病案数字化与信息管理系统需求说明

病案数字化与信息管理系统需求说明序号具体技术(参数)要求1一、主要功能用途采用数字化技术，在医院“病案数字化与信息管理系统”项目已构建的信息管理系统的平台上、在已完成的病案数码影像产品基础上，将新增的实时病案（约27万份，每份约60页，共计约1620万页）进行数码影像制作，解决便捷的病案查询与调阅问题，并提供历史病案原件的保存的各项相关服务。在整个项目实施过程中需遵循档案行业标准：《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31—2005）。2二、建设内容序号项目内容数量备注1病案数字化加工服务约1620万页按照27万份，每份60页估算页数，单页扫描控制价：0.092元/页，最终按实际加工数量结算。2病案信息管理系统1套配套提供，包含在总价内。3历史及新增病案原件托管服务约100万份配套提供，包含在总价内。3三、需求参数要求：1.病案数字化加工服务完成医院新增病案（共计约27万份，每份约60页，共计约1620万页）的数码影像制作。建立病案数码影像信息库和病案首页信息库，实现病案信息快速的网上调阅。1.1制作的时间、地点、数量、方式、规格和特点要求1.1.1时间：整个病案数字化加工项目必须在合同签订后3年内全部完成（每年完成当年新增病案的数字化加工工作）。1.1.2地点：在采购人指定地点进行加工。1.1.3数量：病案按单面计算约有1620万页（按目前库房留存病案及每年新增估算），结算时，则按实际数量计算。项目开始后新生成的病案进行实时数字化，在采购人指定场所内完成，采购人根据加工页数定期和中标供应商结算。建立医院的病案首页信息数据库。1.1.4方式：供应商须提供加工所使用的全部设备、运输工具、库房等。定期提交加工成品，采购人分批验收，分期支付加工费。病历加工时应拆开病历原装并整页加工，保证质量。供应商需同时承担由数字化加工病案资料所引发的运输、拆装、分类、编码、病案首页信息录入和归档等工作。供应商协助非医嘱离院病案上报的档案整理工作。1.1.5规格：病案资料以实时病历为主以及少量历史病历，不同年限的病案纸质差异较大，资料有损坏、发黄的现象，大小规格不统一、有A4或B5、16开、32开、64开纸张等，且纸张厚度不尽统一。对这些资料需进行修补、或粘贴处理、或夹模处理。供应商应充分考虑病案的可数字化加工性，避免损坏病案。1.1.6数码影像质量标准（对本条下属所有内容进行响应，不得拆分）1)分辨率：≥200万像素。2)图象格式：JPEG格式。3)倾斜角度：数字化影像要求端正清晰，即使少量倾斜的影像数量控制在1%以内，且倾斜角度不大于5度。4)保持原有纸质病案的书面质量、文字、图像完整，细节不丢失，扫描图像的打印件与病案原稿清晰度一致。扫描比例100％。扫描分辨率图像清晰度不小于200dpi。5)扫描图像颜色为彩色，且色彩须符合美国爱色丽24色色彩测试标板。6)扫描图像文件容量大小适中，在保证图像质量的前提下，容量尽可能小。7)支持常用的Windows图像阅读和处理软件，扫描图像的打印件与病案原稿清晰度一致。8)要将所有拍摄病案建立统一的信息平台：编制统一的ICD-10和ICD-9-CM3国际疾病分类编码。建立统一的卫生部最新颁布的病案首页信息库。9）病案数字化扫描设备的要求：为了保障扫描图像的高质量、小容量，病案原件扫描时拒绝使用普通高拍仪和扫描仪，避免对纸质原件产生损伤。1.1.7分段：将数字化病案内容进行分段，实现病案内容的分权限调阅。