2024年会议组织与协调服务合同

甲方：XXX乙方：XXX20XXCOUNTRACTCOVER专业合同封面RESUME甲方：XXX乙方：XXX20XXCOUNTRACTCOVER专业合同封面RESUMEPERSONAL

2024年会议组织与协调服务合同本合同目录一览第一条：会议基本信息1.1会议名称1.2会议主题1.3会议日期与时间1.4会议地点1.5参会人员第二条：服务内容与要求2.1组织与协调服务范围2.2会议议程安排2.3会议场地布置与设施2.4参会人员接待与交通安排2.5会议餐饮安排2.6会议文件与资料准备2.7现场管理与协调第三条：服务团队与人员配备3.1服务团队组成3.2服务人员职责与分工3.3服务人员培训与考核第四条：服务费用与支付方式4.1服务费用总额4.2费用明细4.3支付方式与时间第五条：合同的履行与验收5.1甲方义务与责任5.2乙方义务与责任5.3合同履行期限5.4合同验收标准与方法第六条：保密条款6.1保密内容6.2保密期限6.3违约责任第七条：合同的变更与解除7.1合同变更条件7.2合同解除条件7.3变更与解除的程序第八条：违约责任与赔偿8.1违约行为8.2违约责任8.3赔偿方式与金额第九条：争议解决方式9.1争议解决方式9.2争议解决地点与机构第十条：合同的生效、无效与终止10.1合同生效条件10.2合同无效条件10.3合同终止条件第十一条：其他约定11.1甲方与乙方其他约定事项第十二条：甲方（委托方）信息12.1单位名称12.2单位地址12.3联系人及联系方式第十三条：乙方（受托方）信息13.1单位名称13.2单位地址13.3联系人及联系方式第十四条：合同附件14.1附件一：会议议程安排14.2附件二：参会人员名单14.3附件三：费用明细表14.4附件四：其他相关文件第一部分：合同如下：第一条：会议基本信息1.1会议名称：2024年国际学术交流研讨会1.2会议主题：探讨未来科技发展趋势与挑战1.3会议日期与时间：2024年8月15日至18日，每日09:0018:001.4会议地点：中国上海市某国际会议中心1.5参会人员：来自全球各国的专家学者、企业代表及媒体记者，总人数预计为500人第二条：服务内容与要求2.1组织与协调服务范围：乙方负责整个会议的组织与协调工作，包括但不限于会议议程的制定、场地及设施的安排、参会人员的接待、餐饮安排、文件与资料的准备以及现场管理与协调等。2.2会议议程安排：乙方需根据甲方提供的主题和需求，制定合理的会议议程，并在甲方确认后进行执行。议程应包括开幕式、主题演讲、圆桌论坛、平行论坛、展览及社交活动等。2.3会议场地布置与设施：乙方负责确保会议场地的布置与设施满足甲方的要求，包括但不限于舞台布置、灯光音响、多媒体设备、同传设备等。2.4参会人员接待与交通安排：乙方负责参会人员的接待工作，包括机场/火车站的接送、住宿安排以及会议期间的交通保障。2.5会议餐饮安排：乙方负责会议期间的餐饮服务，包括早餐、午餐、茶歇和晚宴，餐饮服务应符合参会人员的饮食需求和口味。2.6会议文件与资料准备：乙方负责会议文件的准备工作，包括但不限于会议手册、参会人员名单、演讲嘉宾介绍、会议日程表等。2.7现场管理与协调：乙方负责会议现场的的日常管理及协调工作，包括但不限于参会人员的签到、会场秩序维护、突发事件处理等。第三条：服务团队与人员配备3.1服务团队组成：乙方将组建专业的服务团队，负责会议的筹备和执行工作。团队包括但不限于项目经理、活动策划人员、后勤保障人员、技术支持人员等。3.2服务人员职责与分工：乙方需明确各服务人员的职责与分工，确保各项工作顺利进行。具体职责包括但不限于项目协调、活动策划、场地布置、接待服务、技术支持等。3.3服务人员培训与考核：乙方应对服务人员进行专业培训，提高服务质量。