会议活动策划及执行标准

会议活动策划及执行标准TOC\o"1-2"\h\u30271第一章：会议活动策划概述 2225371.1会议活动策划的定义与目的 2162791.2会议活动策划的原则 226713第二章：会议目标与主题设定 3320632.1确定会议目标 3186232.2设定会议主题 3247282.3主题创意与提炼 47979第三章：会议场地与设施选择 4126823.1场地选择的标准与要求 4119893.2设施配置与布置 4321723.3场地预定与合同签订 520785第四章：会议议程与内容安排 566434.1制定会议议程 5111144.2设计会议内容 6211884.3专题讲座与活动安排 611432第五章：会议宣传与推广 7178115.1宣传策略制定 79555.2推广渠道与方法 7308395.3宣传材料制作与发布 728379第六章：会议邀请与接待 8100716.1邀请对象与名单 878336.2邀请函设计与发送 8152686.3接待工作与流程 927964第七章：会议用品与物料准备 9191317.1用品与物料清单 9302357.2采购与库存管理 1062337.3用品与物料的摆放与分发 1013491第八章：会议服务与保障 10178768.1服务人员配置与培训 10208808.2会议现场管理 11235398.3紧急情况应对与处理 1113110第九章：会议餐饮与住宿安排 1232209.1餐饮服务标准与要求 12234799.1.1餐饮服务流程 12129359.1.2餐饮服务质量要求 1280909.2住宿安排与协调 1223789.2.1住宿预定 13269319.3餐饮与住宿费用预算与控制 1390899.3.1预算制定 1350339.3.2费用控制 137784第十章：会议现场布置与氛围营造 1382510.1现场布置风格与主题 131677910.2舞台设计与灯光音响 14318810.3氛围营造与互动环节 1430089第十一章：会议结束后工作总结 15270011.1会议效果评估 15452911.2问题与不足总结 151764311.3经验与教训分享 1516306第十二章：会议策划与执行流程优化 16170712.1流程梳理与优化 162809812.2资源整合与协调 16785012.3持续改进与提升 17第一章：会议活动策划概述1.1会议活动策划的定义与目的会议活动策划是指在举办各类会议、活动过程中，对活动内容、形式、流程、场地、人员、物资等方面进行系统规划和设计的过程。会议活动策划旨在保证活动的顺利进行，提高活动效果，实现活动目标。会议活动策划的定义包括以下几个方面：（1）明确活动主题：根据活动目的和需求，确定活动的中心思想。（2）制定活动方案：包括活动形式、内容、流程、时间安排等。（3）选择活动场地：根据活动规模、性质和需求，选择合适的场地。（4）组织人员分工：明确各岗位人员职责，保证活动顺利推进。（5）筹备物资设备：提前准备活动所需的各类物资和设备。会议活动策划的目的主要包括：（1）提高活动效果：通过精心策划，使活动更具吸引力，提高参与者的积极性和满意度。（2）实现活动目标：保证活动达到预期效果，实现组织者设定的目标。（3）展示企业品牌形象：通过活动策划，展示企业的专业水平和良好形象。1.2会议活动策划的原则会议活动策划应遵循以下原则：（1）实用性原则：活动策划要充分考虑实际需求，保证活动内容、形式和流程具有可操作性。（2）创新性原则：在策划过程中，要勇于尝试新的形式和方法，使活动具有创新性。（3）针对性原则：根据活动目的和参与者特点，有针对性地进行策划，满足不同需求。（4）经济性原则：在策划过程中，要合理控制成本，保证活动的经济效益。（5）安全性原则：保证活动过程中的安全，预防意外的发生。（6）环保性原则：在策划和实施活动过程中，注重环保，减少对环境的影响。