2024年新ERP系统采购流程培训

2024年新ERP系统采购流程培训汇报人：2024-11-13目录新ERP系统概述采购需求分析与计划供应商管理与选择策略采购订单执行与跟踪监控质量检验与收货入库流程付款结算与账务处理环节采购数据分析与优化建议01新ERP系统概述随着企业规模扩大和业务量增长，原有ERP系统已无法满足需求，故采购新ERP系统以提升管理效率。背景实现资源优化、流程简化、数据一体化，支持企业战略目标实现。目的通过新ERP系统应用，降低运营成本，提高决策效率和客户满意度。预期成果系统背景与目的包括应用层、平台层、数据层，支持模块化扩展和高度可定制。系统架构财务管理、采购管理、销售管理、库存管理、生产管理、人力资源管理等。核心功能模块各模块间数据共享、流程衔接，确保信息一致性和业务连续性。跨模块集成系统架构与功能模块010203采购流程在系统中的应用建立供应商档案，评估供应商资质、信誉、服务质量等。供应商管理生成采购订单，跟踪订单执行状态，确保按时交货。采购订单管理收集、整理各部门采购需求，形成统一采购计划。采购需求管理对采购物品进行数量核对、质量检验，确保符合采购要求。收货与验收根据采购合同和验收结果，进行货款结算和账务处理。采购结算管理02采购需求分析与计划根据企业发展战略和业务目标，确定所需采购的物资、设备或服务。业务需求生产需求库存需求根据生产计划，确定所需采购的原材料、零部件或辅助材料等。根据库存水平和安全库存要求，确定需要补充的物资种类和数量。识别采购需求来源评估采购需求的紧急程度，以便合理安排采购进度。需求紧迫性分析采购需求是否稳定，以便制定合适的采购策略和计划。需求稳定性评估采购需求的规模，以便选择合适的供应商和采购方式。需求规模分析采购需求特点根据采购需求，制定详细的采购计划，包括采购物资清单、采购数量、采购时间等。采购计划制定根据采购计划和市场价格信息，编制采购预算，确保采购活动的经济性和合理性。预算编制依据采购计划和预算，筛选合适的供应商，并与其进行初步沟通和协商。供应商选择制定采购计划与预算03供应商管理与选择策略供应商资质审查与评估核实供应商的基本信息，包括企业法人营业执照、税务登记证、组织机构代码证等，确保其具备合法经营资格。资质审查分析供应商的财务报表，了解其盈利能力、偿债能力、运营能力等，以评估其长期合作潜力。考察供应商在环保和社会责任方面的表现，优先选择具有良好环保意识和履行社会责任的供应商。财务状况评估查看供应商是否通过ISO9001等质量管理体系认证，以及其产品质量控制流程是否完善，确保采购的产品质量可靠。质量管理体系认证01020403环保与社会责任关系维护策略针对不同类别的供应商，制定相应的关系维护策略，如定期沟通、高层互访、技术支持等，以建立稳定、互信的合作关系。供应商培育与激励对表现优秀的供应商给予一定的激励措施，如加大采购份额、签订长期合同等，同时积极培育有潜力的供应商，提高其综合实力。供应商绩效评价定期对供应商进行绩效评价，包括产品质量、交货准时率、服务响应速度等方面，为供应商分类和后续合作提供依据。供应商分类根据供应商的产品质量、交货期、价格、服务等因素，将供应商分为战略供应商、优先供应商、普通供应商等类别，以便于后续管理。供应商分类与关系维护明确采购需求在采购前明确所需产品的规格、数量、质量要求等，以便于筛选合适的供应商。竞争性谈判与报价比较邀请多家供应商进行竞争性谈判，对比其报价、产品质量、交货期等因素，选择性价比最高的供应商。风险评估与防范在选定供应商前，对其潜在风险进行评估，如供货稳定性、技术更新能力等，并制定相应的风险防范措施。市场调研与信息收集通过市场调研、行业展会、网络平台等途径收集供应商信息，了解市场动态和供应商实力。选择合适供应商的策略与方法0102030404采购订单执行与跟踪监控创建并下发采购订单采购需求确认明确物料需求、数量、规格、交货期等关键信息，确保采购订单的准确性。供应商选择根据采购需求，从合格供应商名单中选择合适的供应商，确保采购质量。采购订单编制依据确认的采购需求和选定的供应商，编制采购订单，明确采购条款和条件。