SAP-MM采购操作手册

名称采购系统操作手册文件编号：生效日期页次168/174页序A表号标准文件用纸采购系统操作手册文件类别：采购系统操作手册文件编号：P-xxxx-xxx撰写单位：顶新国际集团总部版本：第１版发行日期：机密等级級：□机密□一般合计页数：共页核准审核制定文件修正履历表文件名称采购系统操作手册修改日期修改页次修改页序/版本更改内容提要2001/12/222626/1增加关系企业供应商的统驭科目对照2001/12/2251-5251-52，63-64/1询报价如果主管不批准可在项目文本中作说明2001/12/22127-128127-128/1主管如果不批准采购订单时可在订单抬头文本加注释。2002/5/2870-7670-76/1增加维护合同，用于固定资产采购作业2002/5/2887-8887-88/1增加固定资产采购申请维护2002/5/28122-129122-129/1增加固定资产采购申请转采购订单2002/8/1787-8987-89/1增加含BOM类促销品的采购方法///表号:R-0110-001-1B目录TOC\o"1-3"\h\z1 范围 52 名词解释 53 作业清单 63.1 相关部门作业内容 63.2 采购作业流程图 63.3 采购流程清单 84 主数据维护操作说明 94.1 物料主数据—采购部分 94.1.1 物料主数据采购视图的创建 94.1.2 物料主数据的修改 144.1.3 物料主数据的显示 174.2 供应商主数据 204.2.1 供应商主数据的创建 204.2.2 供应商主数据的修改 304.2.3 供应商主数据的显示 324.2.4 供应商的冻结 334.3 询价/报价和信息记录 354.3.1 询价 364.3.2 报价 474.3.3 信息记录 574.3.4 维护合同 695 日常操作 755.1 采购申请 755.1.1 采购申请的创建 755.1.2 采购申请的修改和删除 875.1.3 采购申请的显示 945.1.4 采购申请的清单显示 965.1.5 采购申请的批准 995.2 采购订单 1075.2.1 采购申请转采购订单 1075.2.2 采购订单的维护 1285.2.3 采购订单的批准 1365.2.4 采购订单列印 1425.3 请款 1465.3.1 请货款 1485.3.2 请已计划费用 1555.3.3 请未计划费用 1575.3.4 货款、已计划费用和未计划费用同时请款 1595.3.5 退货订单请款 1615.3.6 批次请款 1625.3.7 取消请款 1655.3.8 贷项凭证 1665.3.9 请款发票显示 1685.3.10 请款单明细列印 1705.3.11 批次请款对帐单 1725.3.12 发票的批准 1735.3.13 发票总览 176目的采购系统操作手册(以下简称本手册)之目的在以书面的方式提供使用者操作采购资讯系统（以下简称本系统）的参考，可作为系统操作的指南。范围凡使用SAP/R3采购系统的人员，均可从本手册了解电脑上操作的方式及相关的注意事项，本手册主要针对电脑作业，有关采购作业流程相关的详细规定不在本手册范围内。本系统主要的使用人员包括：公司内采购人员、生管人员、厂务人员、企划人员、以上各部门主管及厂长、事业群采购本部人员。名词解释询价：当使用单位提出对某物料的需求，要求采购单位进行采购时，采购单位要向相关的供应商发出通知，请对方提供该物料的销售价格，这个过程称为询价。报价：采购单位向供应商提出询价后，由供应商报出所销售物料的价格，这人过程称为报价。采购信息记录：即对某供应商采购某物料的价格，目前由报价转入。采购组：将采购的工作内容分组，一个采购组负责一定范围内物料的采购。采购申请：物料的需求单位通过将需求内容（包括需求的物料、数量、交货日期等）录入电脑系统，请采购单位去购买，这些资料称为采购申请，采购申请要经过相应主管到系统中批准才能生效，目前系统中的采购申请多为三级批准，其中企划品为两级批准。采购订单：即采购单位对供应商发出的订单，系统中的采购订单是由采购申请转入的，其价格由信息记录转入，采购订单经采购主管批准才能生效。作业清单相关部门作业内容本系统主要功能包括录入与采购作业相关的基本资料、物料需求单位提出采购申请、采购单位对供应商下采购订单、收货后的请款，因部门不同，作业内容不尽相同。生管部：提出原物料、半成品等的物料需求（即：在系统中创建采购申请）以用于生产，其主管对采购申请进行批准的操作；另外，其仓管人员还负责这些物料的采购收货和其它库存管理的工作。厂务部：提出工务、厂务备品的需求（即：在系统中创建采购申请），其主管对采购申请进行批准的操作。企划部：提出企划品的需求（即：在系统中创建采购申请），企划主管对采购申请进行批准操作。厂长：对企划品以外的所有采购申请进行最后一级的批准。总经理：对企划品的采购申请进行最后一级批准。采购部：维护物料主数据采购部分的资料、维护供应商主数据、维护询报价并转为信息记录、将所有采购申请转为采购订单，对外订购、收货后的请款；另外，采购主管要对采购订单进行一级的批准，该订单才能生效。采购作业流程图采购流程清单序号工作名称快捷方式页码备注1物料主数据创建MM019采购部门只维护采购视图2物料主数据修改MM02143物料主数据显示MM03174供应商主数据创建XK0120统购及原物料供应商由事业群维护，其他供应商由公司采购部维护5供应商主数据修改XK02296供应商主数据显示XK03317供应商冻结XK05328询价创建ME4135公司采购部维护9询价修改ME424210询价显示ME434411报价维护ZM474612报价显示ME485213询/报价价格比较ZM3254可从此维护信息记录14信息记录显示ME1363采购订单中的价格由信息记录转入15信息记录删除ME156616采购申请创建ME51N68申请单位包括生管部、厂务部、企划部17采购申请修改ME52N7918采购申请显示ME53N8819采购申请单个批准ME5491申请单位科长、部门主管及厂长三级批准；企划品由企划主管和总经理两级批准20采购申请集中批准ME559421采购申请转采购订单ME5799公司采购部维护22采购订单修改ME22N11323采购订单显示ME23N11524采购订单批准ME28121采购部主管批准25采购订单首次列印ZMA1126批准后的订单才能列印26采购订单重复列印ZMA212827请款MIR0131采购部请款28请款发票显示MIR415329请款发票取消MR8M15030请款单明细列印ZMBR155主数据维护操作说明物料主数据—采购部分物料主数据采购视图的创建用途与目的：一个物料要在系统中使用，首先要创建物料主数据，除了部分备品及非BOM类促销品，其它的物料的基本视图均由研发或事业群维护。