办公室事务管理课件：办公自动化（OA）系统

系统办公自动化【职场小故事】

何用东奔西走ＯＡ轻松搞定

本章首先简单介绍一下办公自动化的基础知识，基础知识主要包括办公自动化的概念、实现的目标，办公自动化系统的优势以及三个技术层次。还简单介绍了国内较常见的办公自动化产品。第二节具体以九思公司的iThink协同管理软件为例介绍办公自动化系统的使用，初步了解办公自动化系统的整体结构与常用功能的使用。一、办公自动化系统简介二、办公自动化实现目的三、办公自动化系统的显著优势四、办公自动化的三个技术层次五、办公自动化系统产品简介第一节办公自动化系统概述第一节办公自动化系统概述第一节办公自动化系统概述第一节办公自动化系统概述一、办公自动化系统简介

办公自动化（OfficeAutomation,简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。在行政机关中，大都把办公自动化叫做电子政务，企事业单位就大都叫OA，即办公自动化。

OA办公系统也可以叫协同办公系统，是70年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性技术。是利用先进的技术，使原本由人来具体实施的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，降低办公成本，减少出错率，提高工作效率和工作质量，提高生产效率的目的。

OA办公自动化系统为提高企业的运作效率、节省企业的办公费用、全面提升企业的核心竞争力而设计。系统通过提供完善的管理与统计功能，实现无纸化办公、节省资源、优化企业管理流程，提高企业的管理水平和决策能力。将人从繁琐、无序、低端的工作中解放出来处理更有价值、更重要的事务，整体提高了企业办事效率和对信息的可控性，使企业管理趋于完善。OA系统一般包括:

用户管理、信息管理、邮件系统、客户管理、行政管理、人事管理等模块，具有涵盖办公管理的各项事务，实现提高企业的运作效率、节省企业的办公费用等特点。二、办公自动化实现目标

（一）提高办公效率

办公系统充分利用互联网通信技术，改变了传统的办公方式，将办公系统建立在互联网上，使办公系统实现移动化、实时化、高效化、无纸化，用计算机网络技术来推动现代办公效率的提高。（二）规范工作流程

可将公司工作流程文件放入系统，便于各级部门的审批、查阅，规范公司各岗位的工作规范。个人信息和日程管理，协助员工工作更出色

。

（三）节省办公费用

节省支出，尤其是长途电话、传真、复印、打印和办公用纸费用，真正实现无纸化办公，是企业实现管理现代化的标志。

（四）提供决策支持

办公系统为管理层随时随地、方便安全的查询掌握全局的业务、财务、人事情况，为领导者决策调整提供支持。为各机关和企业等提供高效、安全、智能化的网络办公环境，加强办公流程的管理，增强办公的协调性，扩大信息通道，从而提高单位的在线管理水平。（五）实现文件管理自动化

通过系统，将公司所有文件发布到系统中，一方面实现了文件的存档，另一方面方便了公司员工查询，可建立各种不同目录和数量的文件柜。文件管理自动化将为贵公司节省大量纸张、复印、文件柜等办公费用。（六）改变信息交流方式

办公自动化系统提高了新的信息交流方式，以及全面的资源和信息共享平台。单位各级部门之间及员工通过电子邮件，BBS、即时信息、手机短信息发送等方式互相交流，改善了单位的通讯环境。单位内部各部门、员工之间信息和资源的全面共享，消除信息孤岛。内部网与INTERNET的平滑集成，改善了单位与外部的信息交流方式，提高自身形象，增强企业市场竞争力。可实现远程对异地子公司的报表汇总、指令发布、技术支持等。（七）构建良好的协同工作环境

在网上各部门之间实现科学、高效、透明、规范的数字化协同工作环境，让工作组的所有人员都能掌握工作进度，发挥群体工作的威力，让企业更具活力。（八）实现基于电脑网络

的知识管理和网络培训

通过办公系统提升企业员工的素质；利用公共信息库，共享信息和知识，将所有员工的智慧积累和发扬。三、办公自动化系统的显著优势

（一）效率大大提高

由于当前办公系统的条件所限，目前各类公文、政令的传递速度有时不够及时迅速，应变能力较差。而采用协同OA办公系统后有望改变这一情况，一些以前需要几天甚至更长时间才能解决的现实情况和问题短时间内便能获得反馈，从而大大加强了政令推行的实效性，使工作效率得到极大提高。（二）节约大量资源纸张的节约时间的节约（三）功能全面便捷

