建筑行业人事档案工作标准

建筑行业人事档案工作标准第一章总则为加强建筑行业人事档案管理，确保档案的安全性、有效性和可追溯性，根据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。人事档案是记录员工个人经历、职业发展、能力素质及工作表现的重要文件材料，是人力资源管理和决策的重要依据。通过规范人事档案的管理工作，进一步提高人事信息管理的科学化和现代化水平，确保人事档案的完整性、准确性和及时性。第二章适用范围本制度适用于建筑行业内所有单位和组织，包括但不限于施工企业、项目管理公司、设计院及相关行业从业人员。所有人事档案的管理及使用均应遵循本制度的规定。第三章档案工作任务人事档案管理的主要任务包括：1.档案收集：负责收集与员工人事档案相关的各类材料，包括但不限于入职登记表、个人简历、教育经历、职称证书、奖惩记录、劳动合同等。2.档案整理：对收集到的档案材料进行分类、整理，确保档案的系统性和完整性。3.档案保管：对人事档案进行安全保管，确保档案的完整性和机密性，防止损毁和丢失。4.档案查阅和借用：负责档案的查阅、借用及转递，确保遵循相关规定，维护档案的保密性和安全性。5.档案更新和维护：根据员工的变动情况，如调动、离职、晋升等，及时更新和维护人事档案。第四章档案的收集和归档4.1档案材料的收集人事档案材料的收集由人力资源部门负责，涉及的主要材料包括：入职登记表个人简历学历、职业资格证书复印件绩效考核材料奖惩记录劳动合同及相关协议其他能够反映员工个人情况的文件4.2档案材料的归档归档材料必须字迹工整、内容完整。人力资源部门需对不符合要求的材料进行纠正和完善。所有档案材料按员工入职时间和类别进行归档，并编制档案目录，方便日后的查阅。第五章档案的保管5.1档案存放人事档案应由人力资源部门专人负责保管，档案应存放于专用档案室，并采取以下安全措施：存放于防火、防潮、防盗的档案柜中。对档案进行逐一编号登记，每年进行检查核对，确保档案的完整性和安全性。5.2档案交接档案交接应填写清单，并由交接双方签字确认。交接记录应保存备案，以备后续查阅。第六章档案的查阅和借用6.1查阅流程员工或外单位人员查阅档案需遵循以下流程：1.提出查阅申请，说明查阅目的。2.经过人力资源部门审批后，方可查阅。3.查阅时应遵循保密制度，严禁对档案进行涂改、圈划或拆换。6.2借用规定档案原则上不外借，特殊情况需外借时，须经执行总裁批准。借用档案需填写借用登记表，明确借用人、借用时间及归还日期，逾期未归还的需承担相应责任。第七章档案的转递7.1转递流程档案转递工作需认真负责，人员内部调动时档案随人转递。档案转递应遵循以下步骤：1.由人力资源部门负责密封转递档案，禁止个人自行携带。2.转递的档案需填写转递通知单，通过机要途径转递。3.对于转进的档案，应及时核对无误，并办理通知单回执。第八章监督与评估机制8.1监督机制为确保人事档案管理制度的有效实施，建立以下监督机制：1.定期检查：人力资源部门每季度对档案管理工作进行自查，确保档案的完整性和安全性。2.反馈机制：员工可对档案管理工作提出意见和建议，定期收集反馈信息，并进行总结。8.2评估机制每年度对人事档案管理工作进行评估，评估内容包括档案的完整性、保密性、查阅及借用的合规性等。评估结果将作为后续制度完善和人员培训的重要依据。第九章附则本制度由人力资源部门负责解释，自颁布之日起实施。为适应组织发展和法律法规的变化，制度内容可随时修订，修订后的制度