路径：主记录—物料管理—物料/商品—创建快捷代码：MM01画面样式：作业负责人：公司采购部人员使用时机：一个新物料在系统中创建后即应创建物料主数据的采购视图栏位说明：栏位说明是否必输物料物料号Y行业领域选择“食品行业”Y物料类型所创建物料的物料类型Y录入依据：以上资料由研发提供。操作说明：输入物料号、食品行业、物料类型，回车，选择要维护的视图，采购部门只选择“采购”视图回车，输入工厂，回车栏位说明：栏位说明是否必输基本计量单位该物料的基本计量单位Y订单单位维护采购订单时所使用的单位N采购组决定该物料由哪个采购组采购，将带入订单中Y采购价值代码决定采购收货时能否超收N如果采购的单位和基本计量单位不同，在“订单单位”处输入采购单位。另外，用户也可在创建物料主数据的第一屏输入新的物料号后，在“复制从物料”输入一个系统中已存在的物料号，回车，选择要创建的视图回车因为一个物料在不同的工厂下一些资料有可能不同，在上面这一屏，如果输入了要复制的工厂（及库存地），这些资料将被完全复制，如果不输从哪个工厂复制，则那些跟工厂相关的资料将为空，需由用户再次输入，回车旧物料的相关资料会被复制过来，用户可将其修改为需要的值，输入完毕后，保存即可。物料主数据的修改用途与目的：当一个物料主数据中的内容需要修改时，要通过此操作完成。路径：主记录—物料管理—物料/商品—修改快捷代码：MM02画面样式：作业负责人：公司采购部人员使用时机：当物料主数据的采购视图需要修改时。栏位说明：栏位说明是否必输物料物料号Y更改号如要更改物料号，在此输入新的物料号N操作说明：输入要修改的物料号，回车选择要修改的视图（采购视图），回车输入要修改的资料所属的工厂，回车，在下一屏修改相关的资料，修改完毕，保存。物料主数据的显示单个显示用途与目的：查看一个物料的详细资料时。路径：主记录—物料管理—物料/商品—显示快捷代码：MM03画面样式：操作说明：输入要查询的物料号，回车选择要查询的视图，回车在系统弹出的小窗口中输入工厂代码，回车，即可显示该视图内容。批量显示用途与目的：用于显示多个物料的部分资料内容。路径：主记录—物料管理—物料/商品—物料主数据的物料清单快捷代码：MM60画面样式：栏位说明：栏位说明是否必输商品物料号，可输入一个范围，不输表示全部N地点工厂代码，可输入一个范围，不输表示全部N商品类型物料类型，可输入一个范围，不输表示全部N商品类目物为组，可输入一个范围，不输表示全部N创建者创建该物料的人员代码，可输入一个范围，不输表示全部N仅估价的商品如果选中，则只显示建立过会计视图的物料N操作说明：在初始屏幕中输入要显示物料选择条件，按左上角的执行按钮，列出的物料清单样式如下图供应商主数据供应商主数据的创建用途与目的：每开发一个新的供应商，就要在系统中为其创建主数据，记录该供应商的一些基本资料，同时产生一个供应商的代码，用于采购作业。注意事项：供应商资料的维护分为采购和会计两部分，由采购人员和会计人员分别维护，以下对会计部分的维护不做详细说明；在维护时，注意帐户组和采购组织的正确性。路径：主记录—物料管理—供应商—供应商主数据的创建快捷代码：XK01画面样式：作业负责人：事业群统购及各公司原物料供应商，由事业群维护；其他供应商由公司维护。使用时机：每当开发一家新的供应商，就要在系统中为其创建主数据。栏位说明：栏位说明是否必输供应商一般供应商为系统自动给号，不用输入；关系企业在此输入供应商代码，由于关系企业供应商采购的的物料类型所记的统驭科目不同，因此同一家关系企业若采购的物料类型不同其代码不同如天津顶益原材料/半成品/物料/包裝物为TTY，产成品为TTY1，工務/廠務備品为TTY2，促銷品为TTY3，其他TTY4，那么其他关系企业代码依此类推。N公司代码使用该供应商的公司代码Y采购组织使用该供应商的采购组织N帐户组供应商所属的帐户组Y参照的供应商、公司代码、采购组织含义同上，当新建供应商参照系统中已有的供应商复制时，根据输入的这几个栏位来确定所要复制的范围.N操作说明：一般供应商为系统自动给号，输入正确的公司代码、采购组织及帐户组，回车进入供应商地址视图栏位说明：栏位说明是否必输标题选择“公司”N名称输入供应商名称Y街道/房号输入供应商地址N地区输入供应商所在省份或直辖市；该栏位要点中“更多字段”按钮（如图）才能输入N国家输入“CN”，表示中国Y说明输入供应商的经营范围N回车，进入控制视图栏位说明：栏位说明是否必输增值税登记号该供应商的增值税登记号N营业执照登记号该供应商的营业执照登记号N卫生许可证号该供应商的卫生许可证号N在该屏输入以上各种登记号码，回车以后的视图只有“采购视图”是由采购人员维护的，其它资料由会计人员维护。进入支付交易视图输入银行码、银行帐户等资料，回车，进入“会计信息—会计”视图一般供应商统驭科目为：2220001000，对于关系企业同一家关系企业若采购的物料类型统驭科目不一样，因此其代码不同如天津顶益原材料/半成品/物料/包裝物为TTY，产成品为TTY1，工務/廠務備品为TTY2，促銷品为TTY3，其他TTY4，统驭科目也不一样，应付关系企业款原材料：2290001001，应付关系企业款--产成品：2290001002；应付关系企业款--代垫费用：2290001003；应付关系企业款--工务/厂务备品：2290001007：应付关系企业款--促销品：2290001008。