2024年会议组织与协调合同

甲方：XXX乙方：XXX20XXCOUNTRACTCOVER专业合同封面RESUME甲方：XXX乙方：XXX20XXCOUNTRACTCOVER专业合同封面RESUMEPERSONAL

2024年会议组织与协调合同本合同目录一览第一条：会议基本信息1.1会议名称1.2会议主题1.3会议日期与时间1.4会议地点1.5参会人员第二条：会议组织职责2.1甲方职责2.2乙方职责第三条：会议筹备与协调3.1会议议程安排3.2会议资料准备3.3会议设施与服务3.4参会人员接待第四条：会议宣传与邀请4.1会议宣传方案4.2邀请函发送4.3参会人员确认第五条：会议费用与支付5.1会议费用预算5.2会议费用支付方式5.3费用报销流程第六条：会议期间的餐饮与住宿6.1餐饮安排6.2住宿安排第七条：会议security与应急预案7.1安全措施7.2应急预案第八条：会议知识产权保护8.1知识产权声明8.2侵权行为处理第九条：会议保密条款9.1保密内容9.2保密期限9.3违约责任第十条：违约责任与争议解决10.1违约责任10.2争议解决方式第十一条：合同的生效、变更与解除11.1合同生效条件11.2合同变更11.3合同解除第十二条：合同的适用法律与争议解决12.1适用法律12.2争议解决方式第十三条：合同的附件13.1附件一：会议议程13.2附件二：参会人员名单13.3附件三：会议费用预算表第十四条：其他约定14.1双方其他约定14.2合同的书面形式14.3合同的签字盖章本合同目录一览第一条：会议基本信息1.1会议名称1.2会议主题1.3会议日期与时间1.4会议地点第二条：参会人员2.1参会人员名单2.2参会人员职责与角色第三条：会议议程安排3.1会议议程初步安排3.2会议议程调整与变更第四条：演讲与发言4.1演讲嘉宾名单4.2演讲主题与时间安排第五条：技术与设备支持5.1会议室设施与设备5.2技术支持团队与联系方式第六条：住宿与交通安排6.1参会人员住宿安排6.2参会人员交通安排第七条：餐饮与休息7.1会议期间餐饮安排7.2会议期间休息与茶歇安排第八条：宣传与报道8.1会议宣传材料准备8.2会议报道与摄影摄像安排第九条：费用与支付9.1会议费用预算9.2会议费用支付方式与时间第十条：合同的生效与终止10.1合同生效条件10.2合同终止条件第十一条：违约责任11.1违约行为与责任11.2违约赔偿方式与金额第十二条：争议解决12.1争议解决方式12.2争议解决机构与地点第十三条：保密条款13.1保密信息范围13.2保密信息泄露责任与赔偿第十四条：其他条款14.1合同的修改与补充14.2合同的解除与替代方案第一部分：合同如下：第一条：会议基本信息1.1会议名称：2024年国际学术交流与合作会议1.2会议主题：创新、合作与发展1.3会议日期与时间：2024年5月15日至17日，每天9:00至18:001.4会议地点：中国上海市某国际会议中心第二条：参会人员2.2参会人员职责与角色：2.2.1主持人：负责会议的开场、引导、串场及结束工作。2.2.2演讲嘉宾：负责在指定时间范围内完成演讲内容。2.2.3参会代表：积极参与会议讨论，提出意见和建议。2.2.4工作人员：负责会议的组织、协调、服务工作。第三条：会议议程安排3.2会议议程调整与变更：如有需要调整或变更议程，工作人员需提前通知参会人员，并做好相应的协调工作。第四条：演讲与发言4.2演讲主题与时间安排：每个演讲嘉宾的演讲主题及时间安排已提前列出，请演讲嘉宾按照安排进行演讲。第五条：技术与设备支持5.1会议室设施与设备：会议室提供投影仪、音响设备、无线话筒等基本设备。5.2技术支持团队与联系方式：技术支持团队将在会议现场提供技术保障，联系方式为：X。第六条：住宿与交通安排6.1参会人员住宿安排：为参会人员预订了会议附近的酒店，具体住宿信息请查看附件四，住宿安排。