订单审批与下发经过内部审批流程后，将采购订单下发给供应商，正式启动采购流程。定期与供应商沟通，了解订单执行进度，确保采购订单按时交付。订单执行进度跟踪如发现物料质量问题，及时与供应商协商解决方案，确保采购质量。质量问题处理若因特殊情况需调整交货期，与供应商协商并达成一致，确保双方利益。交货期调整跟踪订单执行情况010203到货验收与入库物料到货后，按照验收标准进行严格验收，确保物料质量符合要求，并及时办理入库手续。库存水平监控实时关注库存数量，确保库存水平满足生产需求，避免库存积压或缺货现象。到货时间预测根据供应商提供的交货期和实际物流情况，预测物料到货时间，提前做好接收准备。监控库存水平及到货时间05质量检验与收货入库流程质量检验标准制定及实施质量检验标准制定根据采购物品的性质、用途及国家标准，制定详细的质量检验标准，包括外观、尺寸、性能等多方面要求。检验方法与工具选择检验流程实施针对不同的采购物品，选择合适的检验方法和工具，如目视检查、量具测量、设备测试等，确保检验结果的准确性。明确质量检验流程，包括检验前的准备工作、检验过程中的记录与判定、检验后的结果反馈等，确保每个环节得到有效执行。不合格品判定根据不合格品的性质、数量及影响程度，制定相应的处理措施，如退货、换货、降级使用等，确保问题得到妥善解决。处理措施制定预防措施实施针对不合格品产生的原因，进行深入分析，并制定相应的预防措施，避免类似问题再次发生。依据质量检验标准，对采购物品进行判定，一旦发现不合格品，立即进行标识和隔离，防止混入合格品中。不合格品处理方案收货准备提前了解采购订单信息，做好收货前的准备工作，包括人员安排、场地清理、设备检查等，确保收货过程顺利进行。收货入库操作规范入库验收按照采购订单和质量检验标准，对收到的物品进行逐一验收，核对数量、规格、质量等信息，确保无误后方可入库。库存管理对入库的物品进行合理分类和储存，建立完善的库存管理制度，包括库存查询、盘点、报警等功能，确保库存信息的准确性和实时性。06付款结算与账务处理环节发票内容核对确保发票内容与实际采购的商品或服务相符，包括商品名称、规格型号、数量、单价等。发票真伪查验发票信息录入核对发票信息准确性通过税务部门官方网站或其他可靠途径，查验发票的真伪，避免接收到虚假发票。将核对无误的发票信息录入ERP系统，为后续付款结算和账务处理提供依据。根据采购合同或协议，在ERP系统中设置相应的付款条件，如预付款比例、付款期限、结算方式等。付款条件设置采购人员根据发票信息和付款条件，在ERP系统中提交付款申请，并附上相关支持文件。付款申请提交付款申请需经过相关部门负责人审批，确保付款符合公司财务政策和采购计划。审批通过后，财务部门将进行付款操作。付款审批流程付款条件设置及审批流程账务处理注意事项发票与付款信息匹配在账务处理过程中，需确保发票信息与付款信息相匹配，避免出现账实不符的情况。及时入账与对账财务人员需及时将付款信息录入ERP系统，并定期与供应商进行对账，确保双方账目一致。异常情况处理如遇到发票遗失、发票信息错误等异常情况，需及时与供应商沟通协商，并按照公司相关规定进行处理。同时，需在ERP系统中做好相应记录，以便后续跟踪和查询。07采购数据分析与优化建议收集并分析采购相关数据采购订单数据收集并分析所有采购订单的信息，包括订单数量、金额、供应商、交货时间等，以了解采购的整体情况和趋势。供应商数据采购成本数据整理并分析供应商的基本信息、历史合作情况、产品质量、交货准时率等，以评估供应商的可靠性和合作潜力。分析采购过程中各项成本，包括物料成本、运输费用、关税等，以确定成本构成和降低成本的途径。供应商合作问题根据供应商数据分析结果，对表现不佳的供应商提出警告或淘汰，同时积极寻找并引入更优质的供应商资源。采购延迟问题通过分析交货时间数据，识别出经常延迟交货的供应商和订单，提出加强供应商管理和订单跟踪的改进措施。采购成本过高问题对比市场价格和行业标准，发现采购成本过高的原因，提出与供应商重新谈判价格、寻找替代供应商或优化物流等方式来降低成本。识别存