机关公文写作规范预案

机关公文写作规范预案TOC\o"1-2"\h\u6633第一章概述 4143281.1公文写作的基本原则 477141.1.1合法性原则 4133921.1.2真实性原则 4150261.1.3简洁性原则 492101.1.4逻辑性原则 4115971.1.5规范性原则 4211201.1.6明确主题 4116061.1.7严谨用词 4214291.1.8结构合理 4146931.1.9文字规范 5178201.1.10注重实效 521013第二章公文格式规范 578051.1.11公文版头的基本构成 551831.1.12公文版头的格式要求 5206631.1.13公文主体部分的基本构成 5302181.1.14公文主体部分的格式要求 666701.1.15公文附件的基本构成 6177831.1.16公文附件的格式要求 617035第三章公文种类与用途 6154441.1.17决议 6284481.1.18决定 6237341.1.19命令（令） 637621.1.20公报 788201.1.21公告 7236121.1.22通告 7146411.1.23意见 718181.1.24通知 792061.1.25报告 7232451.1.26请示 7272501.1.27批复 7188671.1.28函 7167241.1.29会议纪要 767781.1.30决议 736751.1.31决定 7139301.1.32命令（令） 7281831.1.33公报 7180991.1.34公告 7205841.1.35通告 73471.1.36意见 8108151.1.37通知 8190821.1.38报告 8282121.1.39请示 8136341.1.40批复 8191731.1.41函 817331.1.42会议纪要 825919第四章行文规则 8148991.1.43上行文关系：指下级机关向上级机关行文的关系。上行文主要包括请示、报告等。 8138551.1.44下行文关系：指上级机关向下级机关行文的关系。下行文主要包括命令、决定、通知等。 8118251.1.45平行文关系：指同级机关或不相隶属的机关之间的行文关系。平行文主要包括函、通知等。 9117581.1.46斜行文关系：指上级机关的派出机构与下级机关之间的行文关系。斜行文主要包括批复、复函等。 9134521.1.47上行文方向：文书从下级机关流向上级机关。 956681.1.48下行文方向：文书从上级机关流向下级机关。 9154171.1.49平行文方向：文书在同级机关或不相隶属的机关之间流转。 9101951.1.50斜行文方向：文书在上级机关的派出机构与下级机关之间流转。 9205191.1.51书面行文：以书面形式进行的行文，如文件、信函等。 9183521.1.52口头行文：以口头形式进行的行文，如电话、会议等。 9147741.1.53电子行文：以电子形式进行的行文，如邮件、即时通讯等。 969591.1.54公告行文：通过公告、通告等形式进行的行文。 9194121.1.55合法性：行文必须符合国家法律法规、的方针政策和相关规定。 919621.1.56准确性：行文内容要真实、准确，不得含有虚假信息。 9174171.1.57完整性：行文要完整表达意图，避免遗漏重要内容。 9296211.1.58简洁性：行文要简明扼要，避免冗长、繁琐。 9227901.1.59规范性：行文要遵循一定的格式和规范，如标题、正文、附件等。 992211.1.60及时性：行文要注重时效，及时传递信息。 926641.1.61安全性：行文要保证信息安全，防止泄露国家秘密和商业秘密。 962891.1.62礼貌性：行文要尊重对方，使用文明、礼貌的语言。 99164第五章公文写作结构与布局 913284第六章语言文字规范 10136851.1.63语言的准确性 1114491.1.64语言的规范性 1158911.1.65语言的流畅性 1169131.1.66语言的可读性 11279251.1.67词语选用 1125951.1.68句子结构 1112491第七章数字、量和单位规范 12236311.1.69阿拉伯数字与汉字数字的选择 12287991.1.70数值范围的表示 12315431.1.71倍数与百分数的表达 12327341.1.72分数的表达 12298431.1.73序数词的表达 