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文档简介

员工档案管理制度第一章总则为加强员工档案的管理，确保档案的安全性与有效性，根据国家相关法律法规和公司内部规定，制定本制度。员工档案是记录员工个人经历、思想、能力、表现等的重要文档，是对员工进行管理和评价的重要依据。通过规范员工档案管理，提升人力资源管理水平，为公司的长远发展提供支持。第二章适用范围本制度适用于公司所有员工的档案管理工作，包括新员工的档案建立、在职员工的档案维护、离职员工的档案处理等。涉及人事管理、用人决策、职业发展等环节的员工档案均应遵循本制度。第三章法规依据本制度依据以下法规和政策制定：1.《中华人民共和国劳动法》2.《中华人民共和国档案法》3.《企业人事档案管理暂行办法》4.《个人信息保护法》5.其他相关法律法规及公司内部规章制度第四章管理规范4.1档案的收集与归档员工档案的收集与归档工作由人力资源部负责，具体流程如下：1.新员工入职时，应收集以下资料：-员工登记表-个人简历-身份证复印件-学历证书复印件-职业资格证书复印件-劳动合同-其他相关材料2.归档材料应确保字迹工整、内容完整，缺失的材料需及时补充。3.档案材料应按规定分类整理，并逐一编号，存入档案管理系统。4.2档案的保管1.所有员工档案应由人力资源部专人负责保管，并存放在指定的档案柜中，采取防火、防潮、防盗等措施。2.档案柜应设置密码和权限管理，确保只有授权人员可以接触档案。3.每年定期检查档案的完整性与安全性，确保无损坏和缺失。4.3档案的查阅与借用1.员工或外部人员需查阅或借用档案时，必须填写申请表，说明查阅目的，经过人力资源部的审批。2.档案原则上不外借，特殊情况需经公司高层领导批准。3.查阅时应遵循保密原则，严禁对档案进行涂改、圈划和拆换。4.4档案的转递1.员工内部调动时，档案随人转递，相关材料须及时更新。2.转递的档案应使用密封袋，确保档案的完整性与安全性。3.转递时需填写转递通知单，并由双方签字确认。第五章操作流程5.1新员工档案建立流程1.人力资源部在新员工入职时，向其收集所需材料。2.对收集到的材料进行分类整理，录入档案管理系统。3.档案建立后，进行编号，并存放于档案柜中。5.2在职员工档案维护流程1.定期对在职员工的档案进行更新，记录员工的职业发展、培训经历、考核结果等信息。2.任何涉及职业变动、奖惩情况等重要事项，需及时更新档案。5.3离职员工档案处理流程1.离职员工的档案在其离职手续办理完成后，需进行整理归档。2.离职档案应保留至少五年，期满后可依据法律法规进行销毁处理。第六章监督机制6.1监督责任人力资源部负责员工档案管理制度的实施和监督，定期进行自查和评估。6.2记录与反馈1.建立档案管理日志，详细记录每次档案查阅、借用和转递情况。2.定期向管理层汇报档案管理工作，提出改进建议。6.3违规处理对于违反本制度的行为，将依据公司相关规章制度进行处理，情节严重者可追究法律责任。第七章附则1.本制度由人力资源部负责解释。2.本制度自发布之日起生效。3.本制度如需修订，需经公司管理层审议通过

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