非营利组织会议管理流程制度

非营利组织会议管理流程制度第一章总则为规范非营利组织的会议管理，提升会议效率与效果，确保会议决策的科学性与公正性，依据相关法律法规和组织内部管理规定，制定本制度。会议是非营利组织开展工作的基本形式，科学合理的会议管理流程有助于增强组织的凝聚力，促进目标的实现。第二章适用范围本制度适用于非营利组织内部及其下属机构的各类会议，包括但不限于理事会、会员大会、工作会议、专题研讨会等。所有相关人员均需遵守本制度。第三章管理规范3.1会议的种类非营利组织的会议分为常规会议和临时会议。常规会议是指定期召开的会议，如月度工作会议；临时会议是指根据需要随时召开的会议。3.2会议的组织会议的组织应明确责任人，通常由部门负责人或专门的会议组织人员负责。会议组织者需提前制定会议议程，明确会议的目的和内容，确保会议的目标明确。3.3会议的通知会议通知应至少提前三天发出，通知内容包括会议的时间、地点、议程及参会人员等信息。通知可以通过电子邮件、内部通知系统或其他适当方式发送。3.4参会人员参会人员应根据会议的性质和内容进行选择。对于关键决策会议，需确保相关决策者和利益相关者的参与，确保不同观点的碰撞与讨论。第四章会议的流程4.1会议准备会议组织者需在会议前做好充分的准备工作，包括：1.确定会议的议题与目标2.准备会议材料，如报告、文件、PPT等3.确保会议场地的设备齐全，如投影仪、音响等4.准备会议记录工具，确保会议内容的完整记录4.2会议进行会议应按照预定议程进行。会议组织者需负责控制会议时间，确保各个议题得到充分讨论。会议期间应鼓励参与者积极发言，表达意见。4.3会议记录会议记录由专门人员负责，需详细记录会议的主要内容、讨论情况、决策结果及后续行动计划。会议记录应在会议结束后48小时内整理完毕，并及时发送给参会人员。第五章会议后的跟进5.1行动计划会议结束后，应根据会议讨论结果制定明确的行动计划，明确责任人和完成时间。行动计划需在一周内形成，并报送相关管理层审核。5.2反馈机制为确保会议决策的落实，需建立反馈机制。责任人应定期向会议组织者汇报行动计划的执行情况，确保各项决策得到有效落实。5.3会议评估定期对会议的有效性进行评估，包括参会人员的反馈、决策的执行情况等。评估结果可用于改善未来会议的组织与管理。第六章监督机制为确保本制度的有效实施，需建立监督机制。具体包括：1.设立会议管理监督小组，定期检查会议的组织与实施情况2.收集参会人员的反馈意见，并进行汇总分析3.对违反会议管理规定的行为进行相应的处理，确保制度的权威性第七章附则本制度由非营利组织管理部门负责解释与修订，自颁布之日起实施。组织可根据实际情况对本制度进行调整与完善，以适应新的发展需求。第八章具体条款8.1会议记录的保管会议记录应由会议记录人保存，且需按年度归档。记录文件应妥善保管，保障信息安全，防止泄露。8.2参会人员的责任参会人员有责任认真参会，积极发言，提出建设性意见。在会议中应遵循组织的各项纪律，维护会议的严肃性与公正性。8.3会议决策的透明性所有会议决策应在组织内部进行公示，确保决策过程的透明