企业合同档案管理及档案利用制度

企业合同档案管理及档案利用制度合同编号：_______________________签订地点：_______________________签订日期：_______________________甲方：_______________________地址：_______________________联系人：_______________________联系电话：_______________________乙方：_______________________地址：_______________________联系人：_______________________联系电话：_______________________第一条总则a.合同档案管理的目的①为确保合同履行的顺利进行和双方权利义务的履行，保障合同管理工作的系统化、规范化，甲乙双方达成一致意见，签订本合同档案管理及利用制度。②合同档案管理是双方企业合规运营、监督管理、信息共享等方面的重要组成部分。③本制度适用于所有与合同相关的文件档案管理，旨在提高工作效率，减少合同管理中的风险。④双方应在合同履行过程中定期对档案进行审查，确保合同执行情况的透明性和合规性。b.档案管理的适用范围①本制度适用于甲乙双方在合同履行过程中产生的所有合同档案，包括但不限于纸质合同、电子合同、履约记录、变更文件等。②合同档案应涵盖合同签署前后的所有相关文书和通信记录。③甲方和乙方需分别指定专人负责合同档案管理工作，确保制度的有效执行。④本制度适用于双方在合同签订期间以及合同执行后的档案管理，确保档案的长期有效存储与利用。c.目标与要求①建立高效、规范的合同档案管理机制，确保合同资料的及时归档、有效存储。②确保合同文件的完整性、保密性与安全性，避免丢失、泄露和篡改。③加强合同档案的利用，确保相关人员能够在合理范围内访问和利用档案资料。④甲乙双方应对合同档案的管理情况进行定期检查与评估，以确保档案的完整性和合规性。第二条档案管理职责a.甲方责任①甲方需指派专人负责合同档案管理，并建立档案管理台账，确保档案的全程跟踪管理。②甲方应对所有合同档案的保密性负责，未经过授权不得向第三方透露任何合同信息。③甲方需按时归档并存储合同相关文档，确保合同档案的长期保存和有效性。④甲方还应定期对合同档案进行审查与整理，及时更新档案管理系统。b.乙方责任①乙方同样应指定专人负责合同档案的管理，确保档案资料的完整性与保密性。②乙方应在合同履行过程中，妥善保存与合同相关的所有文件资料，避免档案遗失。③乙方在合同执行过程中应及时更新合同档案，确保履行进展的记录完整。④乙方应配合甲方的档案管理工作，定期与甲方共享合同履行进展及档案资料。c.档案管理的联动机制①甲乙双方应建立档案共享与交流机制，确保档案的互通与无缝对接。②双方在档案利用时，应提前协调并约定查看权限，以确保档案的安全性和有效性。③在出现合同争议时，甲乙双方应共同审核和提供相关档案作为支持材料。④双方可通过定期会谈或书面报告的形式，向对方通报档案管理情况，确保合同履行的透明度。第三条档案保密与安全a.保密责任①甲乙双方应明确保密义务，任何一方不得未经对方同意，擅自公开或转交合同档案给第三方。②在合同档案存储过程中，双方应采取适当的技术措施，防止档案被非法篡改或泄露。③合同档案在使用时，未经授权的人员不得查看档案，所有查看行为需由管理人员批准。④任何一方发现合同档案泄露或其他安全事件，应立即报告对方，并协商采取补救措施。b.档案存储与备份①合同档案应存储在安全、可靠的环境中，确保档案的物理及电子版不易损毁。②甲乙双方应定期对合同档案进行备份，并确保备份数据的安全性，防止数据丢失。③合同档案的存储设施应定期检查，防止存储介质老化或损坏导致文件无法读取。④存储介质应当具有访问权限控制，确保档案只能由授权人员查看和管理。c.档案利用的安全控制①在合同档案利用过程中，甲乙双方应对文件的访问进行严格管理，确保只有授权人员能访问相关档案。②任何一方在访问对方合同档案时，需事先征得对方的同意，并按照约定目的使用档案。③档案的利用应严格按照约定的目的进行，不得将档案用于与合同无关的其他活动。④对于过期合同档案，应及时销毁或采取其他保密措施，以防止过期档案被不当使用。第四条合同档案的利用与审查a.档案利用的程序①双方在利用合同档案时，应提前通知对方并确认档案的具体使用目的和使用范围。②所有合同档案的使用需填写借阅或使用登记表，登记使用人员、用途及时间。③档案使用结束后，使用者应按规定将档案归还或销毁，并确保档案不受损坏。④合同档案的使用应遵循最小化原则，仅限于实现合同目的所需的最小范围内使用。b.档案审查与评估①双方应定期对合同档案的管理状况进行审查，评估档案的完整性与合规性。②审查过程中，双方可邀请独立第三方进行评估，确保档案管理符合行业标准。③对于不符合要求的档案管理或存储方式，双方应协商改进措施，确保档案管理的持续改进。④档案审查应包括对合同履行情况的回顾，确保合同执行过程的透明性和准确性。c.档案销毁与保存①合同履行完毕且相关档案没有保存价值时，双方应商议并同意销毁档案。②销毁档案应采取安全措施，确保档案信息无法恢复或被非法获取。③在保存合同档案的过程中，双方应定期检查档案的状态，及时对不再有效的档案进行处理。④合同档案的销毁应符合国家和行业有关档案管理的法律法规要求，确保合规操作。第五条违约责任与争议解决a.违约责任①若甲方或乙方未按照本合同约定履行档案管理义务，违约方应承担相应的赔偿责任。②若因一方违反保密条款导致合同档案泄露，违约方应赔偿对方因此遭受的所有损失。③在合同履行过程中，任何一方未按时提供、归档或销毁合同档案的，违约方应支付违约金。④违约责任应明确，且不得以任何理由逃避履行合同义务。b.争议解决①双方在履行本协议过程中如发生争议，应通过友好协商解决。②若协商无果，双方同意将争议提交至甲方所在地有管辖权的法院诉讼解决。③双方同意在争议解决期间继续履行不涉及争议的合同条款，除非合同另有约定。④争议解决过程中，所有档案应被妥善保管，作为重要证据。第六条附则a.协议的修改与补充①本合同一经签订生效，任何一方如需对协议内容进行修改或补充，须提前通知对方并获得书面同意。②任何对协议的修改或补充应形成书面文件，并成为本合同不可分割的一部分。③修改或补充后的合同内容对双方均具有约束力。④双方修改合同内容时，应遵循平等、公正的原则，不得对另一方造成不利影响。b.合同的终止①在合同履行过程中，若出现不可抗力因素，导致任何一方无法继续履行合同义务，双方应友好协商解除合同，且不承担违约责任。②若一方未按约定履行合同义务，经另一方催告后仍未改正，则对方有权单方面解除合同。③合同解除后，双方应及时处理相关档案，包括但不限于合同终止文件、结算清单等，确保资料的归档和保管。④合同终止后，甲乙双方仍需履行已发生的债务清偿义务，并继续保守商业机密及相关档案的保密。c.本协议生效①本合同自双方授权代表签字盖章之日起生效，双方应遵循合同条款进行管理和履行。②甲乙双方承诺在本协议有效期内按约定履行各自的责任，确保合同档案管理工作的高效执行。③若本协议与法律、行政法规有冲突的，以国家法律、法规的相关规定为准。④本协议未尽事宜，双方可另行协商并形成书面补充协议，作为本协议的有效组成部分。第七条签署本协议由甲方和乙方代表签字并加盖公章后生效。甲乙双方各执一份原件，具有同等法律效力。甲方代表签字：___