同时，乙方应定期对服务人员进行考核，确保服务团队的专业性和高效性。第四条：服务费用与支付方式4.1服务费用总额：人民币[金额]元整4.2费用明细：（1）会议组织与协调费：[金额]元（2）场地与设施租赁费：[金额]元（3）参会人员接待与交通费：[金额]元（4）餐饮服务费：[金额]元（5）文件与资料准备费：[金额]元（6）现场管理与协调费：[金额]元4.3支付方式与时间：甲方应按照本合同约定的费用明细，向乙方支付服务费用。支付方式为银行转账，支付时间为本合同签订之日起[时间]内。第八条：违约责任与赔偿8.1违约行为：（1）甲方未按照约定时间支付服务费用；（2）甲方未按照约定提供会议相关资料；（3）乙方未按照约定完成会议组织与协调工作；（4）乙方未按照约定提供场地与设施；（5）乙方未按照约定提供餐饮服务；（6）乙方未按照约定提供文件与资料；（7）乙方未按照约定进行现场管理与协调。8.2违约责任：违约方应承担因其违约行为给守约方造成的损失赔偿责任。具体赔偿金额根据违约行为的影响和损失程度确定。8.3赔偿方式与金额：赔偿方式可采用支付赔偿金的方式。赔偿金额由双方协商确定，或根据专业机构评估结果计算。第九条：争议解决方式9.1争议解决方式：（1）双方协商解决；（2）请求第三方调解；（3）向约定的仲裁委员会申请仲裁；（4）向人民法院提起诉讼。9.2争议解决地点与机构：争议解决的地点为中国某市，争议解决的机构为某仲裁委员会。第十条：合同的生效、无效与终止10.1合同生效条件：本合同自双方签字或盖章之日起生效。10.2合同无效条件：（1）双方以欺诈、胁迫等手段订立合同；（2）双方恶意串通，损害国家、集体或第三人利益；（3）合同的内容违反法律、行政法规的规定；（4）合同的签订主体无民事行为能力或限制民事行为能力。10.3合同终止条件：（1）双方协商一致解除合同；（2）合同履行期限届满；（3）一方违约，另一方解除合同；（4）因不可抗力导致合同无法履行。第十一条：其他约定11.1甲方与乙方其他约定事项：双方在其他事项上达成一致意见，可作为本合同的附件，与本合同具有同等法律效力。第十二条：甲方（委托方）信息12.1单位名称：[甲方单位名称]12.2单位地址：[甲方单位地址]12.3联系人及联系方式：[联系人姓名]：[联系电话]：[电子邮箱]第十三条：乙方（受托方）信息13.1单位名称：[乙方单位名称]13.2单位地址：[乙方单位地址]13.3联系人及联系方式：[联系人姓名]：[联系电话]：[电子邮箱]第十四条：合同附件14.1附件一：会议议程安排14.2附件二：参会人员名单14.3附件三：费用明细表14.4附件四：其他相关文件第二部分：第三方介入后的修正第一条：第三方定义与范围1.1第三方定义：第三方是指除甲方和乙方之外，参与本合同履行过程的各方，包括但不限于中介机构、评估机构、技术支持单位、餐饮服务商、场地提供商等。1.2第三方范围：（1）协助乙方进行会议组织与协调的合作伙伴；（2）提供会议场地、设施、技术支持等服务的中介或提供商；（3）负责参会人员接待、交通、餐饮等服务的外包单位；（4）会议文件与资料的印刷、制作单位；（5）会议现场安全、保卫、医疗等支持单位。第二条：第三方介入程序2.1第三方选择：2.2第三方介入流程：（1）甲方、乙方与第三方签订服务合同；（2）第三方根据合同约定提供服务；（3）乙方对第三方服务进行监督与评估；（4）甲方、乙方对第三方服务进行验收。第三条：第三方责任与义务3.1第三方责任：第三方应按照合同约定，提供优质、高效的服务，确保会议的顺利进行。第三方对因其服务不符合约定或违反法律法规而产生的损失承担责任。3.2第三方义务：第三方应遵守国家法律法规，诚信履行合同义务，确保服务质量，不得损害甲方、乙方的合法权益。第四条：第三方责任限额4.1第三方责任限额：甲乙双方根据合同约定，与第三方明确责任限额。