采用协同OA办公系统后，其他应用系统都可以集成到OA系统做接口，网站发布信息、文件归档工作等，都可利用OA模块的相关系统来处理，进行起来更加简捷方便、得心应手。（四）利于信息整合

协同OA办公系统

的信息报送模块有助

于集团各部门更好地采集与处理信息，同时我们还可利用系统对信息进行筛选、分类、整理与归纳，使之转换为集团工作的重要参考依据。从而实现资源整合、信息共享，进一步发挥信息资源的社会效益与经济效益。四、办公自动化的三个技术层次决策支持级OA系统信息管理级OA系统事务处理型OA系统（一）事务处理型OA系统

事务处理型OA系统只限于单机或简单的小型局域网上的文字处理、电子表格、数据库等辅助工具的应用，一般称之为事务型办公自动化系统。办公事务办公自动化中，最为普遍的应用有文字处理、电子排版、电子表格处理、文件收发登录、电子文档管理、办公日程管理、人事管理、财务统计、报表处理、个人数据库等。

这些常用的办公事务处理的应用可作成应用软件包，包内的不同应用程序之间可以互相调用或共享数据，以便提高办公事务处理的效率。这种办公事务处理软件包应具有通用性，以便扩大应用范围，提高其利用价值。此外，在办公事务处理级上可以使用多种办公自动化子系统，如电子出版系统、电子文档管理系统、智能化的中文检索系统、光学汉字识别系统、汉语语音识别系统等。

在公用服务业、公司等经营业务方面，使用计算机替代人工处理的工作日益增多，如订票、售票系统，柜台或窗口系统，银行业的储蓄业务系统等。事务型或业务型的办公自动化系统其功能都是处理日常的办公操作，是直接面向办公人员的。为了提高办公效率，改进办公质量，适应人们的办公习惯，要提供良好的办公操作环境。（二）信息管理级OA系统

随着信息利用重要性的不断增加，在办公系统中对和本单位的运营目标关系密切的综合信息的需求日益增加。信息管理型的办公系统，是把事务型办公系统和综合信息紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统。综合数据库存放该有关单位的日常工作所必需的信息。例如，在政府机关，这些综合信息包括政策、法令、法规，有关上级政府和下属机构的公文、信函等的政务信息；一些公用服务事业单位的综合数据库包括和服务

项目有关的所有综合信息；公司企业单位的综合数据库包括工商法规、经营计划、市场动态、供销业务、库存统计、用户信息等。作为一个现代化的政府机关或企、事业单位，为了优化日常的工作，提高办公效率和质量，必须具备供本单位的各个部门共享的这一综合数据库。这个数据库建立在事务级办公自动化系统基础之上，构成信息管理型的办公自动化系统。

决策支持型OA系统建立在信息管理级办公自动化系统的基础上。它使用由综合数据库系统所提供的信息，针对所需要做出决策的课题，构造或选用决策数字模型，结合有关内部和外部的条件，由计算机执行决策程序，作出相应的决策。随着三大核心支柱技术：网络通讯技术、计算机技术和数据库技术的成熟，世界上的办公自动化已进入到新的层次，在新的层次中系统有四个新的特点：（三）决策支持型OA系统

1．集成化

软硬件及网络产品的集成，人与系统的集成，单一办公系统同社会公众信息系统的集成，组成了“无缝集成”的开放式系统。

2．智能化

面向日常事务处理，辅助人们完成智能性劳动，如：汉字识别，对公文内容的理解和深层处理，辅助决策及处理意外等。

3．多媒体化

包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理。

4．运用电子数据交换

通过数据通讯网，在计算机间进行交换和自动化处理。

办公室自动化系统本身是一个多层次的系统，在各种层面上，可以说实现了办公自动化的一部分业务，而从最初级的自动化开始，随着采用的技术不同而逐步构成一个更高级的自动化系统。五、办公自动化系统产品简介

九思OA是专注高端的OA厂商，其OA系统专家团队十年来成功服务过成千上万个在线用户。其拥有政府、军工、金融、能源、教育等客户信息化服务阅历，在05年，带领团队在中端、高端市场取得业内第一的业绩，客户成功应用率几乎100%，OA系统赢得业内和客户的绝好口碑！九思OA厂商的OA系统功能完善，体系先进；开发能力强，与东软等大公司合作；技术上的优势，使其OA系统工作流比较易用。