1245821.1.74法定计量单位的使用 12320731.1.75单位符号的书写 1340951.1.76单位和量词的搭配 13154701.1.77单位和数值的排列顺序 1381551.1.78单位和数值的连用 13143651.1.79单位词头的使用 1329098第八章公文写作技巧 1382511.1.80公文开头技巧 1372481.1.81公文结尾技巧 1311241.1.82结构清晰 1471961.1.83内容充实 14302831.1.84语言简练 1441331.1.85格式规范 1425620第九章公文修改与审核 14296361.1.86全面审查法 1447131.1.87对比分析法 15155651.1.88细节校对法 1572621.1.89集体讨论法 15195521.1.90政策法规符合性 15203271.1.91内容完整性 15203771.1.92格式规范性 15112331.1.93文字准确性 15221161.1.94逻辑严谨性 15222691.1.95程序合法性 16230971.1.96保密要求 1628957第十章公文处理与归档 16316431.1.97公文接收 1671241.1.98公文办理 16134401.1.99公文传递 1654181.1.100公文答复 16284321.1.101公文归档 16148131.1.102公文保管 1711111第十一章公文写作常见问题及案例分析 1737531.1.103格式问题 17297431.1.104内容问题 17125191.1.105行文程序问题 188533第十二章公文写作培训与考核 18207321.1.106培训目的 1884881.1.107培训内容 18116331.1.108培训方法 199251.1.109考核标准 19316661.1.110考核流程 19第一章概述公文写作是机关、企事业单位日常工作中的重要组成部分，它承载着传达政策、布置任务、请示汇报等重要作用。本章将简要介绍公文写作的基本原则与基本要求，以帮助读者更好地掌握公文写作的技巧。1.1公文写作的基本原则1.1.1合法性原则公文写作必须遵循国家的法律法规和政策规定，保证公文内容的合法性。公文应当依据相关法律法规和政策，正确处理问题，保证公文的有效性和执行力。1.1.2真实性原则公文写作要客观真实地反映事实，不得虚构、篡改和夸大事实。公文应当全面、准确地反映实际情况，为领导决策提供真实可靠的信息。1.1.3简洁性原则公文写作要力求简洁明了，避免冗长和繁琐。公文应当抓住主要问题，突出重点，简明扼要地阐述观点和意见。1.1.4逻辑性原则公文写作要讲究逻辑性，条理清晰，层次分明。公文应当遵循一定的逻辑顺序，使读者能够容易理解和接受。1.1.5规范性原则公文写作要遵循公文格式和规范，保证公文的规范性和严肃性。公文应当按照规定的格式、字体、字号等要求进行排版，体现公文的权威性。第二节公文写作的基本要求1.1.6明确主题公文写作要明确主题，突出中心思想。公文应当开门见山地提出问题，直接阐述主题，避免拐弯抹角。1.1.7严谨用词公文写作要严谨用词，准确表达。公文应当选用恰当的词汇，避免使用模糊不清、容易产生歧义的词语。1.1.8结构合理公文写作要结构合理，层次分明。公文应当按照一定的结构进行组织，如：引言、正文、结尾等，使公文条理清晰。1.1.9文字规范公文写作要注重文字规范，避免出现语法、拼写、标点等错误。公文应当遵循国家语言文字规范，保证公文的准确性。1.1.10注重实效公文写作要注重实效，体现公文的价值。公文应当紧密结合实际工作，解决实际问题，为推动工作发展提供有力支持。第二章公文格式规范第一节公文版头部分格式1.1.11公文版头的基本构成公文版头位于公文的首页顶部，主要包括以下几个部分：（1）份号：位于版头左上角，用阿拉伯数字标识，如“001”。（2）密级和保密期限：位于份号下方，用汉字标识，如“机密★一年”。（3）紧急程度：位于密级和保密期限下方，用汉字标识，如“特急”、“急件”。（4）发文机关标志：位于版头，包括发文机关名称和发文文种，用红色字体标识。（5）发文字号：位于发文机关标志下方，用阿拉伯数字标识，如“×字〔2022〕1号”。（6）签发人：位于发文字号右侧，标注签发人的姓名，如“签发人：”。1.1.12公文版头的格式要求（1）版头部分采用居中排版，各元素之间间距适中，不得过窄或过宽。