物业对会议室管理制度

物业对会议室管理制度第一章总则

为确保物业管理的会议室使用高效、有序，提高会议质量，制定本会议室管理制度。以下总则适用于物业内所有会议室的管理与使用。

一、目的与原则

1.本制度旨在规范会议室的使用，保障会议的顺利进行，提高物业的管理效率。

2.会议室管理遵循公平、公正、公开的原则，确保各部门、各单位合理使用会议室资源。

二、适用范围

1.本制度适用于物业内所有会议室的管理与使用。

2.本制度适用于物业内所有员工及来访人员。

三、会议室分类

1.按照功能与规模，会议室分为以下几类：

a)大型会议室：可容纳50人以上，适用于举办大型会议、培训等活动。

b)中型会议室：可容纳20-50人，适用于部门会议、项目讨论等。

c)小型会议室：可容纳20人以下，适用于小组讨论、面试等。

四、会议室使用原则

1.会议室使用遵循“先申请、先审批、先使用”的原则。

2.会议室使用应遵循节约、环保的原则，减少资源浪费。

五、会议室管理责任

1.物业管理部门负责会议室的日常管理与维护工作。

2.会议室使用部门负责会议的筹备、组织和清理工作。

六、违规处理

1.对违反本制度的行为，物业管理部门有权予以制止，并视情节严重程度，给予相应的处罚。

2.违规行为包括但不限于以下几种：

a)未经批准擅自使用会议室；

b)擅自改变会议室用途；

c)严重损坏会议室设施设备；

d)未按要求清理会议室。

本制度自发布之日起实施，物业管理部门负责解释。如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。各部门应严格遵守本制度，共同维护会议室的正常使用秩序。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，制定以下会议流程。会议流程分为会议申请、会议筹备、会议进行和会议结束四个阶段。

一、会议申请

1.会议申请人需提前向物业管理部门提交书面申请，内容包括：会议主题、会议时间、预计参会人数、所需会议室类型及设施要求等。

2.物业管理部门在收到会议申请后，根据会议室使用原则进行审批，并在2个工作日内反馈审批结果。

3.会议申请人收到审批通过通知后，需在规定时间内确认会议室使用，如有变更，应及时通知物业管理部门。

二、会议筹备

1.会议申请人负责组织会议筹备工作，包括：

a)制定会议议程，明确会议目标、讨论主题和预计时长；

b)确定参会人员名单，通知参会人员并确保其准时参加会议；

c)准备会议所需资料、设备（如投影仪、笔记本电脑等）；

d)安排会议期间的餐饮、茶水等服务。

2.物业管理部门协助会议申请人完成以下工作：

a)根据会议需求，提前布置会议室，确保会议室环境整洁、设施齐全；

b)提供会议所需的设施设备（如投影仪、音响、白板等）；

c)配合会议申请人进行会场签到、参会人员引导等工作。

三、会议进行

1.会议申请人或指定主持人按照会议议程组织会议，确保会议内容紧凑、高效。

2.参会人员需按时到场，遵守会议纪律，积极参与讨论，发言时注意言简意赅。

3.会议记录员负责记录会议内容、决议事项等，确保会议纪要的准确性。

四、会议结束

1.会议结束后，会议申请人或指定主持人对会议进行总结，明确会议成果、待办事项及责任人和完成时限。

2.会议记录员整理会议纪要，并在会议结束后1个工作日内将会议纪要发送给参会人员及相关部门。

3.会议申请人负责监督会议决议的执行情况，如有需要，及时向物业管理部门反馈。

4.物业管理部门对会议室进行清理、检查，确保会议室恢复原状，为下一次会议做好准备。

本章节详细阐述了会议流程的四个阶段，旨在规范会议的组织与实施，提高会议效率。各部门应严格按照会议流程执行，共同保障会议的顺利进行。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议成果的重要体现，对会议决议的执行具有指导作用。为确保会议决议得到有效落实，本章对会议纪要的跟踪落实进行详细规定。