万户公司作为国内最早成立的OA办公系统厂商，一直凭借务实的作风备受内行人的青睐，是一家在OA领域专业性强，注重技术实力和研发的协同管理厂商。万户在产品的设计中融入了很多实用和领先的管理思想和理念，如打造知识性组织、文化驱动、时间管理、动态组织、实时企业、执行力、流程再造等，是有思想的产品，这大大提升了产品的实用性、易用性和应用价值。

泛微公司OA产品最大的特点

是功能大而全，给人的感觉比较大气，包括其页面布局和功能设计，展现层面的功能做得很好，给人一种完整的协同办公平台的感觉。泛微OA的技术可靠，软件是一个基于J2EE架构的大型分布式应用，采用的是J2EE的三层架构体系，这使得产品的各项功能比较完善，数据关联度也很高，包括工作流、知识管理这样的功能模块都不错。此外，泛微OA十分重视跟ERP的融合，还推出了移动OA与ERP的融合解决方案，宣传协同商务的理念。

致远OA依托于用友软件的销售渠道和客户资源，致远OA的市场占有率一直领先业界，2011年的营业额达到1.37亿，蝉联市场占有率第一的位置。致远OA以标准化产品的销售模式为主，核心应用包括协作管理中心、审批管理中心、公文管理中心、知识管理中心等7个方面，涵盖了企业日常办公的各个环节，产品较为成熟，功能完善，整体表现十分均衡。致远OA在中小企业的应用中更多，不太适合对二次开发需求较多的用户。

通达在国内知名的OA办公系统厂商中显得比较特殊，一是因为他是唯一的国企，二是他采用的是被广泛应用于网站建设的PHP开发语言，与主流厂商都采用JAVA不同。通达OA的品牌定位十分鲜明，开拓小型企业用户，并通过狠打价格战、甚至免费赢得了大量用户。这跟PHP开发语言具有开源、成本低、实施简单等特点有关。通达OA的功能非常全面，日常行政办公的职能全部涵盖在内，功能也比较容易上手，能满足小企业的应用。金和OA从产品角度来说，金和OA和致远OA有些相似，产品都比较成熟，无论是功能还是使用各方面都比较均衡，在收文、发文管理上，用户可完全自定义收文流程、发文流程，在会议管理上，提供从一次会议的申请、审批、会议室安排、会议通知等全过程管理，对中小企业来说，都能够用得比较顺手。协众OA主要优势是功能成熟，系统先进，采用先进的EXTJS前端用户界面，特别是工作流和工作报表模版做得很有特点，支持移动办公体验并可实现用友或金碟财务软件的对接。OA小秘书是协众OA系统客户端，与浏览器深度整合，采用富客户端技术，与系统运行更快速，不含插件系统运用安全高效，支持内网和动态IP网络环境，自动登录与提醒功能，自带即时通讯功能，达到“事找人”的办事效果。第二节

办公自动化系统操作图13-1系统登录界面

iThink协同管理软件全面覆盖了传统办公软件的核心功能，如协同工作、公文、流程审批、知识管理、外部邮件、项目管理、综合办公、和公告\新闻\调查\讨论等公共信息，包含邮件、日程事件、任务管理、计划管理、通讯录、百宝箱等应用功能，并创造性地抽象和提升了关联系统、办理中心和融合通讯整合等诸多应用，通过消息引擎、门户引擎、工作流引擎和数据引擎的部署，实现了消息、任务、信息、外部系统和人的互联，实现了以人为中心的信息整合和利用，是全面、完整的协同办公解决方案，帮助构建网络化组织。一、接收办理

接收办理主要包括：待处理的协同和待审批的流程、待审批的发文和收文、待阅的流程、在办事项、办结事项、已阅事项等。提供查看、处理待办事项、以及通过标题、报送时间、办理期限对待办事项进行查询。

操作步骤：点击导航左侧菜单上的

进入办理中心操作区，点击【办理中心】|【接收办理】进入接收办理事项列表管理页面。页面分为两部分，上部分是查询功能，下部分是数据的显示。

（一）接收待办

是待处理的协同和待审批的流程、待审批的发文和收文等。用户点击页签栏【接收待办】进入接收待办管理页面。图13-2接收待办管理页面

接收办理事项的处理：点击接收办理列表页面中某记录的标题，进入其内容页面；进行该待办事情的处理。如图13-3，正文上方的按钮是流程管理员根据实际需要定义的。图13-3待办处理页面