（2）字体要求：份号、密级和保密期限、紧急程度使用小五号字体，发文机关名称和发文文种使用小二号字体，发文字号和签发人使用小四号字体。（3）颜色要求：发文机关名称和发文文种使用红色字体，其余部分使用黑色字体。第二节公文主体部分格式1.1.13公文主体部分的基本构成公文主体部分主要包括以下几个部分：（1）公文位于版头下方，居中排版，使用二号字体。（2）主送机关：位于标题下方，左侧顶格，使用三号字体。（3）位于主送机关下方，分段排版，使用三号字体。（4）成文日期：位于正文下方，居右排版，使用三号字体。（5）附件说明：位于成文日期下方，左侧顶格，使用三号字体。（6）印章：位于成文日期下方，居中排版，使用红色字体。1.1.14公文主体部分的格式要求（1）公文使用二号字体，居中排版，标题过长可分行排版。（2）主送机关：使用三号字体，左侧顶格，机关名称之间用顿号分隔。（3）分段排版，使用三号字体，段落间空一行。（4）成文日期：使用三号字体，居右排版，日期格式为“年月日”。（5）附件说明：使用三号字体，左侧顶格，附件名称之间用顿号分隔。（6）印章：使用红色字体，居中排版，印章下方为成文日期。第三节公文附件部分格式1.1.15公文附件的基本构成公文附件位于公文主体部分之后，主要包括以下几个部分：（1）附件位于公文主体部分下方，左侧顶格，使用三号字体。（2）附件内容：位于附件标题下方，分段排版，使用三号字体。（3）附件页码：位于附件内容下方，居右排版，使用五号字体。1.1.16公文附件的格式要求（1）附件使用三号字体，左侧顶格，附件名称之间用顿号分隔。（2）附件内容：分段排版，使用三号字体，段落间空一行。（3）附件页码：使用五号字体，居右排版，页码格式为“第×页共×页”。第三章公文种类与用途第一节常用公文种类1.1.17决议1.1.18决定1.1.19命令（令）1.1.20公报1.1.21公告1.1.22通告1.1.23意见1.1.24通知1.1.25报告1.1.26请示1.1.27批复1.1.28函1.1.29会议纪要第二节各类公文用途及特点1.1.30决议决议适用于会议讨论通过的重大决策事项。其主要特点是必须经过会议讨论通过，具有权威性和指导性。1.1.31决定决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。其特点是决策和部署明确，具有较强的约束力。1.1.32命令（令）命令（令）适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。其主要特点是具有权威性、严肃性和强制性。1.1.33公报公报适用于公布重要决定或者重大事项。其特点是具有新闻性和详细性，通常用于向国内外宣布。1.1.34公告公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。其主要特点是范围广、具有法定性和权威性。1.1.35通告通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。其特点是与公告相比，范围较小，专业性较强，不强调执行性。1.1.36意见意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。其主要特点是主要适用于下行文，具有指导性和参考性。1.1.37通知通知适用于发布、传达要求下级机关执行的事项。其特点是具有明确的执行性和告知性。1.1.38报告报告适用于向上级或相关部门汇报工作进展情况。其主要特点是明确工作的完成情况、存在的问题以及下一步的工作计划。1.1.39请示请示适用于向上级或相关部门请求指示或批准。其主要特点是具有明确的请求性和汇报性。1.1.40批复批复适用于答复下级机关的请示事项。其主要特点是具有明确的答复性和权威性。1.1.41函函适用于商洽性事项，如询问、商议、告知等。其主要特点是具有灵活性和简便性。1.1.42会议纪要会议纪要适用于记录和传达会议内容和决定。其主要特点是具有纪实性和指导性。第四章行文规则第一节行文关系与行文方向行文关系是指文书在传递过程中，各部门、单位之间的相互关系。明确行文关系，有利于保证文书传递的顺畅和高效。行文关系主要包括以下几种：1.1.43上行文关系：指下级机关向上级机关行文的关系。上行文主要包括请示、报告等。1.1.44下行文关系：指上级机关向下级机关行文的关系。下行文主要包括命令、决定、通知等。