回车进入“支付交易—会计”视图付款条件：付款的日期限制，如月结30天；付款方式：付款的票据类型，如支票，该栏位可选择多项；回车，进入“信函—会计”视图该屏可不维护资料，回车，进入“采购数据”视图栏位说明：栏位说明是否必输订单货币采购订单中使用的货币，一般是人民币“RMB”Y付款条件付款的日期条件，如月结30天Y基于收货的发票校验先收货、后付款，必须选中该项Y其它字段暂时没有使用，不用维护，回车，保存新的供应商创建完成，如果是内给号的供应商，系统会提示该供应商的编号。补充说明：在创建供应商的初始屏幕，用户也可以参照系统中已有的供应商建立新的供应商只要在“参照”中输入相应的供应商编号、公司代码及采购组织即可，回车后，进入各视图进行维护，除“地址”和“控制数据”两个视图要重新维护外，其他各视图的资料都将被复制，用户可将其修改为正确的内容，一直回车到最后一屏，保存即可。系统中已有的供应商，可通过创建，为其扩充新的使用公司及采购组织资料，与新供应商的创建不同之处在于，在创建的初始屏幕输入已有的供应商代码，其后的操作与创建一个新的供应商相同。供应商主数据的修改用途与目的：修改供应商主数据中的资料。路径：主记录—物料管理—供应商—供应商主数据的修改快捷代码：XK02画面样式：作业负责人：事业群或公司采购部。使用时机：当系统中已有的供应商，其实际情况有变化与系统不符时，要对系统中的主数据资料进行修改。栏位说明：栏位说明是否必输供应商要修改的供应商代码Y公司代码公司代码N采购组织采购组织代码N操作说明：同一个供应商在不同公司代码下或采购组织下，可能有不同的资料内容，视情况输入公司代码及采购组织；选中至少一个要修改的视图，回车进入初始屏幕所选择的视图；各栏位说明如“供应商主数据的创建”，逐个修改、回车直到最后一屏，保存。供应商主数据的显示用途与目的：查看供应商的资料。路径：主记录—物料管理—供应商—供应商主数据的显示快捷代码：XK03画面样式：栏位说明：栏位说明是否必输供应商要修改的供应商代码Y公司代码公司代码N采购组织采购组织代码N操作说明：同一个供应商在不同公司代码下或采购组织下，可能有不同的资料内容，视情况输入公司代码及采购组织；选中至少一个要显示的视图，回车即可看到所选择视图中的资料。供应商的冻结用途与目的：冻结的供应商暂时不允许使用的供应商。路径：主记录—物料管理—供应商—供应商主数据冻结快捷代码：XK05画面样式：作业负责人：事业群或公司采购部。使用时机：当供应商因某种原因暂时不允许使用时，要将其冻结。栏位说明：栏位说明是否必输供应商要冻结的供应商代码Y公司代码公司代码N采购组织采购组织代码N操作说明：输入要冻结的供应商代码、公司代码、采购组织，回车选择中要冻结的使用范围，保存即可。补充说明：要解冻该供应商重新使用，通过相同的方法进入上面的屏幕，将要解冻的范围取消选择，保存即可。询价/报价和信息记录信息记录用于确定供应商和物料的联系，如价格、税码及有效期等；采购订单中物料的价格是从信息记录转入的；根据制度规定，在4.6版的系统中，信息记录不能直接创建，而要由询报价转入（更新或创建）。询价询价的创建用途与目的：当需求单位提出采购申请后，采购单位对这些物料的供应商发出通知，请其提供价格，系统中创建询价用于建立物料和供应商之间的联。路径：物料管理—采购—询价/报价—询价创建快捷代码：ME41作业负责人：公司采购部使用时机：当需求单位提出申请，而系统中没有关于该物料的信息记录或信息记录需要更新时。补充说明：询价直接创建，也可以参照批准过的采购申请创建，下面分别对操作方法进行说明。直接创建询价画面样式：栏位说明：栏位说明是否必输询价类型使用默认值“AN”Y语言代码输入“ZH”，代表中文Y询价日期创建询价的日期Y报价截止期限报价截止的日期Y采购组织采购组织Y采购组采购组Y项目类别如果是对委外加工的询价，则要选择“L”N交货日期预计的交货日期N工厂采购工厂N库存地点收货的库存地点N物料组询价物料的物料组N操作说明：视需要输入以上栏位，回车输入要询价的物料代码及数量，点中“供应商地址”按扭在“供应商”栏位输入要询价的供应商代码，回车，系统会将该供应商的基本资料显示出来，确认无误后，按“保存”按钮系统出现以上提示，点“是”即可，系统进入下面的屏幕系统提示询价被创建。补充说明：如要对多个供应商询价，请在该屏“供应商”栏位输入下一个供应商的代码，重复上面的操作；对每一个供应商的询价都会产生一个新询价号，要将这些询价号记录下来，在报价时使用；完成对相应供应商的询价后，直接退出即可。参照采购申请创建询价栏位说明同“直接创建询价”；操作说明：参照“直接创建询价”在初始屏幕各栏位输入数据，“项的缺省数据”可以不输入；点“参考采购申请”按钮，系统弹出一个小窗口，在此输入要参考的采购申请号，回车选择要询价的项目，点“采用”按钮，系统会将选中的项目内容显示出来供应用户确认按“下一个”按钮，可确认其他的项目内容，回车回到创建询价的第一屏，点“供应商地址”按钮，后面的操作与“直接创建询价”相同。询价的修改用途与目的：修改或增加询价的项目。路径：物料管理—采购—询价/报价—修改快捷代码：ME42画面样式：作业负责人：公司采购部使用时机：当已创建的询价在报价之前需要修改时操作说明：输入要修改的询价号，回车可在此修改数量、交货日期等资料，点“供应商地址”按钮还可修改供应商地址部分内容，修改完毕保存即可。询价的显示用途与目的：显示询价的内容。路径：物料管理—采购—询价/报价—询价显示快捷代码：ME43画面样式：操作说明：输入要显示的询价号，回车系统显示询价的相关资料，点“供应商地址”按钮，还可看到供应商的基本资料。报价报价的维护用途与目的：当供应商将询价的报价反馈回来时，采购人员要将该价格维护到报价中，用以主管的审核及更新（或创建）信息记录。