公司会议服务管理制度

公司会议服务管理制度第一章总则

为了提高公司会议效率，确保会议质量，规范会议服务管理，特制定本制度。公司会议服务管理制度适用于公司内部各类会议，旨在明确会议组织、流程、记录、跟踪落实以及会议室管理等方面的规范。

一、会议目的

1.提高公司决策效率，促进各部门之间的沟通与协作。

2.传达公司政策、战略目标，确保全体员工对公司发展方向有清晰认识。

3.解决工作中存在的问题，推动项目进度，提高工作效率。

4.增强团队凝聚力，提升员工工作积极性。

二、会议类型

1.定期会议：如周例会、月度例会、季度总结会等。

2.临时会议：根据工作需要临时组织的专题会议。

3.培训会议：针对员工业务能力提升的培训活动。

4.总结会议：对阶段工作进行总结、评价的会议。

三、会议组织

1.会议组织者：负责会议的筹备、通知、主持等工作。

2.参会人员：根据会议主题和内容，确定参会人员范围。

3.会议服务人员：负责会议现场的服务、支持工作。

四、会议原则

1.精简高效：会议时间、参会人员应尽量精简，提高会议效率。

2.预约有备：提前通知会议时间、地点、议程，参会人员做好发言准备。

3.开放沟通：鼓励参会人员积极发言，充分表达意见和建议。

4.议事公开：会议内容、决策结果应在公司内部进行公开，确保信息透明。

五、会议纪律

1.会议期间，参会人员应保持手机静音或振动，避免影响会议进程。

2.参会人员应按时到场，如有特殊情况需提前请假。

3.会议期间，不得随意离场，如有紧急事项需向主持人请假。

4.会议内容、决策结果应严格保密，未经允许不得泄露。

六、本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。全体员工应严格遵守本制度，共同维护公司会议服务管理工作。后续章节将详细阐述会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等内容，以确保公司会议服务管理工作的高效、有序进行。

第二章会议流程

为确保公司会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议流程至关重要。以下是公司会议流程的详细规定：

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据公司工作计划、项目进度或临时事项，明确会议主题。

2.制定会议议程：列出会议讨论的议题，明确各议题的讨论时间及顺序。

3.确定参会人员：根据会议主题和议程，确定参会人员范围，并向相关人员发出会议通知。

4.会议通知：提前至少三天向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程及参会要求。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前进行签到，确保参会人员准时到场。

2.会议主持人开场：介绍会议主题、议程，明确会议目标，提醒会议纪律。

3.各议题讨论：按照会议议程，逐一讨论各议题，鼓励参会人员积极发言，充分表达意见和建议。

4.主持人总结：在每个议题讨论结束后，主持人进行简要总结，确保讨论成果得以明确。

三、会议决策

1.提出决策建议：针对讨论的议题，提出具体的决策建议。

2.投票表决：如需进行决策，可采用投票表决的方式，确保决策的公正性。

3.形成会议纪要：会议纪要应包括会议主题、议程、讨论内容、决策结果等。

四、会议结束

1.主持人宣布会议结束，对参会人员的积极参与表示感谢。

2.会议纪要的整理与分发：由专人负责整理会议纪要，并在会议结束后的一周内发送给参会人员，以便跟踪落实。

3.参会人员离场：会议结束后，参会人员按照指定路线离场，确保会场秩序。

五、会议跟踪

1.会议决策的落实：各部门负责人根据会议纪要，督促相关人员执行决策，并及时反馈执行情况。

2.评估会议效果：会议结束后，收集参会人员对会议效果的评估意见，以便不断优化会议流程。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议决策的有效执行，对会议纪要进行跟踪落实至关重要。以下是对会议纪要跟踪落实的具体规定：

一、会议纪要的整理与发布

1.会议纪要应由专人负责整理，确保内容准确、完整。

2.会议纪要应包括以下内容：会议主题、时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果、责任部门及责任人、执行期限等。

3.会议纪要整理完毕后，应在会议结束后的一周内发送给所有参会人员，并在公司内部适当范围内进行公开。

二、会议决策的执行与跟踪

1.各部门负责人应认真阅读会议纪要，了解本部门相关的决策内容，并督促相关人员按期执行。

2.责任部门及责任人应在规定时间内完成决策的执行，并及时向会议组织者反馈执行情况。

3.会议组织者应定期检查决策执行情况，对存在的问题及时协调解决，确保决策落实到位。

三、会议决策的评估与反馈

1.在决策执行过程中，各部门应定期对执行情况进行自我评估，并提出改进措施。

2.会议组织者应定期组织评估会议，对会议决策的执行效果进行评价，总结经验教训，为后续会议提供参考。

3.对于执行不力的部门或个人，应视情况给予提醒、通报批评等处理，并纳入绩效考核。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要整理完成后，应按照公司档案管理规定进行归档，以便于后续查阅。

2.公司员工可根据工作需要，申请查阅相关会议纪要，了解会议决策内容。

3.会议纪要的查阅应遵循保密原则，未经允许不得泄露会议内容。

第四章会议室管理规定

为确保会议室的高效利用，创造良好的会议环境，特制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前向行政管理部门提交会议室申请。

2.申请内容包括：会议时间、预计参会人数、会议主题、所需设备等。

3.行政管理部门根据申请情况，合理安排会议室，并在会议前做好准备工作。

二、会议室使用规范

1.会议室内应保持安静、整洁，禁止吸烟、喧哗、进食等行为。

2.使用会议室时，应爱护公物，遵守设备操作规程，如有损坏，需照价赔偿。

3.会议室内严禁私拉乱接电源线、网络线等，确保消防安全。

4.会议结束后，参会人员应将座椅归位，关闭投影仪、空调等设备，并通知行政管理部门进行清理。

三、会议室设备管理

1.行政管理部门负责会议室设备的日常维护、保养，确保设备正常运行。

2.会议室设备使用前，使用人员应检查设备是否正常，如有问题及时报告行政管理部门。

3.对于特殊设备，如投影仪、音响等，使用人员应在行政管理部门指导下进行操作。

四、会议室安全保障

1.会议室应定期进行安全检查，确保消防设施、安全通道等符合要求。

2.会议期间，参会人员应遵守安全规定，如发生紧急情况，按照应急预案进行疏散。

3.行政管理部门应加强对会议室的安全巡查，发现问题及时整改。

五、会议室环境卫生

1.行政管理部门负责会议室的卫生清洁工作，确保会议环境整洁。

2.会议期间，参会人员应保持会议室卫生，不乱丢垃圾，不损坏绿化植物。

3.定期对会议室进行消毒、通风，预防疾病传播，保障员工健康。

遵循以上规定，共同维护会议室的管理秩序，为公司各类会议的顺利召开提供有力保障。

第五章附则

为确保公司会议服务管理制度的有效实施，特制定以下附则：

一、本制度的解释权归公司行政管理部门所有。