1.1.45平行文关系：指同级机关或不相隶属的机关之间的行文关系。平行文主要包括函、通知等。1.1.46斜行文关系：指上级机关的派出机构与下级机关之间的行文关系。斜行文主要包括批复、复函等。行文方向是指文书在传递过程中的流转方向。行文方向主要有以下几种：1.1.47上行文方向：文书从下级机关流向上级机关。1.1.48下行文方向：文书从上级机关流向下级机关。1.1.49平行文方向：文书在同级机关或不相隶属的机关之间流转。1.1.50斜行文方向：文书在上级机关的派出机构与下级机关之间流转。第二节行文方式与行文要求行文方式是指文书在传递过程中采用的具体形式。行文方式主要有以下几种：1.1.51书面行文：以书面形式进行的行文，如文件、信函等。1.1.52口头行文：以口头形式进行的行文，如电话、会议等。1.1.53电子行文：以电子形式进行的行文，如邮件、即时通讯等。1.1.54公告行文：通过公告、通告等形式进行的行文。行文要求是指在行文过程中应遵循的基本原则和规范。以下是一些常见的行文要求：1.1.55合法性：行文必须符合国家法律法规、的方针政策和相关规定。1.1.56准确性：行文内容要真实、准确，不得含有虚假信息。1.1.57完整性：行文要完整表达意图，避免遗漏重要内容。1.1.58简洁性：行文要简明扼要，避免冗长、繁琐。1.1.59规范性：行文要遵循一定的格式和规范，如标题、正文、附件等。1.1.60及时性：行文要注重时效，及时传递信息。1.1.61安全性：行文要保证信息安全，防止泄露国家秘密和商业秘密。1.1.62礼貌性：行文要尊重对方，使用文明、礼貌的语言。第五章公文写作结构与布局第一节公文结构要素公文作为一种正式的文体，其结构具有明确性和规范性。公文结构要素主要包括以下几个部分：（1）公文公文标题应简洁、明确，概括公文内容。通常由发文机关、事由、文种组成。（2）公文正文是公文的主体部分，应包括以下内容：a.引言：简要说明发文背景、目的和依据。b.正文内容：阐述发文事项的具体内容，层次分明，条理清晰。c.结尾：对正文内容进行简要概括，并提出相关要求。（3）公文附件：如有相关文件需要附在正文之后，应在正文结尾处注明附件名称。（4）公文落款：包括发文机关、发文日期等。（5）公文印章：发文机关的印章是公文的法定标志，应盖在落款处。（6）公文编号：为便于管理和查询，公文应编号。第二节公文布局原则公文布局是指公文各部分内容的安排和排列。合理的公文布局有利于提高公文的可读性和实用性。以下是公文布局的原则：（1）整体性原则：公文布局应保持整体性，各部分内容相互关联，形成一个有机整体。（2）层次性原则：公文内容应按照逻辑顺序和重要性进行层次划分，使读者能够快速了解公文主题和核心内容。（3）简洁性原则：公文内容应简洁明了，避免冗长和重复，提高公文的可读性。（4）规范性原则：公文布局应遵循国家有关公文格式和规范，保证公文的严肃性和权威性。（5）美观性原则：公文布局应注重排版美观，字体、字号、行距等要素要恰当搭配，使公文整体视觉效果协调统一。（6）实用性原则：公文布局应根据实际需要，合理设置内容和结构，便于读者理解和操作。第六章语言文字规范第一节语言文字基本要求在撰写学术论文、文章或进行日常的文字工作时，遵守语言文字的基本要求。以下是语言文字规范的基本要求：1.1.63语言的准确性准确性是语言文字表达的基础。在写作过程中，应保证所使用的词语、句子和段落能够准确无误地传达作者的意图和观点。避免使用模糊不清或容易引起误解的词语，保证信息传递的准确无误。1.1.64语言的规范性规范性指的是遵守国家语言文字规范，包括语法、拼写、标点符号等。遵循《中华人民共和国国家通用语言文字法》和相关的语言规范标准，保证文字的标准化和规范化。1.1.65语言的流畅性流畅性是使文章读起来通顺、连贯的重要指标。应避免生硬、断句不当或词汇搭配不合理等现象，使文章整体读起来自然、流畅。1.1.66语言的可读性可读性是指文章对读者友好，易于理解。应使用通俗易懂的词汇和句子，尽量避免使用过于复杂或生僻的词语，使文章对读者更具有吸引力。第二节词语选用与句子结构1.1.67词语选用在写作过程中，合理选用词语是关键。以下是一些关于词语选用的基本要求：（1）精确性：选择能够准确表达意义的词语，避免使用模糊或含糊不清的词汇。（2）得体性：根据文章的文体和语境，选择合适的词语，使文章语言得体、贴切。（3）多样性：避免过度使用某一词语，应适当运用同义词和近义词，丰富文章的语言表达。