关闭：该功能是关闭处理待办事项页面。点击图13-3中的

图标可以关闭处理待办事项页面。

保存：该功能是保存当前用户写的批示意见。

发送：当期审批人写完批示意见，点击图13-3中的

图标，进入选人界面，选择下一节点办理人，如图13-4。

转办：该功能是将该事项交给其他人办理。点击图13-3中的

图标就可以进入转办页面，选择办理人后点击【确定】按钮。就会把该事项交给此人处理。

退回：该功能是当前节点审批人不同意该流程申请。点击图13-3中的

图标就可以退回该申请，选择要退回的环节或者发起人。并填写退回原因，见图13-5，被选择的对象系统会通过消息提醒给予退回提示。

反馈：该功能是反馈该流程办理情况。点击图13-3中的

图标就可以进行反馈选择要反馈对象。被选择的对象系统会通过消息提醒给予提示。

打印：打印表单信息

作废：当使用此功能时，这个流程被彻底删除，在流程所有相关人的“文件办理”中均被删除。这是一个特殊权限，系统管理员一般会很谨慎的赋予某个活动、某个办理人这个权限。

流程图：该功能是以图形的方式展示该事项流程的全部执行环节。办理过的节点显示灰色。点击图13-3中的【流程图】就可以看到该事项流程的具体执行环节，如图13-6。其中

是虚拟节点，虚拟节点主要用于做条件判断以为流程分支。对流转方向进行多条件的自动判断。

流程描述：该功能是以文字的方式对该流程的执行环节描述和约束条件。

流程记录：该功能是查看该事项流程已经执行的环节信息。点击图13-3中【流程记录】就可以看到该事项流程的已经执行的情况，如图13-7。

图13-4当前处理人把该流程

发送给下一节点的选人界面图13-5退回页面图13-6流程图页面图13-7流程记录页面

数据模糊查询：点击列表右上角的查询按钮出现查询组合，填写想查询数据信息的标题，办理期限和报送时间。点击【查询】按钮，就会在页面的下面部分显示所查询的数据信息。

分类查询：

可以把接收待办事项分类进行分类管理，分为列表、类型和缓急等类，这样就可以提高处理事项的效率。

按列表查询信息：点击图13-8右上方的【列表】页签栏。

按类型查询信息：点击图13-8右上方的【按类型】页签栏，就会按照类型列表显示如图13-8点击流程名字就会在列表中显示该类下的所有待办事项信息。

按缓急查询信息：点击图13-2右上方的【按缓急】页签栏，按照缓急情况显示如图13-9点击缓急程度名字就会在列表中显示该型的待办事项信息。图13-8按类型列表显示图13-9按照缓急列表显示

（二）待阅：待阅的审批流程，用户点击页签栏【待阅】进入待阅管理页面。如图13-10：

图13-10待阅管理页面

数据查询：在页面的上部分填写想查询数据信息的标题、报送时间。点击【查询】按钮，就会在页面的下面部分显示所查询的数据信息。

待阅事项的处理：点击待阅事项列表页面中某记录的【标题】，进入其内容页面进行查阅。如，图13-11，点击

按钮

该文件会自动显示在已阅事项列表图13-16。

批量处理待阅文件：选中要审阅的事项，点击图13-10中

按钮，进入批量处理页面如图13-12。写上处理意见，点击【确定】这些文件会自动显示在已阅事项列表图13-16图13-11查看待阅事项图13-12批量处理待阅事项

（三）在办：用户点击页签栏【在办】进入在办事项管理页面：表示当前用户节点已经处理完该流程，但还有未处理的节点，如图13-13：图13-13在办事项管理页面

当前用户能点击在办事项列表中的【标题】查看流程处理情况。如图13-14图13-14查看流程处理情况

（四）办结：用户点击页签栏【办结】进入办结事项管理页面。处理完的流程如图13-15：用户能按列表、类型查看办结事项，操作歩骤参考（在办），另外用户还能对办结事项进行删除。图13-15办结事项管理页面