路径：物料管理—采购—询价/报价—报价的维护快捷代码：ZM47画面样式：作业负责人：公司采购部使用时机：供应商对所询价的物料回馈其销售价格时。操作说明：在初始屏幕输入询价号，回车在“净价”栏位输入不含税的、订单单位的价格，回车在这一屏，系统要求必须输入税码，也可以确认和修改部分资料。回车（或点“下一个”按钮），维护下一个物料的相关资料，直到最后一条记录再回车，系统回到第一屏的样子如果采购经办在维护某一物料的报价时需要进行文字说明，可以双击此物料所在的行项目，进入如下屏幕：项目文本项目文本点击“项目文本”按钮，进入下一屏：经办员可以在“项目文本”中输入说明文字。如果字数太多写不下时，可以点“长文本”按钮，在出现的屏幕中输入。点返回按钮可回到第一屏。点击“保存”按钮完成报价维护操作。系统提示询价的报价被维护。补充说明：已维护好的报价如要修改，与创建时的路径和方法完全一样。报价的显示用途与目的：显示报价的内容。路径：物料管理—采购—询价/报价—报价的显示快捷方式：ME48画面样式：操作说明：输入询价号，回车系统显示报价的内容，还可点“供应商地址”按钮查询供应商基本资料。询/报价价格比较用途与目的：通过询/报价价格比较，打印《比/议呈核表》，并由主管将核准的报价转入或生成采购信息记录。路径：物料管理—采购—询价/报价—询/报价价格比较快捷代码：ZM32画面样式：作业负责人：公司采购部采购员使用时机：当询价的供应商都已提供报价或已到报价截止日期时，打印《比/议价呈核表》，并由主管核准。栏位说明：栏位说明是否必输采购组织询价的采购组织Y报价询价号Y供应商报价的供应商代码，用于限制显示范围N商品报价的物料号，用于限制显示范围N操作说明：在初始屏幕输入条件，点“执行”按钮系统将各供应商对每一个物料的报价显示出来；栏位说明：栏位说明值询价数量的总价值价格物料基本计量单位的税前单价排列报价价格从低到高的排名顺序“排列”后的百分数该报价与平均价的百分比补充说明：在实际作业中，该报表需被打印出来由相关主管核准。信息记录由询/报价创建或更新信息记录用途与目的：采购主管确定某一报价有效，要将其更新或生成信息记录时，要通过询/报价价格比较实现。路径：物料管理—采购—询价/报价—询/报价价格比较快捷代码：ZM32画面样式：输入选择条件后，执行，画面如下作业负责人：公司采购主管使用时机：供应商对应的物料，其信息记录需要更新或创建时。栏位说明：见“询/报价价格比较”操作说明：双击要更新的报价，进入下一屏在这一屏，将“信息记录更新”栏位维护为“A”，保存注意：请不要选择“A”以外的其他选项，否则会出现更新的价格混乱。如果该价格有一定的有效期，则通过项目—条件来维护和修改点“新的有效期”按钮输入有效的起始日期及终止日期，保存（或回车到下一屏保存）有效期维护完成，系统回到前一屏提示该报价被维护，这时信息记录被更新或生成，可看到信息记录已被更新为与报价一致的价格，如下如果采购主管在做更新信息记录的时候，要对报价项目进行注释，可以在出现如下屏幕时点击“项目文本”按钮。这就是由询报价转信息记录的屏幕。点完“项目文本”按钮出现如下屏幕。在“附加文本对项目”中输入注释内容。如果内容过长写不下时，可以点“长文本”按钮，在出现的屏幕中进行输入。点“返回”按钮可回到上一屏幕。信息记录的显示用途与目的：显示信息记录内容，查询价格及有效期。路径：主记录—物料管理—信息主记录—采购信息记录显示快捷代码：ME13画面样式：栏位说明：栏位说明是否必输供应商信息记录的供应商代码，如果不输信息记录号，则此项必输N商品信息记录的物料号，如果不输信息记录号，则此项必输N采购组织要显示的采购组织数据N工厂要显示的工厂级数据N采购信息记录采购信息记录号N信息类别如果是委外加工的信息记录，要选择“分包”N操作说明：在选择屏幕输入要查询的供应商代码、物料号、采购组织及工厂，如果的委外的信息记录，还要选择“分包”，回车系统显示一般数据，点“采购组织数据”按钮系统将显示税码、价格等数据信息记录删除用途与目的：为暂不使用的信息记录打删除标记。路径：主记录—物料管理—信息主记录—采购信息记录做删除标记快捷代码：ME15画面样式：作业负责人：公司采购部使用时机：当信息记录暂不使用时。栏位说明：栏位说明是否必输供应商信息记录的供应商代码，如果不输信息记录号，则此项必输N物料信息记录的物料号，如果不输信息记录号，则此项必输N采购组织要删除的采购组织数据N工厂要删除的工厂级数据N采购信息记录采购信息记录号N信息类别如果是委外加工的信息记录，要选择“分包”N操作说明：输入供应商代码、物料号、采购组织等条件，或直接输入采购信息记录代码，回车选中要删除的级别，保存。取消删除标记也用该路径，去掉项目的选择，保存即可。维护合同创建合同用途与目的：用于固定资产采购的定价，固定资产采购是不使用信息记录的，采购订单价格由合同带出。路径：物料管理—采购—合同—合同的创建快捷代码：ZME31K作业负责人：采购部主管使用时机：厂务部提出申请后，即可由相关的采购人员进行询比议价，并在系统中维护合同，之后的采购申请转采购订单，其价格由合同带出。画面样式：栏位说明：栏位说明是否必输供应商合同中的供应商代号Y协议类型MK数量合同WK价值合同Y协议日期合同的日期Y采购组织采购单位的采购组织Y采购组固定资产的采购组Y项目类别标准的，为空Y科目分配类别采购固定资产时必须选AY工厂采购的工厂Y操作说明：输入所有必输项后，回车栏位说明：栏位名称栏位说明是否必须输入有效开始日期合同开始的日期Y有效期限末合同结束的日期Y付款条件供应商主记录中的付款条件Y目标值合同的总值Y回车，进入下一屏按实际情况输入短文本、数量、单位、净价，回车输入税码，回车在这一屏输入资产主号及次级编号，回车后，“总帐科目”自动带出，保存。系统提示新建的合同号。日常操作采购申请当需求单位提出采购需求时，要在系统中创建采购申请，体现需求的物料、数量、交货日期等内容，一个采购申请要生效并转为采购订单，必须经过相关主管在系统中批准。