务，需要插入周期性任务。

注意：里程碑任务

6、WBS编码以A1-1的格式来定义

插入1歹I」，从域名里选择"WBS",然后通过"项目"・"WBS"•"定义代码〃窗体，

在窗体里进行设置需要的WBS编码，对齐方式使用工具栏上的“左对齐"、"居中"或

"右对齐"（这一步其实就是为了看图方便,有层次\

7、对任务进行修改

注意：只能修改详细任务，不能修改摘要任务（包括"常规"、"前置任务"、"资

源"、"高级〃、"备注"、"自定义域"，此时不能修改“资源”信息,因为还没有定

义资源），对于需求的详细描述就可以在备注里描述；备注里一般是简短的描述，对于非常

多的描述，比如需求描述文档，可以采用“超链接"实现（鼠标右击任务，在“超链接"

实现）

8、定义资源和为彳壬务分配资源

点击工具栏项目向导中的“资源"，点击左边资源向导的"为项目指定人员和设备“，

在右边视图里，可以进行资源的定义和输入（比如将本次开发的人员进行录入）

9、资源分配

在甘特图视图，对每一项详细任务进行资源的分配，在资源向导中，点击左边"向任

务分配人员和设备"的链接（比如将开发人员分配到每一个具体任务上）

10、甘特图显示资源分配

资源分配后，通过菜单中的"格式"甘特图向导”来设置是否在甘特图中显示资源

名称，在这个环节的第3步，选择”资源与日期"，则在甘特图里显示资源名称

11、优化项目计划

在完成了资源的定义和分配工作后，我们需要对项目的进度安排进行优化,以使工期

最为合理，同时避免出现资源的过度分配或分配不足。点击项目向导的“资源"，并在资

源向导中点击”为项目指定人员与设备”链接，红色字体标出的说明资源存在过度分配现

象。

问题1：我在列表里分配资源以后，为什么"陈三〃、"李四"、"刘五〃、"张六"、

"何七〃都会发生资源过度分配的现象？（我如果将陈三的资源可用性设置为900%就不

会发生资源过度分配的现象，但是陈三只有1人，设置成900%是不是表示有9个？这里

应该怎么处理？）

问题2:通过网络图，查看关键任务，缩短关键任务的工期来优化项目计划，怎么优

化？

12、跟踪项目进度

首先，对项目跟踪之前,我们首先对项目进行保存比较基期的操作。点击项目向导中

的"跟踪"，再在跟踪向导中点击"保存比较基期，以便与最新版本比较〃链接，然后在

跟踪向导中点击"保存比较基准"，完成比较基期的保存。

然后，项目进展了一段时间后，进行项目的进度检查工作。首先点击跟踪向导的“在

项目中引入进度信息”链接，录入每个项目的进度情况，点击完成后，可以看到右侧的甘

特图视图中出现了进度

注意：这里有和跨度,应该先处理"准备跟踪项目进度"，可以按照"一直通过输入

完成工时的百分比跟踪"、"一直通过输入实际完成工时和剩余工时跟踪"、"一直通过

输入每个时间段完成的工时跟踪"的一种方式进行项目跟踪。

问题1:比如按照工时来跟踪，这里的百分比是不是也是一个估计值？

问题2:这里的"检查状态”里的日期,比如2009-06-18,是截止到2009-06-17

晚上的任务情况，还是2009-06-18晚上的任务情况？

问题3:我在2009-06-18检查任务状态，为什么

qt020qt022qt025qt026qt027qt032qt037qt038qt048qt054qt059qt060qt068qt071

表示为延迟的任务，我这些任务都是安排在15-19号完成的啊

然后，可以通过进度线（前锋线）形式来查看项目进度情况，通过菜单"工具"-"跟

踪"-"进度线"进行进度浅的显示设置，在进度线设置窗体中，我们选择在项目状态日期

"显示当前进度线”，并且在"显示进度线相对于"选择"比较基准计划”，就可以在甘

特图里看见相对于当前进度的进度线。

14、输出项目报表

1、打印报表可以点击项目向导中的报表，再在报表向导中选择视图、筛选、设置格式、

打印

二、针对上面的问题请教葛老师：

我首先建立了项目，定义了资源（我把每个参与开发的人员都作为1个资源录入）

1、在建立任务列表的时候，如果有很多任务，没有强制的前后关系，可以一起开始，

这个应该怎么处理？比如我们在半个月要作完，项目有很多小任务，本来没有很强的前后

关系，所以我就把这些任务都作为同时开始了

2、分配资源以后，为什么"陈三"、"李四"、"刘五"、"张六"、"何七"都会发生资源过

度分配的现象？（我如果将陈三的资源可用性设置为900%就不会发生资源过度分配的现

象，但是陈三只有1人，设置成900%是不是表示有9个？这里应该怎么处理？）

3在跟踪项目时，为什么

qt020qt022qt025qt026qt027qt032qt037qt038qt048qt054qt059qt060qt068qt071

表示为延迟的任务，我这些任务都是安排在15-19号完成的啊