6.2参会人员交通安排：会议期间，会为参会人员提供免费的接送机服务，具体安排请提前通知工作人员。第七条：餐饮与休息7.1会议期间餐饮安排：会议期间提供免费的早餐、午餐和茶歇。7.2会议期间休息与茶歇安排：会议期间设有两个茶歇时间，分别为上午10:30至10:45和下午14:30至14:45，参会人员可以在此期间休息和交流。第一部分：合同如下：第一条：会议基本信息1.1会议名称：2024年度全球战略合作伙伴会议1.2会议主题：携手共进，共创未来1.3会议日期与时间：2024年5月15日至17日，每日09:0018:001.4会议地点：中国上海市某国际会议中心1.5参会人员：甲方公司高层管理人员、乙方公司高层管理人员、双方部门负责人及关键团队成员第二条：会议组织职责2.1甲方职责：提供会议主题及议程建议负责会议场地、设施及服务的预订与协调提供参会人员名单，并确保人员按时到场负责会议期间的交通、住宿及餐饮安排承担会议宣传及邀请函的发送工作支付会议组织费用，包括但不限于场地费、设备费、餐饮费、住宿费等2.2乙方职责：提供会议主题及议程建议，并根据甲方需求进行调整协助甲方进行会议场地、设施及服务的预订与协调提供专业的会议设备和技术支持提供会议期间所需的资料、文件和演讲稿件协助甲方进行会议宣传及邀请函的发送工作在甲方要求的时间内提供会议相关的服务和支持第三条：会议筹备与协调3.1会议议程安排：由甲方提供会议主题及议程建议，乙方根据甲方需求进行调整乙方负责会议议程的具体安排，包括演讲时间、地点、顺序等甲方确认议程安排后，乙方及时通知参会人员3.2会议资料准备：甲方提供参会人员名单、演讲稿件等资料，乙方负责整理、打印和分发乙方根据会议主题及议程，准备相关的背景资料、研究报告等，并在会议前提供给参会人员3.3会议设施与服务：乙方负责会议场地的预订与协调，确保会场设施齐全、功能正常乙方提供专业的会议设备和技术支持，如投影仪、音响、直播等乙方负责会议期间的服务工作，包括接待、签到、导览等3.4参会人员接待：乙方负责参会人员的接待工作，包括机场接送、酒店入住、会场引导等乙方确保参会人员按时到场，并提供必要的协助和帮助第四条：会议宣传与邀请4.1会议宣传方案：甲方提供会议主题及宣传需求，乙方根据甲方需求制定宣传方案乙方负责会议的宣传工作，包括制作宣传海报、广告、新闻稿等，并通过适当的渠道发布4.2邀请函发送：乙方根据甲方提供的参会人员名单，制作并发送邀请函乙方确保邀请函的发送及时、准确，并提供RSVP方式以便参会人员确认出席4.3参会人员确认：参会人员收到邀请函后，通过RSVP方式向乙方确认出席乙方根据参会人员的确认情况，及时调整会议议程和场地安排第五条：会议费用与支付5.1会议费用预算：甲方提供会议费用预算，包括场地费、设备费、餐饮费、住宿费等乙方根据甲方提供的预算，制定详细的费用支出计划，并提交甲方确认5.2会议费用支付方式：甲方根据乙方的费用支出计划，通过银行转账或支票支付会议费用乙方提供发票和收据，以便甲方进行费用报销和审计5.3费用报销流程：甲方提供费用报销流程和相关规定，乙方按照甲方要求进行费用报销第六条：会议期间的餐饮与住宿6.1餐饮安排：乙方负责会议期间的餐饮安排，包括早餐、午餐、茶歇等乙方确保餐饮质量和服务水平，并提供特殊饮食需求的选项6.2住宿安排：乙方负责会议期间的住宿安排，为参会人员预订酒店并协调住宿事宜乙方确保住宿质量和舒适度，并提供特殊需求的选项第八条：宣传与报道8.1会议宣传材料准备：会议官方网站、会议海报、会议通知等。第九条：费用与支付9.1会议费用预算：会议预算包括场地租赁、设备租赁、餐饮费用、住宿费用、交通费用、工作人员费用等。9.2会议费用支付方式与时间：费用支付方式包括电汇、、支付等，费用支付时间为合同签订后的七个工作日内。第十条：合同的生效与终止10.1合同生效条件：合同自双方签字盖章之日起生效。