公司印章使用流程与管理制度

公司印章使用流程与管理制度第一章总则为加强公司印章的管理与使用，确保印章的安全性、有效性及合法性，依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国公司法》及其他相关法律法规，结合公司的实际情况，特制定本制度。印章作为公司法律行为的必要工具，其使用和管理对于公司的合规经营、风险控制具有重要意义。第二章适用范围本制度适用于公司所有印章的使用、管理和监督，涵盖以下印章类别：1.公司法人章2.财务章3.合同章4.其他各类专用印章（如发票章、授权章等）第三章目标本制度旨在：1.确保印章使用的合法合规，防范不当使用带来的法律风险。2.规范印章的管理流程，提高工作效率。3.保障印章的安全性，防止遗失、被盗或被滥用。4.建立有效的监督机制，确保印章管理工作的落实。第四章印章管理职责1.印章管理部门：指定专门部门（如综合管理部）负责公司印章的管理，具体职责包括印章的保管、使用记录、印章的制作与销毁等。2.使用部门：各使用部门需指定印章使用负责人，负责本部门印章的申请、使用及归还工作。3.审批流程：所有印章的使用须经过相关审批程序，确保合法合规。第五章印章使用流程第1节申请使用印章1.申请人提交申请：使用印章前，申请人需填写《印章使用申请表》，并附上相关文件（如合同、协议等）。2.部门审核：申请人所在部门的印章使用负责人对申请进行审核，确保申请合理、必要。3.审批流程：审核通过后，需由部门负责人签字，最后由印章管理部门负责人审批。第2节印章使用1.领取印章：经审批后，申请人可到印章管理部门领取印章。领取时需填写《印章领取登记表》，登记内容包括领取人姓名、部门、用途等信息。2.印章使用要求：使用印章时，应确保文件的合法性与合规性。印章使用后，应立即归还印章，不得擅自留存。使用过程中，如发现印章损坏、丢失等情况，应立即报告印章管理部门。第3节印章归还1.归还流程：使用完毕后，申请人需将印章及时归还至印章管理部门，并填写《印章归还登记表》。2.检查与确认：印章管理部门对归还印章进行检查，确认无损坏后，方可结束归还流程。第六章印章的保管与安全1.保管措施：印章应存放在专用的保险柜中，非管理人员不得随意接触。2.定期检查：印章管理部门应定期对印章进行检查，确保印章的完整性与安全性。3.发生异常情况：如发现印章遗失或被盗，须立即报告公司领导，并采取措施进行补救，如重新申请印章、备案等。第七章印章的制作与销毁第1节印章的制作1.申请制作：需制作新的印章时，相关部门需填写《印章制作申请表》，并附上批准文件。2.审批流程：印章管理部门审核后，将申请转交至法务部门进行合法性审查，审查通过后方可进行制作。第2节印章的销毁1.销毁申请：如需销毁不再使用的印章，需填写《印章销毁申请表》，并附上相关证明材料。2.审批与实施：印章管理部门审核后，由法务部门进行审核，确认无误后方可进行销毁，并需进行现场见证。3.销毁记录：销毁后，需填写《印章销毁记录表》，详细记录销毁过程，并由现场见证人员签字确认。第八章监督与评估机制1.定期审计：公司应定期对印章的使用和管理进行内部审计，确保制度的有效实施，并提出改进建议。2.反馈机制：各部门可针对印章管理制度的实施情况，定期向印章管理部门反馈使用情况和存在的问题。3.违规处理：若发现印章使用不当或管理不善的情况，相关责任人将根据公司相关规定进行处理，包括但不限于警告、罚款、解雇等。第九章附则1.解释权：本制度由印章管理部门负责解释。2.生效日期：本制度自发布之日起生效。3.修订流程：若需对本制度进行修订，需由印章管理部门提出修订建议，经公司领导审批后方可实施。---以上为公司印章使用流