服装公司采购控制程序文件

编号：S-QP-09

XXX服装采购控制程序版本/修改状态：A/0

程序文件生效日期：2002年月日

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拟制：审核：批准:

1.目的

确保面、辅料及外发加工品和其他物品的采购能满足公司要求，供应商有

能力稳定、准时地提供合格的产品。

2.合用围

面料、辅料、外发加工、办公文体用品、生产设备、检验设备等的采购控制。

3.职责

3.1外协部负责面、辅料、外发加工品及其他物品的采购控制和供应商的评

审及来料不合格的处理。

3.2前准备部布、辅料仓负责：

3.2.1来料的点收、初检核对及入库管理；

3.2.2半成品外发加工的点收、初检。

3.3后整部负责成衣外发洗水和外发成衣加工的入库管理。

3.4质检科负责来料的检验判定。

4.工作程序（附流程图）

4.1合格供应商的评审

4.1.1对提供面料、辅料、外发加工的供应商需进行评审。

4.1.2外协部采购员应积极寻觅面料、辅料及提供加工服务的供应商，根

据公司产品结构，由初步确定的供应商提供常用面、辅料或者外发

加工样品交业务部或者质检科进行样品确认，填制“样品确认单”

O

4L3样品确认合格后，由外协部召集质检科、设备管理部、工艺科组成评估小组。

4.1.4评估小组前往新供应商处依拟定项目进行评估，并于“供应商调查

表”记录评审结果。

4.1.5经现场评审合格的供应商，由外协部将评估结果呈总经理核准后，

----------登录至“合格供应商”。-----------------------------------------

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4.1.6若为国知名厂商且已通过第三方质量体系认证；制度建立前已配合

的供应商且往前追溯1个月无重大不良记录；客户特殊指定的供应

商；供应商地址位于珠江三角洲以外的区域者；均可免除供应商现

场评审步骤。由供应商提供相关评审资料，由业务部进行整理、汇

总呈总经理核准后，登记合格供应商。

4.2供应商的定期考核

对供应商定期进行考核，以评审其持续提供合格产品的能力。

4.2.1每月交货批次在5次（含）以上的供应商按月考核，每月交货批次在

5次以下的供应商按季考核。

42.2考核比例为质量40分，交期20分,价格20分，服务20分。

4.2.3考核项目

1）质量：送货批为全检者以不良率表示，抽检者以不良批次率表示，夕检

者根据使用中挑选出的不良数除以总进货使用数量进行计算。

不良（批）率二不良（批）数+总进货（批）数X100%

质量评分二（1-不良〈批〉率）X40

2）交期：逾期交货率二逾期交货批数+应准时交货批数X100%

评分二（1-逾期交货率）X20

3）价格：

公平合理尚属公平稍微偏高稍微偏高报价不合理

报价迅速报价缓慢报价迅速报价缓慢报价低效

20分15分10分5分0分

4）服务：

很满意20分主动征询意见，改善迅速。

较满意15分接到抱怨后，改善迅速。

普通满意10分接到抱怨后，尚能诚意改善，偶尔迟延。

不太满意5分接到抱怨后，改善诚意不足，时常迟延。

不满意0分接到抱怨后，置之不理。

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4.2.4考核部门及等级评定

项目评分标准等级考核部门

质量40分质检科

90分70分60分59分

交期20分外协部

（含）至至（含）

价格20分外协部

以上89分69分以下

月艮务20分外协部

总评100分ABCD外协部

4.2.5经考核为A级的供应商，公司根据实际情况赋予产品免检，增加采

购份额，货款结算时间缩短等优惠条件；评为B级的供应商按正常

方式处理；评为C级的供应商，对其进行辅导，要求其进行改善，

若半年无法达到B级者，则降级为D级供应商；评为D级者为不合

格供应商。

4.2.6经考核为D级的供应商或者由于各种原因丧失合格供货能力的供应商

则由外协部填写“供应商撤销申请单”，经总经理允许后撤销其合格

供应商资格。

4.3布、辅料的采购

4.3.1技术科纸样员按照客户定单要求编写“服装单件用料单”,经技术科

主管审核后交业务部。

4.3.2业务部接到“服装单件用料单”后，根据客户定单数量计算布、辅

料总需用量，填写“填制前准备表”，核实是客供还是自购。

4.3.3若为客户提供布、辅料，业务跟单员根据总需用量及交货期，提报

物料到货计划交客户确认，采购员按4.6向客户跟催物料。

4.3.4若部份或者全部布、辅料为本公司自购，业务跟单员需详细了解该

款定单布、辅料库存状况，根据库存数量扣减本批总采购量，填入“

布、辅料准备表”。

4.3.5业务跟单员将完成的“布、辅料准备表”分别交业务部主管及总经

理审核批准。

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4.3.6采购员依据“布辅料准备表”中的自购需求，同合格供应商接洽,