（7）合作性原则：策划过程中，要加强与相关部门和人员的沟通合作，共同推进活动顺利进行。第二章：会议目标与主题设定2.1确定会议目标会议目标的确定是会议策划过程中的重要环节，它关乎会议的成效与价值。以下是确定会议目标的几个关键步骤：（1）分析会议背景：了解会议召开的背景，包括行业现状、企业需求、参会人员特点等，为确定会议目标提供依据。（2）明确会议目的：根据会议背景，明确会议的目的，如提升员工能力、加强团队协作、推动项目进展等。（3）制定具体目标：将会议目的具体化，形成可衡量的目标，如提高员工业务技能20%，增强团队凝聚力30%等。（4）分解目标：将整体目标分解为若干个子目标，以便于实施和监控。2.2设定会议主题会议主题是会议的灵魂，它能够引导参会人员关注会议的核心内容。以下是设定会议主题的几个关键步骤：（1）结合会议目标：根据会议目标，选择与之相关且具有针对性的主题。（2）关注行业热点：关注行业动态，选择具有前瞻性和实用性的主题。（3）考虑参会人员需求：深入了解参会人员的需求，选择能够满足他们期望的主题。（4）简洁明了：会议主题应简洁明了，便于参会人员理解和记忆。2.3主题创意与提炼主题创意与提炼是提升会议品质的关键环节。以下是主题创意与提炼的几个方法：（1）运用创意思维：运用创意思维，从不同角度思考会议主题，力求新颖、独特。（2）借鉴优秀案例：参考国内外优秀会议的主题，提炼出具有共性的元素，为创意提供灵感。（3）结合企业文化：将企业文化融入会议主题，使之更具特色和内涵。（4）注重实际效果：在创意与提炼过程中，注重实际效果，保证会议主题具有可操作性和实用性。通过以上方法，可以为会议目标与主题设定提供有力支持，为会议的顺利进行奠定基础。第三章：会议场地与设施选择3.1场地选择的标准与要求在选择会议场地时，需要考虑以下几个标准与要求：（1）地理位置：会议场地的地理位置应便利，便于与会者出行。考虑场地周边的交通状况、公共交通设施等因素，保证与会者能够顺利抵达。（2）场地规模：根据会议的规模和与会人数，选择合适的场地。场地规模过大或过小都会影响会议效果。（3）场地设施：会议场地应具备基本的设施，如投影仪、音响、空调、照明等。还需要考虑场地是否提供其他辅助设施，如休息区、茶歇服务等。（4）场地环境：选择场地时，要关注场地环境是否舒适、安静，避免受到外界干扰。（5）价格：根据会议预算，选择价格合适的场地。在保证会议质量的前提下，合理控制成本。（6）服务质量：考察场地的服务质量，包括会场布置、餐饮服务、安保措施等。3.2设施配置与布置在会议场地确定后，需要对场地内的设施进行配置与布置，以下是一些建议：（1）座位安排：根据会议类型和与会人数，合理设置座位。座位间要保持适当的距离，以便与会者互相交流。（2）音响设备：保证音响设备质量良好，满足会议需求。如有特殊需求，如同声传译，需提前准备相关设备。（3）投影仪及屏幕：选择合适的投影仪和屏幕，保证画面清晰、亮度适中。（4）照明：合理布置照明，使会场光线柔和、舒适，避免与会者感到疲劳。（5）休息区：设置休息区，提供茶歇服务，以便与会者在会议间隙休息。（6）指示牌：在会场内外设置清晰的指示牌，引导与会者顺利找到会场。3.3场地预定与合同签订在确定会议场地后，需要进行场地预定与合同签订。以下是一些建议：（1）预定流程：了解场地的预定流程，包括预定时间、预定方式等。按照预定要求，提前预订场地。（2）合同条款：在签订合同前，认真阅读合同条款，了解双方的权利和义务。如有疑问，及时与场地方沟通，保证合同内容清晰明了。（3）费用支付：明确费用支付方式和时间，按照约定支付场地租赁费等相关费用。（4）违约责任：了解双方在合同履行过程中的违约责任，以便在发生纠纷时，能够依据合同条款解决问题。（5）合同存档：签订合同后，将合同正本和副本存档备查，以备不时之需。第四章：会议议程与内容安排4.1制定会议议程会议议程是会议的组织者为了保证会议的顺利进行，提高会议效率而制定的一份详细计划。