（五）已阅：用户点击页签栏【已阅】进入已阅事项管理页面。如图13-16：用户能按列表、类型查看办结事项，操作歩骤参考（在办），另外用户还能对已阅事项进行删除。图13-16已阅事项列表二、已发事项

已发事项表示用户自己发起的流程（协同、会议室申请、发文申请等）跟踪走向情况。包括在办（正在办理的流程）、办结（办结的流程）、退回（被退回的流程）、取消（取消的流程）。

操作步骤：点击导航左侧菜单上的

进入办理中心操作区，点击【办理中心】|【已发事项】进入已发事项列表管理页面。页面分为两部分，上部分是查询功能，下部分是数据的显示。

（一）已发在办：用户点击页签栏【已发在办】进入已发在办管理页面。如图13-17：

图13-17我的在办管理页面

数据查询：在页面的上部分填写想查询数据信息的标题、报送时间。点击【查询】按钮，就会在页面的下部分显示所查询的数据信息。

查看流程办理情况：点击我的在办事项列表页面中某记录的【标题】，进入其详细信息页面查看流程办理情况和催办等。如图13-18

图13-18查看流程办理情况

关闭：该功能是关闭该事项页面。点击图13-18图标可以关闭该在办事项页面。

打印：该功能是打印该表单信息，点击图13-18图标就可以打印该表单信息。

催办：该功能是催办未办理流程节点人。可以点击图13-18图标就可以进入催办页面如图13-19。发送催办信息。该未办理人会收到催办信息。

流程图：该功能是以图形的方式展示该事项流程的执行走向情况。流程图节点变成灰色说明该节点已经处理了。点击图13-18中的【流程图】如图13-21。

流程描述：该功能是以文字的方式对该流程的执行环节描述和约束条件。

流程记录：该功能是查看该事项流程已经执行的环节信息。点击图13-8中【流程记录】就可以看到该事项执行情况，如图13-21。

图13-21

催办页面图13-20流程页面图13-21流程记录页面

（二）办结：用户点击页签栏【办结】进入办结事项管理页面。如图13-22：能对办结事项进行模糊查询、按照类别（列表、类型）分类查询、删除等操作。

图13-22办结事项管理页面

操作步骤：打开新建日程页面：点击导航左侧菜单上的

进入办理中心操作区，即【办理中心】|【新建日程】，弹出新建日程页面。如图13-23图13-23新建日程页面三、新建日程

主题：填写新日程的主题。

参与人：选择该日程参与人。

日程选项：用户可以选择日程开始时间，结束时间，是否是全天日程和提醒等功能选项。用户根据实际需要，进行相应的选择。

相关项目：如果该日程和某个项目有关，就把项目选上。

备注：用户在这里填写具体的日程备注信息。

日程的具体操作：用户可以根据自己的需求进行相应的操作。分为保存退出，保存继续，重置和退出等操作。

【保存退出】进行保存日程并退出该页面。

【保存继续】进行保存日程该页面不退出可以继续新建日程。

【重置】可以清空所有填写的信息，重新填写。

【退出】如果突然不想保存日程可以点击“退出”按钮退出该页面。四、发起流程

这里以请假流程为例做讲解发起流程。

操作步骤：进入选择流程页面：点击导航左侧菜单上的

进入办理中心操作区，即【办理中心】|【发起流程】，进入流程名字显示页面如图13-24，分类显示流程名称。图13-24流程名字显示页面

发起流程：以调用模板方式发起流程申请，点击【演示流程/请假流程】弹出流程申请页面。如图13-25，在表单上填写相应的信息。图13-25请假表单信息80

关闭：该功能是关闭发起流程页面。点击图13-25图标可以关闭该发起流程页面。

发送：该功能是进入流程节点走向的选人界面。点击图13-25

图标就可以进入发送页面。如图13-26。办公自动化系统实例介绍唐山师范学院图13-25请假流程发送页面

下一节点：该功能自动选择。审批方式：该功能自动选择。办理期限：用户可以自行选择在规定的时间办理该流程。办理提示：按缓急分为5种类型。分别为：一般、加急、急件、特急和特提。