采购申请的创建用途与目的：用于物料的需求单位提出采购需求（包括固定资产采购），该需求录入系统后，作为采购部门生成采购订单的依据。路径：物料管理—采购—采购申请—采购申请的创建快捷代码：ME51N作业负责人：生管部、厂务部（还负责固定资产采购申请）、企划部使用时机：有物料需求，且库存不足时。采购申请有多种类型，创建的具体方法也不完全相同，下面分别说明操作方法。标准采购申请画面样式：栏位说明：栏位说明是否必输物料号要采购的物料代码Y数量申请数量Y交货日期预计的交货日期Y工厂收货工厂Y库存地点收货库存地点N申请者创建采购申请的人员Y需求跟踪号如果是退货申请，在此输入“退货”字样N操作说明：在各栏位中输入相应数据，回车，相关的资料如：物料描述、物料组、采购组等将从物料主数据中转入。确认输入的资料无误，保存。系统提示采购申请被创建。退货采购申请用途与目的：采购收货入质检并处理过检验批后，就无法对这张采购订单退货，如要退货必须再创建一张退货的采购申请并转为退货订单，对其进行退货的操作。画面样式及栏位说明见“创建标准采购申请”；操作说明：退货的采购申请在创建时与标准采购申请一样，只是要在“需求跟踪号”栏位输入“退货”字样保存即可。委外加工采购申请用途与目的：当有物料要进行委外加工的处理时使用这种采购申请。画面样式：栏位说明见“创建标准采购申请”；委外加工的采购申请,项目类别处输入“L”（分包）；操作说明：输入加工完成后的物料号、数量、交货日期需求者等，回车，点“组件”按钮退出按钮退出按钮在此输入委外加工送给加工商的物料及数量等数据，回车，退出回到第一屏，确认资料无误，保存系统提示，采购申请被创建。非BOM类企划品的采购申请（顶益做法同标准采购申请）用途与目的：专用于非BOM类企划品的采购需求。固定资产采购申请：用途与目的：专用于固定资产采购的需求提报，一般由厂务人员操作。画面样式：栏位说明：栏位说明是否必输总帐科目财会部创建资产号时已维护，申请时自动带出Y资产固定资产号及次级编号Y操作说明：帐户设置分类维护“A”，输入数量、单位、工厂及采购组等必输项；维护采购申请项目的“帐户分配”，输入固定资产号，科目自动带出；维护采购申请项目的“评估”，输入评估价格；回车后，无错误信息即可保存。系统提示采购申请被创建。含BOM类促销品的产成品关企调拨：含BOM类促销品的产成品进行关企间调拨时，在采购申请中除了输入成品的项目外，还要维护一同调入的BOM类促销品，并在促销品行项目的“需求跟踪号”栏位输入“含ERXB”，采购申请转为订单时该栏位一并带入订单中，为避免出错，请采购在订单中再确认一遍该栏位是否已维护。该标记用于一般的BOM类促销品之调拨及采购，仓管跟据此标志进行调入的成品中BOM类促销品的虚入库，并做移动类型为Z27的发货，将虚增的库存减少，并转入待摊。画面样式：栏位说明：栏位说明是否必输物料号要采购的物料代码Y数量申请数量Y交货日期预计的交货日期Y工厂收货工厂Y库存地点收货库存地点N申请者创建采购申请的人员Y需求跟踪号请在此注明“含ERXB”N操作说明：在各栏位中输入相应数据，回车，相关的资料如：物料描述、物料组、采购组等将从物料主数据中转入。确认输入的资料无误，保存。系统提示采购申请被创建。采购申请的修改和删除用途与目的：修改采购申请中的数据，或删除其中的行项目。补充说明：整张的采购申请不能被删除，只能为其中的部分或全部项目打删除标记；采购申请批准后，不能修改，但可以删除。当某一级主管对该申请不批准时，要通过修改申请在“表头注释”中输入说明。路径：物料管理—采购—采购申请—采购申请的更改快捷代码：ME52N画面样式：作业负责人：采购申请需求单位使用时机：如要修改数据，必须要在批准之前；删除项目可在批准之后。操作说明：点“其它请求”按钮，来选择要修改或删除的申请输入需要的采购申请号，回车系统显示输入的采购申请的内容；栏位说明：见“创建标准采购申请”操作说明：点“显示/更改”按钮，切换该申请的显示或修改状态如不批准该订单，要在“表头注释”中加以说明修改后保存。如要删除其中的项目选中要删除的项目，点“删除”按钮系统出现提示，点“是”该项目前被打上删除标记，如要取消删除标记，也是选中项目点“删除”按钮旁边的下拉键，选中“恢复”保存后，系统提示采购申请被修改。采购申请的显示用途与目的：用于显示采购申请中的内容。路径：物料管理—采购—采购申请—采购申请的显示快捷代码：ME53N画面样式：栏位说明：见“创建标准采购申请”操作说明：按“其它请求”按钮，输入需要的采购申请号，回车可通过选择“项目”来查看该行项目的细节资料，包括：数量、申请及交货日期、联系人、批准状态等。通过显示采购申请的批准策略，还可以了解一个申请项目如果要生效，需要经过哪能些主管的批准、已经经过了哪几级的批准、还要由哪些主管批准。上图表示：该项目要经过三级的主管批准，代码分别为41、44、49；目前已由生管科长（代码41）批准过了，还要由生管部主管和厂长分别批准。采购申请的清单显示用途与目的：集中显示多个采购申请的主要内容。路径：物料管理—采购—采购申请—采购申请的清单显示快捷代码：ME5A画面样式：栏位说明：栏位说明是否必输采购申请采购申请号，可输入选择范围N采购组采购申请中的采购组N商品采购申请中的物料号N物料组申请中物料的物料组N地点采购申请中的收货工厂N凭证类型采购申请为“NB”，一般不输N项目种类如果是委外加工这里输“L”，一般不输N帐户分配类别如果是非BOM类企划品输“K”，一般不输N交货日期采购申请中的交货日期N订单期限日期采购申请被转成采购订单的日期，系统默认计算是：交货日期减该物料主数据MRP2视图中定义的‘计划交货时间’即采购提前期N固定的供应商采购申请项目中如有唯一供应商的，可在此输入以限定选择范围，一般不输N申请者采购申请中的“申请者”N已分配的请购单已分配供应商的采购申请项目N已结算的申请已收货的采购申请项目N仅批准的申请处于已批准状态的申请N全部批准的请求各种批准状态的申请N批准项目方式的申请以项目为单位的申请，必须选中Y补充说明：采购申请不能按采购申请的实际批准日期查询。