10.2合同终止条件：如因不可抗力因素导致会议无法正常举行，双方可协商终止合同。第十一条：违约责任11.1违约行为与责任：如一方违反合同规定，需承担相应的违约责任，并赔偿对方因此造成的损失。11.2违约赔偿方式与金额：违约赔偿方式包括赔偿金、违约金等，具体金额根据双方协商确定。第十二条：争议解决12.1争议解决方式：如合同执行过程中出现争议，双方可协商解决，也可向合同签订地的人民法院提起诉讼。12.2争议解决机构与地点：争议解决机构为合同签订地的人民法院，争议解决地点为合同签订地的法院所在地。第十三条：保密条款13.1保密信息范围：包括但不限于会议内容、参会人员信息、商业秘密等。13.2保密信息泄露责任与赔偿：如一方泄露保密信息，需承担相应的法律责任，并赔偿对方因此造成的损失。第十四条：其他条款14.1合同的修改与补充：合同的修改和补充必须经双方协商一致，并以书面形式确认。14.2合同的解除与替代方案：如合同执行过程中出现不可抗力因素，双方可协商解除合同，并寻求替代方案。第八条：会议security与应急预案8.1安全措施：乙方负责会议期间的安全保障工作，包括场地安全、人员安全等乙方设置专门的安全通道和紧急出口，确保参会人员的安全疏散乙方配备专业的安全人员，负责监控会场秩序和防范潜在安全风险8.2应急预案：乙方制定应急预案，包括突发事件的应对措施和处理流程乙方确保参会人员了解应急预案，并在突发事件发生时能够迅速响应和处理第九条：会议知识产权保护8.1知识产权声明：会议期间的所有演讲稿件、资料、研究报告等均受到知识产权保护未经原作者或演讲者同意，任何形式的复制、分发、传播等行为均视为侵权8.2侵权行为处理：一旦发现侵权行为，乙方立即采取措施制止并追究侵权者的法律责任乙方负责与原作者或演讲者沟通，解决侵权问题并赔偿损失第十条：会议保密条款9.1保密内容：会议期间的所有讨论内容、商业信息、技术数据等均属于保密信息未经甲方同意，乙方不得向任何第三方披露或泄露保密信息9.2保密期限：保密信息的保密期限自会议结束之日起算，为期两年9.3违约责任：若乙方违反保密条款，甲方有权要求乙方承担违约责任，包括但不限于赔偿损失、支付违约金等第十一条：合同的生效、变更与解除11.1合同生效条件：本合同自双方签字盖章之日起生效双方应按照合同约定履行各自的义务，确保会议的顺利进行11.2合同变更：合同的变更需双方协商一致，并以书面形式进行确认合同变更不得影响会议的基本性质和目标11.3合同解除：在合同有效期内，除非双方协商一致，否则任何一方不得单方面解除合同若发生不可抗力等特殊情况，导致会议无法举行，双方可协商解除合同，并根据实际情况协商赔偿事项第十二条：合同的适用法律与争议解决12.1适用法律：本合同适用中华人民共和国法律12.2争议解决方式：双方应通过友好协商解决合同履行过程中的争议和纠纷若协商不成，任何一方均可向合同签订地的人民法院提起诉讼第十三条：合同的附件13.1附件一：会议议程13.2附件二：参会人员名单13.3附件三：会议费用预算表第十四条：其他约定14.1双方其他约定：本合同未尽事宜，双方可另行签订补充协议，以书面形式进行确认14.2合同的书面形式：本合同以书面形式签订，一式两份，甲乙双方各执一份14.3合同的签字盖章：本合同自双方签字盖章之日起生效，具有法律约束力第二部分：第三方介入后的修正第一条：第三方介入定义1.1本合同所述第三方是指除甲乙方以外，与本合同执行相关联的自然人、法人或其他组织。1.2第三方介入包括但不限于中介方、服务提供方、咨询顾问、专家评审团、监管机构等。第二条：第三方介入程序2.2引入第三方前，甲乙双方应进行充分沟通，并达成一致意见。2.3甲乙双方有义务对第三方进行尽职调查，确保第三方具备相应的资质和能力。第三条：第三方责任3.1第三方介入本合同后，应严格遵守合同条款，履行约定的义务。