办公室事务管理课件：办公用品管理

办公用品管理

本章由四节组成，分别为办公用品的界定、办公用品的采购、办公用品的保管和办公用品的使用。通过本章的学习，认识办公用品的范围，熟悉办公用品的采购流程，掌握办公用品的保管工作，掌握办公用品的使用规则。【职场小故事】办公用品，多少浪费在继续

在你的生活经验中，有哪些办公用品浪费现象？

为何会有这些现象？

如何治理这些现象？

一、办公用品的含义二、办公用品的管理第一节办公用品的界定第一节办公用品的界定第一节办公用品的界定第一节办公用品的界定一、办公用品的含义

办公用品是指机关、企事业单位在日常工作中所耗费的各种物材、工作设备等辅助用品，主要包括办公用具、办公设备、办公书籍及日杂百货等。这些用品是确保办公管理活动正常有序进行的必要条件，缺少必要的用品，就会影响办公效率和组织业绩。办公用品归类

办公文具（1）文件档案管理类

办公文具（2）办公本簿

办公文具（３）办公用纸

办公文具（４）书写修正用品

办公文具（5）财务用品

办公文具（6）桌面用品

办公文具（7）辅助用品

办公设备（1）事务设备

办公设备（2）IT设备

办公设备（3）办公电器

办公设备（4）办公家具

办公设备（5）电脑周边用品

办公书籍及日杂百货（1）办公必备的图书资料

办公书籍及日杂百货（2）日用品

办公书籍及日杂百货（3）杯具

办公书籍及日杂百货（4）其他

当然，这个界定是开放的，办公用品种类繁多，随着工作需要和时代发展，也会不断充实与增减。同时，由于各种组织的工作任务存在差异，在办公用品的使用方面也可能存在一些差别，但是总体而言，不会超出这些大类。

1980年以来

办公桌上办公用品的变迁

二、办公用品的管理

办公用品种类繁多，办公室人员要对办公用品做好严格、合理的管理。不同类型的办公用品也需区别管理目的，如办公设备的管理要确保设备的正常运转，主要涉及定期维护保养，清除设备内部的污垢，在必要的部件上加注润滑油等；办公文具的管理主要是确保够用、不至于因缺少文具而耽误工作进展；办公书籍及日杂百货的管理主要是确保其符合工作需求，及时更新。

管理人员要有较强的责任感，应该本着认真严肃的态度，本着节约、物尽其用的原则，建立完善的办公用品管理制度，确保工作需要，达到“有效使用和维护管理办公用品，降低办公用品经费开支，提高经济和工作效益”的管理目的。在实务中，办公用品的管理一般是由办公室或者后勤、总务部门来负责。管理过程中，重点抓好办公用品的采购、保管和使用三个环节。一、制定采购计划二、选择供应商三、选购四、验收入库第二节办公用品的采购第二节办公用品的采购第二节办公用品的采购第二节办公用品的采购办公用品采购是办公用品管理环节的第一步，一个机关、企事业单位需要哪些办公用品、如何取得这些用品，都是通过这个环节得来的。所以，做好办公用品的采购工作很重要，它关涉到后续的保管与使用环节。一般而言，采购工作需要根据单位库存及消耗情况，按照采购计划、对照采购标准进行采购，做到既能够保障工作所需又不会占用过多资金与库房空间。

办公用品采购的一般程序制定采购计划选购选择供货商验收入库一、制定采购计划摸清库存量向各部门征集需求报领导审批采购办公用品明细办公用品名称规格使用目的备注领导意见签字：公章办公用品采购计划表填表日期：年月日二、选择供货商选择信誉良好的供货商签订单

三、选购

选择合适产品保存好票据

四、验收入库

按质按量清点入库

总之，在办公用品采购过程中，要严格执行财务制度，做到单据、账目和手续完整、清楚，采购物品合乎需求与规格、价格合理、及时保障供应。一、办公用品保管的目的和要求二、办公用品保管的方法第三节办公用品的保管第三节办公用品的保管第三节办公用品的保管第三节办公用品的保管

办公用品的保管是指管理人员对办公用品进行登记、收存和分配以及使用责任的签认和盘点、交换和养护等。一般而言，大型机关、企事业单位都会设置独立的保管部门和专门人员，如后勤部、总务部等，中小型乃至微型机关、企事业单位需根据自身情况来决定是否设置独立部门或者由单位综合办公室兼负保管任务。一、办公用品保管的目的和要求

