合同管理工作流程与工作标准

合同管理工作流程与工作标准一、合同的审核与打印1、合同的初审：合同负责人将与律师沟通修改后的合同反馈至合同管理员，合同管理员当天对合同进行再次审核及内容了解，审核内容包括：公司名称、金额、日期、合同份数、序号、排版及是否存在错别字等，如有问题当天与合同负责人进行沟通确认；2、合同的打印：合同管理员将审核确认后的合同在右上角填写合同编号并根据合同要求份数进行打印。3、合同的复审：将打印好的合同进行再次审核（公司名称、金额、日期、合同份数、序号、排版及是否存在错别字等），同时反馈给合同负责人进行复审，合同管理员和合同负责人确认无误后进行合同签审流程；注1：合同负责人为该合同项目牵头人；注2：合同编号按照“公司名-部门-合同类型-年月日-号码”编写，公司名和部门为固定格式，合同类型为类型的首字母，年月日为当天日期，号码为当天日期中的第几份合同，例如：ZZLP-SYB-CG-20141118-01；注3：合同一般一式四份（如有特殊情况需与行政主管沟通），合同原件公司存档2份（1份反馈给综合部张娜，1份事业部留存）；二、合同签审1、打印合同签审表：签审表详见附件1；2、签审表的填写：（1）合同名称（2）编号：“公司名-部门-合同类型-年月日-号码”；（3）文件类型：根据文件类型进行进行勾选；（4）合同主体：根据合同签订主体进行勾选；（5）内容摘要：包括对方公司名称、合同主要内容概述，合同期限及合同所涉及的金额等；（6）签批印鉴：根据合同需求进行勾选；（7）申请日期：合同签审当天日期；3、签审表与合同的装订：将按要求打印的合同全部附于签审表之后；4、签审表的签批顺序：（1）合同金额小于50万元：经办人（合同负责人）→律师意见（马晓凤）→事业部负责人意见（贺宏）→财务部意见（刘俊英）；（2）合同金额大于50万元：郑州粮食批发市场有限公司：经办人（合同负责人）→律师意见（马晓凤）→事业部负责人意见（贺宏）→财务部意见（刘俊英）→市场分管领导意见（孙复兴）；郑州未来集团有限公司：经办人（合同负责人）→律师意见（马晓凤）→事业部负责人意见（贺宏）→财务部意见（刘俊英）→市场分管领导意见（宋贤君）；5、签审表的签批：合同管理员根据签审顺序进行签审，正常情况1天内完成签审，如遇特殊情况2天内完成；6、合同盖章：签审流程完成后将签审表与全部合同交至综合部张娜处，并根据签审表中的签批印鉴需求进行盖章或法人签字；注4：单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章；注5：一个签审表只能签审一个合同；三、合同的接收与发送1、合同的发送：合同盖章后与合同负责人沟通，根据业务需求对合同进行发送。具体发送方式可与合同负责人协商，可经快递发送，也可由合同负责人提供给对方，如快递发送需向合同负责人索要收件人姓名、电话、详细地址等信息。合同发送前必须与合同负责人进行确认，并填写合同发送登记表（详见附件2）。2、合同的接收：合同接收后将合同反馈给本合同负责人进行确认，如合同我司没有盖章，按照合同签审流程进行逐步推进；如合同双方均已盖章，则按合同管理流程继续进行付款审批及合同归档等工作。注6：合同的发送：如需对方盖章发送全部合同原件；如对方已盖章，则发送相应合同份数的合同原件，后续按合同管理流程继续进行付款审批及合同归档等工作。五、付款流程审批1、付款审批表的填写：如合同主体为郑州粮食批发市场有限公司，参照附件3填写；主体为郑州未来集团有限公司，参照附件4填写；（1）收款单位：合同签订方全称；（2）开户行：合同签订方开户行信息，并与合同负责人进行确认；（3）账号：合同签订方汇款账号，并与合同负责人进行确认；（4）付款金额（大写）人民币；（5）支付方式：现金或者转账；（6）￥：付款金额小写；（7）事由：付款原因的简要说明2、付款审批表后附盖章后的合同及合同签审表复印件（各1份）；3、付款审批表的签批顺序：（1）郑州粮食批发市场有限公司：经办人（合同负责人）→部门经理（贺宏）→财务部经理（刘俊英）→分管领导（孙复兴）→市场领导（孙复兴）；（2）郑州未来集团有限公司：经办人（合同负责人）→部门经理（贺宏）→财务经理（梁庆祥）→分管领导（刘俊英）→财务领导（刘俊英）→公司领导（宋贤君）；4、付款审批表的签批：合同管理员根据签审顺序进行签审，正常情况1天内完成签审，如遇特殊情况2天内完成；5、付款审批流程完成后将付款审批表复印件存档，并将合同以及合同签审表复印件（各1份）与付款审批表原件一并交财务部卢潇处进行付款；6、付款进度的跟进：跟踪付款进度，正常情况1天内完成付款，付款成功后反馈给合同负责人。注7：如付款方式为现金，无需填写开户行及账号；注8：如合同无需付款，则无需进行付款流程审批；五、合同的分类与归档1、合同的分类：合同分为农资项目和安全食品项目两大类；2、合同的归档：（1）纸质归档：合同签审表（原件）、付款审批表（复印件）、合同原件，按分类进行归档；（2）电子档：按分类进行对电子档归档，附表5；（3）按照分类对合同电子版归档；注9：合同原件归档：1份反馈给综合部张娜，1份事业部留存六、合同的借阅按照要求填写合同借阅登记表，详见附件6；农业事业部2015附件1：郑州粮食批发市场有限公司农业事业部（合同名称）合同签审表注：附件附后编号：文件类型□采购合同□销售合同合同主体郑州粮食批发市场有限公司□郑州未来集团有限公司□内容摘要签批印鉴合同章□公章□法人签字□经办人申请日期年月日财务部意见律师意见事业部负责人意见市场分管领导意见附件2：合同发送登记表日期合同名称发送方式用途责任人确认备注附件3：付款审批表№PaymentAuditingForm凭后附单据张收款单位市场领导：年月日开户行账号分管领导：年月日付款金额（大写）人民币财务部经理：年月日支付方式￥部门经理：年月日事由：经办人：年月日部门：年月日金额单位：元附件4：郑州未来集团有限公司付款审批表№PaymentAuditingForm凭后附单据张收款单位公司领导：年月日开户行帐号财务领导：年月日分管领导：年月日付款金额（大写）人民币财务经理：年月日支付方式￥部门经理：年月日事由：经办人：