2024年ERP采购功能详解与操作培训

2024年ERP采购功能详解与操作培训汇报人：2024-11-13目录CATALOGUEERP采购功能概述基础设置与初始化采购计划管理供应商选择与询价管理订单执行与跟踪监控库存管理与优化策略总结回顾与答疑解惑01ERP采购功能概述应用价值通过ERP系统的实施，企业可以提高管理效率、降低运营成本、优化资源配置、提升市场竞争力。定义与起源ERP即企业资源计划，是一种集成化的管理信息系统，起源于制造业的物料需求计划，逐步发展为涵盖企业各项资源与业务流程的综合管理平台。核心功能ERP系统以财务管理为核心，集成供应链管理、生产管理、销售与客户关系管理等多个功能模块，实现数据共享与业务流程优化。ERP系统简介采购与供应链管理采购是供应链管理的重要环节，负责从供应商处采购企业生产与运营所需的物资和服务，保障企业正常运营。采购功能在ERP中的地位采购与财务管理采购业务涉及资金流出，与财务管理密切相关。ERP系统通过集成采购与财务管理，实现采购预算、付款、核算等流程的自动化与准确化。采购与其他业务模块的关联采购业务与生产、销售、库存等模块紧密关联，共同构成企业完整的业务流程。ERP系统通过数据共享与流程协同，实现各业务模块之间的无缝衔接。采购需求确认根据企业生产计划、销售计划以及库存情况，确定采购需求，包括物资种类、数量、规格等。供应商选择与询价通过市场调查、供应商评估等方式选择合适的供应商，并向其发送询价单，获取报价信息。采购订单生成与审批根据询价结果生成采购订单，并经过相关部门审批后生效。采购订单明确采购物资、价格、交货期等关键信息。采购执行与跟踪按照采购订单要求与供应商签订合同并执行采购。在采购过程中跟踪物资到货情况，确保按时到货并满足质量要求。验收入库与付款结算对到货的物资进行验收，确认无误后办理入库手续。同时根据合同约定与供应商进行付款结算，完成整个采购流程。采购业务流程梳理010203040502基础设置与初始化根据企业实际业务需求和管理要求，配置系统相关参数，如采购流程、审批流程、数据精度等。系统参数设置设置采购模块相关参数，包括采购订单默认设置、供应商评估方式、价格控制等。采购模块参数配置根据用户角色和职责，分配相应的操作权限和数据查看权限，确保系统数据的安全性和准确性。用户权限管理系统参数配置供应商分类管理根据供应商类型、采购物资类别等因素，对供应商进行分类管理，便于后续采购业务的分析和统计。供应商基本信息录入录入供应商的名称、地址、联系方式等基本信息，为后续采购业务提供基础数据支持。供应商资质审核对供应商提供的资质文件进行审核，确保供应商具备合法经营资质和产品质量保障能力。供应商信息录入与维护物料信息录入与维护录入物料的名称、规格、型号、单位等基本信息，为后续采购订单和库存管理提供准确数据支持。物料基本信息录入根据物料用途、属性等因素，对物料进行分类管理，便于后续采购计划的制定和库存控制。物料分类管理根据市场情况和供应商报价，及时更新物料价格信息，确保采购成本的准确性和合理性。物料价格管理初始数据准备通过系统提供的数据导入功能，将初始数据导入到系统中，确保数据的完整性和准确性。数据导入操作数据校验与调整对导入的数据进行校验，发现错误或异常数据及时进行调整和处理，确保系统数据的可靠性和有效性。整理并准备需要导入系统的初始数据，包括供应商信息、物料信息、历史采购订单等。初始数据导入与校验03采购计划管理需求来源分析销售计划根据销售计划预测未来物料需求量，为采购计划提供依据。生产计划结合生产计划，确定所需原材料、零部件及辅助材料的数量和时间。库存情况分析现有库存量、安全库存及库存周转率，确保采购计划的合理性。市场趋势关注市场动态，预测物料价格走势，为采购决策提供支持。定期采购法根据历史数据和预测需求，定期制定采购计划，简化流程。定量采购法设定固定采购量和采购点，当库存降至采购点时触发采购。MRP采购法基于物料需求计划（MRP）生成采购订单，确保物料供应及时。JIT采购法采用准时制（JIT）采购策略，降低库存成本，提高供应链响应速度。采购计划编制方法部门经理对采购计划进行审核，确保其合理性和可行性。部门经理审批财务部门对采购预算进行核实，确保采购计划在预算范围内。财务审核01020304申请人根据需求编制采购计划，并提交审批。申请人提交采购计划总经理对采购计划进行最后审批，并签署采购合同或订单。总经理审批采购计划审批流程计划调整策略及实施需求变更调整当需求发生变化时，及时调整采购计划，确保供需平衡。供应商调整根据供应商交货期、质量等因素，调整采购计划中的供应商选择。价格波动调整针对物料价格波动，制定相应的采购策略，降低采购成本风险。紧急采购应对对于突发事件或紧急需求，启动紧急采购流程，确保生产运营不受影响。04供应商选择与询价管理供应商资质审核考察供应商的合法注册、经营范围、质量管理体系认证等资质。供应商评估与选择标准01供应商信誉评估通过市场调查、历史合作记录等方式，评估供应商的信誉和口碑。