请老师帮我审查一下附件，看有些什么问题，多谢了！！

三、老师的答复：

首先，关于资源的最大单位。例如，陈三的最大单位（即资源可用性）为100%,表

示他一天能够工作8小时（默认使用的是标准日历，一天8h,一周5天工作X如果改为

900%意味着该资源一天能完成正常工作量的9倍算一天能完成8hx9=72h的工作量，

显然一个人是不可能做到的，不符合实情。也有这种情况：有的人工作能力特强，他一个

人工作一天，能完成普通人比如10小时的工作量（可能是由于勤奋，也可能是高效），那

么他的最大单位就该是

10h/8h=125%e

如果你给该资源在某一天分配了2件事，例如李四，先看资源图表，找到出现红柱子

的日期，例如6月15日为例，再转到资源使用状况视图,这一天你为他分配了四个工作：

项目启动会,每件工作每天的工作量为,所有总共李四在这天的

qt004,qt011,qt059,4h

工作强度为16h/8h=200%,而他的最大可用性为100%,当然过度分配了。

该问题的原因可能是这样：虽然你一天分配了李四4项工作，但每项工作在某一天内

并不需要耗费他8hour,如果实际情况如此，那么需要明确每天的工作量，例如每天每件

工作要做2h，处理如下,首先给出各项工作的工时量，例如qt004,估计李四每天工作2h,

需要天，故工时为在甘特图中插入“工时"域，输入然后为该任务分配资源

48h,8he

“李四25%”,囚为在该工作是每天工作2h,相当于将一天的25%投入了该工作。其他

任务类似。参见附件，在资源图表中意看李四在6月15日-18日这几天的就不过度分配

了。但其他工作仍存在过渡分配情况，没有修改。

其次，关于任务qt020等任务落后进度的问题。你在项目计划中安排这些任务"应

该"在15・19日完成，注意，这里是"应该"，或者说这是"计划"，而实际情况如何

呢？你在项目中标注：该任务目前的完成百分比为50%,而你设置的检查状态日期为6月

18日,也就是说，你目前是记载到18号下班时项目的完成情况（看跟踪向导中的〃检查

项目进度"），该任务你实3示完成了50%,再看看计划，到18号，你应该完成80%（即

完成5天中前4天的工作）才算正常，所以落后了。

解决：2方面找原因，1。修改状态日期，检查目前记载的完成百分比是否对应着该

状态日期，或者说截至到18号还有没有已经实际完成的工作没有记录到Project中来。2.

如果状态日期没问题，看完成百分比是否输入正确。如果的确如此，那么实际进度就真的

落后于计划了

不知道讲清楚了没有，资源与跟踪是比较容易出错的环节。如有问题，欢迎再讨论。

四、备注：

1、资源图表的查看位置，"视图"-"资源图表”，要看李四的资源图表，首先在“视

图"-"资源工作表”中找到李四，然后在"视图"-"资源图表"查看李四的资源图表，

红色表示那天李四出现了资源过度分配的现象（比如6-15）

2、再看李四在这天的详细任务的资源分配情况，在"视图"■"资源使用状况"中可

以看见,"项目启动会"分酉己了4h,"2009・qt004"分配了4h,M2009-qt011M分酉己

了4h,"2009-qt059"分配了4h,这天总共工时为16h,红色显示，按照标准日历来看，

他只能工作所以资源分配过度。

8hz

3、出现资源分配过度，就需要明确每天的工作量，在甘特图中加入“工时”列，给出

各个工作的具体工时

项目管理的内容有9大内容，使用Project重点熟悉制定项目计划，管理项目进度、

成本、资源方面

第一天：

1、熟悉Project操作环境，通过视图和报表了解Project管理项目的主要功能，包括

管理项目计划、管理项目资源、进度管理、成本管理。

1-1、使用本机自带的模板，在"文件"-"新建〃-"本机上的模板"，选择Trojecl

模板”，从中就可以选择系统模板。

1-2、熟悉工作环境

1-2-1、打开和关闭工具栏：在〃视图"■"工具栏〃的弹出子菜单，已经显示的工具

栏前会打一个勾,没有显示的则没有勾（处于隐藏状态），可以通过单击这些工具栏的方式

来显示/隐藏。为了适应个人习惯，可以拖动工具栏到适当的位置（每个工具栏的最左端有

一条竖线,鼠标移到该处变成交叉的双向箭头，按住鼠标左键将工具栏拖到希望的位置即

可）

1-2-2、打开和关闭视图栏：通过单击"视图"-"视图栏"，可以显示/隐藏视图栏,

视图栏里有20多种视图，默认的是甘特图，可以在不同的视图间切换

1-2・3、打开和关闭项目向导窗口（Project有4类向导:任务向导'资源向导'跟踪向导

'报表向导）:通过点击"视图"-"工具栏〃•"项目向导"来显示/隐藏向导窗口

1-3、Project制定项目计划的功能：这个是Project的第1个重要功能，通过甘特图

可以看项目的任务，任务之间的链接关系，每个任务的工期，开始和完成时间等.

