18CETC16-目标业务流程方案-应付管理-中利腾晖破产清算材料

CETC16所ERP目标业务流程方案用友优普PAGEiii中国电子科技集团第16研究所U9-ERP项目目标业务流程解决方案<应付>创建人: 用友项目顾问组创建日期: 2014年10月08日最终确认日期: 2014年10月20日文档控制号： CETC_16方案版本号: V1.1批准：中国中国电科16所：实实施方：文档控制修改记录日期作者版本修改参考2014-10-08杨云飞1.0建立文档2014-10-20杨云飞V1.1修订稿传阅日期姓名职位审批日期职位姓名签名目录TOC\o"1-3"文档控制 ii修改记录 ii传阅 ii审批 ii概述 1目标与参考 1参与人 1一、CETC16-AP:应付管理 2二、应付管理基础定义 3三、CETC16-AP-01:应付结算流程 4四、CETC16-AP-02:请款与付款流程 11PAGE17概述目标与参考具体目标本目标业务解决方案是根据对中国电子科技集团第16所(以下简称“16所”)现行应付管理的业务调研及需求分析，在项目方案设计阶段为了满足16所应付管理业务的需求，结合U9系统标准功能和部分预定义的客户化解决方法编制设计的。定义16所<应付管理>业务需求与改善控制定义16所<应付管理>目标业务流程定义16所<应付管理>报表需求定义16所<应付管理>关键业务要点解决方案根据方案结果指导系统配置、关键用户方案测试与实例演练，定义详细客户化开发需求参考本解决方案文档参考如下：《CETC16_调研问卷_应付模块》等《CETC16_业务现状报告_应付模块》等《CETC16_应付管理差异匹配分析》《CETC16_ERP项目实施主流程清单》应付管理部分16所财务部门提供的书面或电子材料用友顾问与相关部门沟通过程内容、会议纪要参与人本方案编制组16所项目组：李霞、潘群群用友顾问组：杨云飞一、CETC16-AP:应付管理总体流程图管理概要管理供应商发票业务属于采购领域流程，作为应付方案的整体纳入该方案。供应商付款中的应付票据付款主要在票据管理模块，但是16所该结算模式较少，所以整体纳入应付方案中解决。二、应付管理基础定义管理概要应付管理的基础定义主要为应付立账条件、付款条件和结算方式的维护，一般而言设置应在上线时一次性设置好，不建议经常变动，否则将会影响系统运行方案，当然，依据特殊的业务需要可以新增或修改上述基础定义。要点与分析项1：应付立账条件主要是立账日与到期日的确定。立账日：应付款的入账日期，决定入账的会计期间。可以按照交易日（可自定义）立账，也可以自定义入账日期，比如固定日在每月25日，则26日开始就算到下个会计期的应付款了。为合理、准确映入账情况，16所采购部与财务部根据采购合同确定，并在供应商基础数据维护时定义。到期日：主要为应付款的账期，什么时候需要付款。在发票到期日前系统认为发票未到期，在发票到期日后系统开始计算帐龄，到期日是账龄计算的基础。16所采购部与财务部可以共同设置到期日，对于合同付款建议依照合同中的付款日期设置到期日，对于非合同付款设置交易日即到期付款日。举例：以一个固定日期作为发票到期日，如：20在发票立账日期的固定天数后作为发票到期日，如：30天后付款帐龄从立账日开始算起，帐期预先设置（原则从立账日开始30天或者合同条款规定）要点与分析项2：付款条件用于维护交易过程中所采用的结算方式和各结算方式下的支付比例，及延期付款的相关处罚信息。16所目前的采购付款有严格的付款计划，未出现付款处罚相关的事宜。要点与分析项3：结算方式结算方式即付款方式，16所目前的付款方式主要为电汇、支票、现金与汇票，汇票主要为银行承兑汇票和银行汇票，一般在大额清算时才会使用；在系统中，应付票据的处理将用付款单形式处理。三、CETC16-AP-01:应付结算流程业务适用范围适用于16所材料、固定资产、在建工程、服务项采购的发票结算管理，不适用于无采购合同的采购发票结算。业务主要目的完成采购收货与发票的匹配结算以及应付账款的确立。流程边界发生材料类采购、固定资产类采购、在建工程类采购、服务类采购收货完成，供应商开来发票后，启用此流程。流程输入输出输入：供应商发票、收货单DATA-PM-80来源于采购收货流CETC16-PM-04-01、原始凭证；输出：应付单DATA-AP-10、记账凭证DATA-GL-10、借/贷项通知单DATA-AP-30、请款单DATA-AP-20.