02供应能力与质量保障评估供应商的产能规模、技术水平、质量检测能力等，确保供应稳定且质量可靠。03成本与价格合理性综合考虑供应商的成本控制、价格水平及付款方式等因素，确保采购的经济效益。04明确采购需求、规格型号、数量、交货期等关键信息，确保询价单准确完整。询价单编制要点采用电子邮件、在线平台等高效方式发送询价单，并设定合理的回复期限。询价单发送方式与时效及时跟进供应商回复，整理报价信息，为后续价格谈判提供依据。回复跟踪与整理询价单发送及回复跟踪010203价格谈判技巧与策略分享了解市场行情与成本构成掌握市场动态，了解供应商的成本构成，为谈判奠定基础。02040301灵活运用谈判技巧采用多种谈判技巧，如合理让步、以退为进、声东击西等，争取最优价格。制定合理谈判目标根据采购预算和实际需求，设定合理的价格谈判目标。团队协作与信息共享加强团队成员之间的沟通协作，共享谈判信息，提高谈判效率。合作协议条款梳理明确双方权利义务、质量标准、交货方式、付款方式等关键条款。法律风险评估与防范对合作协议进行法律风险评估，采取相应措施防范潜在风险。协议签订流程与审批遵循企业内部管理流程，完成协议审批和签订工作。协议执行与监督定期对供应商合作协议执行情况进行检查监督，确保双方按约履行。供应商合作协议签订05订单执行与跟踪监控根据生产计划和库存情况，确认采购需求，包括物料名称、规格、数量等。依据采购需求，从合格供应商名单中选择合适的供应商，并与其进行初步沟通。在ERP系统中录入采购需求信息，生成采购订单，并审核订单内容，确保准确无误。将审核通过的采购订单发送给供应商，并确认供应商已收到并接受订单。采购订单生成及确认流程采购需求确认供应商选择采购订单生成订单确认与发送订单交货期跟踪与催货技巧01根据采购订单中的交货期要求，定期与供应商沟通，了解订单生产进度和交货准备情况。在交货期临近时，如供应商未按计划进行交货准备，可采取电话、邮件等方式进行催货，并了解具体原因，协助供应商解决问题。如遇到供应商无法按时交货等异常情况，需及时与相关部门沟通，调整生产计划或采取其他补救措施。0203交货期跟踪催货技巧异常情况处理质量改进措施针对不合格品产生的原因，可与供应商协商制定质量改进措施，提高后续采购物料的质量水平。质量检验流程供应商交货后，需按照企业制定的质量检验标准和流程进行检验，确保采购物料的质量符合要求。不合格品处理如发现不合格品，需及时与供应商沟通，并按照企业制定的不合格品处理办法进行处理，如退货、换货等。质量检验与不合格品处理办法采购物料通过质量检验后，需按照企业规定的付款申请流程进行申请，并提交相关付款凭证。付款申请流程根据企业与供应商之间的合作协议和实际情况，选择合适的结算方式，如电汇、承兑汇票等。结算方式选择付款完成后，需及时跟踪付款情况，并与供应商进行核对，确保付款准确无误。付款跟踪与核对付款申请及结算方式选择06库存管理与优化策略通过自动化设备和系统集成，实时采集库存变动数据。数据采集方式采用定期同步或实时同步方式，确保各相关部门数据一致。数据同步策略01020304确保库存数据准确性，提高决策效率。实时更新重要性建立异常数据报警机制，及时处理数据异常情况。异常数据处理库存数据实时更新机制安全库存定义为防止供需波动而设置的库存量，保障企业正常运营。设定方法根据历史销售数据、采购周期、供应商可靠性等因素综合设定。调整策略根据市场变化、产品需求波动等实际情况，动态调整安全库存量。库存监控定期对安全库存进行评估和监控，确保库存量处于合理水平。安全库存设定与调整方法呆滞物料识别及处理方案呆滞物料定义指在一定期限内无使用或销售记录的物料。识别方法通过数据分析、定期盘点等方式识别呆滞物料。处理方案针对不同类型的呆滞物料，制定相应的处理方案，如再利用、销售、报废等。预防措施加强物料需求计划管理，优化采购策略，减少呆滞物料产生。库存周转率意义反映库存使用效率，衡量库存管理水平。库存周转率提升途径01提升途径优化库存结构，减少库存积压；加强供需协同，提高计划准确性；采用先进的库存管理方法和技术手段，提高管理效率。02监控与改进定期对库存周转率进行分析和监控，针对存在问题制定改进措施。03目标设定与考核设定合理的库存周转率目标，并将其纳入考核体系，激励相关部门积极提升库存周转率。0407总结回顾与答疑解惑从需求计划、供应商选择、询价报价、订单生成到收货入库等全流程的梳理。ERP采购功能核心流程重点强调供应商管理、价格管理、交货期管理等在采购过程中的重要性。采购管理关键要素提升操作效率，快速完成采购任务的实用技巧和快捷键总结。系统操作技巧与快捷键关键知识点总结回顾010203鼓励学员分享在学习过程中的感悟、心得以及实际操作中遇到的问题。分享学习心得与体会通过小组讨论、提问解答等方式，加强学员间的互动交流，共同解决问题。学员间互助解答对表现突出的学员进行表彰，激发大家的学习热情和积极性。优秀学员表彰与激励学员互动交流环节01课前问题收集与整理提前收集学员在预习过程中遇到的问题，进行归纳整理。讲