1-4、Project的第2大功能：进度管理，甘特图下的每个任务、开始和完成时间一目

了然，也可以查看整个项目的工期信息，通过"项目"-〃项目信息"

1-5、Project的第3大功能：成本管理，首先要设置项目资源的成本费率，方法是"视

图"-"资源工作表"，初始情况下的“标准费率”为0,可以在这里输入实际的费率。然

后在甘特图中，选择"视图"-"表〃-"成本〃，这样甘特图里显示就是每项任务的成本

1-6、使用报表：报表用来更好地报告项目的进度、成本以及其他项目信息。选择〃试

图"■"报表"■"工作分配"■"谁在做什么"，这个报表显示的是参与人员参与的所有任

务及任务的详细信息。

1-7、保存项目：项目文件保存后以mpp为后缀.

1-8、Project的帮助功能：功能强大，适合初学者。

1-9、多上"项目管理者联盟"网站：

2、Project管理项目的一般流程

2-1、使用系统模板管理项目，并保存

2-1-1.选择模板："文件"新建"-"本机上的模板"-"Project模板"，选择

需要的模板,确认

2-1-2、修改项目信息:"项目"•"项目信息"•"开始日期"，确认

2-1-3、根据任务的实际情况，修改任务信息：选择任务，"项目"-"任务信息、”（或

者选择任务，右键设置任务信息）

2-1-4、根据实际情况，增加或删除任务

2-1-5、保存任务（缺省的保存类型是"项目"，后缀为mpp,如果要保存为模板供

以后使用，可以选择保存类型为模板,后缀为.mpt）,用户创建的模板放在"模板"■"常

用"选项卡下，系统模板放在"模板"-"Project模板"下。

2-2、使用项目向导，管理项目管理

2-2-1.新建一个项目，打开"项目向导"工具栏，

2-2-1-1,新建空E项目，步骤是"文件"-"空白项目"

2-2・1-2、打开"项目向导"工具栏，步骤是"视图"■"工具栏"■"项目向导"，

显示项目向导工具栏

222、打开〃项目向导"窗口，"项目向导”工具栏上有"任务"、"资源"、"跟

踪"、"报表"4个窗口，所以提供了4种向导：任务、资源、跟踪、报表。这4种向导

也体现了Project管理项目的总体流程：先创建任务列表，然后为任务分配资源，接着进

行跟踪和项目报告的工作。

2-2-3、打开"任务”的向导窗口：

2-2-3-1.定义项目：分为3步

2-2-3-2、定义常规工作时间，分为5步，包括选择日历模板、定义工作周、设置

假日和倒休、定义时间单位、保存

2-2-3-3、列出任务，可以采用很多方式，比如Excel倒入，也可以采用最笨的手工

输入方式。

2-2・3-4、创建任务的链接关系,选定任务，通过常用工具栏上的"链接任务"按

钮设置任务间的关系

2-2・3-5、管理项目资源，首先创建项目资源，方式是通过项目向导工具栏上的“资

源"，这里也是通过很多步骤来完成，简单的只设置”为项目指定人员和设备〃，注意输

入完以后要单击"完成"。

2-2-3-6、回到任务列表,选择任务，然后单击工具栏的“分配资源"按钮，进行

资源的分配

2-2-B-7,项目跟踪，选择“跟踪〃向导,"保存比较基准“，单击〃保存比较基

准"，注意要单击"完成"。

2-2-3-8、准备跟踪项目进度，选择"跟踪向导"，进入"准备跟踪项目进度"，

这里要选择跟踪方法，比如"一直通过输入完成工时的百分比"进行跟踪,输入完毕以后

单击”保存并完成"，任务列表中就会出现“工时完成百分比"，可以在该列中直接记录

任务当前的执行情况

2-2-3-9、检查项目进度，选择"跟踪"向导，〃检查项目进度"，首先需要输入

项目的状态日期，也就是当前记录的项目实际进度是截止到什么时间的信息更新。

2-2-3-10.项目报表，确切说是项目信息报告，方法是进入"报表"向导，单击"选

择视图或报表"-"使用视图显示或分析项目信息"-"日历"-"应用此视图"，Project

就会将每天的任务清楚地在日历中列出来，一目了然。

第二天：创建项目计划

1、定义项目属性：创建项目计划时，第一步工作不是建立项目任务，而是定义项目的

基本属性

1-1、新建空白项目

1-2、定义项目：打开项目向导工具栏的“任务"按钮，单击"定义项目"，输入项目

信息，包括项目开始时间、是否和Server连接、保存。

1-3、定义常规工作时间：打开项目向导工具栏的"任务〃按钮，单击"定义