制定会议议程需要充分考虑会议的主题、目的、时间、地点、参会人员等因素。会议议程应包括以下几个部分：（1）开场致辞：介绍会议的背景、目的和重要性，对参会人员表示欢迎。（2）会议主题：明确会议的主题，引导参会人员聚焦讨论。（3）议程安排：详细列出会议的各项议程，包括讲座、讨论、互动环节等。（4）时间分配：为每个议程安排合理的时间，保证会议的顺利进行。（5）休息时间：考虑到参会人员的体力，合理安排休息时间。（6）闭幕致辞：总结会议成果，对参会人员表示感谢。制定会议议程时还需注意以下几点：（1）议程内容要紧凑，避免出现时间浪费。（2）议程安排要合理，保证每个议题都能得到充分讨论。（3）议程中要预留一定的弹性时间，以应对突发情况。4.2设计会议内容会议内容是会议的核心部分，设计会议内容需要充分考虑参会人员的兴趣、需求和会议目标。以下是一些建议：（1）确定会议主题：根据会议目的和参会人员需求，确定会议主题。（2）策划讲座与讨论：邀请相关领域的专家进行讲座，组织参会人员就讲座内容展开讨论。（3）互动环节：设计一些互动环节，如小组讨论、问答环节等，提高参会人员的参与度。（4）展示与分享：安排参会人员展示自己的研究成果或经验，促进交流与分享。（5）案例分析与实战演练：通过案例分析、实战演练等方式，提高参会人员的实际操作能力。4.3专题讲座与活动安排专题讲座与活动安排是会议的重要组成部分，以下是一些建议：（1）专题讲座：邀请行业专家进行专题讲座，讲座内容要紧密围绕会议主题，提供有价值的信息。（2）活动安排：根据会议主题和参会人员需求，设计一些有针对性的活动，如研讨会、工作坊、实地考察等。（3）时间分配：为每个专题讲座和活动安排合理的时间，保证参会人员能够充分参与。（4）互动环节：在讲座和活动过程中，设置互动环节，鼓励参会人员提问、发表观点。（5）成果分享：在活动结束后，组织参会人员分享自己的收获和感悟，促进交流与成长。第五章：会议宣传与推广5.1宣传策略制定会议宣传策略的制定是保证会议成功的关键环节。要明确会议的主题、目标和受众群体，以便制定有针对性的宣传策略。以下是一些建议：（1）明确会议主题和亮点：将会议的主题、议题和亮点进行梳理，以便在宣传中突出展示。（2）了解受众需求：通过调查、访谈等方式了解受众的需求和关注点，有针对性地进行宣传。（3）制定宣传方案：根据会议主题、目标和受众需求，制定切实可行的宣传方案，包括宣传内容、形式、渠道和时间等。（4）确定宣传预算：合理分配宣传预算，保证宣传活动的顺利进行。5.2推广渠道与方法会议推广渠道和方法的选择是宣传策略的重要组成部分。以下是一些常见的推广渠道和方法：（1）线上渠道：利用社交媒体、官方网站、邮件、网络论坛等线上平台进行宣传。（2）线下渠道：通过传统媒体（如报纸、杂志、电台、电视台等）和户外广告进行宣传。（3）合作伙伴：与相关行业、企业、协会等合作伙伴共同宣传，扩大会议影响力。（4）口碑传播：通过会前、会中和会后口碑传播，提高会议知名度。（5）活动推广：举办预热活动、线上有奖竞猜、话题讨论等，吸引更多人关注会议。5.3宣传材料制作与发布宣传材料的制作与发布是会议宣传的关键环节。以下是一些建议：（1）宣传材料设计：根据会议主题和风格，设计具有创意和吸引力的宣传材料，如海报、宣传册、易拉宝等。（2）宣传文案撰写：撰写简洁明了、具有感染力的宣传文案，突出会议亮点和优势。（3）宣传材料制作：保证宣传材料制作质量，选用高品质的印刷和纸张。（4）发布渠道：选择合适的发布渠道，如社交媒体、官方网站、邮件等，保证宣传材料能够精准推送至目标受众。（5）发布时间：合理安排发布时间，提前进行预热，提高会议关注度。第六章：会议邀请与接待6.1邀请对象与名单会议的成功举办，离不开合适的邀请对象。在邀请对象的选择上，应遵循以下原则：（1）邀请与会议主题相关的人员，保证会议的针对性和有效性。（2）邀请行业内的专家、学者、企业代表等，以提升会议的权威性和影响力。