会议事项督办管理制度VIP

会议事项督办管理制度第一章总则

第一条目的与依据

为加强会议事项的管理，提高会议效率，确保会议决策的有效实施，依据公司相关管理规定，特制定本会议事项督办管理制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司内部所有层级会议的管理，包括但不限于董事会、管理层会议、部门例会等。

第三条会议定义

会议系指公司为了讨论、决策、协调、沟通等目的，召集两人或以上参与的正式集会。

第四条会议分类

会议分为例行会议和临时会议：

-例行会议指按照预定周期召开的会议，如周例会、月度总结会等。

-临时会议指根据工作需要，不定时召开的会议。

第五条会议原则

会议应遵循以下原则：

1.准时开始，高效进行，控制时长。

2.会前充分准备，明确议题，确保会议内容实质性。

3.会后及时整理会议纪要，明确责任，跟踪落实。

第六条责任分配

1.会议召集人负责会议的组织、安排及主持。

2.参会人员负责按时参加，积极参与讨论，并提出建设性意见。

3.会议记录人负责记录会议内容，整理会议纪要，并负责跟进事项的落实。

第七条制度修改

本制度的修改和补充由公司管理层决策，并根据公司发展需要进行适时调整。

第二章会议流程

第一条会议筹备

-会议召集人应根据会议目的和内容，提前确定会议主题、议题、时间、地点、参会人员及会议议程。

-会议召集人需在会议前至少两个工作日，向参会人员发送会议通知，明确会议目的、议题、时间、地点等关键信息，并附上会议议程及相关资料。

第二条会议召开

-会议应在预定时间准时开始，由会议召集人主持，宣布会议议程和纪律。

-参会人员需按时参加，不得无故缺席、迟到或早退。

-会议召集人应确保会议有序进行，控制会议节奏，避免偏离主题。

第三条会议议程执行

-会议按照议程逐项进行，每个议题的讨论时间应严格控制，以确保会议高效。

-讨论过程中，各参会人员应充分发表意见，会议召集人应确保所有意见得到尊重和考虑。

-对于重大决策或争议性议题，会议召集人可决定采取投票或表决方式作出决定。

第四条会议记录

-会议记录人应详细记录会议讨论内容、决策结果及参会人员的意见和建议。

-会议记录应真实、准确、完整，并于会议结束后24小时内整理完成会议纪要。

第五条会议总结

-会议召集人应在会议结束前对本次会议进行简要总结，强调关键决策和行动要点。

-会议召集人应指定专人负责会后跟进事项，确保会议决策的落实。

第六条会议资料的归档与分发

-会议纪要经会议召集人审核后，应及时分发给所有参会人员，并归档保存。

-会议资料包括但不限于会议通知、会议议程、会议纪要、相关决策文件等，应分类整理，便于查阅。

第七条会议反馈

-参会人员对会议流程、会议纪要内容有异议时，应在会议纪要发出后的两个工作日内向会议召集人提出。

-会议召集人应根据反馈情况，及时调整会议流程或会议纪要，确保信息准确无误。

第三章会议纪要的跟踪落实

第一条会议纪要的编制与审批

-会议纪要应由指定的会议记录人根据会议内容及时编制，确保记录的准确性、完整性和可执行性。

-会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、主要决策、责任分配及后续行动计划。

-会议纪要完成后，应由会议召集人进行审核，确认无误后发布。

第二条会议决策的分解与责任落实

-会议纪要中明确的决策和行动计划应分解为具体的任务，并明确每项任务的责任人。

-责任人应根据会议纪要中的要求，制定详细的执行计划和时间表，并确保按期完成。

第三条会议纪要的跟进机制

-建立会议纪要跟踪表，记录每项决策的执行状态、进度和遇到的问题。

-定期召开跟进会议，由会议召集人主持，检查决策执行情况，协调解决执行过程中出现的问题。

第四条执行情况的反馈与评估

-责任人应定期向会议召集人报告任务执行情况，包括完成情况、未完成的原因及需要的支持。

-会议召集人应对执行情况进行评估，对未按期完成的任务进行原因分析，并制定相应的改进措施。

第五条会议纪要的公开与透明

-会议纪要及其执行情况应向所有参会人员公开，确保信息的透明度，促进团队协作。

-对于涉及公司机密的会议纪要，应按照公司保密规定进行适当的管理和分享。

第六条持续改进

-通过会议纪要的跟踪落实，总结经验教训，不断优化会议管理流程，提高会议效率和决策执行力。

-对会议纪要执行过程中发现的问题，应及时修订相关流程和管理制度，确保持续改进。

第四章会议室管理规定

第一条会议室预订

-会议室使用需提前预订，预订者需向行政部门或指定管理人员提交申请，明确会议时间、参会人数等信息。

-预订者应合理规划会议时间，避免会议室资源的浪费。

第二条会议室配置

-会议室应根据会议类型和规模进行合理配置，包括但不限于会议桌椅、投影仪、白板、音响设备等。

-行政部门应定期检查会议室设施，确保设备齐全、功能正常，满足会议需求。

第三条会议室使用规范

-会议室内应保持安静、整洁，参会人员应遵守会议纪律，不得吸烟、进食或乱丢垃圾。

-使用会议室时，应爱护公物，不得随意移动或损坏设备，如有损坏，需照价赔偿。

第四条会议室安全与保密

-会议室使用期间，应确保门窗关闭，重要会议需指定专人负责安全保卫工作。

-会议涉及敏感信息时，参会人员应遵守公司保密规定，不得泄露会议内容。

第五条会议室清洁与维护

-会议结束后，预订者或参会人员应负责清理会议室，确保场地恢复原状。

-行政部门负责定期对会议室进行深度清洁和维护，保障会议室环境的整洁与舒适。

第六条会议室资源调度

-行政部门应建立会议室使用台账，合理调度会议室资源，优先保障重要和紧急会议的需求。

-在会议室资源紧张时，应公平、公正地协调解决会议室使用冲突，提高使用效率。

第五章附则

第一条制度生效与解释

-本制度自发布之日起生效，由公司管理层负责解释。

-公司原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

第二条特殊情况的处理

-对于本制度未涉及的特殊情况，可根据