3.2第三方应保证其提供服务的质量和效果，如因其原因导致合同无法正常履行，第三方应承担相应的责任。3.3第三方应对其提供的服务过程中获取的甲乙方信息保密，不得泄露给任何无关方。第四条：第三方责任限额4.1甲乙双方应与第三方明确约定其责任限额，包括但不限于赔偿限额、责任范围等。4.2甲乙双方应要求第三方提供相应的担保，如保证金、保函等。4.3如第三方未履行合同义务或履行义务不符合约定，甲乙双方有权要求第三方承担违约责任，并有权要求第三方支付相应的赔偿金。第五条：第三方与甲乙方的关系5.1第三方与甲乙方的关系为合同关系，第三方对甲乙方的任何承诺和保证均视为对甲乙方的合同承诺和保证。5.2甲乙双方应与第三方明确约定各自的权利义务，以避免因权责不清导致的纠纷。第六条：第三方退出6.1如第三方因故需退出合同，应提前通知甲乙双方。6.2第三方退出的原因包括但不限于破产、丧失资质、丧失服务能力等。6.3第三方退出后，甲乙双方应重新协商确定替代方案，以保证合同的继续履行。第七条：第三方与其他各方的关系7.1第三方与甲乙双方以外的其他各方无任何合同关系。7.2第三方不对其他各方承担任何义务和责任，包括但不限于信息保密、赔偿责任等。第八条：第三方合规与合法性8.1第三方应确保其提供的服务符合相关法律法规的要求。8.2第三方应保证其提供的服务不侵犯他人的合法权益，如知识产权、商业秘密等。第九条：第三方评估与监督9.1甲乙双方有权对第三方提供的服务进行评估和监督。9.2甲乙双方有权要求第三方提供服务过程中的相关资料和信息。第十条：合同的变更与解除10.1如甲乙双方因故需变更或解除合同，且涉及第三方权益的，应与第三方协商一致。10.2甲乙双方应根据合同变更或解除的约定，对第三方承担相应的责任。第十一条：争议解决11.1如本合同执行过程中出现争议，甲乙双方应通过友好协商解决。11.2如协商不成，甲乙双方均有权向合同签订地的人民法院提起诉讼。第十二条：保密条款12.1第三方应对其知悉的甲乙方信息保密，不得泄露给任何无关方。12.2第三方违反保密义务的，应承担相应的法律责任。本部分修正条款与原合同具有同等法律效力，甲乙双方和第三方均应严格遵守。如本部分修正条款与原合同有任何冲突，以本部分修正条款为准。第二部分：第三方介入后的修正第一条：第三方定义与范围1.1第三方定义：本合同所称第三方，是指除甲方和乙方之外，参与或协助完成会议各项工作的个人或实体第三方包括但不限于演讲嘉宾、技术支持、餐饮服务、住宿安排等提供服务的人员或机构1.2第三方范围：第三方包括但不限于与乙方合作的专业机构、服务提供商、咨询顾问等第三方不包括甲方和乙方的工作人员、股东、合作伙伴等直接参与会议组织的人员第二条：第三方介入的协调与沟通2.1第三方协调：乙方负责与第三方的沟通协调工作，确保第三方按照会议需求提供相应的服务和支持乙方应在甲方要求的时间内，提供第三方的服务内容、人员安排、工作职责等信息2.2第三方沟通：乙方负责与第三方的沟通工作，确保第三方了解会议的要求和期望，并及时反馈问题和建议乙方应协助甲方与第三方进行必要的沟通，以便甲方对第三方的服务进行监督和评估第三条：第三方服务的质量与标准3.1服务质量：第三方应按照合同约定提供高质量的服务，确保会议的顺利进行第三方应遵守行业规范和标准，不得违反法律法规和社会主义核心价值观3.2服务标准：第三方提供的服务应符合会议的主题、目标和要求，确保参会人员的满意度和体验第三方应按照合同约定的时间、地点、内容等提供服务，并严格遵守会议的安排和规定第四条：第三方的责任与义务4.1第三方责任：第三方应承担其提供服务过程中产生的法律责任，包括但不限于侵权、违约、赔偿等第三方应对其工作人员的行为负责，确保其工作人员遵守合同约定和会议规定4.2第三方义务：第三方应按照合同约定履行其职责，并提供符合质量标准的服务第三方应协助甲方和乙方解决会议期间出现的问题，并