（3）邀请部门、行业协会等相关单位的代表，以增强会议的官方色彩。根据会议的主题和规模，制定详细的邀请名单，包括以下几类：（1）部门代表（2）行业协会代表（3）企业代表（4）专家学者（5）媒体代表（6）其他相关人员6.2邀请函设计与发送邀请函是邀请对象参加会议的重要文件，其设计应简洁、大方，体现会议的主题和风格。以下为邀请函设计要点：（1）封面：包含会议名称、会议时间、会议地点等信息。（2）介绍会议主题、目的、日程安排等，同时说明参会者的住宿、交通等事宜。（3）附件：提供会议日程表、参会回执等。邀请函的发送方式有以下几种：（1）邮件：将邀请函以邮件形式发送给邀请对象，便于快速传递和回复。（2）传真：针对部分无法接收邮件的邀请对象，可以选择传真方式发送。（3）快递：对于重要邀请对象，可以选择快递邀请函，以显示重视程度。6.3接待工作与流程为保证会议的顺利进行，接待工作是关键环节。以下为接待工作的主要流程：（1）接站：安排专车或班车到机场、火车站等地点迎接参会者，并提供行李搬运服务。（2）住宿安排：为参会者预订酒店房间，并提供入住指引。（3）报到：在会议现场设立报到台，为参会者提供签到、领取会议材料等服务。（4）会议日程安排：向参会者详细介绍会议日程，保证参会者了解会议安排。（5）餐饮服务：为参会者提供早餐、午餐、晚餐等餐饮服务，保证参会者饮食需求得到满足。（6）会议现场服务：提供会场布置、音响设备调试、投影仪使用等服务，保证会议顺利进行。（7）互动环节：组织参会者进行交流、讨论、参观等活动，增进参会者之间的沟通与了解。（8）送站：会议结束后，安排专车或班车送参会者离开会议地点。通过以上流程，保证参会者在会议期间的各项需求得到满足，为会议的顺利进行提供有力保障。第七章：会议用品与物料准备7.1用品与物料清单会议的成功举办，离不开周密的用品与物料准备。以下为会议用品与物料清单，以保证会议的顺利进行：（1）会议场地布置用品：包括背景板、展架、桌椅、地毯、绿植等。（2）会议设备：包括投影仪、音响、话筒、笔记本电脑、充电器等。（3）文件资料：包括会议议程、演讲稿、参考资料、笔记本、笔等。（4）餐饮用品：包括茶水、咖啡、水果、点心、餐具等。（5）礼品与纪念品：包括纪念品、礼品袋、证书等。（6）安全防护用品：包括口罩、消毒液、体温计等。（7）其他用品：如瓶装水、纸巾、雨伞等。7.2采购与库存管理为保证会议用品与物料的充足，以下为采购与库存管理的要点：（1）提前规划：根据会议规模、参会人数及需求，提前制定用品与物料清单，预估数量。（2）选择供应商：选择有实力、信誉良好的供应商，保证物品质量及交货时间。（3）价格谈判：与供应商进行价格谈判，争取优惠价格。（4）库存管理：对采购的物品进行分类、编号，建立库存台帐，定期进行盘点，保证库存准确。（5）应急预案：针对可能出现的物品短缺情况，制定应急预案，保证会议顺利进行。7.3用品与物料的摆放与分发合理的摆放与分发会议用品与物料，有助于提高会议效率，以下为摆放与分发的注意事项：（1）摆放位置：根据会议场地布局，合理规划用品与物料的摆放位置，保证参会者易于取用。（2）明确标识：对各类用品与物料进行明确标识，方便参会者识别。（3）分发方式：根据参会者需求，采取有序分发的原则，避免拥挤与混乱。（4）定期检查：会议期间，定期检查用品与物料使用情况，及时补充不足。（5）收尾工作：会议结束后，及时回收剩余用品与物料，做好清洁与整理工作。第八章：会议服务与保障8.1服务人员配置与培训在会议服务与保障工作中，服务人员的配置与培训是的环节。合理配置服务人员，有利于提高会议的顺利进行，为参会者提供优质的服务体验。在服务人员配置方面，应根据会议的规模、参会人数以及会议需求等因素进行合理规划。一般情况下，服务人员包括接待人员、会场服务人员、安保人员、技术人员等。在配置过程中，要注重人员的专业性，保证各项服务工作能够顺利开展。