【发送】直接发送后关闭页面。

【发送继续】发送完毕后页面不关闭。还可以继续发送。

【取消】取消选人界面

发布知识是个人信息的集中展示，和大家一起分享。

操作步骤：进入新建知识页面：点击导航左侧菜单上的

进入办理中心操作区，即【办理中心】|【新建知识】，会弹出发布知识界面如图13-27。五、新建知识图13-27发布知识页面（一）基本信息

栏目：选择知识栏目。

标题：知识的标题。

模版：用户可以选择调用知识模版。

查看人：范围内的用户能够查看该知识。

选项：标题显示为红色：该知识标题在对应栏目列表显示红色，也会在门户显示红色。

允许评论：如果选择允许，则可查看人范围内的用户能够点评该知识。

允许打印：如果选择允许，则可查看人范围内的用户能够打印该知识。

浏览正文不显示标题：如果被选择，则浏览正文不显示标题，只显示正文。

添加图片：在门户上显示图片知识是抓取这里的图片。

添加附件：上传附件

填写正文：根据用户需要，填写相关的知识正文内容。

具体操作：用户可以根据自己的需求进行相应的操作。分为保存退出，保存继续，重置和退出等操作。

【保存退出】：进行保存新知识并退出该页面。

【保存继续】：进行保存新知识该页面不退出可以继续新建新知识。

【重置】：可以清空所有填写的信息，重新填写。

【退出】：如果突然不想保存新知识可以点击

【退出】按钮退出该页面。

（二）扩展信息操作步骤（可选）

选择扩展信息：选择页签栏中的扩展信息。页面就会变为扩展信息页面如图13-28。图5-2添加扩展信息页面图13-28添加扩展信息页面

填写副标题：为发布的新知识填写副标题。

填写关键字：为发布的新知识填写关键字。

同时发布的栏目：用户可以选择同时发布到其他的栏目中。

填写作者：为发布的新知识填写作者。

发布日期：用户自行选择发布知识的日期。

设置有效期限：用户可以根据自己的需要自行设置永久和短期。当用户选择短期的时候，可以填写有效期的范围。

具体操作：用户可以根据自己的需求进行相应的操作。分为保存退出，保存继续，重置和退出等操作。

【保存退出】：进行保存新知识并退出该页面。

【保存继续】：进行保存新知识该页面不退出可以继续新建新知识。

【重置】：可以清空所有填写的信息，重新填写。

【退出】：如果突然不想保存新知识可以点击【退出】按钮退出该页面六、我的任务

跟当前登陆用户有关系的任务。具体分为【在办】，【待考核】，【已完成】和【已取消】等任务类型。下面将对各个类型做详细讲解。

（一）在办任务：在办任务显示的是当前用户定义的未开始，进行中和已推迟的任务。

点击导航左侧菜单上的

进入办理中心操作区，即【办理中心】|【我的任务】，就进入到了我的任务列表页面。页面分为两部分，上面部分的功能为查询。下面部分为信息列表。下面的页签栏分为【在办】，【待考核】，【已完成】和【已取消】等任务类型。不同的任务类型有着不同的操作。默认出现【在办】页签栏，或选择【在办】页签栏。如图13-29。

图13-29在办任务页面

查询在办任务：填写页面上部分的表单，点击【查询】按钮。在【在办】任务的页签里面的列表就会显示用户所查询到的数据。

新增任务：在这里用户可以给自己定义任务。点击图13-29中的【新增】按钮，就会弹出新建任务的页面如图13-30。

图13-30新任务安排页面

任务名称：用户可以填写新任务的名称。

负责人：该任务的负责人，给自己安排任务，系统默认当前登录用户。

考核人：当任务完成率到100%的时候。负责人要汇报给该考核人进行考核。

紧急程度：用户根据自己的需要，可以自行设置。具体分为：一般，快办和即办。用户根据该任务的实际情况选择。

状态：用户根据自己的需要，可以自行设置。新建的时候有未开始和进行中两种状态供用户选择。

任务类型：用户根据自己的需要，可以自行设置。（任务类型是由应用管理员设定）

开始日期：用户自行设置任务开始的日期。

截止日期：用户自行设置任务结束的日期。

上传附件：如果用户需要在任务中附加文件，按【上传】键，选择【本地文件】添加文件。如图13-31。

图13-31上传文件

任务描述：用户可以自行添加对该任务的相关描述。

具体操作：用户可以根据自己的需求进行相应的操作。分为保存退出，保存继续，重置和退出等操作。

【保存退出】：进行保存新任务并退出该页面。

【保存继续】：进行保存新任务该页面不退出可以继续新建任务。

【重置】：可以清空所有填写的信息，重新填写。

【退出】：如果不想保存新任务可以点击“退出”按钮退出该页面。

查看任务详细信息：点击任务名称能会弹出该任务的详细页面，如下图13-32。页面如上下两部分组成。上面是该任务的基本信息情况。下面还有汇报情况、子任务、历史版本等页签。用户可以在这里进行相应的查询操作。图13-32任务查看页面