目的：是要确保办公用品的效能，防患办公用品在库房储存过程中毁损、受潮、虫蛀等人为或自然损坏。

要求：

第一，提高做好保管工作的自我意识。努力学习单位制定的办公用品保管制度，不断提高自我觉悟，增强做好保管工作的主动性和自觉性。

第二，要付诸实际行动，落实保管任务。对购入的办公用品要合理分类、精心保管，做到经常入库检查，及时登记保管卡，定期清理库存，使得账物相符。第三，对库存用品要有预测性。保管员要善于根据库存和需求情况，草拟采购计划，为采购部门制定最终计划提供方便。平时，保管员要善于观察与统计各部门对各类办公用品的使用需求量，把握哪些消耗大，需要大量购入，哪些消耗少，减少购入量。

第四，要重视库房的实体安全。办公用品的保管需要安全的库房，储物架或物品柜要上锁，同时也要确保库房防火、防潮、防蛀、防霉等，使得存放的物品符合保管标准，减少不必要的损失。二、办公用品保管的方法

专人专责

单位里设置专门的部门，配备专门人员进行管理。保管员要熟悉办公用品的规格、数量、质量，及时、认真地将全部用品登记入账入库。

登记保管为便于及时、准确地掌握办公用品的存储情况，要及时登记库存的办公用品，定期（月、季度或半年）进行库房盘存，确保账物相符。记好办公用品登记明细账簿，如要写明购入时间、品名、数量、规格等，及时更新库存数量，确保保管账簿更新。

合理摆放

不同物品需求的存放空间不尽一致，要根据不同类型的办公用品的存储要求进行合理摆放，确保其不变质、不变形。

分类存放

不同办公用品的保存环境不尽一致，要根据各自特性进行分类管理，并在每一类物品上清晰地张贴标签，标明类别和存储地，做到不混淆、不乱放，便于迅速找到。一、办公用品的使用规范与原则二、办公用品的发放与领用第四节办公用品的使用第四节办公用品的使用第四节办公用品的使用第四节办公用品的使用一、办公用品的使用规范与原则

办公用品是单位或组织完成特定任务时所消耗的各类使用品。单位或组织要制定明确的办公用品使用制度与规范，确保保管员有规可循。保管员要明确办公用品领取与使用制度与规范，做到严格掌控办公用品的发放范围，根据各部门的实际需求进行发放、避免浪费。使用办公用品遵循的原则

效益化原则

要规范工作人员的行为，做到办公用品的消耗数量与其工作效益成正比例。尽管行政上自然消耗的办公用品不能任意浪费，但也不应一概缩减，只要使用得当，即使花费多也不能惜。

制度化原则

要从本单位的实际情况出发，制定办公用品的使用规范与程序，并确保严格执行，形成稳定的制度，以保障规范行事。

二、办公用品的发放与领用

一般采取审批制度，非经办公室和主管领导同意任何人不得私用、外借、处理或挪用。不见审批手续，保管人员不能随意发放办公用品。保管人员发放和使用部门领用需要遵守相关规章制度，履行严格的手续。一般可以参考以下规范：属于使用部门按惯例需用的办公用品，实行定期定量分配，使用人自行领用并登记。如文具消耗品可依据历史记录、经验设定领用标准，随部门或人员的工作情况适当调整发放时间与数量。属于使用部门非惯例使用的物品，应填报领物单或借用单，由主管人员审核批准，交保管人核实手续，完成发放。如使用相机、摄影机等设备。属于新进职工使用的办公用品，需要其职能部门统一提出申请领取单，凭单据到保管处领取。

各部门要设置部门办公用品使用登记制度，以备保管部门适时检查使用情况，若发生物品毁损，还需要当事人赔偿。

保管人员发放办公用品时要做好登记，并定期统计，送主管领导查阅，让其了解办公用品使用情况。保管处发放登记簿要与使用部门办公用品领用单相符，领用单应包括用品名称、申领数量、实领数量、用途、领用人、审批人、审核人和发放人等项目。本章结束，谢谢！本章结束，谢谢！本章结束，谢谢！本章结束，谢谢！〖思考题〗1.如何理解“办公用品”的含义？2.办公用品的采购需要完成哪些程序？3.办公用品的保管工作需要注意哪些事项？可采取哪些方法？4.如何做到办公用品的规范化使用？〖案例分析〗请认真阅读材料，完成以下问题：1．概括材料中描述的办公用品管理中所存在的问题。2．你如何看待大量“办公用品发票”被开出的现象？3．你觉得材料3对材料1、2有何意义？4．材料4主要是阐明了什么道理？〖实践活动〗

领导已经批准了你的休假请求，时间是15天，从这个周末你就可以不用来公司上班了。作为办公室主任助理，你