1.2加工中的相关要求1.2.1采购人在项目实施过程中派员协助供应商的具体实施工作，同时定期或不定期对供应商拍摄的影像质量进行抽查，发现问题及时整改。1.2.2采购人按项目实施需要在病案库房旁提供相应大小的加工场地，以利于供应商开展加工。1.2.3供应商加工人员必须遵守采购人管理要求，在规定的时间进场和离场，且加工人员不得将采购人病案资料私自带离加工场地，确保采购人的病案安全。1.2.4病案数字化加工中发生的所有病案搬运、运输、拆装和复原工作，以及由这些工作产生的费用，均由中标供应商承担。且中标供应商应遵守相关地点物业管理要求，包括时间安排、货物运输、人员活动和其他相关地点的行为等，违反物业管理要求导致的损失自负。在数字化成品验收前，数字化加工中出现的成品的保管工作均由中标供应商承担。整个加工工作中，采购人不承担任何投标人报价以外的费用。1.2.5加工人员要求：供应商在工作现场应派驻项目经理一名，负责现场的管理、沟通和事故处置等工作，应派驻项目技术工程师至少一名，负责系统的维护及相关的技术问题的处理（系统稳定后，技术工程师可远程），应派驻现场生产人员一名，负责现场生产相关工作。1.3加工过程的质量要求1.3.1供应商必须提供经业主确认的加工计划后才可开展加工工作。1.3.2供应商必须建立并执行加工管理制度，制度文本放置在加工场地的明显可见处。否则不准开展缩微加工工作，加工管理制度需明确加工人每天的行为规范，如按时加工，及时请场，事故报告、责任归属和罚则等。1.3.3加工检查。供应商负责按时记录每天加工病案的数量、内容和每份加工病案的责任人等重要记录，采购人分批次负责检查每天工作内容与加工记录的符合程度。加工完成后，采购人负责确认供应商每次搬运病案的内容和数量。1.3.4加工工作启动后建立周例会和月例会的工作机制。42.病案托管服务病案是医学科学的珍贵资料，每份病案具有唯一性，资料不可再生，项目需对医院的每一份历史病案进行保护。2.1库房要求:1)提供面积足够大的库房，库房须在地势高、场地干燥、排水通畅、空气流通的位置:2)库房防止有害气体和灰尘的污染。远离工业区，远离油库和加油站。3)病案库房密封，库房内安装密闭的门窗，防止灰尘与有害气体进入库房。4)病案库房防火。建立严格的防火安全制度与应急预案。有专人做防火安全员，严禁在库房内存放易燃易爆物品;严禁在库房内吸烟，严禁使用明火。电源、线路要检查维修，工作人员离开时切断电源。病案库房有火警警报装置，在固定位置配备足够数量的消防设备。防火急救通道保持畅通无阻。工作人员定期接受应急灭火方法培训。5)病案库房防水与防潮。具体要求是:屋顶要防水防漏，外墙与门窗也要防水。地面要防水防潮。6)病案库房防尘。病案进库前除尘;进库后经常除尘，保持库内清洁卫生。病案保管库房通风，安装排气扇，电风扇，保持清洁卫生。7)病案库房防虫防鼠。保持库房内外的清洁卫生，防止害虫的生长与繁殖。封死害虫可能进入的通道，安装纱窗纱门。有计划、分期分批地对库存病案进行检查。保证库房的温湿度，如天气潮湿季节，每天使用自动抽湿机抽湿，控制到适宜的湿度。采用化学方法和物理方法进行杀虫。8)病案库房防光。加用防紫外光窗帘布，避免阳光直接照射病案，以免纸张变黄变脆;9)病案库房、防有害微生物、防止病案长霉。10)病案架空存放。历史病案装箱存放，病案装箱按顺序码放，码放高度适度。2.2病案原件制作完成后，中标供应商具备提供病案原件的托管服务的能力，要求提供适合病案保管要求的专业库房妥善保管纸质病案。并提供病案原件的调取服务，自接收到医院方调取纸质病案原件后，24小时内找出，并通过国内安全性高的快递方式或专人送到医院。