一、会议纪要的整理与发布

1.会议记录员应在会议结束后尽快整理会议纪要，内容包括：会议主题、时间、地点、参会人员、讨论内容、决议事项等。

2.会议纪要应简洁明了，突出重点，便于参会人员和相关责任人理解与执行。

3.会议纪要整理完成后，由会议申请人或指定主持人审核，确认无误后发布。

4.会议纪要应在会议结束后1个工作日内发送给参会人员及相关部门。

二、会议决议的执行与跟踪

1.会议申请人负责对会议决议的执行情况进行跟踪，确保责任人按照会议纪要要求完成任务。

2.会议决议执行过程中，如遇到问题或困难，责任人应及时向会议申请人或指定主持人汇报，寻求解决方案。

3.会议申请人定期组织会议决议执行情况的检查，对未按期完成的任务进行催办，确保会议决议得到有效落实。

三、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应按照一定的分类和编号规则进行归档，便于查询和管理。

2.物业管理部门负责会议纪要的归档工作，确保会议纪要的完整性和安全性。

3.会议纪要的归档期限为会议结束后5年，如有特殊需要，可适当延长。

四、会议纪要的利用与反馈

1.会议纪要作为工作指导和参考，相关责任人应充分利用会议纪要，提高工作效率。

2.对会议纪要中提出的建议和措施，责任人应认真执行，并及时反馈执行情况。

3.会议申请人定期收集会议纪要执行情况的反馈，对存在的问题进行分析，为下一阶段工作提供改进方向。

本章对会议纪要的跟踪落实进行了详细规定，旨在确保会议决议得到有效执行，提高物业管理工作效率。各部门应积极配合，共同推动会议纪要的落实与执行。

第四章会议室管理规定

为确保会议室资源得到合理使用和维护，提高会议室使用效率，制定以下会议室管理规定。

一、会议室预订与使用

1.会议室预订通过物业管理部门指定的预订系统或方式进行，预订人需提前提交会议室申请，并提供会议相关信息。

2.物业管理部门根据会议室使用原则和预订情况进行审批，并在2个工作日内反馈审批结果。

3.预订人应在会议开始前15分钟到达会议室，确认会议设施设备齐全、功能正常，如有问题，及时与物业管理部门联系。

4.会议室使用过程中，预订人应确保会议秩序良好，遵守物业的各项规章制度。

二、会议室设施设备管理

1.物业管理部门负责会议室设施设备的日常维护、保养和更新，确保设备正常运行。

2.预订人使用会议室时，应爱护设施设备，按照操作规程正确使用，严禁私自拆卸、改动设备。

3.如在使用过程中发现设施设备故障，预订人应立即停止使用，并及时通知物业管理部门进行维修。

三、会议室环境与卫生

1.物业管理部门负责会议室的清洁卫生工作，确保会议室环境整洁、舒适。

2.预订人在使用会议室期间，应保持室内卫生，严禁吸烟、乱丢垃圾等行为。

3.会议结束后，预订人应组织参会人员共同清理会议室，将物品归位，确保会议室恢复原状。

四、会议室安全管理

1.物业管理部门负责会议室的安全管理工作，确保会议室使用期间的人员和财产安全。

2.预订人应遵守会议室安全规定，严禁携带易燃、易爆、危险品进入会议室。

3.会议期间，预订人应确保会议室出入口畅通，不得占用消防通道，确保紧急情况下人员疏散安全。

本章对会议室管理规定进行了详细阐述，各部门应严格遵守相关规定，共同维护会议室的正常使用秩序。物业管理部门加强对会议室的管理与监督，为物业提供一个高效、舒适的会议环境。

第五章附则

为确保本会议室管理制度的实施，以下附则对相关事项进行补充规定。

一、制度修订

1.本制度可根据物业管理实际情况及需求，适时进行修订。

2.修订后的制度经物业管理部门审核批准后发布，自发布之日起生效。

二、特殊事项处理

1.对于本制度未涉及的特殊情况，物业管理部门可根据实际情况予以处理。

2.物业管理部门在处理特殊事项时，应保持公开、公平、公正的原则，并及时向相关部门和人员通报。

三、制度解释

1.本制度的解释权归物业管理部门所有。

2.各部门和员