业务流程 活动说明步骤部门岗位活动说明输出单据方式10采购物流中心采购员供应商开来发票后，根据收货单拉式生成应付单，金额按照发票金额输入，此时系统即时完成应付与收货的匹配应付单系统内20采购物流中心采购员打印应付单并将入库单和发票等原始单据粘贴在一起，填写报销单并提请审批（系统外审批，审批过程按照16所现有流程）系统内30财务部应付会计根据审批通过的报销单等原始单据对应付单进行立账操作，立账后系统自动生成请款单（未提交审核状态）请款单系统内40财务部应付会计检查发票匹配情况，对于未自动匹配的发票进行发票匹配与发票结算系统内50财务部应付会计将应付单与结算单生成的交易分录转总账生成记账凭证记账凭证系统内60财务部稽核会计审核应付系统传来的记账凭证，不通过则驳回修改系统内70财务部应付会计如果后续发生应付账款的调整，根据采购员提供的经过审批（线下）的原始凭证针对相应的应付单录入借/贷项通知单借/贷项通知单系统内80财务部应付会计借/贷项通知单生成的交易分录转总账生成记账凭证，提交稽核会计审核系统内要点分析发票号：在应付管理中，有2个发票号，即系统发票号与供应商发票号，系统发票号为ERP管理依据，供应商发票号有专栏字段录入。16所需要打印应付单形成目前的应付帐款入账单，单据核心内容如下：供应商名称、开户行、账号、合同金额、已付款金额、本次付款金额。16所存在一张系统发票对应多张供应商发票的情况，在U9系统中，通过发票行体现，通过扩展字段记录供应商发票号。项目开票：16所目前发票并没有严格要求供应商按照项目开立，部分业务需要合并项目开票，通过发票的单头项目或行项目实现单项目发票和多项目发票。发票税管理：系统根据发票的金额自动计算进项税。16所可根据自己的需要自定义增值税代码，每一税代码可指定相对应的税率，并通过AAI配置设置会计科目。设置应交税金预设科目的影响因素为项目，配置AAI，不同的项目应交税金入账科目不同。采购中的运费发票处理:16所大部分运费是供应商签订合同时包含的，也存在我方承担的运费，该类运费需要单独入账。采购员取得费用发票后，在系统中手工录入费用发票，并提交财务报账，财务对费用发票立账，并进行费用分摊。（明确运费计入存货价格，其他分摊）外协采购发票处理：16所的外协采购主要包括两种形式：供应商包工包料形式：16所提供图纸，厂家按照图纸采购。该外协实质上和外购一样处理，只是业务类型不同，因此在会计处理上应一致。供应商包工不包料形式：16所提供图纸和材料。该外协的财务处理需要通过“工序委外”物料处理。发票已到货未到：发票已到货未到的情况，采购员与财务可以自行选择下面两种方式管理：不录入，等待货到后一起录入。不与入库单匹配建立发票，计入“在途物资”科目中，等到入库后，财务再手工与入库单匹配结算，转出在途物资，该种方式要确认发票提前入账时是否能计进项税。最终确定按第一种方案执行从一般情况看，建议尽量避免该业务的出现。采购结算处理方式：16所ERP系统使用的计价方式为加权平均，并且暂估冲回方式为“单到回冲”。采购入库时：借：原材料贷：应付帐款-暂估款发票立账时：借：原材料应交税金-进项税贷：应付帐款发票结算时：借：原材料（红字）贷：应付帐款-暂估款（红字）固定资产采购发票：16所的固定资产采购的建卡模式为采购分发，资产建卡时点为达到可使用状态，16所的建卡时点主要是发票取得之后建卡，因此不存在资产发票IPV差异。资产会计开票要取得正式合同文本，技改的设备投资还需取得技改项目采购任务书。在建工程采购发票：16所的在建工程为外包工程，所以此类采购发票属于服务项采购，按照在建工程类别建立服务性料号，供应商开票会根据工程进度开票，资产会计取得监理方出具的支付意见和审计部审核意见后开票，如在合同中规定了开票节点，有多次开票，建议将开票次数作为采购申请单数量，上线时由财务根据最大开票次数建议最大数量。举例：在建工程合同100万。采购订单：数量10，单价100000，金额1000000。（根据总额倒算单价，单价只做参考）进度一（开票）：50万；进度二（开票）：20万；进度三（开票）：30万则：进度一50万发生时，收货单行数量5，单价100000，金额500000，开票匹配收货单，再对发票付款。进度二30万发生时，收货单行数量3，单价100000，金额300000，开票匹配收货单，再对发票付款。进度三20万发生时，收货单行数量2，单价100000，金额200000，开票匹配收货单，再对发票付款。服务项采购发票：16所的服务项采购包含设计费采购、加工、合作服务采购等等，采购属于项目的直接成本，U9系统的采购发票必须与收货匹配，服务项采购的立账分录如下：借：费用类科目贷：应付帐款发票结算：发票结算完成后更新入库成本，因16所采用的是单到回冲的方式，系统会红冲原暂估凭证；若在结算前发生了部分领料，则差异分摊在剩余库存；若结算前全部领用且后续不再发生入库，则用生产成本调整单进行财务处理计入当期费用。