在服务人员培训方面，应针对不同岗位的人员进行有针对性的培训。以下是一些建议：（1）接待人员培训：主要包括礼仪知识、沟通技巧、突发事件处理等方面，保证接待人员能够为参会者提供热情、专业的服务。（2）会场服务人员培训：主要包括会场布置、设备使用、突发事件处理等方面，保证会场服务人员能够应对各种突发情况，为参会者提供舒适的会议环境。（3）安保人员培训：主要包括安全知识、紧急疏散、突发事件处理等方面，保证安保人员能够保障参会者的安全。（4）技术人员培训：主要包括设备调试、网络保障、技术支持等方面，保证技术人员能够为会议提供稳定、高效的技术支持。8.2会议现场管理会议现场管理是保证会议顺利进行的关键环节。以下从以下几个方面对会议现场管理进行阐述：（1）会场布置：根据会议主题、规模和参会人数，合理规划会场布局，保证会场内设施齐全、功能完善。（2）现场签到：设立签到台，安排专人对参会者进行签到，及时记录参会人员信息。（3）会务保障：保证会场内的音响、灯光、投影等设备正常运行，为会议提供良好的视听效果。（4）茶歇服务：安排专人为参会者提供茶歇服务，保证参会者在会议间隙能够得到休息和补充能量。（5）突发事件处理：设立突发事件处理机制，对可能发生的突发事件进行预测和应对，保证会议的顺利进行。8.3紧急情况应对与处理在会议服务与保障过程中，可能会遇到各种紧急情况。以下列举了几种常见的紧急情况及应对措施：（1）设备故障：立即联系技术人员进行维修，保证设备恢复正常运行。若无法及时修复，备用设备应立即投入使用。（2）突发公共卫生事件：启动公共卫生应急预案，对参会者进行紧急疏散，并配合相关部门做好疫情防控和救治工作。（3）突发安全：立即启动安全应急预案，对参会者进行紧急疏散，并配合相关部门进行调查和处理。（4）突发天气状况：提前关注天气预报，及时调整会议时间和地点，保证参会者安全。（5）突发公共安全事件：启动公共安全应急预案，对参会者进行紧急疏散，并配合相关部门进行事件处理。通过以上措施，可以保证会议服务与保障工作的顺利进行，为参会者提供优质的服务体验。第九章：会议餐饮与住宿安排9.1餐饮服务标准与要求餐饮服务是会议成功的关键环节之一，以下为会议餐饮服务标准与要求：9.1.1餐饮服务流程（1）预定餐饮服务：根据会议规模和参会人数，提前与餐饮供应商沟通，确定菜单、场地、服务时间等。（2）餐饮布置：根据会议主题和风格，进行餐饮场地布置，包括桌椅摆放、餐具准备、鲜花绿植等。（3）餐饮服务：在会议期间，提供优质、周到的餐饮服务，保证参会者用餐舒适、愉快。9.1.2餐饮服务质量要求（1）食品安全：保证食材新鲜、卫生，符合食品安全标准。（2）菜品质量：菜品口味、色泽、造型要达到预期效果，满足参会者的口味需求。（3）服务态度：餐饮服务人员要礼貌、热情、耐心，及时为参会者解决问题。9.2住宿安排与协调住宿安排是会议顺利进行的保障，以下为住宿安排与协调的具体内容：9.2.1住宿预定（1）根据会议规模和参会人数，提前与酒店沟通，预定合适的房间数量。（2）了解参会者的住宿需求，如房型、楼层、特殊要求等，进行个性化安排。（9）.2.2住宿协调（1）保证参会者顺利入住，协助办理入住手续。（2）配合酒店解决参会者住宿过程中遇到的问题，如房间设施损坏、噪音干扰等。（3）做好参会者退房协调工作，保证会议结束后顺利退房。9.3餐饮与住宿费用预算与控制合理预算和控制餐饮与住宿费用是会议策划的重要环节，以下为具体措施：9.3.1预算制定（1）根据会议规模、参会人数、餐饮和住宿标准等，制定详细的费用预算。（2）预算内容应包括餐饮费用、住宿费用、服务费等。9.3.2费用控制（1）严格控制餐饮和住宿费用支出，保证实际费用不超过预算。（2）通过比价、谈判等手段，争取到优惠的价格和服务。（3）对餐饮和住宿费用进行实时监控，对异常情况进行调整和纠正。通过以上措施，为会议提供优质、高效的餐饮与住宿服务，保证会议的顺利进行。