1.1.68句子结构句子结构是文章表达的基础，以下是一些关于句子结构的基本要求：（1）主谓一致：保证句子中的主语和谓语在人称和数上保持一致，避免出现主谓不一致的错误。（2）逻辑清晰：句子的结构应逻辑清晰，避免出现前后矛盾或逻辑混乱的情况。（3）层次分明：长句应合理划分层次，使用逗号、顿号等标点符号，使句子更加清晰易懂。通过以上对词语选用与句子结构的规范，可以使文章的语言文字更加精准、流畅，提高文章的整体质量。第七章数字、量和单位规范第一节数字的使用规范1.1.69阿拉伯数字与汉字数字的选择在使用数字时，应根据《中华人民共和国国家标准·出版物上数字用法的规定》选择合适的数字形式。一般情况下，公历世纪、年代、年、月、日和时刻等应使用阿拉伯数字；而序数词、分数、概数等则可使用汉字数字。1.1.70数值范围的表示表示数值范围时，应使用浪纹式连接号“～”或一字线连接号“”。如：400～429页，100150kg，12500～20000元。需要注意的是，前后两个数值的附加符号或计量单位相同时前一个数值的附加符号或计量单位可。1.1.71倍数与百分数的表达表示倍数时，应使用“倍”字；表示百分数时，应使用“%”符号。例如：“增加了两倍”，“降低了20%”。1.1.72分数的表达分数的表达应使用斜线“/”分隔分子与分母，如“1/2”、“3/4”。当分母较大时，可使用汉字数字表示，如“三分之二”。1.1.73序数词的表达序数词应使用阿拉伯数字后加“st”、“nd”、“rd”、“th”等词尾，如“1st”、“2nd”、“3rd”、“4th”。第二节量和单位的使用规范1.1.74法定计量单位的使用我国规定，所有量和单位必须使用中华人民共和国法定计量单位。这些单位包括国际单位制（SI）单位和非国际单位制单位。1.1.75单位符号的书写单位符号应遵循《国际单位制及其应用》等国家标准进行书写，不得随意改动或简化。例如：米（m）、千克（kg）、秒（s）等。1.1.76单位和量词的搭配在表达量和单位时，应保证量词与单位搭配正确。例如：质量（kg）、长度（m）、时间（s）等。1.1.77单位和数值的排列顺序在表达数值和单位时，应遵循“数值单位”的顺序。例如：“5kg苹果”、“10m绳子”。1.1.78单位和数值的连用当单位和数值连用时，应在数值与单位之间加空格，如：“10kg苹果”、“15m绳子”。1.1.79单位词头的使用单位词头用于表示单位的大小，应遵循《中华人民共和国法定计量单位》等相关标准。例如：毫（m）、千（k）、兆（M）等。第八章公文写作技巧公文是机关、企事业单位及其他社会组织在处理公务过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。公文写作是机关工作人员必备的基本技能。本章将从公文开头与结尾技巧以及公文正文写作技巧两个方面进行探讨。第一节公文开头与结尾技巧1.1.80公文开头技巧（1）明确主题：公文开头应开门见山，直接点明主题，使读者一目了然。（2）简洁明了：开头部分要尽量简短，避免冗长，以便让读者迅速了解公文主旨。（3）严谨规范：开头部分应遵循一定的格式，如引言、背景、目的等，使公文显得严谨规范。（4）突出重点：在开头部分，要突出公文的核心内容，为正文铺垫。1.1.81公文结尾技巧（1）结论性结尾：对正文内容进行简要概括，强调公文主旨。（2）指导性结尾：对下一步工作提出要求或建议，为执行公文提供指导。（3）强调性结尾：对公文中的重要内容进行强调，以引起读者重视。（4）请求性结尾：在公文结尾处提出请求，以期得到上级或相关部门的支持。第二节公文正文写作技巧1.1.82结构清晰（1）标题明确：正文标题应简洁明了，概括公文主题。（2）段落层次分明：正文应按照逻辑顺序，合理划分段落，使文章结构清晰。（3）逻辑严密：段落之间要相互衔接，形成严密的逻辑关系。1.1.83内容充实（1）详细阐述：正文要对公文主题进行详细阐述，使读者充分了解公文内容。（2）举例说明：通过具体事例，对公文内容进行说明，提高文章的说服力。（3）数据支持：在正文中，可适当运用数据，以增强公文的权威性。1.1.84语言简练（1）用词准确：正文应使用规范的汉字，避免生僻字、方言等。（2）语句简练：尽量使用短句，避免冗长复杂的句子。（3）语言严谨：公文正文要遵循一定的语法规则，保证语言表达的准确性。1.1.85格式规范（1）字体、字号：正文应使用规范的字体和字号，保持一致。