发票调整：应付发票的调整包括对原先发票的增加和冲减，即发票的正调整和负调整。通常情况下由于质量或价格原因，我方或供应商开出的承认调整发票应付金额的情况，是一种金额付款折扣，只是金额的调整，正调整使用贷项通知单，负调整使用借项通知单。调整后影响发票应付金额和供应商应付余额。退货发票：因为16所的退换货业务（质检退换货和在库退换货）都是退货补货的形式，并不冲减应付账款，因此退货发票的立账与正常采购立账的流程类似，都是根据收货单立蓝字发票。查询及报表需求序号类别名称描述方案1查询采购合同执行情况采购合同财务执行情况，收货、立账、开票、付款情况系统标准功能方案反馈序号反馈人反馈说明问题答复1234四、CETC16-AP-02:请款与付款流程业务适用范围适用于往来类采购的付款申请和付款，不包括现金银行模块管理的个人报销付款和非往来类付款业务。业务主要目的控制采购付款环节，安排付款计划，合理安排资金。流程边界发票（系统名称为应付单）立账完成，启用此流程；发生紧急付款业务时启用此流程；发生预付款业务时，启用此流程。流程输入输出输入：请款单DATA-AP-20来源于应付结算流程CETC16-AP-01;输出：付款计划，请款单DATA-AP-20、请款确认单DATA-AP-40、付款单DATA-AP-50、应付核销单DATA-AP-60、记账凭证DATA-GL-10。业务流程活动说明步骤部门岗位活动说明输出单据方式10财务部财务主任非紧急付款的情况，月初根据未关闭的请款单安排付款计划并发放给采购部门系统内20财务部应付会计根据付款计划选择请款单进行提交（资产采购为资产管理部门管理员提交）系统内30采购物流中心采购员对于紧急付款，采购员直接提交请款单；对于预付款，采购员直接填写、提交请款单（付款用途按实际情况选择）请款单系统内40采购物流中心采购员预付款采购员填写借款单并提请审核（系统外审核，按16所现有流程）系统内50采购物流中心采购员采购业务员确认请款单系统内60财务部应付会计对通过确认的请款单确认付款（包括请款确认和付款两步操作）；对于审核通过的紧急付款或预付款由应付会计确认付款请款确认单、付款单系统内70财务部应付会计核销应付账款应付核销单系统内80财务部应付会计交易分录转总账生成记账凭证记账凭证系统内90财务部稽核会计审核记账凭证，不通过则驳回修改系统内100财务部应付会计打印审核通过的记账凭证系统内110财务部出纳凭记账凭证付款系统外要点分析付款申请：16所目前使用付款计划单与支付单作为付款控制的凭证，U9系统上线后，将用请款单来控制付款。请款单是U9付款管理流程中非常重要的单据，是相关付款处理的来源。16所可以根据付款用途控制是否走请款流程。根据16所现有业务情形，U9的标准请款用途对应16所业务解决方案如下：请款用途16所业务对应标准款主要为发票付款控制，16所的采购发票、资产发票、在建工程发票、费用发票等，用自动请款实现财务立账时自动生成请款单，采购部门根据财务部的付款计划匹配提交审核。预付款主要为合同预付款，16所的材料采购合同、资产采购合同、在建工程采购合同等，采购员预付款请款时将请款总额分摊到每笔采购订单。预付款启用请款到付款的控制流程保证金主要为付给供应商的保证金。目前16所无该业务。杂项主要为客户、供应商的杂项付款，如不知道付款用途时，可以利用杂项付款手续，或紧急付款。尽量减少不知用途的付款，加强内控，杂项付款流程应该严格控制。供应商账号：每个供应商在系统内可以拥有多个收款帐号，在系统内将供应商位置按照供应商银行帐号一一对应设置。16所在供应商档案维护时，需要对供应商档案上的银行帐号维护。采购员创建系统应付单时，可以选择并确认供应商位置即供应商收款帐号。付款核销的账务处理：标准的付款程序在付款处理结束后，会生成如下凭证：借：未核销付款贷：银行存款在付款结束后，自动核销，生成核销凭证。借：应付帐款贷：未核销付款在转总帐时，是合并产生凭证：借：应付帐款贷：银行存款预付款账务处理：预付款程序在付款处理结束后，会生成如下凭证：借：预付帐款贷：银行存款应付发生时，会计应及时对应付进行核销，预付款冲销应付款，核销结束后，生成核销凭证。借：原材料贷：应付账款借：应付帐款贷：预付帐款应付票据管理：匹配16所当前业务情形和未来流程处理，主要描述银行承兑汇票的使用。银行承兑汇票主要在票据管理模块使用，本方案不再另外出具票据管理方案，纳入到应付解决方案中。目前16所大额支出都需要走请款控制流程，在会计进行请款确认时，在线输入应付票据信息，自动出票。产生如下会计分录：借：待核销付票据贷：应付票据借：待核销付款贷：待核销付票据应付款核销时：借：应付帐款贷：待核销付款应付票据付款时：