侬也利1仆、以价、匕饰，仞步拟定物料价格，然后根a的

采购要求督.对各供应商，境主i“订购-父或者泯购合卜Do

4.3.7“订购单”或者采购合同幺乏业务主管审核元,,交总2女理或者甘:授权人\\二准。

4.3.8经批准的订购单或者米朋I合同的彳专真或者其他途彳:X传让给供

应冏及早用I认。

4.3.9一次性购买金额100元以下的辅料采购员可直接上门确认或者让经

销商送货上门确认，当场现金交易，并索取销货发票或者收据。

4.4半成品、成品的外发加工

4.4.1外发加工的时机

a.服装的某些工序公司无特定的加工设备；

b.服装的某些工艺本公司品质水平不足；

c.本公司生产能力法保证交期；

d.外协加工比公司加工成本低廉。

e.以上外发加工主要有绣花、印花、钉珠、洗水和成衣加工。

4.4.2业务部跟单员接定单后，依据公司的设备及生产能力，判断需要外

发加工的项目，提出外协加工申请，交业务主管审核，总经理批准。

4.4.3若是绣花、印花、钉珠、洗水等外发加工的项目，由工厂部根据订

单工艺技术要求和交货期确定工艺、数量和进度，编制“外发加工

工艺单”和“外协件到货排期表”，交外协主管批准。

4.4.4若是成衣外发加工，业务跟单应拟定交货期，并将客户资料交由工

厂部编制“外发加工工艺单”，然后交业务主管核准。

4.4.5采购员依据批准的外I办加工申请及核准后的工艺技术和交货期要

求，同外协厂接洽、定价，然后针对各外协厂填写加工承揽合同或

者

“外发加工通知单”，交业务主管审核，总经理批准。

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4.5生产用备品备件工具，办公文具等低值易耗品的存量采购。

口常生产、办公类低彳直易耗品由采购依据保质期和口理'消耗情况,

拟定安全库存量，交外协主笛；审核，」3、经理批准，如作；况有变化

应及时调整安全库存io

对女生存量米购的物凫,仓盾在其保,半帐卡上标出女W二库仔量，

物品库存在;于安全在量时,为［与“中列表〃纾；一申购,交前准备

主管审核。

4.5.3采购员依据“申购表”同供应商接洽、询价、金额在元以的

物品，由外协主管批准定价。在元以上的物品，由总经理批

准定价。

4.5.4采购员根据议定价填写“订购单”，经总经理批准后，以传真或者其

他途径传递给供应商签章确认。

4.6生产、检测设备的采购

4.6.1当生产工艺、品质检测、技术研究等原因需要购入设备时，由设备

管理部门对需求进行经济技术分析，并写出“设备购置经济技术分

析报告”，附上“设备购置计划”报总经理审批。

4.6.2设备管理部门依批准的“设备购置计划”,跟多家供应商洽谈，依据

性价比、售后服务等因素议定供应商，报总经理批准。

4.6.3设备管理部门起草采购合同，并按《合同管理制度》的规定报批。

4.6.4采购合同签定后，由业务部采购或者总经理指定人员跟踪保证合同

规定容的履行。

4.7零星采购

4.7.1急需的维修专用配件和工作需要的图书、礼品等暂时性非计划物品，

由需求部门填写“申购表”，报总经理或者其授权人批准。

4.7.2零星采购普通为谁申购谁采购，确需采购员购买的，申购部门必须

提供采购信息。

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4.7.3采购回的暂时性非计划物品，需交采购员签字验收后方可入库。

4.8采购产品的跟催

4.8.1业务部采购员将所有需追踪的面、辅料及外发加工的采购业务纳入

“采购追踪表”进行控制。

4.8.2为确保供应商能如期交货，采购应于交货前三天跟催供应商备货、

交货，如有可能延误应记录并预先通告各相关部门。

4.8.3对于已至交货期，仍未交货的物