2.3医院的外地的历史病案，需运输、存储到中标供应商的库房。拉货搬运及核对等相关费用包含在本项目总价内。53.病案信息管理系统通过病案信息管理系统，实现数字化病案的网络信息管理。通过网络技术、数据库技术、计算机图像技术等，实现住院病人数字化病案信息的管理、维护与利用，实现对数字化病案的记录、存储、传输、查询、借阅、打印、分析等功能。该系统通过将病案信息以电子化形式记录，可以实现病例数据的高效传输和存储，进而提升医院的整体管理水平。3.1实现多种方式病案索引1）要求病案首页任何一项信息如病案号、姓名、诊断、手术、死亡、保密等可作为查询的条件，可单独查询也可组合查询或模糊查询。2）支持病案号批量检索，病案号可批量粘贴查询或从excel等外部软件上传查询，满足科研查询需要。3）支持查询结果批量导出为EXCEL等格式的功能。4）通过OCR等技术实现对所有数字化病案的文档、图片实现全文检索，支持医护人员最大程度检索到所需数据。3.2打印管理1）打印套餐设置：针对不同的打印项目，如医保报销等进行套餐设置，不同的套餐可设置不同的病案内容进行打印，同时可设置套餐价格和套餐备注说明。2)支持对接医院病案复印系统，直接跳转打印病历资料。3）打印需要向病案管理员提出病案打印申请，经病案管理员同意后打印，并加盖医院公章。4）支持多种病案打印方式（快速打印、任意组合打印、单页打印、控件集中打印、打印套餐打印）等。5）具备水印打印功能，支持水印库，并可根据需要改变水印深度。6）预约打印：对预约打印病案的患者信息及所打印的病案信息进行预约登记和查询。3.3病案管理1）病案管理：对病案内容进行管理。2）分段管理：对病案的数字图像进行结构整理编号，如把病案首页、病程记录等进行对应标记整理。3.4纸质病案流程1）签收：对纸质病案签收流程进行管理维护。2）质控：对纸质病案质控流程进行管理维护。3）扫描：对纸质病案扫描成电子照片流程进行管理维护。4）装订：对纸质病案装订流程进行管理维护。5）归档：对电子病案归档流程进行管理维护。3.5归档率统计1）节假日设置：对节假日进行设置，由于医院规定纸质病案需要48小时归档，但节假日需要排除，所以需要对全年的节假日进行设置。2）归档率统计：对归档的病案数、两日内归档率进行统计操作。3.6病案封存1）封存：对需要封存的病案进行封存操作管理。2）已封存：对需要已封存的病案进行查询、解封操作管理。3）封存记录：对需要封存、解封的病案记录进行查询操作管理。3.7安全权限管理及验证1）具有完善的权限管理机制，合理控制数字病案使用范围。2）具备用户组管理功能，要求不同的用户组配备不同的权限功能。3）具有内容权限、职别权限、时间权限等多种权限设置功能。4）具备特殊病案锁定功能，如保密病案等，可设置成锁定状态，锁定病案无法在浏览器中进行查询，保护患者隐私。5）系统具备禁止IP访问功能，被禁止访问的IP对应的终端设备不能使用系统。6）系统支持动态水印库，要求显示有“仅供内部浏览、复制无效”等常规水印外，应具备IP地址、用户名称或工号、查询时间等水印的显示功能，防止病案泄漏及便于追查。7）对数字病案的使用权限控制到数字病案的每一页面。8）能够对获得授权用户进行权限验证，控制对数字病案的越权使用。9）支持复印后标记且允许高权限人员手工调整。3.8借阅与审核1）网上借阅功能：用户登陆数字病案管理软件后，向病案管理员提出借阅数字病案申请，管理员批准并设置后，用户才能进行有关操作。2）获得借阅操作权限的用户不能进行打印操作。