第十章：会议现场布置与氛围营造10.1现场布置风格与主题一场成功的会议，离不开精心设计的现场布置。现场布置风格与主题的选择应与会议的主题、性质和参会人员的需求紧密相连。在选择布置风格时，可以考虑以下几个方面：（1）主题突出：现场布置要充分体现会议的主题，使参会人员一眼就能感受到会议的核心内容。（2）色彩搭配：根据会议的主题和性质，选择合适的色彩搭配，营造舒适、和谐的视觉环境。（3）空间布局：合理规划现场空间，保证参会人员有足够的活动空间，同时兼顾舞台、展示区等功能区域的设置。（4）装饰元素：运用装饰元素，如绿植、花卉、挂画等，提升现场美感，营造愉悦的氛围。10.2舞台设计与灯光音响舞台设计与灯光音响是会议现场布置的重要环节，直接影响到会议的效果和参会人员的体验。（1）舞台设计：舞台设计要简洁大方，突出会议主题。可以考虑以下方面：（1）舞台背景：运用投影、喷绘等手段，展示会议主题和相关信息。（2）舞台道具：根据会议内容，设置合适的道具，如演讲台、椅子等。（3）舞台布置：运用灯光、音响、绿植等元素，营造氛围。（2）灯光音响：灯光音响要保证会议现场的光线和声音效果，以下是一些建议：（1）灯光：根据会议需求，选择合适的灯光设备，如追光、投影灯、聚光灯等。（2）音响：选用高质量的音响设备，保证声音清晰、无杂音。（3）音效：根据会议内容和氛围，设计合适的音效，提升参会人员的体验。10.3氛围营造与互动环节氛围营造和互动环节是提高会议效果的关键因素，以下是一些建议：（1）氛围营造：（1）氛围音乐：在会议间隙播放轻松愉悦的音乐，缓解参会人员的疲劳。（2）氛围道具：运用气球、彩带、横幅等道具，营造热烈、喜庆的氛围。（3）氛围灯光：通过灯光变化，营造不同氛围，如演讲环节的严肃、互动环节的轻松等。（2）互动环节：（1）互动游戏：设计有趣的互动游戏，提高参会人员的参与度和积极性。（2）互动问答：设置问答环节，鼓励参会人员提问、发表观点，增强会议的互动性。（3）互动交流：组织参会人员进行分组讨论、互动交流，促进思想碰撞和资源对接。通过以上措施，相信会议现场布置与氛围营造将会取得圆满成功，为参会人员带来愉悦的参会体验。第十一章：会议结束后工作总结11.1会议效果评估会议的结束并不意味着工作的结束，而是新工作的开始。在本章节中，我们将对会议效果进行评估，以期为今后的会议提供有益的参考。从会议的组织方面来看，整体流程较为顺利，会议主题明确，议程安排合理。各部门负责人及参会人员均按时到会，展现出较高的组织纪律性。会议场地、设备设施等方面的准备也较为充分，为会议的顺利进行提供了保障。从会议内容方面来看，会议议题涉及到了公司运营的各个方面，与会人员针对议题展开了热烈的讨论，提出了许多建设性意见和建议。这有助于公司进一步优化管理策略，提高工作效率。但是会议效果评估中也存在一些不足之处。如部分议题讨论时间较长，导致会议整体进度受到影响；部分参会人员发言较为简短，未能充分表达自己的观点等。11.2问题与不足总结通过对会议效果的评估，我们总结出以下问题与不足：（1）会议组织方面：部分会议准备工作不够充分，如会议通知、会议资料等发放不及时，影响参会人员对会议内容的了解。（2）会议内容方面：议题设置不够合理，部分议题过于宽泛，导致讨论深度不足；部分议题重复讨论，浪费了会议时间。（3）会议氛围方面：部分参会人员发言过于随意，未能充分体现会议的严肃性；会议主持人对会议纪律把控不够严格，导致会议氛围受到影响。（4）会议记录方面：会议记录不够详细，未能完整记录与会人员的发言内容，影响了会议成果的整理和运用。11.3经验与教训分享为了提高今后会议的效果，以下经验与教训值得分享：（1）加强会议组织：提前做好会议准备工作，保证会议通知、资料等及时发放；合理安排会议议程，保证会议内容充实、高效。（2）优化议题设置：针对会议主题，合理设置议题，避免重复讨论；提高议题讨论的深度，促进与会人员之间的交流与合作。（3）营造良好氛围：会