（2）行间距：正文行间距要适中，便于阅读。（3）页边距：正文页边距要符合规定，使公文美观大方。第九章公文修改与审核第一节公文修改方法公文作为机关单位之间交流信息、传达指令、商洽工作的重要载体，其质量直接影响到机关单位的形象和工作的效率。公文的修改是保证公文质量的重要环节，以下是公文修改的几种常用方法：1.1.86全面审查法全面审查法指的是在公文完成后，对公文的整体结构、内容、格式等进行全面检查。审查的过程中，要注意以下几个方面：（1）公文主题是否明确，符合发文单位的意图；（2）公文内容是否完整，逻辑是否清晰，表达是否准确；（3）公文格式是否规范，语言是否简洁精炼；（4）公文涉及的数据、引文是否准确无误。1.1.87对比分析法对比分析法是通过将拟制的公文与相关政策法规、上级文件或历史文件进行对比分析，以保证公文的合法性和准确性。这种方法要求公文撰写者对政策法规有充分的了解，能够准确把握文件精神。1.1.88细节校对法细节校对法指的是对公文中的每一个细节进行校对，包括文字、标点符号、数字、日期等。细节校对要求严谨细致，防止出现任何差错。1.1.89集体讨论法集体讨论法是指通过召开会议或讨论的形式，让多个撰写者或相关人员共同参与公文的修改过程，集思广益，保证公文的质量。第二节公文审核要点公文审核是保证公文质量的关键步骤，审核要点主要包括以下几个方面：1.1.90政策法规符合性审核公文内容是否符合国家的法律法规、的方针政策以及上级机关的文件精神。1.1.91内容完整性检查公文内容是否完整，有无遗漏必要的部分，如标题、正文、附件等。1.1.92格式规范性审核公文的格式是否规范，包括字体、字号、行间距、页边距等是否符合要求。1.1.93文字准确性检查公文中的文字是否有错别字、语法错误、用词不当等问题。1.1.94逻辑严谨性审视公文的逻辑结构是否严谨，论述是否合理，观点是否清晰。1.1.95程序合法性审核公文是否按照规定的程序拟制、审批和签发。1.1.96保密要求对于涉密公文，要检查是否符合保密要求，保证不泄露国家秘密和敏感信息。通过以上审核要点，可以有效地提高公文的规范性和质量，保证公文发挥其应有的作用。第十章公文处理与归档第一节公文处理程序1.1.97公文接收公文接收是公文处理的第一步，主要包括接收、登记和分发。接收时要保证公文的安全、完整和准确。登记是对收到的公文进行记录，以便于查找和管理。分发则是根据公文的内容和性质，将其分发给相关部门和人员。1.1.98公文办理公文办理是公文处理的核心环节，主要包括拟稿、审核、签发、印发等步骤。（1）拟稿：拟稿是根据公文的内容和格式要求，撰写公文草稿。（2）审核：审核是对拟稿的内容、格式和文字进行检查，保证公文的准确性、规范性和合法性。（3）签发：签发是对公文进行审批，同意公文的发布和实施。（4）印发：印发是对经过签发的公文进行印刷、装订和分发。1.1.99公文传递公文传递是指将公文发送给相关部门和人员的过程。传递方式包括邮寄、快递、传真、邮件等。1.1.100公文答复公文答复是对收到的公文进行回应和处理。答复时要保证公文的针对性、准确性和及时性。第二节公文归档与保管1.1.101公文归档公文归档是指将办理完毕的公文按照一定的分类和顺序整理、编目、存档的过程。公文归档主要包括以下步骤：（1）整理：对办理完毕的公文进行分类、排序、编号。（2）编目：编制公文归档目录，包括公文的标题、文号、日期、发送单位、接收单位等。（3）存档：将整理好的公文按照归档目录存放于档案柜或档案室。1.1.102公文保管公文保管是指对归档的公文进行维护、保养和管理。公文保管主要包括以下措施：（1）保证档案柜、档案室的安全：加强防盗、防火、防潮、防虫等措施，保证档案的安全。（2）定期检查：定期对档案柜、档案室进行巡视，检查档案的完好程度，发觉问题及时处理。（3）档案数字化：对重要公文进行数字化处理，便于检索和备份。（4）档案借阅：建立健全档案借阅制度，规范借阅流程，保证档案的合理使用。通过以上措施，我们可以保证公文的妥善处理与归档，为我国机关和企事业单位的公文管理工作提供有力保障。第十一章公文写作常见问题及案例分析第一节常见问题分析1.1.103格式问题（1）公文格式不规范：包括标题、主送机关、正文、附件等格式不符合规定。（2）字体、字号、行间距等设置不当：影响公文美观度和易读性。（3）页边距、段落间距设置不一致：导致公文排版不整齐。1.1.104内容问题（1）语言表述不准确：使用模糊、不确定