会议服务方案及管理制度

会议服务方案及管理制度第一章总则

一、会议服务方案及管理制度（以下简称“制度”）旨在规范公司会议的组织、召开及管理，确保会议高效、有序进行，提高决策效率及执行力。

二、本制度适用于公司各类会议，包括但不限于董事会、总经理办公会、部门例会等。

三、公司各部门及员工应严格遵守本制度，共同维护会议秩序，确保会议目标的实现。

四、会议分为定期会议和临时会议。定期会议包括年度会议、季度会议、月度会议等；临时会议根据工作需要随时召开。

五、会议的组织和召开应遵循以下原则：

1.精简、高效、务实；

2.重视会议质量，注重会前准备、会中讨论和会后落实；

3.明确会议主题，合理安排会议议程；

4.遵守会议时间，严格控制会议规模。

六、会议的组织和召开应遵循公司保密规定，会议内容涉及商业秘密的，与会人员应签订保密协议。

七、会议费用应按照公司财务制度执行，合理控制，厉行节约。

八、本制度自发布之日起实施，公司原有相关制度与本制度不一致的，以本制度为准。如需对本制度进行修订，由公司总经理办公会研究决定。

九、本制度的解释权归公司董事会。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标，明确会议类型及参会人员范围。

2.拟定会议议程，包括会议议题、讨论重点、预计时长等。

3.选择合适的会议时间、地点，并通知与会人员。

4.准备会议资料，包括会议议程、相关报告、数据等，确保资料齐全、准确。

5.会前通知与会人员，要求做好会前准备。

二、会议通知

1.会议通知应包括会议主题、时间、地点、议程、参会人员、注意事项等内容。

2.会议通知应提前发送，确保与会人员有足够的时间做好准备。

3.对于重要会议，可通过电话、短信等方式进行提醒。

三、会议签到

1.与会人员应在会议开始前进行签到，确认参会人员到齐。

2.会议组织者应记录未到人员，并在会后了解原因。

四、会议主持

1.会议主持人负责组织、引导会议讨论，确保会议按议程进行。

2.主持人应掌握会议时间，控制会议节奏，确保会议高效进行。

3.主持人应鼓励与会人员积极发言，充分表达观点。

五、会议讨论

1.与会人员应围绕会议主题和议程展开讨论，避免跑题。

2.会议讨论应充分、深入，确保问题得到有效解决。

3.讨论过程中，主持人可对议题进行梳理，总结各方观点。

六、会议决策

1.会议决策应在充分讨论的基础上，形成明确、具体的决议。

2.决策过程中，主持人应确保与会人员充分表达意见，形成共识。

3.会议决策应记录在案，并由专人负责整理、发布。

七、会议总结

1.会议主持人应在会议结束时对会议成果进行总结，强调会议决议的执行。

2.对于未解决的问题，明确责任人和解决时间，确保问题得到及时解决。

八、会议记录

1.会议记录应包括会议主题、议程、与会人员、讨论内容、决策结果等。

2.会议记录应真实、准确、完整，便于会后跟踪落实。

3.会议记录应由专人负责整理、归档，并在会议结束后及时发送给与会人员。

九、会后落实

1.与会人员应按照会议决议，积极落实相关工作。

2.会议组织者应对会议决议的执行情况进行跟踪、督促，确保工作落实到位。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应由专人负责编制，确保内容的准确性、完整性和可执行性。

2.会议纪要应包括会议基本信息、与会人员、讨论内容、决策结果、责任分配及执行期限等关键信息。

3.会议纪要应在会议结束后尽快完成，并在最迟不超过两个工作日内发送给所有与会人员及相关部门。

4.会议纪要的发布应采取书面形式，必要时可通过公司内部网络平台进行公告。

二、会议纪要的审批流程

1.会议纪要编制完成后，应提交给会议主持人或相关负责人进行审批。

2.审批人应对会议纪要的内容进行仔细审查，确保无误后予以批准。

3.批准后的会议纪要应正式发布，并作为后续工作的执行依据。

三、会议决议的执行跟踪

1.会议组织者或指定责任人应对会议决议的执行情况进行定期跟踪。

2.跟踪过程中，应记录决议执行的具体情况，包括进度、遇到的问题及解决方案等。

3.对于执行中出现的重大问题，应及时上报，并采取措施予以解决。

四、会议决议的反馈与评估

1.各责任部门或个人应在规定时间内完成会议决议的执行，并向会议组织者反馈执行结果。

2.会议组织者应对反馈结果进行评估，确保会议决议得到有效实施。

3.对于未能按时完成或执行效果不佳的情况，应分析原因，制定改进措施，并在后续会议中予以关注。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要应按照公司档案管理规定进行归档，确保资料的完整性和可追溯性。

2.归档后的会议纪要应设置合理的查阅权限，便于相关人员查阅。

3.会议纪要的查阅应遵循公司保密规定，确保信息安全。

六、会议纪要的持续改进

1.会议组织者应定期收集会议纪要执行中的问题和建议，为改进会议管理制度提供依据。

2.结合实际执行情况，对会议流程、纪要编制、跟踪落实等方面进行持续优化，提高会议管理效率。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订应由会议组织者提前进行，确保会议时间、地点的合理安排。

2.预订时应提供会议主题、参会人数、所需设备等信息，以便于会议室管理人员进行安排。

3.会议室预订应遵循先到先得的原则，对于重要会议或紧急会议，会议室管理人员可进行优先安排。

二、会议室布置与设施

1.会议室布置应简洁、大方，符合会议主题和氛围。

2.会议室应配备必要的设施，如投影仪、音响、白板、会议桌椅等，确保会议顺利进行。

3.会议室管理人员应定期检查设施设备，发现问题及时报修，确保设备正常运行。

三、会议室使用规范

1.与会人员应按时进入会议室，遵守会议纪律，保持会场安静。

2.会议期间，与会人员应关闭手机或将其调至静音状态，避免影响会议进行。

3.爱护会议室设施，不得随意损坏或搬离会议室物品。

四、会议室卫生与安全

1.会议室应保持整洁，会议结束后，与会人员应将座椅归位，清理垃圾。

2.会议室管理人员应定期进行卫生清洁，确保会议室环境卫生。

3.会议室应配置消防器材，与会人员应熟悉消防设施位置及使用方法，确保会议安全。

五、会议室保密工作

1.会议室应设置保密等级，对于涉及商业秘密的会议，应采取相应保密措施。

2.与会人员应签订保密协议，严守会议内容，不得泄露给无关人员。

3.会议结束后，会议组织者应收集会议资料，防止泄露。

六、会议室管理人员的职责

1.会议室管理人员应负责会议室的预订、布置、设施检查等工作。

2.管理人员应熟悉会议室各项规定，并对违反规定的行为进行制止和纠正。

3.管理人员应定期收集与会人员的意见和建议，不断改进会议室管理工作。

第五章附则

一、本制度的解释权归