修改任务：在在办任务列表后面的处理栏中点击

图标。就会弹出该任务的修改页面。用户可以该任务进行修改操作（任务的状态也是在这里修改，自己给自己安排的认为是可以修改的）

添加子任务：在3.6-1我的任务列表中处理栏中点击

图标，就会弹出为该任务添加子任务的页面。同添加新任务的操作相类似，在这里不做具体演示。

删除任务：该操作只支持未开始状态下任务。在数据列表后面的处理栏中点击

图标。就会对该任务进行删除的操作。

取消任务：该操作只支持进行中状态下任务。在数据列表后面的处理栏中点击

图标。就会对该任务进行取消的操作。操作成功后，该任务就会变为已取消的任务。

汇报任务：该操作只支持进行中状态下任务。在数据列表后面的处理栏中点击

图标。会弹出该任务的汇报页面。如图13-33。图13-33任务汇报页面

填写内容说明

任务名称：该任务的名称，系统自动填写。

任务描述：该任务的描述，系统自动填写。

状态：该任务的状态，系统自动填写。

完成率：用户自行选择该任务的完成率。当完成率为100%时提交任务至考核人考核。当考核人还没有考核的时候，该任务为待考核任务。当考核人已经考核通过后，该任务为已完成任务。如果考核未通过，还会在该用户的在办任务列表中显示，如果考核人是当前登陆用户的时候，不用考核，直接变为已完成任务。

相关附件：汇报中附加文件。

汇报描述：用户可以自行添加对该汇报的相关描述。

具体操作：用户可以根据自己的需求进行相应的操作。分为保存退出，重置和退出等操作。

【保存退出】：进行提交汇报并退出该页面。

【重置】：可以清空所有填写的信息，重新填写。

【退出】：如果不想提交汇报可以点击【退出】按钮退出该页面。

（二）待考核任务（待考核任务显示的是当前用户任务完成率为100%，待考核人考核的任务）：

点击导航左侧菜单上的

进入办理中心操作区，即【办理中心】|【我的任务】，就进入到了我的任务页面。页面分为两部分，上面部分的功能为查询。下面部分为信息列表。下面的信息列表又分为【在办】，【待考核】，【已完成】和【已取消】等任务类型。不同的任务类型有着不同的操作。选择【待考核】页签栏。如图13-34。图13-34待考核任务页面

（三）已完成任务（已完成任务显示的是当前用户定义的已经通过考核完成的任务）：

点击导航左侧菜单上的

进入办理中心操作区，即【办理中心】|【我的任务】，就进入到了【我的任务】页面。页面分为两部分，上面部分的功能为查询。下面部分为信息列表。下面的信息列表又分为【在办】，【待考核】，【已完成】和【已取消】等任务类型。不同的任务类型有着不同的操作。选择【已完成】页签栏。如图13-35。图13-35已完成任务页面

（四）已取消任务（已取消任务显示的任务是当前用户定义但是已经取消的任务）：

点击导航左侧菜单上的

进入办理中心操作区，即【办理中心】|【我的任务】，就进入到了【我的任务】页面。页面分为两部分，上面部分的功能为查询。下面部分为信息列表。下面的信息列表又分为【在办】，【待考核】，【已完成】和【已取消】等任务类型。不同的任务类型有着不同的操作。选择【已取消】页签栏。如图13-36。图13-36已取消任务页面七、消息记录

记录个人聊天信息，能够看到已读和未读的聊天信息、系统消息、已收催办信息、已发催办信息、催办反馈。

（一）个人消息

点击导航左侧菜单上的

进入办理中心操作区，即【办理中心】|【消息记录】，点击页签栏【系统消息】进入即时消息记录管理页面。页面分为两部分，上面是查询。下面是消息的具体显示列表。红色字体的记录表示消息未读，图标也能区分未读还是已读。可以根据状态，附件大小和发送时间进行排序。如图13-37。

