人事档案保密制度

人事档案保密制度第一章总则第一条制度目的为确保公司人事档案的安全性、保密性和完整性，维护员工的合法权益，提升人事档案管理的科学化水平，依据国家相关法律法规及公司内部规章制度，特制定本《人事档案保密制度》。第二条制度适用范围本制度适用于公司所有员工的人事档案管理，包括新入职员工的档案收集、在职员工档案的更新、以及离职员工档案的处理等。第三条法规依据1.《中华人民共和国档案法》2.《中华人民共和国个人信息保护法》3.《劳动合同法》4.其他相关法律法规及国家政策第二章档案保密工作任务第四条保密工作任务人事档案保密工作的主要任务包括：1.对人事档案进行分类管理，明确各类档案的保密等级。2.定期对档案进行审查和维护，确保档案内容的真实性和有效性。3.加强对档案管理人员的保密培训，提升其保密意识和技能。4.设立档案查阅审批制度，严格控制档案的查阅和借用。第三章档案的分类与保密等级第五条档案分类人事档案根据内容及其敏感性，分为以下几类：1.基本档案：包括员工个人信息、劳动合同、入职登记表等，保密等级为一般。2.考核档案：包括员工绩效考核、奖惩记录等，保密等级为较高。3.敏感档案：包括员工健康信息、家庭背景、职务变动等，保密等级为最高。第六条保密等级管理1.一般保密档案：可由人事部内部人员查阅，但需记录查阅人及时间。2.较高保密档案：需获得人事部负责人批准后方可查阅，查阅人需签署保密承诺书。3.最高保密档案：仅限于公司高层管理人员查阅，查阅流程需经过严格审核，确保信息不外泄。第四章档案的收集与归档第七条档案收集1.人事部负责收集员工入职、在职及离职过程中的相关档案材料，包括但不限于：入职登记表个人简历劳动合同绩效考核材料健康检查报告2.所有收集的档案材料必须进行审核，确保其真实性和完整性。第八条档案归档1.档案材料应按类别进行整理，并逐一编号登记。2.归档时应确保材料内容完整，字迹清晰，防止因信息缺失影响日后查阅。3.归档后的档案应存放于专门的档案柜内，柜门需上锁，确保防火、防潮、防盗。第五章档案的查阅与借用第九条查阅流程1.任何员工或外部人员需查阅档案时，须填写查阅申请表，并提交人事部审核。2.人事部应在收到申请后的三个工作日内给予反馈。3.查阅档案时，查阅人须在档案查阅记录本上签字，以便追溯。第十条借用规定1.档案原则上不外借，特殊情况下需借用时，须经人事部负责人批准。2.借用档案时，借用人需签署借用协议，明确归还期限及责任。3.借用结束后，借用人应及时归还档案，逾期未还的，需承担相应责任。第六章档案的转递与处置第十一条转递流程1.档案在内部调动时，须由人事部负责密封转递，禁止个人携带。2.转递档案时，需填写转递通知单，并通过机要途径转递。3.转递的档案应在接收后及时核对，确保无误。第十二条离职员工档案处理1.离职员工的人事档案应在离职后一个月内进行整理归档。2.离职档案应按照保密要求妥善存放，直至达到法定保存期限。3.离职员工如需查阅或获取个人档案，须按规定流程进行申请。第七章监督机制第十三条监督职责1.人事部负责对档案保密制度的执行情况进行监督，定期检查档案管理的合规性。2.各部门应指定专人负责本部门档案的保密工作，确保责任到人。第十四条问责机制1.对违反本制度的行为，将根据情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款或解雇等。2.对于因违规操作导致的档案泄露，责任人须承担相应法律责任，并赔偿因此造成的损失。第八章附则第十五条制度解释本制度由人事部负责解释，未尽事宜按照国家相关法律法规及公司其他规章制度执行。第十六条生效日期本制度自公布之日起实施，所有员工须严格遵守。第十七条修订流程本制度的修订应由人事部提出，经过公司管理层审核后，方