3）具有对任一病案资料的借阅申请进行分段审批的功能。4）具有借阅时间控制功能，借阅者只能在核批时间内查看资料，超期由系统自动取消查看权限。5）借阅单次授权功能：本院实习生需借阅病历时，可按授权借阅进行病案的借阅，借阅后将无法进行再次调阅。3.9日志管理1）对于调阅病案的终端，能够追踪并显示其计算机号和IP地址，以便事后追查。2）支持多种系统日志功能，如操作日志、检索日志、浏览日志、登录日志、借阅日志、调取日志、打印日志等。3.10病案阅读1）为保障数字病案的安全，杜绝映射方式访问数据服务器。2）采用友好病案阅读界面,可以快速对病案文件进行放大缩小,旋转,镜像等操作等。3）可按分段进行阅读及逐页查看功能。4）阅读时具备页面控制功能（翻页、图像旋转、图像绽放、图像局部放大等）。5）系统中提供针对纸质病案的跟踪管理，让病案室人员掌握纸质病案的处理情况。支持在系统中登记病案的物理位置信息，具有支持病案在病案室内的示踪功能。6）数字化病案推送。支持病案数据主动推送。用户可根据需要提出病案数据查看申请流程，经过审批同意之后，相关人员将病案数据推送给需要的用户，支持在推送过程时进行脱敏处理。3.11用户管理1）数字病案管理软件的用户信息和管理方式要与本院HIS系统基本一致，可以直接提取医院HIS系统的相关数据。医院HIS系统用户在获授权后可以成为本数字病案管理软件用户，且不限用户数。2）用户操作和系统管理界面要通俗易懂，符合业务习惯，容易操作，而且容易维护。用户操作手册内容完整，通俗易懂。软件操作简便易学。软件操作过程中的难点设有辅助功能，辅助功能实用。软件提供的界面清晰，并符合用户的习惯。对操作的关键环节具有特别控制等。3.12系统维护1）提供完整可靠的维护文档和系统设计说明、操作说明书。2）中标供应商提供系统免费维护和升级服务，免费维护期从正式验收完成的第二日计算。3）如因国家、省下发新的病案管理规范导致的系统调整或升级，供应商需按采购人要求在限期内对系统进行调整或升级，并不得收取任何费用。3.13存储与备份1）存储服务为面向对象的分布式存储系统，可以根据数据量的持续增长而方便地进行性能和容量扩展。2）在管理后台图形化界面设置好归档备份策略，系统自动将病案数据归档到指定设备指定目录中，无须人工干预，自动完成病案的归档备份。3.14病案、编码管理1）分段管理：对病案的数字图像进行结构整理编号，如把病案首页、病程记录等进行对应标记整理。2）编码管理：包括对机构、国临、医保的ICD10和ICD9编码信息进行编辑维护管理。3.15核查功能1）可直接在系统核查每月拍摄目录与病案系统目录之间的差，直接下载未拍摄到病历的名单。2）验收时可直接在系统查询到（已数字化完毕）准确的条目数和张数。3）系统可直接查到有目录但是没有具体影像资料的名单。3.16系统监控1）在线用户：查看在线用户。2）服务监控：监控服务器运行情况：CPU，内存，jvm，磁盘等。3）缓存监控：监控缓存服务器运行情况。4）缓存列表：查看服务缓存中的数据。5）定时任务：建立并管理系统定时任务。3.17接口及备份1）提供接口完成与医院信息系统HIS对接，实现病案信息的自动抓取填充。2）提供接口完成与医院无纸化系统对接，实现新制作及历史数字化图片接入医院的无纸化系统或者集成平台存储，并支持电子版调阅。3）满足医院电子病历应用水平分级评级6级及医院等保相关的数据存储及安全要求。4）整合原医院“病案数字化与信息管理系统”的历史病历图片并集成展示。5)病案追踪数字病案管理软件需与院内系统、广东省病案管理系统实时对接，