及时报告情况第五条：第三方的责任限额5.1责任限额：甲方和乙方对第三方的服务不承担任何责任，除非第三方故意或重大过失导致损失第三方应对其提供的服务承担责任，但甲乙方对第三方的服务不承担连带责任5.2损失赔偿：若第三方因故意或重大过失导致甲方或乙方损失，第三方应承担相应的赔偿责任甲方和乙方应尽力协助对方追究第三方的赔偿责任，并提供必要的证据和信息第六条：第三方介入的变更与解除6.1变更与解除：若甲方或乙方因特殊情况需要变更或解除与第三方的合同，应与第三方协商一致，并以书面形式进行确认甲方或乙方在变更或解除与第三方的合同时，应考虑到会议的顺利进行和第三方服务的连续性第七条：第三方与其他各方的关系7.1第三方与甲方：第三方应按照合同约定向甲方提供服务，并接受甲方的监督和评估甲方有权对第三方的服务提出意见和要求，并要求第三方及时整改7.2第三方与乙方：乙方应负责与第三方的沟通协调工作，并确保第三方按照会议需求提供相应的服务和支持乙方应对第三方的服务进行监督和评估，并及时向甲方报告情况7.3第三方与其他参与方：第三方应遵守会议的安排和规定，确保会议的顺利进行第三部分：其他补充性说明和解释说明一：附件列表：附件一：参会人员名单及联系方式详细要求：列出所有参会人员的姓名、职务、联系方式等信息，以便于双方沟通和协调。附件二：会议议程初步安排附件三：演讲嘉宾名单及演讲主题详细要求：列出所有演讲嘉宾的姓名、职务、演讲主题等信息，以便于安排会议议程和宣传推广。附件四：住宿安排详细要求：提供会议期间参会人员的住宿信息，包括酒店名称、房间类型、入住时间等。附件五：交通安排详细要求：提供会议期间参会人员的接送机服务安排，包括接机时间、地点、交通工具等。附件六：会议宣传材料详细要求：包括会议官方网站、会议海报、会议通知等宣传材料的设计和制作。附件七：会议报道与摄影摄像安排详细要求：包括现场报道、摄影摄像团队的联系方式，以及拍摄范围、素材交付时间等。附件八：费用预算详细要求：列出会议的各项费用预算，包括场地租赁、设备租赁、餐饮费用等。附件九：费用支付凭证详细要求：包括会议费用支付的银行转账凭证、、支付等支付凭证。附件十：会议保密协议详细要求：与合作方、演讲嘉宾等签订的保密协议，约定保密信息的范围和泄露责任。说明二：违约行为及责任认定：违约行为：包括但不限于未按约定时间提供服务、服务质量不符合标准、未履行保密义务等。责任认定标准：根据合同条款和相关法律法规，对于违约行为造成的损失，违约方应承担相应的赔偿责任。示例说明：1.如乙方未按约定时间提供会议场地，导致会议无法按时开始，甲方有权要求乙方支付违约金。2.如乙方提供的设备租赁服务不符合约定的质量标准，导致会议过程中出现故障，乙方应承担修复设备的责任，并赔偿甲方因此造成的损失。3.如乙方泄露了甲方提供的保密信息，乙方应承担违约责任，并支付甲方相应的赔偿金。说明三：法律名词及解释：1.本合同：指2024年会议组织与协调合同，由甲乙方签订。2.甲方：指合同一方，负责组织、协调和举办会议。3.乙方：指合同另一方，负责提供会议相关的服务和支持。4.第三方：指除甲乙方以外，与本合同执行相关联的自然人、法人或其他组织。5.违约：指未履行合同约定的义务或履行义务不符合约定。6.赔偿金：指因违约行为造成的损失，违约方应支付给对方的经济补偿。7.保密信息：指合同执行过程中涉及到的商业秘密、个人信息等需要保密的信息。8.违约金：指违约方按照合同约定，因违约行为支付给守约方的经济赔偿。第三部分：其他补充性说明和解释说明一：附件列表：附件一：会议议程详细列出会议的主题、sessions、演讲嘉宾、演讲题目、时间安排等议程应根据实际情况进行调整，并通知参会人员附件二：参会人员名单列出甲方、乙方及第三方参会人员的姓名、职务、联系方式等名单应根据实际情况进行更新，并通知相关人员附件三：会议费用预算表详细列出会议费用的各项支出