责任限额可根据第三方服务的性质、风险程度等因素进行确定。4.2第三方责任限额的确定：（1）甲方、乙方与第三方在合同中约定责任限额；（2）责任限额可根据第三方服务的行业标准、市场行情等因素进行确定；（3）甲方、乙方应对第三方服务进行充分了解，并根据实际情况合理设置责任限额。第五条：第三方违约处理5.1第三方违约行为：（1）未按照约定提供服务；（2）服务不符合约定标准；（3）未按照约定时间履行合同义务；（4）其他违反合同约定的行为。5.2第三方违约责任：第三方应承担因其违约行为给甲方、乙方造成的损失赔偿责任。具体赔偿金额根据违约行为的影响和损失程度确定。5.3第三方违约处理程序：（1）甲方、乙方与第三方协商解决；（2）协商无果的，甲方、乙方可向约定的仲裁委员会申请仲裁或向人民法院提起诉讼。第六条：第三方权益保护6.1甲方、乙方应尊重第三方的合法权益，不得擅自变更、解除与第三方的合同。6.2甲方、乙方不得要求第三方提供超出合同约定的服务，不得损害第三方的合法权益。6.3第三方认为甲方、乙方的行为损害其合法权益的，有权要求停止损害行为，并有权要求赔偿损失。第七条：甲方、乙方对第三方的监督与协调7.1甲方、乙方应对第三方服务进行监督，确保第三方按照合同约定提供服务。7.2甲方、乙方应协调解决第三方在履行合同过程中出现的问题，确保会议的顺利进行。7.3甲方、乙方应定期与第三方沟通，了解服务进展情况，及时发现并解决问题。第八条：第三方退出与替代8.1第三方退出：第三方因特殊原因不能继续履行合同义务的，应提前通知甲方、乙方，并协商解决。8.2第三方替代：甲方、乙方认为第三方服务不符合合同约定的，有权要求第三方在合理期限内改正。如第三方未能改正，甲方、乙方有权解除与第三方的合同，并选择替代方。第九条：合同的变更与解除9.1合同变更：甲方、乙方与第三方协商一致，可以变更本合同相关条款。9.2合同解除：甲方、乙方与第三方协商一致，可以解除本合同。第十条：合同的转让10.1第三方不得将本合同项下的权利义务转让给第三方。10.2甲方、乙方同意第三方转让本合同项下的权利义务的，应签订书面协议，并报甲方审批。第十一条：争议解决11.1甲方、乙方与第三方之间的争议，应通过友好协商解决。11.第三部分：其他补充性说明和解释说明一：附件列表：附件一：会议议程安排附件二：参会人员名单附件三：费用明细表附件四：其他相关文件1.会议议程安排：详细列出会议的主题、各环节时间安排、演讲嘉宾名单、圆桌讨论主题等。2.参会人员名单：列出所有参会人员的姓名、职务、单位等信息，包括特邀嘉宾、演讲嘉宾、参会代表等。3.费用明细表：详细列出会议的各项费用支出，包括但不限于场地租赁费、餐饮费、交通费、材料印刷费等。4.其他相关文件：包括会议宣传材料、会议手册、参会指南、演讲稿等。说明二：违约行为及责任认定：1.甲方违约行为及责任认定：（1）未按照约定时间支付服务费用：甲方应承担逾期支付费用所产生的利息赔偿责任。（2）未按照约定提供会议相关资料：甲方应承担因资料不足导致的会议延误或其他损失。2.乙方违约行为及责任认定：（1）未按照约定完成会议组织与协调工作：乙方应承担未能完成工作所产生的损失赔偿责任。（2）未按照约定提供场地与设施：乙方应承担因场地与设施不符合要求导致的会议无法顺利进行的责任。3.第三方违约行为及责任认定：（1）未按照约定提供服务：第三方应承担因服务不符合约定而导致的损失赔偿责任。（2）服务不符合约定标准：第三方应承担因服务质量问题导致的会议无法顺利进行的责任。示例说明：若甲方未按照约定时间支付服务费用，乙方有权要求甲方支付逾期利息，具体利率可参照中国人民银行同期贷款利率。若甲方未按照约定提供会议相关资料，导致会议延误，乙方有权要求甲方承担因此产生的额外费用，如重新印刷资料的费用。说明三