图13-37消息记录管理页面

查询消息：填写发件人后点击【查询】按钮，就会查找该发件人的所有消息，并在下面的消息列表中进行显示。

删除消息：选择好相应的消息后，点击【删除】按钮，就会把相应的消息删除。

查看消息：点击内容会弹出该条消息的详细页面，如下图13-18。图13-38详细信息

（二）系统消息

点击导航左侧菜单上的

进入办理中心操作区，即【办理中心】|【消息记录】，点击页签栏【系统消息】进入系统消息记录管理页面。页面分为两部分，上面是查询。下面是消息的具体显示列表。图标区分未读还是已读。如图13-39。

图13-39系统消息记录管理页面119

（三）已收催办

点击导航左侧菜单上的

进入办理中心操作区，即【办理中心】|【消息记录】，点击页签栏【已收催办】进入已收催办信息管理页面。页面分为两部分，上面是查询。下面是已收催办消息的具体显示列表。如图13-40。办公自动化系统实例介绍唐山师范学院

图13-40系统消息记录管理页面

（四）已发催办

点击导航左侧菜单上的

进入办理中心操作区，即【办理中心】|【消息记录】，点击页签栏【已发催办】进入已发催办信息管理页面。页面分为两部分，上面是查询。下面是已发催办消息的具体显示列表。如图13-41。

图13-41已发催办记录管理页面八、新建邮件

用于创建和发送新邮件。支持将邮件暂时保存到【草稿箱】中并允许多次修改。

操作步骤：打开写邮件页面：点击导航左侧菜单上的

进入办理中心操作区，即【办理中心】|【新建邮件】。如果当前用户没有设置外部邮件账号信息，系统会给予提示如图8-1，点击【确定】，打开设置外部邮箱帐户信息页面如图8-2。外部帐户信息设置好了，点击新增邮件弹出写邮件页面，如图13-44。

图13-42设置外部邮件帐户信息提示图13-43设置外部邮件帐户信息页面图13-44写邮件

填写收件人：点击收件人打开选人界面选择收件人，如图8-4。选择完点击图8-4中的【确定】按钮就会把选择好的人添加到收件人地址栏中。

图13-45人员选择页面

填写主题：可以在主题栏里填写邮件的主题。

添加附件（可选）：如果用户需要在邮件中附加文件，选择本地文件上传文件。

正文：在这里填写邮件的正文信息。

邮件操作：用户可以根据自己的需求进行相应的操作。分为发送，存草稿和取消等操作。

【发送】：发送邮件。

【保存草稿】：可以将邮件暂时保存到【草稿箱】中并允许多次修改。

【取消】：如果突然不想操作该邮件，点击【取消】按钮退出该页面。九、综合办公

综合办公主要是完成办公的辅助管理，包括车辆、办公用品、设备、图书资料和借出归还以及统计功能。由单位管理员指定的综合办公管理员对车辆、办公用品、设备、图书资料，普通用户申请后再由管理员进行审批借出归还等。

功能菜单：【车辆管理】、【物品管理】、【设备管理】四个功能。

操作步骤：选择菜单【综合办公】，进入综合办公信息页面，选择相应的子菜单进行操作。

注意：使用综合办公模块功能之前，必须先由单位管理员进行功能应用设置，并指定各综合办公管理员对相应的办公资源进行登记等管理。

（一）车辆管理

车辆管理是对企业的车辆基本信息进行登记；员工向管理员提出车辆使用申请；管理员对车辆申请进行审核并安排出车。包括：车辆登记、车辆申请、车辆审批、出车/归车、违章登记、车辆统计。

操作步骤：点击一级菜单【综合办公】，选择【车辆管理】，进入车辆信息管理界面，图13-46车辆管理—普通用户页面。

图13-46车辆管理—普通用户

管理员先进行车辆登记，只有车辆登记后才能进行车辆申请。车辆管理员对企业的车辆基本信息进行登记。在【综合办公】菜单栏【车辆信息】界面下见13-47，车辆管理—管理员，点击【新增】页签可以新建车辆登记、修改车辆登记和删除车辆登记。

图13-47车辆管理—管理员

车辆申请人点击【综合办公】|【车辆管理】，默认出现车辆信息界面点击

进行新车辆申请，或者点击【综合办公】|【车辆管理】|【车辆信息】列表中的

图标出现新车辆申请页面。如图13-48车辆申请页面。

图13-48