操作说明：输入要显示的采购申请的范围，点“执行”按钮系统列出符合选择条件的采购申请及部分内容。采购申请的批准用途与目的：制度规定，采购申请必须由相应的主管按一定顺序到系统中批准后才能生效（转为采购订单进行后续的采购作业），非BOM类企划品是两级批准；其他物料均要经过三级批准。作业负责人：非BOM企划品：一级批准—公司企划部主管；二级批准—公司总经理；其它物料：一级批准—生管科、工务科、厂务科科长；二级批准—生管部、厂务部主管；三级批准—厂长；使用时机：采购申请创建完成即可开始批准的操作，但是否可批准由相关的主管掌握权限。补充说明：采购申请的批准是针对项目的，采购订单的批准是针对整张订单的，注意区别。为便于日常作业，系统提供了采购申请的单个批准和集中批准的功能。单个批准用途与目的：一般用于特殊情况下要提前或批准时。路径：物料管理—采购—采购申请—采购申请单个批准快捷代码：ME54画面样式：栏位说明：栏位说明是否必输采购申请采购申请号Y审批代码批准时使用的代码，与用户权限有关，只能使用自己的代码Y操作说明：输入采购申请号及采购申请代码，回车选中要批准的项目，点“批准+存盘”按钮系统提示采购申请被更改，批准完成；由下一个主管对其批准，直到该申请生效。集中批准用途与目的：可一次批准多张申请，便于操作，提高效率。路径：物料管理—采购—采购申请—采购申请集中批准快捷代码：ME55画面样式：栏位说明：栏位说明是否必输批准代码批准采购申请所用的代码，系统跟据后面的选择条件列出该由这个代码批准的申请项目Y批准组批准代码所在的组，一般不输N批准先决条件已执行只列出那些处于对所输批准代码待批准状态的采购申请项目N全部批准的请求各种批准状态的申请，只要需经由所输批准代码批准的申请项目均列出N批准项目方式的申请以项目为单位的申请，必须选中Y采购申请采购申请号，可输入选择范围N商品采购申请中的物料号N商品类目申请中物料的物料组N采购组采购申请中的采购组N地点采购申请中的收货工厂N凭证类型采购申请为“NB”，一般不输N项目种类如果是委外加工这里输“L”，一般不输N帐户分配类别如果是非BOM类企划品输“K”，一般不输N交货日期采购申请中的交货日期N订单期限日期采购申请被转成采购订单的日期，系统默认计算是：交货日期减该物料主数据MRP2视图中定义的‘计划交货时间’即采购提前期N固定的供应商采购申请项目中如有唯一供应商的，可在此输入以限定选择范围，一般不输N申请者采购申请中的“申请者”N操作说明：输入批准代码及所要批准的采购申请的选择范围，如采购组、交货日期等，空着的栏位表示全部选择，点“执行”按钮系统根据选择条件将符合条件的申请全部列出，双击任何一个项目可看到详细内容；选择所有项目：点“全部选择”按钮，如上图；选择部分项目：通过块头、块尾进行对部分项目的选择路径：编辑—选择—选择冻结选择块头后系统提示再给块尾作标记在块尾作标记的方法与块头完全相同选择后块头和块尾及两者之间的所有项目均被选中，该功能可重复使用，确认每一个需要的项目都被选中，保存每一个项目都提示批准生效及采购申请被更改，退出即可。采购订单用途与目的：由批准后的采购申请转入，采购订单经采购主管批准后打印出来，用于对供应商采购及后续收货、请款的依据。采购申请转采购订单用途与目的：制度规定，采购请单必须由采购申请转入，不允许直接创建。作业负责人：公司采购部使用时机：当采购申请已经所有主管的批准。补充说明：各种类型的采购申请转订单的路径及快捷代码完全相同，但具体的操作方法不完全一致，下面分别说明。路径：物料管理—采购—采购申请—采购申请的分配和处理快捷代码：ME57标准采购订单画面样式：栏位说明：栏位说明是否必输采购申请采购申请号，可输入选择范围N采购组采购申请中的采购组N商品采购申请中的物料号N物料组申请中物料的物料组N地点采购申请中的收货工厂N凭证类型采购申请为“NB”，一般不输N项目种类如果是委外加工这里输“L”，一般不输N帐户分配类别如果是非BOM类企划品输“K”，一般不输N交货日期采购申请中的交货日期N订单期限日期采购申请被转成采购订单的日期，系统默认计算是：交货日期减该物料主数据MRP2视图中定义的‘计划交货时间’即采购提前期N固定的供应商采购申请项目中如有唯一供应商的，可在此输入以限定选择范围，一般不输N申请者采购申请中的“申请者”N已分配的请购单已分配供应商的采购申请项目N已结算的申请已收货的采购申请项目N仅批准的申请处于已批准状态的申请N全部批准的请求各种批准状态的申请N批准项目方式的申请以项目为单位的申请，必须选中Y操作说明：输入选择条件，点“执行”按扭系统按行项目列出符合条件的采购申请，选中要处理的申请，点“自动分配”按钮当该物料存在多个供应商时，系统弹出一个窗口，列出这些供应商，如果只有一个供应商，则直接进入下一画面，双击要选择的供应商点“分配总揽”按钮每一行表示采购申请中的一个行项目，双击要选择的项目，或点中要选择项目的第二行，点“处理分配”按钮系统弹出窗口，可在此修改采购组等数据，回车在这一屏选中采购申请号，使其背景为蓝色，点“采用”按钮采购申请中这个行项目的数据及信息记录中的价格将被完全复制到订单中，部分数据可在此处修改，保存即可；如果订单中还有已计划费用，就要维护“条件”页选择已计划费用的代码根据选择的代码，在“价格”栏位输入百分比或金额值，回车，则“定价值”会自动算出并与货款金额合计。系统再次提示，点“保存按钮”；系统自动回到处理分配的画面系统回到处理分配的画面，但已创建订单的行项目上显示“已订购1”，表示该订单已创建完成，逐层退出。如果采购订单未创建就退回，此处显示“已订购0”退货采购订单用途与目的：采购收货入质检并处理过检验批后，就无法对这张采购订单退货，如要退货必须再创建一张退货的采购申请并转为退货采购订单，对其进行退货的操作。操作说明：处理分配之前的操作与标准采购订单完全一样，不同之处在下面说明。退货的采购申请被分配后，进入创建采购订单的画面，对其“采用”；在“跟踪号”栏位有“退货”字样则要选中“退货”的标记，保存、逐层退出。免费采购订单用途与目的：采购订单中如果存在供应商赠品，且该赠品的需要验收的，则要使用免费的采购订单。操作说明：处理分配之前的操作与标准采购订单完全一样，不同之处在下面说明。在采用或修改的画面要选中“免费”的标记。保存、逐层退出。委外采购订单用途与目的：当工厂要提供物料给供应商加工，再收回加工后的另一物料时，使用委外采购订单，使得发货、收货及请款有连贯性。操作说明：处理分配之前的操作与标准采购订单完全一样，不同之处在下面说明。委外的采购订单是跟据委外的采购申请创建的，所以采用后，“项目类别”栏位自动将采购申请中的“L”标记带到订单中。如果还有已计划费用，维护条件，完成后保存，逐层退出。非BOM类企划品采购订单用途与目的：专用于非BOM类企划品的采购。操作说明：处理分配的操作与标准采购订单完全一样。固定资产采购订单用途与目的：专用于固定资产的采购。操作说明：分配供应商时采购手工分配的方法，选中采购申请后点“手工分配”按钮系统自动弹出一窗口在“框架协议”栏位输入合同号，在“协议项”栏位输入所用到的合同中的项目号，回车后，供应商及采购组织均自动带出，点“分配供应源”按钮在该屏点“分配总览”按钮双击要处理的项目点执行按钮或回车保存该订单并退回前一屏系统显示出生成的订单号。采购订单的维护采购订单的显示用途与目的：显示采购订单的内容，查看供应商、价格及收货、请款的情况等路径：物料管理—采购—采购订单—采购订单的显示快捷代码：ME32N画面样式：系统总是显示最后操作的那一张订单，如果要显示另一张订单，点“其它采购订单”按钮，用户可根据需要选择要查看的内容。注意：只有收了货的采购订单才可以查到“采购订单历史”。抬头栏位说明：栏位说明交货/开票存放订单货币，付款条件等数据条件用于维护已计划费用地址供应商地址合伙人如果供应货方与发票方不同时，此处维护发票方机构数据存放采购组织、采购组及公司代码数据状态订单的批准状况和收货、请款情况批准策略订单的批准策略、批准代码及批准状态项目总览栏位说明：栏位说明项目行项目号A帐户设置分类，非BOM类企划品为“K”I订单项目类型，委外项目为“L”物料订购的物料代码短文本物料名称PO数量订购数量OUN订单单位交货日期预计的交货日期净价、货币、单位采购信息记录中维护的税前单价物料组物料组工厂收货工厂仓储地点收货库存地点申请者采购申请中的申请者信息记录所采用的信息记录号退货退货订单标识免费免费订单标识采购申请根据哪张采购申请转入的项目细节栏位说明：用于显示每一行项目的数据显示栏位说明商品数据存放物料组数量/重量订单数量及维护在与该物料相关的资料中，各种计量单位的换算关系交货计划订单中的交货日期及实际收货日期发票请款情装况及税码条件分配到项目中的已计划费用采购订单历史项目的收货情况及请款情况交货地点收货的工厂采购订单的修改和关闭用途与目的：修改采购订单中的数据、对未完全交货的订单进行关闭订单操作，使之不再出现在应交报表中。作业负责人：公司采购部采购员使用时机：所有未收货的订单均能修改；对于已批准的订单，可修改收货日期，而不影响批准状态；将订单中的物料数量改少也不影响批准状态，但如果将订单中的数量改大，则已批准状态变为未批准状态而要重新批准才能生效；也可用于关闭未完全收货而不再收货的订单。路径：物料管理—采购—采购订单—采购订单的修改快捷代码：ME22N画面样式：栏位说明：详见“采购订单的显示”。操作说明：用户可根据需要修改一些数据，如交货日期、数量、采购组、条件等，但无法修改物料号、价格等是无法修改的，修改之后保存；另外，如果采购订单不再收货，则要将其关闭，选择“交货”没有完全收货的采购订单，要尽快关闭。在“应交未交表”，未关闭的订单都会出现在该表中。选中“完全交货”，保存系统提示采购订单被修改。采购订单的删除和恢复用途与目的：删除或恢复已打删除标记的订单项目。作业负责人：公司采购部采购员使用时机：未收货的订单要删除订单项目时使用，可在批准前或批准后；已收货的订单不能删除；补充说明：采购订单的删除，其实是给行项目打删除标记，而不是真的取消了该项目；批准过的采购订单删除或恢复任何一个项目，该订单恢复到未批准状态。路径：物料管理—采购—采购订单—采购订单的修改快捷代码：ME22N画面样式：栏位说明：详见“采购订单的显示”。操作说明：选中要删除的项目，点“删除”按钮系统会提示用户确认，点“是”该项目被打上删除标记，如要取消删除，选中项目，点象一把打开的锁的“解冻/未删除”按钮，保存。采购订单的批准用途与目的：所有的采购订单（包括退货订单），只有经过批准，才能打印、收/发货；对于已批准而未收货的订单，也可在此取消批准。补充说明：批准过的订单如果修改数量，并且是将数量改成比批准时多，或是删除或恢复已被删除的行项目，则该订单恢复成未批准状态，要重新批准；如果把数量改少或更改交货日期，该订单仍维持已批准状态。作业负责人：公司采购部主管使用时机：采购订单一但建成，即可进行批准；有时也用于对修改过的订单重新批准。路径：物料管理—采购—采购订单—采购订单的批准快捷代码：ME28画面样式：栏位说明：栏位说明是否必输批准代码批准订单主管所使用的批准代码Y设置批准如要批准订单选中此项二者必选其一取消批准如要取消批准选中此项批准先决条件执行只列出处于该代码待批准状态的订单Y采购凭证类别选“F”Y采购组织订单中的采购组织N凭证号采购订单号N凭证类型采购订单为“NB”，可不输N采购组订单中的采购组N供应商订单中的供应商代码N供应地点订单中的收货工厂N凭证日期采购订单凭证日期N操作说明：分设置批准和取消批准分别说明（1）批准订单：输入批准代码和要批准的订单的选择条件，如采购组织、采购组或订单号等，一定要选中“设置批准”，执行系统将符合条件的采购订单列出，选中要批准的订单，点“批准”按钮，该订单显示为“已批准”，在这一屏，批准的动作可重复使用，再一次性保存，这样可同时批准多张订单。如果一进入这一屏，就选中要批准的订单，点“批准+存盘”按钮，系统不提示订单已批准，而是直接进入下一屏，功能与选批准、再保存一样，但这样一次只能批准一张订单。系统提示批准被保存。（2）取消批准：与设置批准时一样，在选择屏幕输入批准代码和要取消批准的订单的选择条件，如采购组织、采购组或订单号等，一定要选中“取消批准”，执行系统根据初始屏幕输入的选择条件，列出可取消批准的订单，将鼠标点中要取消批准的订单，点“取消批准”按钮，该项目的第二行显示为绿色背景、项目上显示为未批准状态，同时系统提示批准取消；以上动作可复操作，以选中多个订单；确认需要的订单都已选中，保存，系统自动退到初始屏幕。如果我们想察看采购订单的详细情况，可以双击相应的订单号进入采购订单的显示屏幕。如下图所示：修改修改在此屏幕可以看到采购的物料、数量和金额等信息，采购主管要是拒绝批准此采购订单，可以将原因输入在订单中，操作如下：1进入采购订单的显示屏幕后，点击“修改”按钮进入修改状态；2选择抬头中的“文本”页，再点击抬头文本中的“表头文本”；3在右侧的空白处注明原因。查询一张采购订单是否已被批准，从显示抬头数据的“状态”页中可以看到。采购订单列印用途与目的：将订单列印出来向供应商订购所需物料。作业负责人：公司采购部采购员使用时机：采购订单批准后列印。补充说明：采购订单是否为首次列印，其操作路径也不一样，下面分别说明。采购订单首次列印路径：物料管理—采购—采购订单—采购订单首次列印快捷代码：ZMA1画面样式：操作说明：输入首次打印的采购订单号码，如果该订单不是第一次列印，在这个路径下将不能打印，执行采购订单为套打，所以只显示系统中的数据。采购订单重复列印路径：物料管理—采购—采购订单—采购订单重复列印快捷代码：ZMA2画面样式：操作说明：输入重复打印的采购订单号码，如果该订单是第一次列印，在这个路径下将不能打印，执行请款用途与目的：采购收货后，由采购员对订单请款，以实现后续的对供应商付款的作业。作业负责人：公司采购部采购员使用时机：采购订单收货后即可开始付款的作业。补充说明：只有收货后的采购订单才能请款；请款有先后顺序，货款和已计划费用的请款不分先后，但未计划费用一定不能在货款之前请；三者也可同时请款；采购人员输入发票后先将其暂存，由会计人员对其过帐；只有暂存的凭证才可以打印请款单明细；发票和贷方凭证是一对，互为反冲；事后借记和后续贷记是一对，互为反冲；发票用于货款和已计划费用的请款，如果未计划费用和已计划费用或货款同时请款时也使用；贷项凭证用于退货，或发票的反冲；事后借记用于单独请未计划费用；如果要先请未计划的运费，要按制度走预支款流程；各种类型的请款都使用同一路径：路径：物料管理—采购—请款—请款凭证创建快捷代码：MIRO画面样式：点击菜单“编辑—切换公司代码”来切换要请款的公司在弹出的窗口输入公司代码，回车请货款用途与目的：专用于单纯请货款时。画面样式：抬头栏位说明：栏位说明是否必输业务处理选择“发票”Y发票日期创建发票的日期Y记帐日期发票记帐日期Y金额发票中的含税总金额Y税额发票中的总税额Y项目栏位说明：栏位说明是否必输金额税前货款金额YS借/贷标识，如果是贷项请款为“-”，系统自动生成，不用维护N数量请款物料的数量YUN订单单位Y采购订单采购订单号YPO项目采购订单中的项目号，系统自动带入N采购单文本物料名称，系统自动带入N税务代码计算税额所使用的税率代码Y操作说明：选择“采购订单/计划协议”；输入采购订单号；选择“货物/服务项目”，回车系统列出该订单已收货项目的数量及订单中该数量的货款金额，双击“金额”栏位可查看该行项目的各种已计划费用及按已收货数量算出的金额在请款画面，双击采购订单号，可查看该订单的细节确认各项数据后，退回请款画面参照供应商发票输入：金额：输入含税的货款；税额：输入该发票的税额；不要选中“计算税”、税码的部分也不用处理；选中行项目；当发票余额为0时指示灯为绿色，表示该凭证金额已平，这时点“模拟”按钮，可以看到模拟的记帐后，产生的会计凭证：模拟按钮模拟按钮关闭模拟画面，确认数据无误后，暂存该发票，之后由会计记帐，产生正式的会计凭证。暂存按钮暂存按钮如果在该屏点“保存”按钮，则对该预制发票记帐，这个权限在会计，采购人员只能对其暂存，暂存后生成一个发票号系统提示产生的发票号。请已计划费用用途与目的：专用于单纯请已计划费用。画面样式：栏位说明：详见“请货款”操作说明：跟请货款一样，选择“发票”、“采购订单/计划协议”、输入采购订单号，请已计划费用时，要选择“计划交货成本”，回车，系统列出该订单中已收货的数量和相应的已计划费用金额；参照供应商发票输入：金额：输入含税的已计划费用总金额；税额：输入该发票的税额；不要选中“计算税”、税码的部分也不用处理；选中行项目；回车，当发票余额为0时指示灯为绿色，表示该凭证金额已平，暂存该发票系统提示该发票已暂存。请未计划费用用途与目的：专用于为未计划费用请款。补充说明：请未计划费用不能早于货款。画面样式：栏位说明：详见“请货款”操作说明：请未计划费用一定要选择“事后借记”、“采购订单/计划协议”、输入采购订单号，并选择系统默认的“货物/服务项目”，回车，系统列出该订单的行项目；参照供应商发票输入：金额：输入含税的未计划费用总金额；税额：输入该发票的税额；不要选中“计算税”、税码的部分也不用处理；注意：未计划费用在请款时，税前金额与两处金额的维护有关行项目中金额的栏位一开始为空，由用户填写应给该项目分摊多少费用；在“细节”页中，“未计划的交货费”将按请款物料在订单中所占金额的比例分摊到各行项目中；最后，一个行项目的未计划费用总额，为行“项目金额”+“分摊金额”。确认数据无误，回车，当发票余额为0时指示灯为绿色，表示该凭证金额已平，暂存该发票。货款、已计划费用和未计划费用同时请款用途与目的：用于两种或以上费用同时请款时。货款、